Gestion du temps de travail en entreprise : le guide

Le temps est une ressource qui ne peut pas s’acheter. Quels que soient la taille, le secteur ou les ressources de votre entreprise, un salarié dispose toujours de 24 heures par jour. Vous n’avez pas le pouvoir d’allonger ce laps de temps, mais vous pouvez le valoriser par des méthodes dont l’efficacité est prouvée.

Bien souvent, la différence entre un manager épanoui et un manager stressé, c’est la gestion du temps de travail. Le premier sait organiser sa journée de manière efficace, le second se laisse dépasser par les urgences et ne sait absolument pas assurer une bonne ambiance de travail, synonyme de bonne productivité, de réussite et de réunions efficaces . Bonne nouvelle : il suffit parfois de quelques outils et d’une méthode d’organisation intégrant une certaine flexibilité du travail pour maîtriser à la fois la vie personnelle du salarié, améliorer son taux de satisfaction tout en assurant la bonne gestion du planning. Voici nos conseils de gestion du temps de travail.

Qu’est-ce que la gestion du temps de travail ?

Par définition, la gestion de l’équipe et du temps de travail consiste à planifier le temps dont nous avons besoin pour accomplir certaines tâches et activités telles que l’accomplissement de missions confiées par les managers, des réunions pour l’amélioration de la productivité ou la définition des priorités. C’est à la fois un processus et une discipline permettant d’organiser son emploi du temps. Elle implique un certain formalisme, dont une ligne conductrice, des objectifs, une planification et des outils de suivi et de performance. 

La gestion du temps en entreprise

Dans le milieu professionnel, on parle d’organisation du travail. Cette gestion du temps de travail ne prend donc pas en compte la vie personnelle du salarié, mais s’attache plutôt à définir les priorités menant vers une amélioration de la productivité et du taux de satisfaction des clients, mais aussi des managers.

Il s’agit de découper un projet ou une journée en différentes tâches, de prévoir la durée que prendra chaque tâche puis de les assigner à des salariés compétents. Ce processus permet d’obtenir une visibilité d’ensemble, d’établir des priorités et de traiter les tâches dans un ordre précis. L’idéal est de suivre un planning tout en conservant une certaine flexibilité dans le travail, en cas de problème ou d’imprévu (salarié en maladie, panne informatique, retard de livraison d’un fournisseur…).

Pour optimiser ce processus, les ressources humaines et managers utilisent des outils spécifiques, tels que l’affichage du planning, des pointeuses, des check-lists et des logiciels de gestion des temps et des activités (GTA).

Le temps de travail dans le cadre légal

En France, le temps de travail est régi par les articles L3121-1 à L3121-5 du Code du travail et par la convention collective applicable à votre structure.

Le temps de travail effectif correspond au temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Il s’oppose au temps de pause (arrêt de travail de courte durée), aux congés et aux arrêts de travail (de plus longue durée).

La durée légale de travail journalière ne doit pas dépasser 10 heures. Quant à la durée maximale hebdomadaire, elle est fixée à 35 heures par semaine. Mais elle peut s’étirer jusqu’à 48 heures au total, et 44 heures sur une période 12 semaines consécutives. La modulation du temps de travail est donc tout à fait possible si vous souhaitez organiser vos plannings, mais vous avez quelques conditions à respecter (en fonction de votre secteur d’activité, de l’effectif de l’entreprise…).

L’employeur a l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail, c’est-à-dire les horaires auxquels commence et finit la journée de travail, ainsi que les temps de pause. L’inspection du travail peut la consulter à tout moment afin de contrôler le respect des règles en vigueur.

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Pourquoi apprendre à gérer son temps de travail ?

Le temps, c’est de l’argent. Mais pas seulement ! Une entreprise qui optimise son temps fait des profits, mais elle rayonne aussi sur bien d’autres points, comme le bien-être des salariés ou la marque employeur. Voici les grands avantages d’une bonne gestion du temps au travail… et les répercussions fâcheuses d’une mauvaise.

Les avantages d’une bonne gestion du temps de travail…

Au travail, toutes nos activités sont cadrées par le temps défini au contrat de travail. Les managers suivent ainsi les plannings des équipes et gèrent l’absence de chaque salarié à l’aide de logiciels de gestion du temps de travail et de la productivité. Certaines tâches se répètent et se suivent et nos délais rythment nos actions… Mais si le temps met la pression, il peut aussi se maîtriser. Et s’il est maîtrisé, il offre de nombreux avantages à la fois personnels et collectifs :

• Vision globale des heures travaillées : planifier son travail et suivre les temps de présence permet de prendre du recul et d’améliorer son organisation. C’est aussi un moyen de faciliter la gestion de la paie pour vos ressources humaines ;
• Flexibilité dans le planning : une organisation maîtrisée permet d’anticiper les problèmes à venir, d’alerter en cas d’anomalie et de pallier les absences et retards ;
• Une entreprise aux normes : avec l’horaire de travail effectif affiché et un suivi des heures travaillées, vous respectez plus facilement les règles ;
• Une atmosphère sereine dans vos équipes : maîtriser son temps, c’est se libérer du poids des incertitudes et se décharger d’une charge mentale, donc favoriser une meilleure ambiance au travail, davantage déconcentration et moins de turnover ;
• Un gain de productivité : un travail structuré, des temps de repos respectés, une vision claire des échéances, des collaborateurs confiants… induisent une hausse de la productivité !

… Et les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail

À l’opposé, une mauvaise gestion du temps de travail nuit fortement à l’entreprise. Outre le non-respect des délais envers un client ou dans un projet, les conséquences peuvent s’avérer désastreuses. Une mauvaise maîtrise du temps mènera à des situations d’urgence, elles-mêmes conduisant à la précipitation et la nervosité. Vous risquez de très vite constater les limites de la patience et de l’objectivité quand les délais sont courts et que les tâches s’accumulent. Quand ils sont débordés, vos collaborateurs prennent des décisions à la hâte, sans prendre le temps de la réflexion. D’autres se mettent à procrastiner et remettent leurs missions à plus tard, causant d’autant plus de retards et de tensions. Bref, ils commettent plus facilement des erreurs et font perdre de l’argent à leur entreprise.

N’oubliez pas non plus qu’un manager stressé, c’est une équipe stressée. Le pilier d’un groupe transmet, parfois sans le vouloir, son état d’esprit à ses collaborateurs. Il doit montrer l’exemple, en termes de conduite et d’organisation. S’il accumule les retards ou les absences et frôle le burn-out, des tensions naîtront dans vos équipes et c’est l’ensemble d’une organisation qui risque d’en pâtir. Vous entrez alors dans un cercle vicieux : plus il y a de stress, plus il y a de retard, et plus il y a de retard, plus il y a de stress. Et vous ne sortirez pas de cette boucle infernale sans remettre de l’ordre et de l’organisation dans votre travail !

La gestion du temps au travail au quotidien n’est donc pas une option, mais une condition de stabilité d’une entreprise. Pour rester compétitif sur un marché, pour gagner en productivité, pour garder une ambiance de travail sereine, vous devez savoir gérer le temps qu’ont à disposition tous vos salariés, et le mettre à profit, cela paie toujours !

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Comment mieux gérer le temps de travail en entreprise ?

En général, un salarié dispose de 8 heures ouvrables en une journée et de 35 heures en une semaine. Comment lui apprendre à mieux gérer son temps ? Comment mieux organiser son planning ? Comment suivre son horaire de travail, entre répartition de l’urgence et des priorités, participation à des réunions, interruptions éventuelles d’une tâche ? Si la matrice d'Eisenhower permet de définir les priorités, d’autres outils sont aussi à votre disposition.

N'oubliez pas que vous devez rester en adéquation avec la réglementation en vigueur. Pas de panique : il existe des outils et méthodes efficaces pour l’aménagement du temps de travail de votre personnel !

Définir des objectifs et des priorités

Le travail doit être structuré. Pour cela, la méthode Pareto est un excellent outil. Un emploi du temps bien rempli n’est pas synonyme d’efficacité, au contraire. C’est en planifiant votre travail, et en définissant les priorités, que vos salariés sauront quelle tâche traiter et où ils en sont. Fixez des objectifs simples et réalisables, à court et à long terme. N’hésitez pas à découper les grands projets en petites tâches de manière à trouver un bon équilibre entre concentration, temps de travail et compétences. Chaque objectif accompli donnera un sentiment d’accomplissement et poussera vos collaborateurs à poursuivre. S’ils ne voient jamais la fin de leur tâche, ils finiront par se décourager, avec des risques certains de perte de motivation et donc d’efficacité.

Faire des points avec les collaborateurs

Dans une entreprise, quel que soit le sujet, la communication reste votre meilleure alliée. Elle instaure une transparence, résout (voire évite) les conflits et soulève des points d’amélioration dans vos processus. Faites des points réguliers avec votre équipe afin de prendre note de ce qui fonctionne ou non. Vous pourrez optimiser votre gestion du temps de travail en respectant l’avis de chacun. De quoi favoriser l’écoute et la considération des salariés tout en boostant ses performances et sa productivité !

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Respecter les temps de pause

Vous nous direz que les temps de pause sont une obligation légale. C’est vrai, mais dans la pratique (et surtout dans l’urgence), ils sont parfois compressés. Il arrive que vos salariés les réduisent afin de terminer leur tâche à temps, parce que leur chef leur a demandé un service dans la précipitation, parce que l’inspecteur du travail débarque sans prévenir… Les raisons sont parfois légitimes, mais ne négligez pas le temps de pause. Vos collaborateurs ne peuvent pas tenir une journée entière sans souffler. Ce serait contre-productif et, sur le long terme, nuirait à leur moral et à celui de l’équipe.

Établir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Tout comme il est primordial de respecter les pauses des salariés, il faut aussi respecter leur repos. Plus ils établiront une limite entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, plus ils seront productifs au travail. Vos collaborateurs ont besoin de se consacrer à leurs activités, de passer du temps avec leurs proches. N’hésitez pas à leur parler du droit à la déconnexion. Vous leur permettez ainsi de respirer et de prendre du recul.

Se munir d’un logiciel de gestion des temps et des activités

Créer des plannings, c’est bien joli, mais comment s’y prendre sans s’arracher les cheveux ? Aujourd’hui, il existe des outils numériques conçus pour simplifier la vie de vos RH et managers ! Équipez-vous par exemple d’un logiciel GTA avec une pointeuse digitale pour planifier les horaires et suivre les temps de présence des employés. Ce programme automatisé vous permet de piloter efficacement vos activités, de limiter les erreurs de conformité et de gagner du temps !

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Comment détecter les surcharges de travail et leur impact sur la productivité ?

L’employeur et les managers doivent détecter les surcharges de travail de leurs équipes. Selon l’outil utilisé, comme les solutions proposées par un outil de gestion de planning qui permet de mettre, notamment, en avant les heures supplémentaires effectuées, l’employeur peut se concentrer sur les absences de ses salariés et les heures réalisées par ses équipes. Cela lui permet de redéfinir les priorités et de s’attarder sur la productivité de son entreprise. Comment ? En vérifiant si les tâches confiées ne sont pas trop lourdes pour chacun et si les méthodes de leur répartition sont une solution viable dans le système interne de fonctionnement de la structure. 

Il est évident qu’une mauvaise attribution des tâches entraîne la perte rapide d’une bonne productivité par la baisse de motivation des salariés et de précieuses minutes inévitablement perdues. Il est donc important, pour les managers, de vérifier, à l’aide d’un outil fiable, que : 

• les compétences de chacun sont bien en adéquation avec le poste occupé ; 
• le quotidien professionnel du salarié est rythmé de façon optimale et qu’il favorise une meilleure efficacité ; 
• les priorités définies par l’employeur sont bien adaptées aux employés en poste.

En prenant ainsi le temps de s’intéresser au quotidien de chacun, aux compétences acquises et à celles à parfaire ainsi qu’aux méthodes utilisées au sein de l’entreprise, l’employeur est à même de détecter les surcharges de travail éventuelles. Il a ainsi toute latitude de trouver des solutions permettant de diminuer les charges de travail qui peuvent être une meilleure répartition des tâches entre tous ou un recrutement temporaire ou massif si nécessaire.

Pourquoi encourager l’utilisation des outils de gestion du temps de travail ? 

La mise à disposition d’outils de gestion du temps de travail comme un outil de GTA n’est en rien un moyen de surveiller les salariés, bien au contraire. Il leur permet de limiter leur surcharge de travail éventuel, tout en travaillant en toute liberté dans la limite du respect des échéances et des délais impartis. 

L’enregistrement des tâches réalisées par l’outil de GTA est donc signe d’une meilleure efficacité des équipes, du suivi des compétences et des lacunes de chacun et permet donc de se concentrer sur d’éventuels problèmes émergents puis de travailler à leur résolution.