DPAE en ligne, en 1 clic. C'est tout.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une procédure obligatoire (pour les CDD et CDI), réservée à l’employeur dès lors qu’il souhaite embaucher un nouvel employé au sein de son établissement. Cette démarche peut être effectuée en ligne sur le site des URSSAF ou directement automatisée grâce à une connexion garantie par votre logiciel RH. Elle ouvre des droits sociaux au salarié, le couvre en cas d’accident du travail, permet à l’entreprise de certaines exonérations sociales et d’être en conformité avec la législation sur le travail dissimulé.

La DPAE peut être effectuée très rapidement, directement via le logiciel Combo en ayant recours au bouton « DPAE » présent dans le dossier du personnel de chacun de vos employés. Toutes les données le concernant sont renseignées automatiquement et transmises en ligne en un clic. La confirmation et la réception de votre DPAE par l’URSSAF est immédiate.

Pour réaliser votre DPAE en ligne, vous devez vous munir d’informations concernant à la fois votre établissement (SIRET, adresse postale) et votre salarié (genre, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, domiciliation actuelle, date de fin de contrat hors CDI).

Vous disposez d’un délai maximal de 8 jours avant la date d’embauche de votre salarié pour réaliser cette procédure auprès de l’URSSAF, conformément à vos obligations d’employeur sans oublier de renseigner impérativement toutes les mentions indispensables. La non-déclaration d’une DPAE en ligne vous expose à des pénalités de la part de l’Urssaf : - sanctions civiles avec régularisation des cotisations sociales non déclarées ; - sanctions administratives avec une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ; - sanctions pénales car l’absence de déclaration de DPAE en ligne constitue un délit de dissimulation d’un salarié. L’employeur risque 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement s’il est une personne physique et 225 000 euros d’amende et placement sous surveillance judiciaire dans le cas d’une personne morale.

La déclaration de la DPAE s’effectue en ligne sur le site de l’Ursaff dont dépend l’entreprise. La déclaration par fax et par flux CFT ne sont plus admises. Effectuée au maximum 8 jours avant la prise de poste du salarié, sa transmission en ligne doit être impérativement complète pour sa validation. Il suffit de se connecter avec ses identifiants sur le site de l’Urssaf ou de Net-Entreprises.fr. La déclaration en ligne consiste à compléter un questionnaire puis à le valider avant de recevoir un accusé de réception qui prouve que la DPAE en ligne a bien été effectuée.

La DPAE en ligne a pour but de simplifier la déclaration obligatoire d’un salarié entrant dans l’entreprise. Cette procédure est systématique pour toute personne rejoignant l’effectif des salariés et est nominative. Elle concerne l’ensemble du personnel et doit être effectuée 8 jours avant le début de la période d’essai. La DPA en ligne concerne tous les salariés relevant du régime de la Sécurité sociale, quels que soient la forme juridique de l’entreprise, la taille de l’effectif, le secteur d’activité et le poste occupé par le salarié. Elle concerne tous les types de contrats (CDD et CDI) et s’applique également aux salariés d’associations. Un salarié ne possédant pas de numéro de sécurité sociale doit être enregistré via le site de l’Urssaf et la DPAE en ligne, il sera ensuite automatiquement immatriculé.

La déclaration en ligne de la DPAE permet : - d’immatriculer une nouvelle entreprise en tant qu’employeur d’un premier salarié au régime général de la Sécurité sociale ; - d’affilier l’entreprise en tant qu’employeur au régime d’assurance chômage ; - d’immatriculer un nouveau salarié à la CPAM ; - de déclarer un salarié en CDD ou CDI ; - de demander l’adhésion de l’entreprise au service de santé au travail ; - de demander l’examen médical d’embauche.

Les stagiaires étudiants ne sont pas soumis à la déclaration préalable car ils ne font pas partie du personnel de l’entreprise. Les personnes bénévoles ne sont pas à intégrer à la DPAE en ligne ainsi que les volontaires au service civique. Faire appel à un intérimaire dans l’entreprise ne nécessite pas non plus de déclaration à l’Ursaff, c’est l’entreprise d’intérim qui doit l’effectuer.