Comment faire un planning d’équipe efficace ?

Organiser un planning d’équipe performant pour l’entreprise ET pour ses salariés est un peu le fantasme inavoué de tous les RH.

Il faut admettre que la gestion des plannings est une tâche contraignante. Entre les exigences de rentabilité, la CCN et le bien-être des collaborateurs, nul n’a envie de faire de compromis. Mais avec le bon logiciel pro capable d’organiser les horaires du personnel à votre place (ou presque) ? Découvrez une liste de fonctionnalités indispensables ainsi que les bons plans de Combo pour élaborer le meilleur modèle de planning sans Excel.

Qu’est-ce qu’un planning d’équipe ?

Organisé par semaine ou par mois, un planning d’équipe (également appelé planning du personnel) est un document qui regroupe les emplois du temps des salariés d’une même entreprise. Il joue un rôle majeur dans la performance d’une structure. Il répartit les ressources humaines sur des tâches et des créneaux horaires définis. Vos objectifs : décrocher une rentabilité optimale, tout en conservant un maximum de flexibilité. 

Faire un planning de travail efficace, c’est donc centraliser les informations d’organisation :

- Définir les tâches (journalières, hebdomadaires ou mensuelles), les responsabilités ainsi que leurs échéances.

- Répartir les horaires de la masse salariale sur les plages de travail par semaine / mois.

- Indiquer les congés et absences des salariés pour assurer la continuité du service.

- Prévoir un plan B en cas de changement de dernière minute pour conserver une bonne rentabilité, satisfaire la clientèle et respecter le planning du magasin.

Autrefois, les plannings d’équipes à la semaine étaient au format papier. Aujourd’hui, ils se dématérialisent (Excel) et s’adaptent aux challenges contemporains. Certains logiciels de gestion (comme Combo) ont même une version en ligne et proposent des fonctionnalités aussi pratiques qu’intuitives.

Ils permettent aujourd'hui notamment de gérer efficacement le travail en coupure en restauration et même la flexibilité du travail par service et par salarié.

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Les 5 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de planning efficace

1. Un calendrier clair et interactif

 C’est tout simplement le B.A.-BA d’un planning d’équipe qui fonctionne. Le calendrier vous offre une vue d’ensemble sur une période clé : journée, semaine, mois, année, etc. En un seul coup d’œil, il permet donc de savoir qui fait quoi et quand.

Pour que votre calendrier soit encore plus lisible attribue des codes couleur à chaque tâche ainsi qu’à chaque salarié. Ce sont des détails de ce type qui, mis bout à bout, permettent à une entreprise de gagner en efficacité et ainsi d'atteindre ses objectifs !

Ce calendrier peut être accessible depuis le smartphone ou la tablette du salarié ou faire l’objet d’un affichage planning dans les locaux de l’entreprise pour une consultation rapide et facile.

2. La duplication du planning en 1 seul clic

Organiser un planning d’équipe ne s’improvise pas. Et d’ailleurs, qui a envie de refaire son modèle de planning hebdomadaire toutes les semaines ? Certainement pas les responsables RH ou les chefs d’entreprises, qui ont bien d’autres chats à fouetter…

Vous avez trouvé une formule qui marche pour votre structure et pour votre personnel ? Contentez-vous de la dupliquer (format diagramme de gantt) sur autant de semaines que souhaité grâce à la fonctionnalité de duplication de votre logiciel. Avec Combo et son logiciel de gestion du personnel , il vous suffit d’un seul clic, et vous êtes tranquille.

3. L’envoi d’alertes et de notifications

Bien entendu, tout planning du travail est tenu de respecter la réglementation en vigueur. Or, la chose est plus facile à dire qu’à faire pour son auteur… Il suffit parfois d’un seul petit changement dans un quart pour passer (involontairement) du côté obscur de la force.

Inutile d’éplucher le Code du travail à chaque modification. Les logiciels de gestion de planning ont l’avantage d’être équipés de fonctions d’alerte. En cas de non-conformité avec la loi, ils envoient automatiquement une notification. Vous pouvez aussi les paramétrer selon votre CCN.

4. Une fonction de publication multisupport

Petit rappel : l’affichage d’un planning d’équipe d’entreprise est obligatoire. Un accord de branche ou d’entreprise peut même vous astreindre à un délai de communication auprès de vos salariés. En outre, vos horaires doivent être communiqués à l’inspection du travail, sous peine d’amende. 

Le support papier n’est plus trop d’actualité (en plus d’être facile à perdre ou à endommager). Pour vous faire gagner du temps, Combo vous propose de publier votre calendrier, à la semaine, en ligne ou de l’envoyer par mail ou SMS aux principaux intéressés. Et au besoin, vous avez toujours la possibilité d’imprimer vos modèles ! Facile ainsi pour le salarié de consulter ses heures de présence dans l’entreprise, de prévoir une absence selon ses collègues et de vérifier ses plages horaires.

5. Une messagerie partagée et sécurisée 

La planification RH est une étape qui exige une excellente concertation entre tous les acteurs de l’entreprise. Chacun doit pouvoir se manifester rapidement en cas d’imprévu, d'absences, de changement de dernière minute ou de requête spécifique. Et encore mieux : tout doit se faire au même endroit. 

C’est justement tout l’intérêt de la messagerie interne des logiciels de gestion des plannings RH et des ressources de l’entreprise. L’utilisation d’un espace d’interactions fluides entre managers, salariés et RH est une condition sine qua non à la mise en place de plannings d’équipe efficaces. Elle vous permet de rebondir en temps réel, et donc de gagner en flexibilité !

Les différents types de planning d’équipes

Modèle de planning d’équipe à temps plein

La planification d’horaires à temps plein est le scénario le plus courant. En France, ce type de planning s’articule autour de 35 heures hebdomadaires. Une semaine de travail court généralement du lundi au vendredi, mais il est possible d’observer des disparités d’un secteur à l’autre.

😁 Votre mission en tant que manager RH ? Répartir les 35 heures de travail de vos employés en tenant compte de leurs disponibilités et des exigences des projets en cours. Vous allez ainsi tenir compte des plages horaires de chacun, des heures de réunions éventuelles, des absences et congés prévus.

Modèle de planning du personnel à temps partiel

Certains employés ne travaillent qu’à temps partiel. Ils n’interviennent donc que ponctuellement sur les projets de l’entreprise, et généralement sur des tâches bien spécifiques. Il peut s’agir de réceptionnistes d’hôtellerie, de serveurs, de commis de salle ou encore de cafetiers.

🧐 Votre mission ? Réussir à dispatcher intelligemment leurs heures de travail sur le planning d’équipe. Il faut aussi assurer la présence des salariés à temps partiel aux moments clés du projet. Votre gestion des ressources peut également passer par des heures complémentaires proposées au salarié à temps partiel en cas de surcharge temporaire d’activité.

Modèle de planning de travail à temps flexible

Une politique de planification flexible consiste à renoncer à un calendrier unique et commun à tous les membres de l’équipe. Ici, chacun commence et termine son travail à l’heure qui l’arrange. Ce type de planning flexible comprend toutefois des plages fixes sur lesquelles tout le monde doit être disponible et présent à son poste au bureau ou en télétravail.

🤓 Votre mission ? Définir des heures de travail fixes qui conviennent aux principaux intéressés, puis mettre en place un système de reporting et d’automatisation efficace et qui tient compte surtout de la rentabilité de l’entreprise et de la productivité nécessaire, tout en prenant en considération la satisfaction des salariés.

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Les 5 étapes pour réaliser un planning efficace 

#1 Mettre en place un (vrai) travail d’équipe

Qui dit planning d’équipe dit travail d’équipe. Oui, tout le monde est concerné par l’organisation des horaires. Première étape : pour vous assurer des salariés performants et impliqués, laissez-les intervenir dans la gestion du planning. Pensez à centraliser la communication sur votre outil de planification. 😉

- Permettez-leur d’échanger des plages horaires selon leurs préférences.

- Encouragez-les à postuler sur des créneaux à combler.

- Assurez un taux de rotation équitable pour tout le monde.

#2 Identifier les responsabilités des employés

Chaque projet requiert un certain nombre de responsabilités qui pèsent sur vos employés. Pour suivre facilement votre activité, passez à la seconde étape et centralisez les tâches et responsabilités de chacun sur votre outil de gestion de planning. Ainsi, vous saurez toujours qui travaille sur quoi, depuis quand et jusqu’à quand.

- Utilisez un code couleur pour optimiser le repérage.

- Donnez la possibilité à chaque membre de l’équipe d’accéder au suivi en temps réel.

- Prévoyez un partage instantané des initiatives et des tâches attribuées à chacun.

#3 Planifier les pauses et les congés des membres de l’équipe

Votre convention collective prévoit des pauses de plus de 20 minutes ? Assurez-vous de les insérer à l’avance dans le planning de votre personnel. Vous pourrez ainsi veiller à ce qu’il y ait toujours les bonnes compétences requises sur le terrain, peu importe la date. La logique est la même pour les congés et les absences. 

- Gardez en quête les exigences de productivité de votre entreprise.

- Planifiez les pauses légales de façon à éviter les chevauchements.

- Si possible, programmez des pauses automatiques dans votre planning d’équipe.

Votre logiciel de gestion Combo vous assiste dans l’ensemble de ces plannings parfois compliqués à mettre en place.

#4 Surveiller l’équilibre entre vie pro et vie perso

Gérer le planning d’une équipe, c’est aussi tenir compte de sa dimension humaine. Pour cette étape, il est donc essentiel que l’organisation des horaires respecte le bien-être des salariés. Tâchez donc de ne pas penser uniquement au coût du travail et d’assurer un bon équilibre pro-perso à vos collaborateurs. 

- Évitez autant que possible les plages horaires coupées.

- Prévoyez des tâches connexes en cas de besoin pour remplir les journées.

- À défaut de planning flexible, misez sur le travail en rotation (comme un planning 4x8).

#5 Automatiser le processus sans s’arracher les cheveux

Vous vous en êtes rendu compte : faire vos modèles de plannings d'équipe sur Excel a ses limites. L’absence de fonctionnalités comme l’automatisation représente une perte de temps considérable. En outre, elle augmente le risque de surmenage de vos employés. Avec un outil dédié, tout est plus simple !

- Définissez une durée d’exécution pour chaque tâche récurrente (jour, semaine, mois)

- Programmez la réattribution d’activités en cas d’employé absent ou débordé.

- Automatisez le report des échéances pour les projets décalés ou rallongés. 

Votre planning d’équipe là, maintenant, tout de suite, sans fichier Excel 

Prêt à passer au niveau supérieur pour organiser les horaires de vos collaborateurs ? Simplifiez la gestion des plannings de vos équipes terrain avec Combo. Notre logiciel vous donne accès à des outils et services pensés pour optimiser votre quotidien et celui de vos collaborateurs. Tout est clair, tout est simple. À vous de jouer !

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