Stratégie d’organisation du travail : outils et bonnes pratiques

On a souvent davantage tendance à parler d’organisation du temps de travail et non d’organisation du travail en lui-même. Il existe pourtant une différence entre ces deux organisations au sein de l’entreprise. Si la première concerne plutôt le planning et le temps passé pour la réalisation d’une tâche confiée, la seconde se penche sur la façon d’organiser et de remettre les tâches aux salariés. Il nous est paru nécessaire d'aborder la stratégie en organisation de travail et de vous remettre les meilleurs outils et les bonnes pratiques à intégrer dans votre entreprise ou votre établissement. 

Pourquoi parler d’organisation du travail et comment la définir ? 

Pas toujours facile de statuer sur l’organisation du travail dans l’entreprise. Entre l’abandon des anciennes méthodes managériales, l’arrivée d’outils de management régulièrement plus performants et la prise en considération de la qualité de la vie au travail, le chef d’entreprise doit parfois se tirer les cheveux pour arriver à mettre en place une organisation au top. Posséder une solution de gestion des dossiers de personnel est donc idéale pour améliorer le suivi de chaque salarié, mais elle doit aujourd’hui être accompagnée d’une organisation en interne efficace pour permettre à chacun (tant pour l’employeur que pour le salarié) d’y trouver son compte. 

Définition de l’organisation du travail et importance pour l’entreprise

L’organisation du travail se définit par un ensemble d’actions, de méthodes et de procédures permettant à l’entreprise de gérer et de distribuer les tâches à effectuer, dans le but de maintenir au plus haut niveau l’efficacité et les performances de l’entreprise. 

Cette organisation s’adresse ainsi aussi bien aux équipes qu’aux services, et donc qu’à chaque salarié. Voilà pourquoi on parle à la fois des performances de l’entreprise, mais également de celles des salariés.

Exemple d’organisation interne : 

Ce qu’elle contient 

L’organisation de l’entreprise intègre de nombreux facteurs ayant, chacun, leur propre méthode de mise en action et de management. Ceci explique pourquoi il est parfois difficile de trouver l’organisation idéale, car il faut bien l’avouer, elle est de temps en temps délicate à inclure dans le fonctionnement interne.

On doit y inclure : 

• la politique de l’entreprise ; 
• la stratégie commerciale ; 
• les priorités ; 
• la répartition des tâches ; 
• les conditions de travail ; 
• la gestion du temps de travail ; 
• le planning ;
• le personnel disponible ;
• la répartition entre tous.

On l’aura compris, cette organisation d’entreprise est parfois un véritable casse-tête, sauf si l’on possède les bons outils et les méthodes adéquates. Entre contrôle du temps de travail, flexibilité des équipes, ratio de productivité à respecter, l’entreprise a vraiment tout à gagner en sachant s’organiser. 

😇 80 % des salariés se déclarent en surcharge de travail et nombre d’entre eux avouent avoir une diminution de leur concentration, et donc de leur implication dans leurs tâches quotidiennes.

Méthodologies clés et approches modernes

Avant de parler des méthodes et approches modernes de l’organisation, prenons le temps de nous arrêter sur le savoir-faire en gestion de projet, indispensable à leur succès. Cette nouvelle façon d’aborder la gestion des tâches au sein de l’entreprise passe aujourd’hui par la mise en place de règles centrées autour de : 

• la coordination et la répartition des tâches entre les équipes et salariés ; 
• le suivi des missions confiées ; 
• l’autonomie et la responsabilisation de chacun ; 
• le soutien de l’innovation ; 
• le respect de la politique de l’entreprise et l’atteinte des résultats financiers ; 
• la définition de règles de fonctionnement communes souvent gérées par le service des ressources humaines et la direction ; 
• le bien-être au travail par la mise en place d’une politique orientée QHSE ; 
• la motivation de l’ensemble du personnel ; 
• la croissance des salaires et la rémunération équitable entre tous ;
• la veille permanente des évolutions techniques et technologiques.

Le responsable doit donc se transformer en véritable chef de projet qui saura prendre en compte l’ensemble de ces éléments pour assurer un bonne délégation des tâches dans le respect des conditions de travail et de la qualité de vie dans l’entreprise.

🤓 Bon à savoir : 67 % des salariés sont en attente d’une nouvelle organisation de leur travail entre locaux plus accueillants, flexibilité et modulation du temps de travail, prise en considération de leurs aspirations, etc. 

Les 5 clés pour un management et une organisation efficaces 

1. L’identification de la charge de travail en 4 points 

L’entreprise doit absolument connaître l’ensemble de la charge de travail de ses équipes. Cela passe par une réflexion en interne sur les tâches effectuées par chacun et celles qui pourraient être réalisées en supplément, être transformées ou supprimées. 

1. Établissement d’une liste de projets et processus dont l’équipe à la charge ou auxquels elle contribue. Ceci permet de faire le point sur l’existant avant d'envisager une meilleure organisation. 
2. Enregistrement du temps de travail nécessaire pour chaque projet et ses conséquences dans l’organisation. Dimension de celui-ci, son avancée ou son retard, pointage de l’administration actuelle. 
3. Découpage de l’ensemble des projets figurant sur la liste avec concentration à la fois sur la vue générale des programmes en cours ou à venir et sur la charge hebdomadaire de chaque salarié et intégration de la GTA RH qui comprend le suivi des temps de travail, les absences et congés, les horaires, etc.
4. Sélection et classement des priorités selon l’urgence et l’importance des tâches avec répartition et planification interne. Cette phase analyse également les besoins dans la bonne réalisation des projets en cours ou à venir.

Des réunions régulières peuvent être organisées pour connaître les disponibilités de chacun et faire le point sur la charge de travail pouvant être confiée à chacun avant de passer à l’étape suivante.

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2. Qui fait quoi ? 

Puisque les moyens et les disponibilités de chacun ont été précisées, il est temps de répartir la nouvelle organisation entre les salariés. Le service des ressources humaines peut assister le responsable de ce nouveau fonctionnement en lui apportant des éléments complémentaires. Il veillera, notamment, à une bonne division des missions et au bon équilibre de l’ensemble.

Pour aboutir à une répartition valorisant à la fois l’entreprise et ses employés, vous allez observer le plan suivant. 

1. Tri des projets ou tâches les plus urgentes avec désignation éventuelle d’un responsable. 
2. Définition des deadlines et gestion du temps par la mise en place de sessions réservées à chaque projet permettant ainsi à chaque personne impliquée d’organiser ses activités de façon claire. 
3. Prise en considération des absences et congés éventuels 
4. Validation des compétences de chaque salarié en amont.
5. Implication de chaque salarié dans le projet, ce qui décuple la motivation. Pensez à leur expliquer les raisons de leur sollicitation et pourquoi vous avez choisi de leur faire confiance. 
6. Planification de la production. N’oubliez pas de vérifier la bonne circulation de l’information entre tous par un accès à des documents partagés au sein de logiciels de gestion de projet.

N'oubliez pas : montrer sa confiance aux salariés facilite leur implication et leur motivation. Restez à leur écoute et prenez en compte les éventuelles remarques, qui ne sont pas obligatoirement négatives, et peuvent apporter un + dans l’efficacité et la réalisation des missions.

3. Le suivi de l’organisation et les ajustements 

Parce que rien n’est forcément parfait, il est possible que le responsable de projet ait à effectuer quelques ajustements dans l’organisation du travail. Rien de mal à cela, tant que ces changements restent positifs et sont conformes à la culture de l’entreprise qui doit toujours demeurer dans le respect des équipes, malgré un planning chargé. Ceci permet de ne pas prendre de retard sur la planification. 

Nous vous recommandons de réaliser ce suivi à l’aide d’un logiciel dédié qui permet de vérifier les charges de travail en cours et leur avancement. Il peut être accompagné de réunions régulières ou d’envoi d’un formulaire complété en ligne par chaque salarié impliqué. Ceci met en avant l’importance de réorganiser ou non le fonctionnement de la structure, de préciser les objectifs à atteindre et de valoriser également les équipes sur le travail accompli.

4. Renforcer l’efficacité par une présence bienveillante

Une organisation bien rodée passe par une bienveillance constante envers les salariés. C’est en étant à l’écoute de chacun que les informations sont mieux comprises et que la motivation perdure. Il est ainsi judicieux de renforcer les bonnes pratiques par des suggestions dans l’organisation du travail si nécessaire, mais aussi par le partage de stratégies efficaces développées par les salariés eux-mêmes. Ces échanges entre tous sont toujours bien accueillis et l’efficacité s’en trouve confortée. 

5. Optez pour un outil gestion de projet 

Un outil de gestion de projet est vraiment ce qui se fait de mieux pour voir et transmettre toutes les informations utiles au sein de l’entreprise. S’il est souvent utilisé pour la mise en place d’un projet unique, il peut également contenir l’ensemble des missions de chaque salarié qui les validera au fur et à mesure. 

Il est ainsi possible de suivre facilement l’organisation de l’entreprise et de profiter d’outils d’analyse performants qui permettront, notamment, de connaître le temps passé sur une mission.

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Cas pratique d’organisation de travail et exemple de réussite 

Rien de mieux qu’un exemple pour comprendre l’avantage d’avoir une organisation en entreprise de qualité. Jean-Pierre P. est responsable des ressources humaines d’une chaîne hôtelière de luxe. Il pilote un ensemble de plus de 500 salariés. Il reçoit Élias D. chargé de l’établissement de Nice, après que celui-ci a été missionné par la direction générale de changer la façon de gérer l’hôtel en y appliquant une politique environnementale plus respectueuse. 

Sa mission consiste à intégrer de nouveaux processus en matière de consommation d’eau et d’énergie, de gestion des déchets et de sélection de fournisseurs concernés par une culture raisonnée ou biologique. La direction générale lui demande également de prévoir une campagne de sensibilisation auprès de la clientèle haut de gamme fréquentant l’établissement tout en impliquant davantage les employés. 

Si l’établissement de Nice possède déjà un logiciel de gestion des réservations, d’organisation des plannings des salariés, Élias D. sait qu’il va devoir revoir l’organisation du travail au sein de l’hôtel par la mise en place de procédures innovantes d’entretien des chambres et de gestion de la cuisine. Jean-Pierre P., en tant que responsable des ressources humaines, lui propose alors de s'intéresser, en tout premier lieu au fonctionnement actuel de l’hôtel en compagnie des différents décideurs (gouvernantes, chef de cuisine, responsable de l’accueil, etc.) et de leur faire part de la mission confiée. 

Il lui propose une formation adaptée en gestion de projet comme il s’agit d’une mission de la plus haute importance. Élias D. va ainsi être formé à un logiciel dédié où il pourra intégrer chaque responsable de service, mais également les salariés impliqués dans la refonte globale du fonctionnement de l’hôtel. La mission est une réussite totale puisque le directeur de l’hôtel a su partager ses compétences et identifier les points à réviser, à améliorer et à inclure en suivant une méthodologie d’organisation de travail basée sur : 

• l’état des lieux de l’existant ; 
• la prise en considération de la demande de sa hiérarchie ; 
• le partage avec les différents responsables de services ;
• l’intégration des salariés dans la transformation du mode de fonctionnement de l’hôtel ; 
• la mise en place d’un logiciel de gestion de projet performant pour un suivi optimal de la mission.

En résumé

Pour bien comprendre l’organisation au travail, il est important de veiller à : 

• connaître les rouages de l’entreprise et son organisation actuelle ; 
• reconnaître les failles et défauts de celle-ci ; 
• travailler à son amélioration ; 
• intégrer de nouveaux processus ; 
• engager l’ensemble des collaborateurs qui pourront voir leur quotidien modifié ;
• savoir reconnaître le travail effectué par les salariés ; 
• cultiver un esprit de motivation des équipes.

Le tout passant toujours par veiller au bien-être des salariés dans l’entreprise et à insuffler une énergie et une motivation qui seront en partie garantes du succès de l’entreprise. 

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