Stratégie d’organisation du travail : outils et bonnes pratiques

On a souvent davantage tendance à parler d'organisation du temps de travail et non d'organisation du travail en lui-même. Il existe pourtant une différence entre ces deux organisations au sein de l'entreprise. Si la première concerne plutôt le planning et le temps passé pour la réalisation d'une tâche confiée, la seconde se penche sur la façon d'organiser et de remettre les tâches aux salariés. Il nous est paru nécessaire d'aborder la stratégie en organisation de travail et de vous remettre les meilleurs outils et les bonnes pratiques à intégrer dans votre entreprise ou votre établissement.

Qu'est-ce que l'organisation du travail en entreprise ?

Pas toujours facile de statuer sur l'organisation du travail dans l'entreprise. Entre l'abandon des anciennes méthodes managériales, l'arrivée d'outils de management régulièrement plus performants et la prise en considération de la qualité de la vie au travail, le chef d'entreprise doit parfois se tirer les cheveux pour arriver à mettre en place une organisation au top. Posséder une solution de gestion des dossiers de personnel est donc idéale pour améliorer le suivi de chaque salarié, mais elle doit aujourd'hui être accompagnée d'une organisation en interne efficace pour permettre à chacun (tant pour l'employeur que pour le salarié) d'y trouver son compte.

Définition et enjeux pour l'entreprise

L'organisation du travail se définit par un ensemble d'actions, de méthodes et de procédures permettant à l'entreprise de gérer et de distribuer les tâches à effectuer, dans le but de maintenir au plus haut niveau l'efficacité et les performances de l'entreprise.

Cette organisation s'adresse ainsi aussi bien aux équipes qu'aux services, et donc qu'à chaque salarié. Voilà pourquoi on parle à la fois des performances de l'entreprise, mais également de celles des salariés. Selon l'ANACT (Agence Nationale pour l'Amélioration des Conditions de Travail), une organisation du travail optimisée contribue à améliorer simultanément la performance économique et la qualité de vie au travail.

Concrètement, cette organisation nécessite une vision centralisée et partagée de l'ensemble des activités. Un planning collaboratif permet justement de visualiser en temps réel les tâches attribuées à chaque salarié, de coordonner les équipes efficacement et de suivre la disponibilité de chacun. Cette approche centralisée facilite la prise de décision et évite les doublons ou les oublis dans la répartition des missions.

Les composantes d'une organisation du travail efficace

L'organisation de l'entreprise intègre de nombreux facteurs ayant, chacun, leur propre méthode de mise en action et de management. On doit y inclure :

• la politique de l'entreprise ;
• la stratégie commerciale ;
• les priorités ;
• la répartition des tâches ;
• les conditions de travail ;
• la gestion du temps de travail ;
• le planning ;
• le personnel disponible ;
• la répartition entre tous.

Entre contrôle du temps de travail, flexibilité des équipes, ratio de productivité à respecter, l'entreprise a vraiment tout à gagner en sachant s'organiser.

⚠️ Attention : Selon une étude Malakoff Humanis 2024, 80 % des salariés se déclarent en surcharge de travail et nombre d'entre eux avouent avoir une diminution de leur concentration, et donc de leur implication dans leurs tâches quotidiennes.

Les méthodologies modernes d'organisation du travail

Avant de parler des méthodes et approches modernes de l'organisation, prenons le temps de nous arrêter sur le savoir-faire en gestion de projet, indispensable à leur succès. Cette nouvelle façon d'aborder la gestion des tâches au sein de l'entreprise passe aujourd'hui par la mise en place de règles centrées autour de :

• la coordination et la répartition des tâches entre les équipes et salariés ;
• le suivi des missions confiées ;
• l'autonomie et la responsabilisation de chacun ;
• le soutien de l'innovation ;
• le respect de la politique de l'entreprise et l'atteinte des résultats financiers ;
• la définition de règles de fonctionnement communes souvent gérées par le service des ressources humaines et la direction ;
• le bien-être au travail par la mise en place d'une politique orientée QHSE ;
• la motivation de l'ensemble du personnel ;
• la croissance des salaires et la rémunération équitable entre tous ;
• la veille permanente des évolutions techniques et technologiques.

Le responsable doit donc se transformer en véritable chef de projet qui saura prendre en compte l'ensemble de ces éléments pour assurer une bonne délégation des tâches dans le respect des conditions de travail et de la qualité de vie dans l'entreprise.

🤓 Bon à savoir : D'après le Baromètre national de la Qualité de Vie au Travail (DARES 2024), 67 % des salariés sont en attente d'une nouvelle organisation de leur travail entre locaux plus accueillants, flexibilité et modulation du temps de travail, prise en considération de leurs aspirations, etc.

Méthode Agile pour l'organisation du travail

La méthode Agile, initialement conçue pour le développement informatique, s'applique désormais à tous les secteurs. Elle repose sur des cycles courts (sprints), une collaboration étroite entre équipes, et une adaptation constante aux retours terrain. Les entreprises adoptant l'Agile constatent en moyenne une augmentation de 25 à 30 % de leur productivité (rapport McKinsey 2023).

Lean Management et optimisation des processus

Issue du système de production Toyota, cette approche vise à éliminer les gaspillages (temps, ressources, mouvements inutiles) tout en maximisant la valeur pour le client. Les 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) constituent le socle de cette méthode d'organisation du travail particulièrement efficace dans l'industrie et les services.

Méthode Kanban pour la gestion visuelle

Le Kanban permet de visualiser l'avancement des tâches via un tableau à colonnes (À faire, En cours, Terminé). Cette méthode améliore la transparence, facilite l'identification des goulots d'étranglement et responsabilise les équipes. Des outils comme Trello ou Asana digitalisent efficacement cette approche.

Comment améliorer l'organisation du travail en entreprise : guide pratique

Étape 1 : Identifier la charge de travail en 4 points

L'entreprise doit absolument connaître l'ensemble de la charge de travail de ses équipes. Cela passe par une réflexion en interne sur les tâches effectuées par chacun et celles qui pourraient être réalisées en supplément, être transformées ou supprimées.

1. Établissement d'une liste de projets et processus dont l'équipe à la charge ou auxquels elle contribue. Ceci permet de faire le point sur l'existant avant d'envisager une meilleure organisation.
2. Enregistrement du temps de travail nécessaire pour chaque projet et ses conséquences dans l'organisation. Dimension de celui-ci, son avancée ou son retard, pointage de l'administration actuelle.
3. Découpage de l'ensemble des projets figurant sur la liste avec concentration à la fois sur la vue générale des programmes en cours ou à venir et sur la charge hebdomadaire de chaque salarié et intégration de la GTA RH qui comprend le suivi des temps de travail, les absences et congés, les horaires, etc.
4. Sélection et classement des priorités selon l'urgence et l'importance des tâches avec répartition et planification interne. Cette phase analyse également les besoins dans la bonne réalisation des projets en cours ou à venir.

Des réunions régulières peuvent être organisées pour connaître les disponibilités de chacun et faire le point sur la charge de travail pouvant être confiée à chacun avant de passer à l'étape suivante.

💡 Concrètement : identifier votre charge de travail sur Combo

Pour identifier précisément votre charge de travail, plusieurs outils facilitent cette analyse :

Le tableau d'analyse du planning : Visualisez instantanément les heures planifiées versus réalisées, le coût salarial estimé et la productivité horaire de vos équipes. Cette vision consolidée vous permet d'identifier rapidement les services surchargés ou sous-utilisés.

Les compteurs de planning : Suivez en temps réel pour chaque salarié les heures planifiées, réalisées et l'écart cumulé. Ces indicateurs permettent d'anticiper les ajustements nécessaires avant qu'une surcharge ne devienne problématique.

Le dashboard RH : Accédez à une vue d'ensemble de vos indicateurs clés (heures travaillées, taux d'absentéisme, turnover) sur la période sélectionnée. Appliquez des filtres par établissement, équipe ou type de contrat pour des analyses ciblées.

Étape 2 : Répartir les tâches de manière équilibrée

Puisque les moyens et les disponibilités de chacun ont été précisées, il est temps de répartir la nouvelle organisation entre les salariés. Le service des ressources humaines peut assister le responsable en lui apportant des éléments complémentaires. Il veillera, notamment, à une bonne division des missions et au bon équilibre de l'ensemble.

1. Tri des projets ou tâches les plus urgentes avec désignation éventuelle d'un responsable.
2. Définition des deadlines et gestion du temps par la mise en place de sessions réservées à chaque projet permettant ainsi à chaque personne impliquée d'organiser ses activités de façon claire.
3. Prise en considération des absences et congés éventuels.
4. Validation des compétences de chaque salarié en amont.
5. Implication de chaque salarié dans le projet, ce qui décuple la motivation. Pensez à leur expliquer les raisons de leur sollicitation et pourquoi vous avez choisi de leur faire confiance.
6. Planification de la production. N'oubliez pas de vérifier la bonne circulation de l'information entre tous par un accès à des documents partagés au sein de logiciels de gestion de projet.

💡 Concrètement : répartir efficacement les tâches sur Combo

La répartition équilibrée nécessite une méthode structurée :

Organisation par équipes : Créez des équipes dédiées selon votre structure (par établissement, par service, par projet). Cette segmentation clarifie les responsabilités et facilite la coordination.

Création de shifts avec étiquettes : Identifiez précisément les postes et missions grâce aux étiquettes (par exemple : "Cuisine", "Service", "Caisse", "Préparation"). Chaque salarié visualise instantanément sa mission. Pour créer un shift, sélectionnez le salarié, la date, l'étiquette correspondant au poste, les horaires, puis ajoutez les pauses et temps de repas.

Shifts favoris pour gagner du temps : Enregistrez vos plannings types et dupliquez-les en quelques clics. Plus besoin de recréer chaque semaine les mêmes configurations : sélectionnez votre modèle favori et adaptez-le si nécessaire.

Gestion des accès et responsabilités : Attribuez des rôles différenciés (Employé, Manager, Directeur, Admin) avec des droits adaptés. Les managers peuvent créer et modifier les plannings de leur équipe, tandis que les employés consultent leurs missions et font leurs demandes d'absence.

"Avant, je mettais 1 matinée à faire mes plannings par mois, aujourd'hui je mets 1 heure." - Robin, HAST

🔔 Rappel : Montrer sa confiance aux salariés facilite leur implication et leur motivation. Restez à leur écoute et prenez en compte les éventuelles remarques, qui ne sont pas obligatoirement négatives, et peuvent apporter un + dans l'efficacité et la réalisation des missions.

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Étape 3 : Assurer le suivi et les ajustements nécessaires

Parce que rien n'est forcément parfait, il est possible que le responsable de projet ait à effectuer quelques ajustements dans l'organisation du travail. Ces changements doivent rester positifs et être conformes à la culture de l'entreprise qui doit toujours demeurer dans le respect des équipes, malgré un planning chargé.

Nous vous recommandons de réaliser ce suivi à l'aide d'un logiciel dédié qui permet de vérifier les charges de travail en cours et leur avancement. Il peut être accompagné de réunions régulières ou d'envoi d'un formulaire complété en ligne par chaque salarié impliqué. Selon une étude de l'université de Stanford (2023), les équipes bénéficiant d'un suivi régulier enregistrent une productivité supérieure de 21 % par rapport aux équipes sans suivi structuré.

💡 Concrètement : assurer un suivi efficace et ajuster

Le suivi en temps réel permet d'anticiper les écarts et d'ajuster rapidement :

Validation des heures travaillées : Comparez automatiquement les heures planifiées aux heures réellement effectuées grâce à un code couleur. Les écarts significatifs sont immédiatement visibles et vous pouvez valider les heures réelles en quelques clics.

Pointeuse intégrée : Tracez précisément les arrivées, départs et pauses avec signature électronique. Cette traçabilité objective évite les approximations et facilite la gestion des heures supplémentaires ou des absences imprévues.

Rapport d'émargement centralisé : Visualisez en un coup d'œil les heures planifiées versus pointées pour l'ensemble de vos équipes. Ce rapport consolide toutes les informations nécessaires pour valider la paie et identifier les ajustements à prévoir.

Modification rapide des shifts : Besoin d'ajuster un planning en urgence ? Modifiez les shifts en quelques clics, la synchronisation est automatique pour toute l'équipe.

Application mobile pour tous : Managers et salariés consultent et modifient le planning depuis leur smartphone, où qu'ils soient. Cette flexibilité facilite la réactivité face aux imprévus.

Étape 4 : Renforcer l'efficacité par une présence bienveillante

Une organisation bien rodée passe par une bienveillance constante envers les salariés. C'est en étant à l'écoute de chacun que les informations sont mieux comprises et que la motivation perdure. Il est ainsi judicieux de renforcer les bonnes pratiques par des suggestions dans l'organisation du travail si nécessaire, mais aussi par le partage de stratégies efficaces développées par les salariés eux-mêmes.

💡 Concrètement : favoriser la communication et l'implication

La bienveillance passe aussi par des outils qui facilitent les échanges :

Publication et partage instantané du planning : Diffusez le planning mis à jour par email ou SMS en un clic. Chaque salarié reçoit immédiatement ses missions et horaires, réduisant les oublis et malentendus.

Application mobile employé : Vos salariés consultent leur planning, font leurs demandes de congés en quelques secondes, et déclarent leurs disponibilités facilement. Cette autonomie renforce leur engagement et simplifie la gestion administrative.

Transparence des heures : Les salariés peuvent déclarer leurs heures réelles si elles diffèrent du planifié, favorisant un dialogue transparent sur la charge de travail effective.

Gestion collaborative des disponibilités : Les salariés indiquent leurs disponibilités, les managers planifient en conséquence. Cette approche participative améliore l'équilibre vie professionnelle-vie personnelle.

Étape 5 : Mesurer les résultats et optimiser en continu

L'amélioration de l'organisation du travail nécessite une évaluation régulière des résultats. Identifiez des indicateurs clés de performance : taux d'absentéisme, délais de réalisation des projets, satisfaction des équipes, turnover. Ces données vous permettront d'ajuster continuellement votre organisation et d'identifier les leviers d'amélioration prioritaires.

💡 Concrètement : piloter avec des indicateurs fiables

La mesure des résultats repose sur des tableaux de bord actualisés en temps réel :

Dashboard RH : Accédez à une vue d'ensemble consolidée affichant automatiquement vos indicateurs clés :

• Évolution des effectifs et turnover calculé automatiquement
• Heures travaillées et planifiées par période
• Heures d'absence et taux d'absentéisme avec détail par type (maladie, congés, absence injustifiée)
• Exports de données personnalisables pour analyses approfondies

Appliquez des filtres par période, établissement ou type de contrat pour des analyses ciblées et identifiez rapidement les tendances.

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Tableau d'analyse du planning : Mesurez la performance opérationnelle avec :

• Revenus HT et productivité (revenus par heure travaillée)
• Coût salarial estimé par shift et par période
• Ratio masse salariale/chiffre d'affaires
• Rapports de productivité exportables vers Excel

Exports comptables et paie : Centralisez toutes les données nécessaires pour la paie et la comptabilité analytique en quelques clics, avec un historique complet pour les analyses longitudinales.

Outils et logiciels d'organisation du travail

Un outil de gestion de projet est vraiment ce qui se fait de mieux pour voir et transmettre toutes les informations utiles au sein de l'entreprise. S'il est souvent utilisé pour la mise en place d'un projet unique, il peut également contenir l'ensemble des missions de chaque salarié qui les validera au fur et à mesure.

Il est ainsi possible de suivre facilement l'organisation de l'entreprise et de profiter d'outils d'analyse performants qui permettront, notamment, de connaître le temps passé sur une mission. Parmi les solutions les plus plébiscitées en 2025 :

• Asana : idéal pour les équipes de 10 à 100 personnes, avec une interface intuitive et des fonctionnalités de reporting avancées
• Monday.com : parfait pour la gestion visuelle et la personnalisation poussée des tableaux de bord
• Trello : solution simple et accessible pour les petites équipes débutant avec le Kanban
• Notion : outil tout-en-un combinant gestion de projet, documentation et base de connaissances
• ClickUp : solution complète pour les équipes recherchant un maximum de fonctionnalités

Si les outils généralistes conviennent aux équipes de bureau, les entreprises avec des équipes terrain (hôtellerie, restauration, commerce, santé, services) nécessitent des solutions spécialisées intégrant planning, gestion RH et pointage.

Une solution tout-en-un dédiée aux équipes terrain combine :

• Planification collaborative avec gestion des shifts et équipes multiples
• Pointeuse intégrée pour le suivi des heures réelles avec signature électronique
• Gestion RH complète (contrats, congés, absences, documents administratifs)
• Exports paie et comptables automatisés vers vos logiciels métier
• Application mobile pour managers et employés, utilisable hors connexion
• Tableaux de bord analytiques avec indicateurs RH et coûts salariaux

Cette intégration évite la multiplication des outils et les ressaisies, source d'erreurs et de perte de temps. Elle permet également une vision unifiée de l'organisation, du planning opérationnel jusqu'aux indicateurs stratégiques.

✏️ À noter : Le choix d'un outil dépend de la taille de votre entreprise, de votre secteur d'activité et de vos besoins spécifiques. Privilégiez toujours une période d'essai pour tester l'adhésion de vos équipes avant de vous engager.

Organisation du travail exemple : cas pratique de réussite

Rien de mieux qu'un exemple pour comprendre l'avantage d'avoir une organisation en entreprise de qualité. Jean-Pierre P. est responsable des ressources humaines d'une chaîne hôtelière de luxe. Il pilote un ensemble de plus de 500 salariés. Il reçoit Élias D. chargé de l'établissement de Nice, après que celui-ci a été missionné par la direction générale de changer la façon de gérer l'hôtel en y appliquant une politique environnementale plus respectueuse.

Sa mission consiste à intégrer de nouveaux processus en matière de consommation d'eau et d'énergie, de gestion des déchets et de sélection de fournisseurs concernés par une culture raisonnée ou biologique. La direction générale lui demande également de prévoir une campagne de sensibilisation auprès de la clientèle haut de gamme fréquentant l'établissement tout en impliquant davantage les employés.

Si l'établissement de Nice possède déjà un logiciel de gestion des réservations, d'organisation des plannings des salariés, Élias D. sait qu'il va devoir revoir l'organisation du travail au sein de l'hôtel par la mise en place de procédures innovantes d'entretien des chambres et de gestion de la cuisine. Jean-Pierre P., en tant que responsable des ressources humaines, lui propose alors de s'intéresser, en tout premier lieu au fonctionnement actuel de l'hôtel en compagnie des différents décideurs (gouvernantes, chef de cuisine, responsable de l'accueil, etc.) et de leur faire part de la mission confiée.

Il lui propose une formation adaptée en gestion de projet comme il s'agit d'une mission de la plus haute importance. Élias D. va ainsi être formé à un logiciel dédié où il pourra intégrer chaque responsable de service, mais également les salariés impliqués dans la refonte globale du fonctionnement de l'hôtel.

📊 Dans la pratique : comment optimiser ce type de projet

Phase 1 - Diagnostic : Élias commence par exporter le dashboard RH pour analyser les heures par service (gouvernantes, cuisine, accueil) et identifier les leviers d'optimisation. Il visualise précisément le temps actuellement consacré à chaque activité.

Phase 2 - Réorganisation : Il crée des équipes dédiées aux nouvelles missions environnementales et ajoute des étiquettes spécifiques pour identifier clairement les tâches : "Tri déchets", "Audit fournisseurs", "Formation éco-gestes". Chaque shift est personnalisé selon les nouvelles attributions.

Phase 3 - Suivi opérationnel : La pointeuse permet de mesurer le temps réel consacré aux nouvelles pratiques. Le tableau d'analyse évalue l'impact sur les coûts salariaux. Des ajustements hebdomadaires du planning sont effectués selon les retours terrain.

Phase 4 - Communication et formation : Le planning est publié par équipe avec notification automatique. Chaque employé suit sa mission via l'application mobile. Les documents de sensibilisation sont partagés centralement, accessibles à tous.

Résultat : Le temps administratif RH diminue de 70%, permettant aux managers de se concentrer sur l'accompagnement des équipes dans leur transformation.

La mission est une réussite totale avec des résultats concrets : réduction de 35 % de la consommation d'eau, diminution de 28 % des déchets non valorisés, et augmentation de 15 % de la satisfaction client. Le directeur de l'hôtel a su partager ses compétences et identifier les points à réviser, à améliorer et à inclure en suivant une méthodologie d'organisation de travail basée sur :

• l'état des lieux de l'existant ;
• la prise en considération de la demande de sa hiérarchie ;
• le partage avec les différents responsables de services ;
• l'intégration des salariés dans la transformation du mode de fonctionnement de l'hôtel ;
• la mise en place d'un logiciel de gestion de projet performant pour un suivi optimal de la mission.

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FAQ - Questions fréquentes sur l'organisation du travail

Quelle est la différence entre organisation du travail et organisation du temps de travail ?

L'organisation du temps de travail concerne la planification des horaires, la durée de travail et les plannings. L'organisation du travail, plus large, englobe la répartition des tâches, les méthodes de travail, les processus, la coordination des équipes et l'ensemble des procédures permettant d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Comment réorganiser le travail sans perturber les équipes ?

La clé réside dans la communication et l'implication progressive. Expliquez les raisons du changement, sollicitez les retours des équipes, testez les nouvelles méthodes sur un périmètre restreint avant de généraliser, et formez les collaborateurs aux nouveaux outils. Une phase pilote de 3 à 6 mois permet généralement une transition en douceur.

Quels sont les indicateurs d'une mauvaise organisation du travail ?

Les signaux d'alerte incluent : un taux d'absentéisme élevé (supérieur à 5 %), des retards fréquents sur les projets, une communication défaillante entre services, un turnover important, des plaintes récurrentes des salariés, une baisse de la qualité des livrables, et des tensions visibles dans les équipes.

Quel est le rôle des RH dans l'organisation du travail ?

Les RH jouent un rôle central : définition des fiches de poste, accompagnement du changement, formation aux nouvelles méthodes, médiation en cas de tensions, mise en place d'outils de suivi, évaluation de la charge de travail, et veille sur la qualité de vie au travail. Ils sont les garants de l'équilibre entre performance et bien-être.

En résumé

Pour bien comprendre l'organisation au travail, il est important de veiller à :

• connaître les rouages de l'entreprise et son organisation actuelle ;
• reconnaître les failles et défauts de celle-ci ;
• travailler à son amélioration ;
• intégrer de nouveaux processus ;
• engager l'ensemble des collaborateurs qui pourront voir leur quotidien modifié ;
• savoir reconnaître le travail effectué par les salariés ;
• cultiver un esprit de motivation des équipes.

Le tout passant toujours par veiller au bien-être des salariés dans l'entreprise et à insuffler une énergie et une motivation qui seront en partie garantes du succès de l'entreprise.

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