Logiciel GTA : optimiser la gestion des temps et des activités

Une mauvaise gestion des plannings peut lourdement impacter votre productivité, vos résultats et la motivation de vos équipes...Mais inutile de culpabiliser : dès qu’une entreprise emploie plus de 3 salariés, il est difficile pour tous les employeurs et les responsables RH de gérer et partager le suivi du temps de travail…quand on utilise encore Excel, ou pire, que les plannings sont répertoriés sur des feuilles volantes. Pourtant, une solution existe pour se sortir de l'enfer des plannings : opter pour un logiciel GTA, soit un outil digital très facile à prendre en main dédié à la gestion du temps et des activités. Lorsqu'on sait que 46% des chefs d’entreprise font des économies grâce à leur transition digitale, ça donne envie de s'y intéresser, non ?

Logiciel GTA : qu’est-ce que c’est ?

En bref : définition d’un logiciel GTA

Rien à voir avec le jeu vidéo du même nom ! Un logiciel GTA est en fait un logiciel SIRH, c’est-à-dire un outil informatique de gestion des ressources humaines. Dans sa forme non abrégée, on l’appelle « logiciel de gestion des temps et des activités ». Il s’agit d’un système connecté qui permet de suivre en direct le temps de travail, la productivité et les tâches de vos employés. Cette solution a l’avantage d’être 100 % dématérialisée.

Comment fonctionne un logiciel GTA ?

Un logiciel GTA associe chaque salarié à un planning théorique qui lui aura préalablement été attribué. Côté fonctionnalités, il effectue ensuite une comparaison des données entre le temps de présence effective du collaborateur et son planning initial. Le tant redouté calcul des heures de travail est donc entièrement automatisé.

Parmi les variables pris en compte par ces SIRH, on distingue notamment :

• les horaires d’arrivée et de départ ; 
• les avances ou retards éventuels ;
• les heures supplémentaires ;
• le temps accordé à chaque tâche ; 
• les activités déléguées ;
• les pauses et leur durée ;
• les absences, les congés payés, les RTT, etc.

Qui est concerné par un logiciel de gestion des temps et des activités ?

TPE, PME, structure récente ou groupe historique : peu importe. Un bon logiciel GTA est utile à toutes les entreprises, quels que soient leurs clients. Pourquoi ? Tout simplement parce que la bonne gestion des ressources humaines est, plus que jamais, une condition sine qua non pour augmenter sa productivité. Il s’agit non seulement d’un atout concurrentiel sur le marché, mais aussi d’une façon très simple d’affirmer sa marque employeur.

La question du jour à 10 cafés. « Je n’ai pas de fonction de pointage dans mon entreprise pour mes employés lors du service de midi. Est-ce que cette solution de GTA peut malgré tout convenir à mes équipes ? » La réponse est : OUI. Certains logiciels, comme Combo, intègrent une fonction pointeuse mobile pour enregistrer les prises de poste des collaborateurs en temps réel. Grâce aux feuilles de pointage obtenues avec le logiciel, vous pouvez éviter au maximum les éventuels cafouillages au moment de gérer la paie de vos salariés. Adieu donc à la double saisie et aux erreurs !

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Quels sont les avantages d’un logiciel GTA ?

Limiter les erreurs de conformité avec le cadre légal 

Ce ne sont pas les départements des ressources humaines qui vont le nier. La législation sociale ne cesse d’évoluer et de se complexifier. Dans cet écosystème aussi mouvant qu’instable, il est bon de disposer de garde-fous fiables et robustes. Le logiciel GTA et ses fonctionnalités pertinentes en font justement partie.

Le système des logiciels GTA est automatisé. Il peut donc être paramétré sur la base des fondements du droit du travail, mais aussi des spécificités des contrats des salariés. Bref, il s’agit d’un précieux outil pour diminuer l’occurrence des erreurs humaines… et les retours de bâton qui s’ensuivent. 

Éviter les tâches chronophages pour les RH grâce à la gestion des temps et des activités

Pointage, saisie des horaires, planning des employés, transfert au service paie, demande de pièces… En temps normal, ces tâches sont effectuées manuellement au prix de nombreuses heures de travail. C’est autant de temps de perdu pour booster la plus-value de votre entreprise.

Bonne nouvelle ! Un logiciel GTA prend en charge cette infinité de corvées ô combien chronophages pour vous aider à réinventer les RH de votre PME. Désormais, toutes les informations sont centralisées au sein d’un même outil. Conséquence : vos gestionnaires équipés ont plus de temps pour se consacrer à leur cœur de métier. Productivité +++.

Optimiser le pilotage de l’activité

Vos managers de terrain sont de véritables pivots dans l’organisation de votre entreprise. Oui, mais voilà : piloter l’activité RH de votre commerce de proximité sur la base de Post-it et de plannings raturés, c’est loin d’être l’idéal. Là encore, les logiciels GTA disposent de solides atouts pour améliorer le quotidien d’une équipe.

Un coup d’œil suffit à vos managers pour qu’ils identifient les disponibilités de chacun et les opportunités du moment. Ils peuvent également s’aider des fonctions d’export et de reporting pour établir leurs propres tableaux de bord ou prendre leurs décisions. Finalement, tout le monde y gagne.

Faciliter le suivi analytique de l’activité

Saviez-vous que les solutions de logiciels GTA pouvaient aussi devenir de véritables leviers stratégiques ? En effet, ils vous offrent la possibilité de qualifier vos périodes de travail selon le projet, le client, son personnel, le type d’activité, etc. Cela peut, entre autres, vous aider à contrôler la pertinence d’une méthodologie. 

Mais ce n’est pas tout ! Le suivi de ces variables vous permet également de mener à bien des études internes sur votre activité. Quel est le niveau d’absentéisme sur le projet Tartiflette ? Quel est le total d’heures supplémentaires décomptées sur le client Dupont ? Tous les éléments nécessaires sont là. 

Combo : une solution GTA intuitive et simple à prendre en main

Le logiciel GTA Combo présente de nombreux avantages pour les employeurs qui souhaitent optimiser la gestion de leur entreprise : du temps de gagné, bien sûr, un excellent suivi des salariés et des données de l’établissement, et une simplification de toutes les démarches RH et administratives qui vont permettre de gagner en productivité, et donc d’améliorer sa rentabilité et ses résultats financiers !

Des plannings de gestion intelligente

Accessible depuis mobile ou ordinateur, Combo est un logiciel GTA conçu pour vous et vos employés. Premier point fort du logiciel : il vous propose des plannings résolument interactifs. Les shifts se veulent faciles à aménager pour vous faire gagner du temps et de l’énergie sur vos projets. Heures supplémentaires, astreintes, déplacements… Dans tous les cas de figure, vous avez la possibilité de paramétrer le système afin d’assurer votre conformité avec votre convention d’entreprise.

Le plus ? Combo est un logiciel interconnecté ! Que vos projets impliquent d'engager 1 ou 100 employés, vous pouvez donc exporter les données sur votre logiciel de paie en un clin d’œil. 

“Avant Combo, la gestion RH était beaucoup plus archaïque, très classique. On utilisait Excel et je mettais 1 matinée à faire mes plannings par mois, aujourd’hui avec Combo je mets 1 heure.” Robin, manager chez HAST.

Un outil de gestion des absences et des congés à la fois clair et précis

Un retard ? Une absence ? Une pause ? Rien de plus fréquent en entreprise. Pour ne pas perdre le fil, notre outil de planification vous propose un suivi opérationnel des plannings de vos équipes en temps réel. Aucune anomalie ne vous échappera. Nous mettons même à votre disposition un outil de commentaire pour garder un œil sur les justifications de vos employés… et prévenir les abus éventuels.

Le plus ? Vos employés peuvent même faire leur demande de congés depuis leur téléphone portable personnel ou professionnel.

Une pointeuse digitale efficace pour vos collaborateurs

Pour remplacer la badgeuse poussiéreuse de votre PME, faites appel à la pointeuse digitale de notre logiciel GTA. Il suffit de quelques clics pour que vos salariés signalent, depuis leur espace Combo, leurs heures d’arrivée et de départ. Le logiciel prend également en compte les retards, les repas et les pauses. L’interface a été particulièrement travaillée pour rendre l’expérience accessible à chaque salarié.

Mieux encore : avec Combo, il est possible de mettre en place un planning collaboratif en quelques clics. Vos salariés pourront ainsi visualiser à tout moment leur emploi du temps, et signaler eux-mêmes leurs absences et leurs disponibilités. Le plus ? Pour un maximum de fiabilité, le système intègre la prise de photo aléatoire de vos employés et la signature numérique.

"Au quotidien, la pointeuse me sert énormément. Je ne peux pas être tous les jours sur site donc du coup je peux voir, grâce à mon ordinateur, si la bonne personne a pointé, son heure d'arrivée, son heure de départ, et surtout si elle fait des heures supplémentaires pour avoir des fiches de paie correctes. La pointeuse est vraiment passée comme une lettre à la poste chez nous. Je l'ai montrée une fois, et après les employés ont pris le coup et ça marche très bien" Kévin, responsable de 3 restaurants Côté Sushi.

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Après la théorie, place à la pratique. Combo vous accompagne dans vos projets et la mise en place de votre logiciel GTA au sein de votre TPE / PME avec une fonction démo et un essai gratuit. Alors, à vous de jouer !

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