Gagnez en efficacité grâce à la feuille de temps

Une feuille de temps permet de suivre soigneusement le temps de travail de vos salariés, ainsi que leurs horaires d’entrée et de sortie, mais aussi d’autoriser l’accès à certaines données aux personnes concernées. C’est l’outil indispensable pour éviter les erreurs de paie et optimiser les efforts de chacun. Combo, outil de GTA et gestion des plannings vous l’explique plus en détail.

Commençons par comprendre ce qu’est une feuille de temps 

Pour lancer votre stratégie de contrôle du temps de travail, commencez par une feuille de temps, qui c’est ni plus ni moins qu’un tableau, généralement hebdomadaire, sur lequel on mentionne le détail des heures effectuées par les salariés au travail. Elle peut être en version papier (prévoyez du temps pour l’administratif, car le suivi et l’addition des heures sont chronophages – saisir toutes les données prend un temps fou, et comporte des risques d’erreur), se présenter sous la forme d’un planning sur Excel ou être en version numérique – et dans ce cas, les modèles peuvent avoir différents formats de fichier. Devinez ce qu’on préfère chez Combo ?

En fait, il y a plein de bonnes raisons de tenir une feuille de temps, selon les besoins de la société, et la nature de ses activités. Et une chose est sûre : elle contribue au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’amélioration de l’ambiance de travail puisque chacun sait ce qu’il a à faire et quand !.

C’est encore obscur pour vous ? Attendez, vous allez bientôt y voir plus clair.

A quoi ressemble une feuille de temps ?

Une feuille de temps comporte un certain nombre d’informations :

• Les jours de la semaine ;
• Les prénoms et noms des salariés (éventuellement leurs numéros d’employé)
• Les jours de la semaine ;

• L’horaire de travail, mais aussi les temps de pause, et notamment la pause déjeuner ; 
• Les jours d’absence de la semaine ; 
• Les éventuels jours de repos compensateur.

Elle peut avoir la forme d’un tableau assez basique sous Excel (vous trouverez facilement des modèles sur le web, comme celui-là, par exemple). Elle peut être comparée au planning de la semaine, mais sans mention des tâches à accomplir. Elle est un des composants de la gestion du temps de travail.

Comment faire une feuille de temps ?

Si vous choisissez une version Excel ou papier, vous devrez créer un tableau comprenant les éléments précités. Il sera ensuite remis à chaque salarié de l’entreprise qui pourra le consulter et éventuellement apporter des modifications en cas d’oubli ou d’anomalie après s’être rapproché de son responsable. 

Si vous avez choisi un logiciel GTA qui permet la gestion du temps de travail en ressources humaines, vous n’aurez qu’à compléter les heures prévues avant de le faire parvenir de façon dématérialisée à chaque salarié. Pratique, simple et surtout rapide puisque vous avez la possibilité de copier une ancienne feuille de temps après l’avoir mise à jour. En choisissant une solution d’automatisation comme Combo, vous assurez une productivité améliorée et une rentabilité sur le temps passé à créer chaque feuille de temps de façon individuelle.

Modèle de feuille de temps à télécharger

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Vous cherchez un modèle de feuille de temps simple pour suivre soigneusement le temps de travail de vos salariés, ainsi que leurs horaires d’entrée et de sortie ? Suivez le guide :

1. Pour pouvoir utiliser le template excel, faites une copie de ce fichier, cliquez sur Fichier > Créer un copie

2. Listez vos employés, les différents postes, et complétez les heures travaillées de vos employés;

3. Imprimez le tableau ou partagez-le en PDF à votre équipe !

Ce modèle de feuille de temps correspond le mieux aux équipes jusqu'à 5-6 personnes.

Pourquoi utiliser une feuille de temps ?

 Il y a deux bonnes raisons d’y avoir recours, et ce, quelle que soit la taille de votre structure, et son domaine d’activités.

‍1 / Vous souhaitez structurer votre entreprise afin que tous les membres de votre équipe admin puissent être sur la même longueur d’ondes ?

L’important, dans la vie d’une entreprise, c’est de bien communiquer et de partager les informations à bon escient. Or, plus les employés sont nombreux, plus il faut se structurer afin que les données cruciales soient accessibles à ceux qui en ont besoin pour travailler efficacement.

De plus, la solution dématérialisée vous assure des performances accrues en gestion du personnel puisque l’ensemble des éléments personnels de chaque employé est déjà intégré, un souci en moins et surtout une productivité gagnée !

Mettre en place une feuille de temps peut ainsi être une bonne idée. Pourquoi ?

=> Les informations sont “écrites en noir sur blanc”. 

Personne ne peut contester les horaires mentionnés à posteriori. Et si elle est au format numérique, une feuille de temps est la garantie que les données sont consignées de manière sécurisée.

=> Les informations sont consultables par toutes les personnes concernées.

Office manager, comptable, chargé RH… tous les gens qui, à un moment ou à un autre, sont susceptibles de devoir gérer les heures de travail des salariés, y ont accès quand bon leur semble. Au moindre doute, il leur suffit de jeter un œil aux plannings renseignés. Un simple ordinateur suffit puisque tout est dématérialisé et disponible en un simple clic.

=> La visibilité sur la charge de travail de chacun est nettement meilleure. 

On peut voir très facilement qui a fait plus d’heures et éventuellement corriger les erreurs de planning commises. Inutile de payer trop d’heures supplémentaires à un salarié si un autre, au même poste, est moins occupé.

Bref, la feuille de temps, c’est un outil de tracking précis, mais aussi un outil de communication précieux. 

2 / Plus simplement, vous souhaitez avoir une vue d’ensemble très précise du planning de chacun des salariés de votre hôtel ou de votre épicerie, et améliorer vos chances de transmettre des bulletins de salaire parfaitement exacts grâce à un décompte d’heures irréprochable ?

Sachez qu’une feuille de temps permet de surveiller de plus près les allers et venues de vos collaborateurs, mais pas que… Elle responsabilise vos salariés, qui ont moins tendance à s’absenter, à subir des distractions et à être en retard. Leurs heures de travail sont mieux comptabilisées, dans le respect des dispositions du contrat de travail. Heures supplémentaires et heures de soirée/nuit seront rémunérées comme il se doit. Dans ce cas, votre feuille de temps entre plutôt dans le cadre d’un planning hôtellerie ou point de vente. Elle aide à la gestion de tous vos emplois du temps.

Si votre feuille de temps est numérique, le suivi des horaires de travail peut être automatisé, ce qui vous fait gagner un temps précieux, productivité oblige !.

Et surtout, elle fait partie des ressources mensuelles nécessaires à l’élaboration de la paie. L’exportation vers le logiciel de comptabilité est aisée, et, grâce à des données plus précises, les risques d’erreur sont quasi nuls !

Grâce à la feuille de temps, il est facile d’évaluer la charge de travail de chacun tout en ayant une idée claire des plannings, et de transmettre les heures de travail à la compta sans risque d’erreur en vue de l’élaboration de la paie. Elle fait partie des outils à mettre en place pour simplifier la tâche des collaborateurs en entreprise.

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Les avantages de la feuille de temps 

Vous l’aurez compris, la feuille de temps est à la fois un gage de vérification des horaires de chacun, du temps de présence dans l’entreprise, mais c’est aussi un formidable outils pour les ressources humaines qui permet de : 

• vérifier les priorités des différents services ;
• suivre des heures de présence de chacun ; 
• regrouper les différentes feuilles de présence par service ; 
• moduler les temps de présence selon les urgences ou les surcroîts de travail ; 
• donner de l’indépendance aux salariés et les responsabiliser.
  

L’entreprise a tout intérêt à mettre en place des feuilles de temps de présence pour mieux gérer les absences, ceci dans l’ensemble des secteurs. Les salariés en télétravail sont également éligible à la feuille de temps. Cela leur fait un repère quant aux heures de prises de poste à distance, même si celle-ci ne contient aucune donnée sur les missions et tâches à faire tout au long de la semaine.

Envie de faciliter le suivi du temps de travail de vos employés ? Faites appel à Combo ! Demandez une démo pour découvrir notre outil.