Gagnez en efficacité grâce à la feuille de temps

Une feuille de temps permet de suivre soigneusement le temps de travail de vos salariés, ainsi que leurs horaires d’entrée et de sortie, mais aussi d’autoriser l’accès à certaines données aux personnes concernées. C’est l’outil indispensable pour éviter les erreurs de paie et optimiser les efforts de chacun. Combo, outil de GTA et gestion des plannings vous l’explique plus en détail.

Commençons par comprendre ce qu’est une feuille de temps 

Pour lancer votre stratégie de contrôle du temps de travail, débutez par une feuille de temps, qui c’est ni plus ni moins qu’un tableau, généralement hebdomadaire, sur lequel on mentionne le détail des heures effectuées par les salariés au travail. Elle peut être en version papier (prévoyez du temps pour l’administratif, car le suivi et l’addition des heures sont chronophages – saisir toutes les données prend un temps fou, et comporte des risques d’erreur), ou en version numérique – et dans ce cas, les modèles peuvent avoir différents formats de fichier. Devinez ce qu’on préfère chez Combo ?

En fait, il y a plein de bonnes raisons de tenir une feuille de temps, selon les besoins de la société, et la nature de ses activités. Et une chose est sûre : elle contribue au bon fonctionnement de l’entreprise.

C’est encore obscur pour vous ? Attendez, vous allez bientôt y voir plus clair.

A quoi ressemble une feuille de temps ?

Une feuille de temps comporte un certain nombre d’informations :

Les prénoms et noms des salariés (éventuellement leurs numéros d’employé)

Les jours de la semaine ;

Les heures de travail, mais aussi les temps de pause, et notamment la pause déjeuner.

Elle peut avoir la forme d’un tableau assez basique sous Excel (vous trouverez facilement des modèles sur le web, comme celui-là, par exemple). 

Modèle de feuille de temps à télécharger

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Vous cherchez un modèle de feuille de temps simple pour suivre soigneusement le temps de travail de vos salariés, ainsi que leurs horaires d’entrée et de sortie ? Suivez le guide :

1. Pour pouvoir utiliser le template excel, faites une copie de ce fichier, cliquez sur Fichier > Créer un copie

2. Listez vos employés, les différents postes, et complétez les heures travaillées de vos employés;

3. Imprimez le tableau ou partagez-le en PDF à votre équipe !

Ce modèle de feuille de temps correspond le mieux aux équipes jusqu'à 5-6 personnes.

Pourquoi utiliser une feuille de temps ?

 Il y a deux bonnes raisons d’y avoir recours, et ce, quelle que soit la taille de votre structure, et son domaine d’activités.

‍1 / Vous souhaitez structurer votre entreprise afin que tous les membres de votre équipe admin puissent être sur la même longueur d’ondes ?

L’important, dans la vie d’une entreprise, c’est de bien communiquer et de partager les informations à bon escient. Or, plus les employés sont nombreux, plus il faut se structurer afin que les données cruciales soient accessibles à ceux qui en ont besoin pour travailler efficacement.

Mettre en place une feuille de temps peut être une bonne idée. Pourquoi ?

=> Les informations sont “écrites en noir sur blanc”. 

Personne ne peut contester les horaires mentionnés à posteriori. Et si elle est au format numérique, une feuille de temps est la garantie que les données sont consignées de manière sécurisée.

=> Les informations sont consultables par toutes les personnes concernées.

Office manager, comptable, chargé RH… tous les gens qui, à un moment ou à un autre, sont susceptibles de devoir gérer les heures de travail des salariés, y ont accès quand bon leur semble. Au moindre doute, il leur suffit de jeter un œil aux plannings renseignés.

=> La visibilité sur la charge de travail de chacun est nettement meilleure. 

On peut voir très facilement qui a fait plus d’heures et éventuellement corriger les erreurs de planning commises. Inutile de payer trop d’heures supplémentaires à un salarié si un autre, au même poste, est moins occupé.

Bref, la feuille de temps, c’est un outil de tracking précis, mais aussi un outil de communication précieux. 

2 / Plus simplement, vous souhaitez avoir une vue d’ensemble très précise du planning de chacun des salariés de votre hôtel ou de votre épicerie, et améliorer vos chances de transmettre des bulletins de salaire parfaitement exacts grâce à un décompte d’heures irréprochable ?

Sachez qu’une feuille de temps permet de surveiller de plus près les allers et venues de vos collaborateurs, mais pas que… Elle responsabilise vos salariés, qui ont moins tendance à s’absenter et à être en retard. Leurs heures de travail sont mieux comptabilisées, dans le respect des dispositions du contrat de travail. Heures supplémentaires et heures de soirée/nuit seront rémunérées comme il se doit. Dans ce cas, votre feuille de temps entre plutôt dans le cadre d’un planning hôtellerie ou point de vente. Elle aide à la gestion de tous vos emplois du temps.

Si votre feuille de temps est numérique, le suivi des horaires de travail peut être automatisé, ce qui vous fait gagner un temps précieux.

Et surtout, elle fait partie des ressources mensuelles nécessaires à l’élaboration de la paie. L’exportation vers le logiciel de comptabilité est aisée, et, grâce à des données plus précises, les risques d’erreur sont quasi nuls !

Grâce à la feuille de temps, il est facile d’évaluer la charge de travail de chacun tout en ayant une idée claire des plannings, et de transmettre les heures de travail à la compta sans risque d’erreur en vue de l’élaboration de la paie. Elle fait partie des outils à mettre en place pour simplifier la tâche des collaborateurs en entreprise.

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