Distribuez vos fiches de paie en 3mn chrono

Recourir à un coffre-fort numérique pour les fiches de paie n’est pas une obligation légale. De manière générale, la dématérialisation des documents RH n’est pas obligatoire, même si elle tend à devenir la norme. La loi travail El Khomri de 2016 précise notamment que la remise du bulletin de paie par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité, et l’accessibilité des données.

La remise du bulletin de paie électronique doit avoir lieu dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données, ainsi que leur conservation pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans (c. trav. art. D. 3243-8). Le bulletin de paie peut être délivré au salarié sous une forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données, sauf si le salarié refuse cette dématérialisation (c. trav. art. L. 3243-2) L’employeur qui le souhaite peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition individuelle du salarié (c. trav. art. L. 3243-2).

L’employeur doit en informer chaque salarié de son droit de s’y opposer, au moins un mois avant la première dématérialisation, par tout moyen donnant une date certaine à cette information. Pour les embauches ultérieures, l’information est donnée aux intéressés à ce moment (c. trav. art. D. 3243-7). Le salarié peut manifester son opposition à la dématérialisation à tout moment, y compris après la première remise d’un bulletin de paie dématérialisé (c. trav. art. D. 3243-7). Pour ce faire, le salarié peut procéder par tout moyen donnant une date certaine à son opposition. L’employeur doit tenir compte de ce refus dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois après sa notification. En pratique, il doit délivrer des bulletins « papier » à l’intéressé.