Le planning de travail de A à Z : heures, réglementation, outils…

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Le planning de travail de A à Z : heures, réglementation, outils…
Emilie Geoffroy
Emilie Geoffroy
Posté le
16/1/2023
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La base de toute gestion d’équipe en retail, grande distribution, restauration, hôtellerie… c’est la planification des équipes ! Une mauvaise gestion du planning, c’est une masse salariale non optimisée (premier centre de coût pour la plupart des entreprises) et un suivi de l’activité qui s’en voit grandement compliqué.

Le planning est l’outil essentiel pour assurer la croissance de votre business et gérer au mieux votre équipe. Si on reprend les bases, qu’est ce qu’un planning de travail ? Que dit la loi ? Comment améliorer la gestion de vos ressources humaines ? Quels sont les avantages à utiliser  ? C’est parti pour un point sur le planning  !

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Sans planning de travail, pas d’activité ! Il permet d’organiser les horaires de travail des équipes en fonction des besoins des entreprises, communiquer les shifts aux employés, et ceci dans le respect de la loi.

Horaire collectif de travail et l’horaire individuel : quelles différences ?

- L’horaire collectif, kesako ?

L'horaire collectif s'applique à tous les salariés de l'entreprise ou à un groupe de salariés. Par conséquent, l'horaire collectif de travail n'est donc pas forcément le même pour tous les salariés. Il peut y en avoir plusieurs dans votre entreprise : planning de jour, de nuit, etc.

- Qui le décide ?

C’est vous, en tant qu’employeur, qui déterminez l’horaire collectif. Choisissez le début et la fin des horaires de travail dans une journée ainsi que les temps de pause et de repos.

- Quid des conventions collectives ?

En général, les conventions collectives encadrent les horaires collectifs de travail. Renseignez-vous sur la vôtre ! Ces horaires peuvent être répartis sur une période pouvant varier entre 4, 5 ou 6 jours. N’oubliez pas : les représentants du personnel doivent donner leur accord au préalable.

- L’horaire individuel : tout comprendre en un clin d'œil !

- Il est applicable à un salarié ;
- Il peut être organisé en plages horaires mobiles ou en plages horaires fixes ;
- Il peut avoir été négocié contractuellement entre vous, employeur et le salarié.

-Et les heures supplémentaires dans tout ça ?

Des heures supplémentaires peuvent être effectuées par vos salariés à votre demande.

Vos équipes doivent les accomplir sauf si vous abusez de ce droit. Par exemple, vos collaborateurs peuvent refuser de les faire si vous ne les avez pas prévenus suffisamment tôt.

Planning de travail : que dit la loi ? Vous avez l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail, daté et signé de votre part, en caractères lisibles et de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique.

A noter : si vous avez des équipes employées à l'extérieur, cet horaire est affiché dans l'établissement auquel elles sont rattachées.

La loi n’impose pas de délai pour communiquer le planning de travail à vos salariés. Toutefois un accord ou une convention collective - de branche ou d’entreprise - peut vous imposer la communication du planning, à vos salariés, dans un délai précis.

Renseignez-vous ! Votre convention collective ne vous impose pas de ? Dans ce cas, il est recommandé à l’employeur d’informer ses salariés dans un délai estimé à 7 jours.

En revanche, si vous avez des salariés soumis à un dispositif d’aménagement du temps de travail, la loi prévoit que ces salariés doivent être informés des changements de leurs horaires de travail dans un délai raisonnable. Idem, en l’absence d’accord, le délai des modifications est fixé à 7 jours.

planning de travail d'une équipe sur Combo
Un exemple de planning de travail sur l'application Combo

Des dispositions spécifiques en fonction des conventions collectives

Les règles d'affichage du planning sont différentes en fonction des conventions collectives. Nous vous proposons de faire un focus sur 4 d’entre elles !

Hôtellerie et restauration traditionnelle

Si le délai d’affichage du  et le délai de prévenance en cas de modification suivent les dispositions légales, il existe des dispositions spécifiques en cas d’aménagement du temps de travail dans ce secteur :

L’affichage doit avoir lieu 15 jours à l’avance et, en cas de modification, au plus tôt et au moins 8 jours à l’avance. La CCN (convention collective) indique que ce délai peut être réduit pour faire face à des circonstances exceptionnelles.

Restauration rapide

Le délai d'affichage du planning, le délai de prévenance en cas de modification et le délai d’aménagement du temps de travail est d'au moins 10 jours calendaires avant le début de la semaine concernée.

Boulangerie

Le délai de prévenance d’affichage du planning et celui en cas de modification du planning est de 3 jours sauf circonstances exceptionnelles

Retail

Le délai d’affichage du planning est d’une semaine à l’avance sauf circonstances exceptionnelles. En cas d’aménagement du temps de travail, les dispositions en vigueur sont les suivantes :
- Le calendrier définissant les périodes de haute et basse activité prévues dans l’entreprise doit être affiché, après consultation du CSE, 30 jours calendaires au plus tard avant son entrée en vigueur;
- Le nombre d'heures de travail et leur répartition au sein de la semaine doivent être communiqués aux salariés concernés 15 jours calendaires minimum avant ;
- Les horaires de travail pourront être modifiés dans un délai réduit à 3 jours ouvrés en cas d'absence imprévue d'un salarié, d'un surcroît ou d'une baisse importante d'activité, ou afin d'assurer la sécurité des biens et des personnes en cas de situation exceptionnelle.

A noter : la modification d'horaires pourra cependant être refusée si celle-ci s'avère incompatible avec les obligations familiales impérieuses des salariés concernés.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’affichage des horaires ?

Le défaut d’affichage ou l’absence d'affichage provoque une contravention. Au-delà du risque juridique, il existe un véritable risque d’image pour votre entreprise. Le manque ou l’absence d'affichage des horaires, et le non-respect des règles de manière générale entachent la relation avec les salariés. Un manque d'information et de transparence peut engendrer une perte de confiance, la démotivation et le turnover de vos équipes…

On ne peut donc pas passer à côté d’une bonne planification de ses équipes ! Voici nos conseils pour y arriver.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel pour créer son planning de travail ?

Les limites du planning sur Excel

L’outil le plus répandu chez les entreprises pour planifier le travail de leur personnel est un tableau Excel. Malheureusement, ce modèle présente bien des limites dans son utilisation au quotidien, et s’avère peu efficace et très chronophage. La création d'un planning excel est un casse-tête qui prend des heures toutes les semaines. Entre formules cassées, mauvaise communication, manque d’infos sur la paie, absence de cadre légal…  Les erreurs sont beaucoup plus fréquentes et peuvent avoir des conséquences graves sur l’activité de l’entreprise et la confiance des salariés.

Pour passer du casse-tête au jeu d’enfants, un bon outil de planning automatisé et collaboratif permet de limiter les erreurs humaines. Vous créez ainsi des plannings conformes avec la législation et les spécificités de chaque convention collective.

La nouvelle ère des plannings de travail en ligne, collaboratifs, et liés aux ratios de productivité

Les logiciels de planification de travail comme Combo sont simples et rapides d’utilisation. Intuitifs, leur prise en main est facilitée pour vos managers et vos salariés. Ceci est particulièrement vrai pour les secteurs où les plannings évoluent fréquemment ou qui doivent s’assurer de la présence obligatoire de personnels qualifiés comme en pharmacie :

Une solution collaborative et fluide, des alertes instantanées

Dirigeants et équipes ont accès à l’interface en continu. Vos équipes sont immédiatement averties en cas de changement du planning de travail. Les managers peuvent directement échanger avec leurs équipes via la messagerie disponible sur l’application. L’envoi du planning par mail se fait en un clic. Les équipes peuvent signaler leur absence et faire leurs demandes de congés directement depuis l’application mobile. De plus, avec Combo et son option pointeuse connectée, on est immédiatement averti en cas de retard ou absence.

Respect de la loi et de la convention collective

Vous pouvez configurer la solution en fonction de votre convention collective et créer des plannings respectueux de la loi. Les managers sont alertés en cas d’erreur dans le planning : non-respect de la convention, dépassement des horaires…

Cette fonction est essentielle pour les managers, les gérants et les responsables RH qui s’assurent ainsi du respect du cadre légal et préviennent leur entreprise des erreurs. Le suivi des actualisations des conventions collectives et de la loi ne sont pas évident pour les petites entreprises qui ne disposent pas de service juridique interne pouvant les alerter. Une solution de planning actualisée en temps réel et liée à la convention collective de votre secteur, c’est aussi travailler l’esprit tranquille !

Des données et documents  réunis dans une seule solution

Toutes vos données RH sont rassemblées sur un outil comme Combo : plus besoin de passer dans chaque établissement récupérer les fiches de présence et les éléments variables de paie. L’information est centralisée et visible, permettant un suivi de l’activité de vos établissements.  Contrats, arrêts, infos plannings, pointage… une information unique vérifiée par les managers, pour simplifier la prépa-paie et la gestion d’équipe. Vos managers comme votre service RH gagnent ainsi un temps précieux.

Un suivi de la productivité et des ratios

Enfin, grâce à un logiciel de planning, vous avez une vue globale des heures de travail que vous pouvez lier à votre système de caisse (Combo s’intègre avec la plupart des systèmes de caisse par exemple) pour mieux évaluer l’efficacité et la rentabilité de votre organisation. Suivez vos ratios essentiels, pilotez votre activité et optimisez votre masse salariale (premier coût dans de nombreux secteurs).

Alors, team Excel ou team planning moderne ? Les risques liés à l’utilisation d’Excel sont trop grands pour les entreprises. En plus de la perte de temps considérable pour vos équipes, les erreurs que cet outil peut induire sont lourdes de conséquence pour votre business tant sur le plan juridique qu’au niveau de la gestion de votre activité

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