Temps de travail effectif : définition, obligations et gestion RH

En tant que manager d’équipes ou responsable RH, vous n’êtes pas sans savoir que le temps de travail effectif réalisé par vos employés est une donnée indispensable à connaître, en premier lieu pour parvenir à calculer leur salaire. Bien qu’essentielle, la notion du temps de travail effectif peut s’avérer complexe à certains égards. Vous cherchez vous-même à clarifier quelques points et comprendre ce qu’il contient, lisez plutôt ce qui suit et simplifiez-vous la vie grâce aux conseils Combo et à notre logiciel RH polyvalent.

Tout sur les différents types de travail effectif

Il existe une différence importante entre le temps de travail qui correspond très souvent aux horaires d’arrivée et de départ du salarié. Il prend en considération la pause de midi. Le le temps de travail effectif, quant à lui exclut les heures non réellement travaillées, mais intègre les heures durant lesquelles le salarié reste à disposition de l’entreprise. 

Travail effectif et temps plein 

C’est l’exemple le plus simple. Un salarié à temps plein calcule son temps de travail effectif de la façon suivante : 

Heure d’arrivée du matin jusqu’à la pause méridienne +Heure de reprise après le repas jusqu’à son départ le soir. 

Autrement dit, un salarié effectuant 35 heures par semaine travaille réellement 7h par jour x 5 jours, pauses comprises qui sont comprises dans le calcul car rémunérées. La pause déjeuner, qu’il prenne une heure ou deux heures, en sont exclues et son temps de travail réel et effectif est bien de 7 heures par jour. 

Travail effectif et temps partiel 

À l’identique d’un temps plein, le salarié à temps partiel ne compte pas son temps de déjeuner dans ses heures travaillées. Les pauses sont néanmoins comptabilisées car rémunérées. 

🧐 Attention : les temps de trajet travail ne sont pas inclus dans les heures effectives, sauf en cas de mission chez un client ou un fournisseur entrant dans le cadre des heures travaillées et rémunérées. 

Quid des heures supplémentaires ? 

Elles intègrent bien sûr le temps de travail effectif puisqu’elles sont soumises à un maximum légal selon la législation sur le temps de travail.

Le travail de nuit et le temps de travail effectif 

Le travail de nuit subit les mêmes règles que le travail de jour, à savoir : temps réellement travaillé = temps entrant dans le temps de travail effectif. On peut y ajouter le temps d’habillage et de déshabillage, les temps de pause où le salarié reste à la disposition de son employeur et les heures supplémentaires. Le travail de nuit commence généralement à 21h pour se terminer à 6 h du matin. Il suit des règles particulières en matière de droit du travail, notamment en termes de jours de repos compensatoires.

Télétravail et travail à distance

La pandémie a rebattu les cartes des heures de présence des salariés dans l’entreprise. Un salarié en télétravail, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel bénéficie du même calcul sur son temps de travail effectif qui exclut la pause déjeuner, mais intègre les temps de pause classiques pris en journée (20 minutes après 6 heures de travail). 

Travail en équipe et par roulement 

Là encore, le travail en équipe et par roulement, que l’on appelle souvent les trois huit, suit la même règle sur le temps de travail effectif. Exclusion du temps de trajet-travail et des pauses repas.

Temps de travail effectif : qu’est-ce que ça signifie concrètement ?

En France, le temps de travail effectif n’a rien d’une notion abstraite. Défini par le Code du travail, il fait l’objet d’une définition bien précise. 

Définition du temps de travail

Pour l’article L3121-1 du Code du travail, le temps de travail effectif correspond au temps « pendant lequel l’employé est à la disposition de l’employeur, et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Selon cette définition, le temps de travail effectif est à distinguer de la notion d’amplitude horaire, qui comprend le temps de travail effectif + les temps de pause (ce qui le fait donc correspondre au temps de présence dans l’entreprise).

🙂 Exemple: Un employé a commencé sa journée de travail à 9 heures du matin; il a pris sa pause déjeuner à midi, et a repris ses fonctions à 13 heures jusqu’à 17 heures. Son amplitude horaire est donc de 8 heures; son temps de travail effectif, quant à lui, est de 7 heures. 

Les trois conditions à remplir pour que le temps de travail soit considéré comme effectif

• Le temps de travail doit être entièrement mis à la disposition de l’employeur. 
• Durant toute la durée du temps de travail effectif, le salarié doit se conformer aux directives de sa hiérarchie. 
• L’employé n’est pas en droit de vaquer à des occupations d’ordre personnel. 

Lorsqu’une de ces conditions n’est pas respectée, le temps de travail effectué par l’employé n’est pas considéré comme effectif – excepté dans certains cas particuliers que nous détaillerons plus bas. 

Pourquoi le temps de travail effectif est-il indispensable pour votre gestion RH ?

En tant que manager, dirigeant, responsable ou employé du service RH, le temps de travail effectif est une donnée qui vous permet de:

• Calculer le salaire de vos employés
• Déterminer le nombre d’heures supplémentaires effectué par le salarié et pouvoir en calculer le montant
• Comptabiliser les congés payés de l’employé

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Quelle est la durée maximale légale du travail effectif ?

En France, la durée du travail effectif ne peut pas excéder 35 heures par semaine – ou 39 heures pour les employés des métiers régis par la convention HCR, notamment. Au quotidien, cette durée ne doit pas dépasser 10 heures, excepté en cas de dérogations (12 heures max si dérogation). Bien sûr, il est tout de même possible d’organiser dans vos plannings des semaines de plus de 35 heures (ou de moins de 35 heures) grâce à la loi sur l’aménagement du temps de travail. 

Au-delà du nombre d’heures maximal fixé par les dispositions conventionnelles, les heures doivent être comptabilisées comme des heures supplémentaires. Si des dérogations sont accordées, la durée du travail effectif ne doit pas dépasser 48 heures sur une semaine dans tous les cas, ou 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives. Vous souhaitez gagner du temps pour la gestion de vos plannings ? Le logiciel de gestion de paie vous aide à réaliser toutes les tâches liées à la gestion du personnel (planning, paie, suivi des ratios, documents administratifs…). 

Comment calculer le temps de travail effectif de vos salariés ?

Le calcul des heures de travail effectif de chaque salarié n’est pas difficile à réaliser en lui-même. Deux méthodes peuvent vous permettre d’y parvenir relativement facilement. 

• Additionner le temps de travail effectif réalisé au quotidien par l’employé sur une semaine.

👉 Exemple : l’employé a travaillé de manière effective pendant 8 heures par jour, à raison de 5 jours par semaine. Le nombre d’heures de travail effectif réalisé par le salarié est de 40 heures (8 + 8 + 8 + 8 +8). 

•  Multiplier le nombre d’heures de travail effectif quotidien par le nombre de jours travaillés. 

👉 Exemple : le salarié a effectué 7 heures de travail effectif par jour, à raison de 5 jours par semaine. Il convient alors de comptabiliser 35 heures de travail effectif (7 x 5). 

Vous l’avez donc compris : la principale difficulté n’est pas le calcul en lui-même, mais de dissocier les heures de travail assimilées à du travail effectif et celles qui ne le sont pas.

Quelles sont les heures assimilées à du  travail effectif ?

Comme souligné précédemment, vous devez réussir à distinguer le temps de présence en entreprise et le temps de travail effectif pour pouvoir calculer le salaire de vos employés. Il convient, pour cela, de connaître précisément toutes les situations considérées par la loi comme du travail effectif, et celles qui n’entrent pas dans ce cadre.  

Quand commence le temps de travail effectif ?

Le temps de travail effectif commence à l’heure où l’employé se trouve à son poste de travail et prend ses fonctions pour se consacrer essentiellement à ses tâches professionnelles. Dans cette logique, le temps du trajet domicile/travail n’est pas considéré comme du travail effectif – dans certains cas cependant (notamment pour les employés en situation de handicap), ce temps de déplacement peut faire l’objet d’une contrepartie (généralement sous forme de repos). À la fin de la journée, le temps de travail effectif se termine lorsque l’employé arrête ses fonctions. 

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Temps de travail effectif : quelles sont les situations spécifiques à connaître ?

Les temps de pause 

Les temps de pause sont assimilées à du travail effectif à partir du moment où, durant ces pauses :

• le salarié se tient à la disposition de son employeur en se conformant à ses directives
• ne vaque pas à des occupations personnelles. 

Si ces conditions ne sont pas respectées, les pauses ne sont pas considérées comme du travail effectif. Toutefois, dans la pratique, les courtes pauses (les pauses-cafés, par exemple) ne sont généralement pas déduites du temps de travail effectif, y compris si les trois conditions énoncées plus haut ne sont pas toutes remplies. 

Les temps de restauration

Tout comme les pauses, les heures consacrées au déjeuner sont considérées comme du travail effectif à seule condition de respecter les 3 principaux critères utilisés par le Code du travail pour définir la notion. 

Le temps de déplacement 

Le temps effectué dans le cadre des trajets domicile/travail n’est pas du travail effectif, contrairement au temps consacré aux déplacements professionnels (rendez-vous chez un client ou un fournisseur, déplacement entre les différents sites de l’entreprise), qui sont quant eux comptabilisés en tant que tels. 

Le temps nécessaire à l’habillage et au déshabillage 

Lorsque vos employés doivent revêtir/retirer leur tenue de travail sur le lieu de l’entreprise (et que le port de la tenue est imposé), le temps nécessaire aux opérations n’est en principe pas compté comme du travail effectif ; il peut, en revanche, donner lieu à une contrepartie (financière ou sous forme de repos). Une convention ou un accord d’entreprise (ou une convention ou un accord de branche) peut toutefois estimer que ces opérations constituent du travail effectif. 

L’astreinte

Deux cas de figure sont prévus par le Code du travail : 

• Quand le salarié réalise une intervention lors d’une période d’astreinte, l’intervention est assimilée à du travail effectif.
• La période d’astreinte en elle-même n’est pas assimilée à du temps de travail effectif, mais fait l’objet d’une contrepartie (financière ou sous forme de repos).

Les absences

En principe, les absences de l’employé (y compris justifiées) ne sont pas assimilées à du travail effectif ; il existe toutefois plusieurs exceptions à la règle :

• Les congés payés
• Les congés pour événements familiaux
• Les congés maternité/paternité
• Les arrêts de travail faisant suite à accident de travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle 
• Les congés de formation (dans certains cas)
• Le jour férié du 1^er mai
• Les visites médicales lorsqu’elles ne peuvent pas avoir lieu pendant les heures de travail

Les absences non assimilées à du travail effectif, excepté en cas de dispositions conventionnelles favorables : 

• Arrêt de travail pour maladie
• Grève
• Mise à pied
• Congé de présence parentale ou de solidarité familiale. 

Les obligations de l’employeur en matière de respect de temps de travail effectif 

L’employeur doit se conformer à certaines obligations en ce qui concerne le temps de travail effectif. Il est ainsi le garant d’une qualité de vie au travail et du respect de la législation sur le droit du travail, l’application des conventions collectives, accords de branche et accord d’entreprise.

Il doit pour cela s’assurer de : 

• respecter de la durée légale du travail conformément à chaque contrat de travail et selon les temps de présence obligatoires en entreprise, ainsi travailler 12 heures d’affilée sans pause est interdit ;
• mettre en place des horaires de travail qui sont affichés dans les locaux de l’entreprise et figurent dans chaque contrat de travail, que ce soit en CDI, CDD, contrat de saisonnier, contrat court et d’extra ;
• suivre et enregistrer le temps de travail par la validation d’une fiche de présence ou, mieux, par la mise en place d’un système de pointage depuis le téléphone portable ou la tablette du salarié ;
• payer les heures supplémentaires qui sont dues et ceci à chaque fin de mois afin d’éviter tout litige et oubli ;
• garantir les temps de repos avec la mise à disposition éventuelle d’une salle dédiée ;
• respecter des règles spécifiques comme inclure le temps d’habillage et de déshabillage dans le temps de travail effectif et donc de le rémunérer ; 
• assurer la santé et la sécurité des salariés par un suivi de la médecine du travail, contrôle sécurité et mise à disposition du matériel adapté (casques, chaussures de sécurité…).

Les outils de contrôle du suivi du temps de travail 

L’entreprise possède aujourd’hui de nombreux outils pour s’assurer du bon suivi du temps de travail effectif. La plupart d’entre elles font appel aujourd’hui à des systèmes automatisés comme Combo : 

• présence en entreprise validée par un  pointage automatique ; 
• calcul de la quotité de travail des salariés ;
• reconnaissance biométrique pour l’accès à des locaux sécurisés ou sensibles ;
• gestion des temps de pause et de congés ;
• préparation des rémunération dont la mention des avantages en nature sur la fiche de paie ;
• planning accessible en ligne ; 
• suivi numérique des heures travaillées, des heures supplémentaires et heures complémentaires ; 
• gestion des congés payés, jours RTT et repos compensatoire ; 
• suivi des absences pour maladie ou jours de congés exceptionnels.

Les sanctions en cas de non-respect des règles sur le temps de travail effectif 

L’employeur peut être sanctionné, par l’inspection du travail en hôtellerie notamment, lors du non respect de temps de travail effectif tel que le non paiement des heures supplémentaires, non respect du nombre d’heures maximales travaillées par jour, impossibilité de prendre des congés, etc. Il peut se voir ainsi condamné au : 

• paiement des heures supplémentaires non réglées avec perception de dommages et intérêts ; 
• amendes administratives ; 
• condamnation à titre personnel ;
• fermeture administrative ponctuelle ou définitive ; 
• incapacité d’exercer une activité commerciale ;
• prison ferme dans le pire des cas. 

Le salarié peut également être sanctionné s’il ne respecte pas les heures de travail effectif mentionnées sur son contrat de travail ou précisées sur le panneau d’affichage obligatoire de l’entreprise. Par sanction, cela peut passer par un simple rappel à l’ordre et aller jusqu’au licenciement pour faute lourde ou grave.

Chaque partie a la possibilité de se retourner contre l’autre en cas d’abus.

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