1. Objet
COMBO de la société SNAPSHIFT (« COMBO ») édite et exploite une solution (la « Solution ») à travers laquelle elle propose à des entreprises (les « Clients ») et à leurs employés (les « Utilisateurs ») :
- une optimisation de la planification du personnel et du traitement de la paie ;
- un contrôle du temps de travail du personnel ;
- la simplification de la gestion administrative de ce dernier.
Ci-après dénommés ensemble les « Services ».
La Solution est accessible à ses utilisateurs en mode « Software as a Service » (SaaS) sur le site internet combohr.com. (le « Site »).
Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les modalités et conditions d’utilisation de la Solution et des Services ainsi que de définir les droits et obligations des parties dans ce cadre (les « Conditions Générales »).
Elles sont accessibles et imprimables à tout moment par un lien direct en bas de page du Site et de la Solution.
Elles peuvent être complétées le cas échéant par des conditions d’utilisation particulières à certains Services, lesquelles complètent les présentes conditions générales et, en cas de contradiction, prévalent sur ces dernières.
2. Exploitant de la Solution et des Services, contact
La Solution et les Services sont exploités par COMBO de SNAPSHIFT, SAS immatriculée au RCS de Paris sous le n°818 582 801, dont le siège social est situé 37 rue de Bellefond à Paris (75009 PARIS) .
COMBO peut être contactée aux coordonnées suivantes :
Adresse email : support@combohr.com
3. Accès à l’Application et aux Services
3.1 Capacité juridique
La Solution et les Services sont accessibles :
- A toute personne physique disposant de la pleine capacité juridique pour s’engager au titre des présentes Conditions Générales. La personne physique qui ne dispose pas de la pleine capacité juridique ne peut accéder à la Solution et aux Services qu’avec l’accord de son représentant légal.
- A toute personne morale agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant de la capacité juridique pour contracter au nom et pour le compte de la personne morale.
3.2 Solution et Services destinés aux professionnels
La Solution et les Services s’adressent exclusivement aux professionnels, entendus comme toutes personnes physiques ou morales exerçant une activité rémunérée de façon non occasionnelle dans tous les secteurs d’activité de l’industrie et du commerce.
4. Acceptation des Conditions Générales
L’acceptation des présentes Conditions Générales par le Client est matérialisée par une case à cocher dans le formulaire de demande d’inscription.
Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n’accepte pas d’être lié par les présentes Conditions Générales ne doit pas accéder à la Solution ni utiliser les Services.
5. Description de la Solution et des Services
Le Client et les Utilisateurs disposent d’une messagerie leur permettant d’échanger entre eux via la Solution (la « Messagerie »).
5.1 Le Client
Le Client a notamment accès aux Services qui suivent, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que COMBO juge les plus appropriés.
- Création, publication et suivi des plannings ;
- Suivi des heures réelles travaillées ;
- Suivi des absences ;
- Export des éléments variables de paie ;
- Gestion des dossiers RH collaborateurs ;
- Tableaux de bord RH ;
- Partage de documents ;
- Messagerie interne;
5.2 L’Utilisateur
L’Utilisateur a notamment accès aux Services qui suivent, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que COMBO juge les plus appropriés :
- accès au planning
- accès à la Messagerie.
- partage de document.
- saisie des heures réelles.
- demande de congés payées.
5.3 Autres Services
COMBO se réserve la possibilité de proposer tout autre Service, à titre gratuit ou payant, qu’elle jugera utile, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques qu’elle estimera les plus appropriés pour rendre lesdits Services.
6. Durée
Le Client est libre de choisir entre deux formules :
- La formule sans engagement. Dans cette hypothèse, les Services sont souscrits sous forme d’abonnement ( « l’Abonnement »). L’Abonnement début au jour de sa souscription pour un période initiale d’1 (un) mois. Il se renouvelle tacitement, pour des périodes successives de même durée que la période initiale (avec la période initiale, les « Périodes »), de date à date, sauf si l’Abonnement est dénoncé par le Client 1 (un) jour avant la fin de la période en cours par email ou via la Solution.****
Sans préjudice des autres modes de résiliation prévus au contrat, il pourra être résilié par le Client, sans qu’il n’ait à justifier de motif, par email ou via la Solution.
- La formule avec engagement. Dans cette hypothèse, les Services sont souscrits sous forme d’abonnement ( « l’Abonnement »). L’Abonnement début au jour de sa souscription pour un période initiale d’1 (un) an. Il se renouvelle tacitement, pour des périodes successives de même durée que la période initiale (avec la période initiale, les « Périodes »), de date à date, sauf si l’Abonnement est dénoncé par le Client 1 (un) jour avant la fin de la période en cours par email ou via la Solution.****
7. Licence d’utilisation de la Solution
7.1 Étendue de la licence
COMBO concède au Client et aux Utilisateurs, pour la durée prévue à l’article « Durée », une licence non exclusive, personnelle et non transmissible d’utilisation de la Solution, dans sa version existante à la date des présentes et dans toutes éventuelles versions à venir, ainsi que de sa documentation technique, en mode SaaS, aux seules fins de la fourniture des Services.
7.2 Demande spécifique
Toute demande de modification du paramétrage de la Solution et/ou d’ajout de nouveaux Services et/ou de nouveaux Utilisateurs et/ou de nouvelles fonctionnalités par le Client fera l’objet d’une commande spécifique. En cas d’accord des Parties sur les conditions, notamment financières, d’adaptation de la présente licence, celles-ci feront l’objet d’un devis.Conditions d’utilisation de la Solution
La licence susvisée est consentie aux seules fins d’utilisation de la Solution par le Client, selon les modalités prévues aux présentes, pour ses propres besoins et par les seuls Utilisateurs.
Le Client s’interdit et veillera à ce que les Utilisateurs s’interdisent, en conséquence de :
- Reproduire, arranger, adapter tout ou partie de la Solution ;
- Procéder à toute forme d’exploitation commerciale de la Solution auprès de tiers ;
- Céder, fournir, prêter, louer la Solution, en concéder des sous-licences ou autres droits d’usage, ou de manière plus générale, de communiquer à un tiers ou à une société affiliée tout ou partie de la Solution ;
- Intégrer tout ou partie de la Solution dans tout système informatique ou toute autre solution logicielle autres que ceux prévus dans le cadre du présent contrat ;
- Procéder à la télétransmission de la Solution, à sa mise en réseau, notamment sur internet, en-dehors du Site, ou à sa diffusion sous tout autre forme, sans autorisation écrite et préalable de COMBO.
Le droit d’utilisation n’est consenti au Client que sous réserve du paiement effectif intégral des prix convenus à l’article « Conditions financières ».
8. Accès à la Solution
COMBO ouvrira un compte au nom du Client, qui lui permet notamment de gérer son utilisation des Services et d’accéder à la Solution (le « Compte Client »).
Il appartient au Client de créer des comptes aux Utilisateurs ayant accès à la Solution (le « Compte Utilisateur »), dans la limite du nombre maximum prévu.
Afin de créer un Compte Utilisateur, le Client devra renseigner l’adresse mail de l’Utilisateur. Ce dernier recevra un email contenant un lien pour s’inscrire.
Il appartient également au Client de déterminer la nature des accès qui sont donnés aux Utilisateurs, ainsi que les données et informations auxquelles ils ont accès.
Le Client est seul responsable du maintien par les Utilisateurs de la confidentialité de leurs identifiants de connexion et/ou mots de passe.
Il s’engage à veiller à ce que les Utilisateurs ne permettent à aucun tiers de les utiliser à leur place ou pour leur compte, sauf à en supporter l’entière responsabilité. Il reconnaît expressément que tout utilisation de la Solution avec ces identifiants de connexion sera réputée avoir été effectuée par les Utilisateurs correspondants.
Le Client s’engage à contacter sans délai COMBO, par tout moyen écrit utile et notamment par email, s’il apparaît qu’un Compte Utilisateur a été utilisé à l’insu de son Utilisateur.
Lorsque les Comptes Utilisateurs ont été ouverts, les Utilisateurs ont accès à un espace personnel qui leur permet de gérer leur utilisation de la Solution et des Services.
9. Maintenance de la Solution et support technique
9.1 Maintenance corrective
La maintenance corrective a pour objet de corriger, pendant la durée du contrat, les anomalies relevées sur la Solution entendues comme un bug ou dysfonctionnement de celles-ci (ci-après : les « Anomalies »).
Les Anomalies se répartissent en trois catégories :
« Anomalie Critique » : Anomalie rendant impossible l’utilisation totale de la Solution
« Anomalie Majeure » : Anomalie diminuant l’utilisation de la Solution en empêchant l’utilisation de certaines fonctionnalités essentielles
« Anomalie Mineure » : toute Anomalie mettant le Client dans l’impossibilité d’utiliser une ou plusieurs fonctionnalités non essentielles de la Solution.
Le Client pourra signaler à COMBO toutes Anomalies par email à l’adresse de contact suivante : support@combohr.com ou par l’intermédiaire de la messagerie prévue à cet effet et accessible sur la Solution. Le Client s’efforcera de donner le maximum d’informations, notamment les difficultés rencontrées et les circonstances dans lesquelles elles sont intervenues, de nature à permettre à COMBO de caractériser l’incident. La réception de cette notification vaut signalement d’une anomalie.
COMBO procèdera alors au diagnostic de l’Anomalie, en vérifiant notamment si elle a pour origine la Solution et, le cas échéant, procédera à la qualification de l’Anomalie en Anomalie Critique, Majeure ou Mineure. COMBO informera le Client, par email des résultats de ce diagnostic dans les plus brefs délais et, en tous cas, dans un délai raisonnable.
S’il s’avère que l’Anomalie a pour origine la Solution, COMBO s’engage à mobiliser les moyens nécessaires pour la corriger dans les délais suivants :
- Anomalie Critique : dans les 24 heures suivant la Date du Diagnostic ;
- Anomalie Majeure : dans les 2 jours ouvrés suivant la Date du Diagnostic ;
- Anomalie Mineure : dans les 4 jours ouvrés suivant la Date du Diagnostic.
Ces délais s’effectuent dans le cadre des plages d’intervention de COMBO à savoir entre 8h30 et 18h30 pendant les jours ouvrés. Un jour ouvré s’entend d’une période ininterrompue de dix (10) heures, du lundi au vendredi, entre 8h30 et 18h30. Tout délai ayant débuté au cours de cette tranche horaire expirera à la même heure le dernier jour ouvré du délai.
9.2 Maintenance évolutive
COMBO s’engage à faire bénéficier le Client, pendant la durée du contrat :
- de toutes améliorations des fonctionnalités de la Solution, en rapport avec son ergonomie, sa rapidité d’exécution ou son efficacité, et/ou de toutes révisions visant à introduire des extensions mineures de la Solution (ci-après : les « Mises à Jour ») ;
- de toutes modifications de la Solution et de la documentation y afférente par l’ajout de nouvelles fonctionnalités (ci-après : les « Nouvelles Versions »).
La nature et la régularité de ces Mises à Jour et Nouvelles Versions seront laissées à la libre appréciation de COMBO.
Les Mises à Jour pourront être effectuées automatiquement et sans information préalable, ce que le Client accepte expressément.
9.3 Support technique
En dehors des Anomalies et pour toute question liée à l’utilisation de la Solution, COMBO assure un service de support technique à destination du Client, consistant en une assistance et un conseil.
Le support technique est accessible par le chat en ligne selon les horaires suivants :Lundi de 10h à 12h puis de 14h à 18h,
Mardi, mercredi et vendredi de 9h30 à 12h puis de 14h à 18h,
Jeudi de 9h30 à 11h puis de 14h à 18h.
En fonction du besoin identifié, COMBO estimera le délai de sa réponse et la nature de celle-ci et en tiendra informé le Client.
Les Utilisateurs devront transmettre leurs questions liées à l’Utilisation de la Solution au Client via la Messagerie.
10. Hébergement de la Solution
COMBO s’engage à assurer, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement de la Solution, ainsi que des données produites, saisies et échangées entre les Utilisateurs, conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art, sur ses serveurs ou par l’intermédiaire d’un prestataire d’hébergement professionnel, et sur des serveurs situés dans un territoire de l’Union Européenne.
En cas de changement de prestataire d’hébergement, COMBO s’engage à en aviser le Client dans les plus brefs délais, par tout moyen écrit utile. L’identité du nouvel hébergeur, ainsi que le territoire de l’Union Européenne dans lequel ses serveurs seront situés, seront précisés dans l’Annexe 2, actualisée à cet effet.
Dans le cadre de ce Service d’hébergement, COMBO s’engage à fournir au Client des capacités de stockage et de traitement suffisantes pour l’exploitation de la Solution.
COMBO s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques, conformes à l’état de l’art, nécessaires pour assurer la sécurité et de l’accès à la Solution et aux Services, portant sur la protection et la surveillance des infrastructures, le contrôle de l’accès physique et/ou immatériel auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en œuvre des mesures de détection, de prévention et de récupération pour protéger les serveurs d’actes malveillants.
COMBO s’engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en œuvre pour les besoins des Services, pour préserver la sécurité des données, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
11. Garantie de niveau de service
COMBO s’engage à assurer la permanence, la continuité et la qualité de l’accès à la Solution et aux Services, ainsi que de l’exploitation de la Solution.
A ce titre, COMBO fera ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à ses outils 24h/24h et 7j/7j et garantit la disponibilité des Services à 99,5%, sauf cas de force majeure.
Eu égard à la complexité d’Internet, l’inégalité des capacités des différents sous-réseaux, l’afflux à certaines heures des Utilisateurs de la Solution, aux différents goulots d’étranglement sur lesquels COMBO n’a aucune maîtrise, la responsabilité de COMBO sera limitée au fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.
COMBO ne saurait être tenu pour responsable (i) des vitesses d’accès à ses serveurs, (ii) des ralentissements externes à ses serveurs, et (iii) des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux.
En cas de nécessité, COMBO se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l’accès à la Solution et aux Services pour procéder à toute opération de maintenance de la Solution. Dans cette hypothèse, COMBO s’engage à informer le Client au minimum 24 (vingt-quatre) heures à l’avance, par tous moyens utiles et notamment par message informatif général sur la page d’accueil de la Solution, de ces opérations de maintenance. COMBO fera ses meilleurs efforts afin que lesdites opérations de maintenance n’excèdent pas huit (8) heures et s’effectuent en dehors des heures ouvrées, soit du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures, heure de Paris, France.
COMBO s’engage à faire ses meilleurs efforts pour effectuer les sauvegardes du Compte Client et des Comptes Utilisateurs, afin de permettre leur restauration, en l’état à la date desdites opérations de maintenance et/ou d’évolution. La responsabilité de COMBO ne saurait en aucun cas être engagée en cas de perte de données ou d’informations au cours des opérations de maintenance et/ou d’évolution, sauf fautes avérées directement et strictement imputables à COMBO.
En cas de panne hardware et/ou logicielle de ses équipements, COMBO s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires au rétablissement de l’accès à la Solution et aux Services dans les plus brefs délais et à ses frais. Dans tous les cas de figure et en cas de panne durant plus de quatre (4) heures, des solutions de back up adaptées seront mises en œuvre par COMBO dans un délai de cinq (5) heures à compter de la survenance de l’interruption afin d’assurer la continuité de la Solution et des Services.
Le Client reconnaît et accepte que la présente garantie de niveau de service ne couvre pas toute panne ou interruption de la Solution intervenant du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet.
En tout état de cause, il est expressément convenu entre les Parties que la violation de tout engagement prévu au présent article ne pourra en aucun cas être sanctionnée par la rupture du contrat et sa responsabilité sera limitée dans les conditions prévues ci-après à l’article « Obligations et Responsabilité de COMBO ».
12. Conditions financières
12.1 Prix
En contrepartie de la licence d’utilisation de la Solution et des Services prévus aux présentes, le Client s’engage à verser à COMBO le prix indiqué lors de la souscription.
Il est exprimé en Euros, taxes françaises non comprises (le « Prix »).
Le prix total payé par le client sera calculé sur la base de deux éléments :
- le nombre d’établissements (1)
et,
- le nombre d'employés actifs (2) au sein de chaque établissement.
- L’établissement
Chaque nouvelle création d’un établissement sur Combo correspondra à un établissement à part entière et sera facturé comme tel.
- L’employé actif
Un Employé Actif est un Utilisateur qui apparaît au moins une fois pendant le mois sur planning par le biais d’un shift ou d’une absence, quel que soit son type de contrat de travail.
a) Calcul du nombre d’employés actifs
Pour chaque établissement identifié, les employés actifs sont comptabilisés de manière hebdomadaire.
Par définition, ce nombre pourra varier d’une semaine à l’autre en fonction de la planification effectuée par le client.
Chaque mois, le nombre d’employés total sera divisé par le nombre de semaines (4), afin d’obtenir une moyenne d’employés actifs lissée sur le mois.
Il est à noter qu’un Employé Actif ne sera comptabilisé qu’une seule fois par semaine et par établissement. Ainsi un Employé Actif planifié deux fois sur deux établissements, sur la même semaine, ne sera comptabilisé qu’une seule fois sur son établissement de rattachement.
<> Détermination du nombre d’établissements (Tous les prix sont sans engagement, mensuels et HT) :
Le nombre d’établissements est le nombre total d’établissements qui aura été renseigné, par le client, durant le mois passé.
Le prix par établissement varie en fonction du nombre d’employés qu’il contient.
<> Détermination du prix dans le cadre d’un engagement annuel (Tous les prix sont sans engagement, annuels et HT) :
Le client bénéficiera alors des services de Combo sur un an avec un pré-paiement exigible au moment de la souscription.
Dans cette configuration, 10% de remise immédiate lui seront accordés, avec un dépassement d’employés actifs, autorisé et non facturé, jusqu’à 10% du nombre d’employés actifs initialement souscrits.
Le calcul annuel pour le nombre d’employés actifs souscrit est une moyenne du nombre d’employés actifs par mois sur 12 mois.
À la fin de la période de 12 mois, il y aura trois possibilités :
a) La consommation du client (nombre d’employés actifs) est comprise entre -10% et + 10% de ce qui avait été initialement prévu au moment de la souscription :
- Pas de facturation supplémentaire pour l’année en cours (année N),
- Pas d’avoir pour l’année N+1,
- Ré-évaluation des besoins, à la demande du client, pour l’année N+1 sur les mêmes bases de consommation
b) La consommation du client dépasse de plus de 10% du nombre d’employés actifs initialement prévu au moment de la souscription
L’écart sera facturé, en déduisant facturation de l’écart moins les 10% de dépassement autorisés et non facturés pour l’année en cours.
Exemple : Si le client a souscrit un établissement à 20 employés actifs et que sa consommation sur l’année est de 25 employés actifs, on lui facturera 25-22 = 3 employés actifs en plus sur 12 mois.
Il y aura alors une renégociation pour l’année N+1 sur des bases de consommation revues à la hausse.
Toujours avec le même exemple, avec une base de 25 employés actifs pour le contrat N+1
c) La consommation du client est inférieure de plus de 10% du nombre d’employés actifs initialement prévu au moment de la souscription
Pour l’année N+1 : Le client bénéficiera d’un avoir équivalent à la différence entre la consommation réelle et la quantité souscrite, déduction faite des moins 10%.
Exemple : Si le client a souscrit un établissement à 20 employés actifs et que sa consommation sur l’année est de 15 employés actifs, il bénéficiera d’un avoir équivalent à 20-18 = 2 employés actifs sur 12 mois sur l’année N+1.
Renégociation pour l’année N+1 sur des bases de consommation revues à la baisse.
Toujours avec le même exemple, on partirait sur une base de 15 employés actifs pour le contrat N+1
Toute Période entamée est due dans son intégralité, aucun remboursement ne sera accordé, y compris dans l’hypothèse d’une baisse du nombre d’Utilisateurs. En revanche, si le nombre d’Utilisateurs venait à augmenter en cours d’Abonnement, COMBO se réserve la faculté d’augmenter le Prix conformément aux tranches de prix proposées lors de la souscription.
COMBO se réserve le droit, à sa libre discrétion et selon des modalités dont elle sera seule juge, de proposer des offres promotionnelles ou réductions de prix.
12.2 Facturation et modalités de paiement
Les prix et frais visés ci-dessus font l’objet de factures mensuelles si le Client a souscrit l’offre sans engagement et annuelles si le Client a souscrit à l’offre avec engagement.
Le Client pourra accéder à ses factures via la Solution.
Sauf autre accord entre les parties, le paiement par le Client de l’Abonnement sera effectué par prélèvement automatique par COMBO dans les quinze (15) jours de la date d’émission de la facture. Le Client s’engage à envoyer à COMBO son IBAN. Le prélèvement est mis en œuvre par le prestataire de paiement de COMBO, qui seul conserve les coordonnées bancaires du Client à cette fin. COMBO ne conserve aucune coordonnée bancaire.
Le Client s’engage à prendre les mesures nécessaires afin que le prélèvement automatique du prix de l’abonnement puisse être effectué.
12.3 Retards et défauts de paiement
Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à COMBO à son échéance entraînera automatiquement, et dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture :
- La déchéance du terme de l’ensemble des sommes dues par le Client et leur exigibilité immédiate, quelles que soient les modalités de règlement qui avaient été prévues ;
- La suspension immédiate des Services et de l’accès à la Solution jusqu’au complet paiement de l’intégralité des sommes dues ;
- La facturation au profit de COMBO d’un intérêt de retard, dû par le seul fait de l’échéance du terme contractuel, au taux de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant de la créance non réglée à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire de 40 (quarante) euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.
13. Convention de preuve
Le Client reconnaît et accepte expressément :
- que les données recueillies sur la Solution et les équipements informatiques de COMBO font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes,
- que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les parties.
14. Obligations et garanties du Client
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client s’engage à respecter les obligations qui suivent :
- Le Client ****s’engage à fournir à COMBO tous les documents, éléments, données et informations nécessaires à la réalisation des obligations de cette dernière au titre du présent contrat.
- Plus généralement le Client s’engage à coopérer activement avec COMBO en vue de la bonne exécution du présent contrat et à l’informer de toutes difficultés liées à cette exécution.
- Le Client déclare avoir reçu de COMBO, préalablement à la signature des présentes, tous conseils, instructions et précisions qui lui sont nécessaires pour souscrire au présent contrat en toute connaissance de cause, qu’il dispose ainsi d’une connaissance suffisante des caractéristiques et des fonctionnalités de la Solution, et qu’il a, préalablement aux présentes, suffisamment échangé avec COMBO pour s’assurer que le service de mise à disposition de la Solution en mode SaaS correspond à ses attentes, besoins et contraintes.
- Le Client s’engage à informer les Utilisateurs de l’existence de la Solution, ainsi qu’à leur fournir toutes informations utiles pour leur permettre une bonne utilisation de celle-ci et faciliter leur accès.
- Le Client s’engage, dans son usage de la Solution et des Services, à respecter les lois et règlements en vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public. Il s’engage à veiller au respect des obligations figurant au présent contrat par les Utilisateurs.
- Il se porte garant contre toute mauvaise utilisation, utilisation non conforme ou illicite, que les Utilisateurs pourront faire de la Solution, notamment contre les atteintes aux lois et règlements en vigueur. Le Client est ainsi exclusivement responsable de la mise en place de toutes procédures destinées à prévenir ou à réparer la commission de tels actes.
- Le Client est seul responsable du bon accomplissement de toutes les formalités notamment administratives, fiscales et/ ou sociales et de tous les paiements de cotisations, taxes ou impôts de toutes natures qui lui incombent le cas échéant en relation avec son utilisation de la Solution et des Services. La responsabilité de COMBO ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre.
- Le Client est seul responsable de son utilisation de la Solution et des Services, et plus particulièrement : (i) de l’utilisation de la Solution et des Services par les Utilisateurs eux-mêmes dont il se porte garant, ainsi que (ii) des relations pouvant naître entre lui, les Utilisateurs et les tiers, notamment tous différends ou litiges ayant pour cause ou origine l’utilisation de la Solution et des Services. La responsabilité de COMBO ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre.
- Il appartient par ailleurs au Client d’alerter COMBO de toute attaque, menace potentielle ou tentative d’intrusion de tiers dans les Comptes des Utilisateurs.
- Le Client est informé et accepte que l’utilisation de la Solution et la mise en œuvre des Services nécessitent qu’il soit connecté à internet et que la qualité des Services dépend directement de cette connexion, dont il est seul responsable.
- Le Client s’interdit, en son nom et au nom des Utilisateurs de monnayer, céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un quelconque tiers, y compris si ce tiers a un lien direct ou indirect avec le Client ou l’un des Utilisateurs, de quelque manière que ce soit.
- Le Client garantit COMBO contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques qu’elle pourrait subir du fait de la violation, par le Client de l’une quelconque de ses obligations aux termes du présent contrat. Le Client s’engage à payer COMBO tous les frais, charges et/ou condamnations qu’il pourrait avoir à supporter de ce fait.
15. Obligations et responsabilité de COMBO
Sans préjudice des autres obligations prévues au contrat, COMBO s’engage à respecter les obligations qui suivent :
- COMBO s’engage à exécuter ses obligations au titre du présent contrat avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat, sous réserve des dispositions de l’article « Garantie de niveau de service » ce que le Client reconnaît et accepte expressément.
- COMBO s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité de la Solution et maintenir la confidentialité des données saisies, produites et échangées entre les Utilisateurs, du Compte Client et des Comptes Utilisateurs. Elle garantit l’exclusivité d’accès des Utilisateurs à leurs Comptes Utilisateurs et s’interdit d’en communiquer le contenu à tout tiers.
- Toutefois, COMBO ne saurait être tenu responsable de tout manque de vigilance de la part des Utilisateurs dans le maintien de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe.
- COMBO s’engage à n’utiliser les informations, documents, données et plus généralement tous les éléments qui pourront lui être transmis dans le cadre des présentes qu’aux fins d’exécution des présentes et à ne pas les diffuser ou partager avec quelque tiers que ce soit, sauf demande ou accord exprès du Client.
- Elle garantit au Client la parfaite conservation de ces documents, éléments, données et informations pendant la durée des présentes et s’engage à les détruire ou à les restituer au Client, sur demande de celui-ci, à la fin des présentes.
- COMBO certifie qu’il est titulaire d’une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle. Il s’engage à maintenir en vigueur cette police d’assurance pendant la durée du présent contrat.
- L’intervention de COMBO est limitée à la seule fourniture des Services, à l’exclusion de tous autres. A ce titre, le Client reconnaît et accepte que les Services lui sont fournis personnellement, COMBO n’intervenant en aucun cas dans les relations entre le Client et les Utilisateurs ou tout autre tiers, n’entretenant aucune relation avec ceux-ci et ne leur fournissant aucun service.
- Le Client s’oblige à mettre COMBO hors de cause dans tous différends ou litiges entre lesdites personnes et à faire son affaire personnelle de leur résolution.
- Les Services définis aux présentes sont fournies par COMBO telles quelles et sans garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite. COMBO ne garantit notamment pas au Client (i) que la Solution et les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts, (ii) que la Solution et les Services, étant standards et nullement proposés à la seule intention du Client en fonction de ses propres contraintes personnelles, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.
- COMBO s’engage à procéder régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de la Solution. A ce titre, COMBO se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès à la Solution pour des raisons de maintenance programmée.
- De même, COMBO ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à la Solution qui auraient pour origine des circonstances qui lui sont extérieures, la force majeure, ou encore qui seraient dues à des perturbations des réseaux de télécommunication.
- En tout état de cause, la responsabilité susceptible d’être encourue par COMBO au titre des présentes ne pourra porter que sur les dommages directs subis par le Client ou les Utilisateurs et sera expressément limitée au montant total du prix perçu par COMBO pendant les 12 (douze) mois précédant le fait générateur de responsabilité.
16. Propriété intellectuelle
Le Client reconnaît de convention expresse que le présent contrat ne lui confère aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution, qui demeure la propriété exclusive de COMBO.
Le Client ne dispose que d’une licence d’utilisation de la Solution dans les conditions définies aux présentes.
En conséquence, tous désassemblages, décompilations, décryptages, extractions, réutilisations, copies et plus généralement tous actes de reproduction, représentation, diffusion et utilisation de l’un quelconque des éléments composant la Solution, en tout ou en partie, sans l’autorisation de COMBO, sont strictement interdits et pourront faire l’objet de poursuites judiciaires.
17. Confidentialité
Chacune des Parties s’engage à garder strictement confidentiels tous les documents et informations de nature juridique, commerciale, industrielle, stratégique, technique ou financière relatifs à l’autre Partie ou détenus par celle-ci dont elle aurait eu connaissance à l’occasion de la conclusion et de l’exécution du présent contrat et à ne pas les divulguer sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie.
Cette obligation ne s’étend pas aux documents et informations :
- dont la Partie qui les reçoit avait déjà connaissance ;
- déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du présent accord ;
- qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ;
- dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une Partie au titre du présent contrat.
Cette obligation de confidentialité s’étend à l’ensemble des employés, collaborateurs, stagiaires, dirigeants et mandataires des Parties ainsi qu’à leurs conseils affiliés et cocontractants, auxquels ne pourront être transmis des documents ou informations confidentielles que s’ils sont tenus à la même obligation de confidentialité que celle prévue aux présentes.
Celle-ci continuera à produire ses effets pendant les 5 (cinq) ans suivant la fin des relations entre les Parties.
18. Données à caractère personnel
18.1 Dispositions générales
Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après ensemble la « Réglementation applicable »).
Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les parties, chaque partie traite les données à caractère personnel de ses interlocuteurs chez l’autre partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée des présentes Conditions Générales. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution des Conditions Générales et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs. Ces données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion des relations contractuelles entre les parties.
Le personnel des parties, leurs services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées.
Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des parties de leurs droits prévues par la Réglementation applicable, à savoir : (i) d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou la suppression des données les concernant, (ii) de demander l’effacement ou la limitation du traitement, (iii) de s’opposer au traitement pour des motifs légitimes, (iv) de demander la portabilité des données les concernant, afin de les récupérer et de les conserver, et (v) d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.
18.2. Traitements des données personnelles par COMBO en tant que sous-traitant
Ø Description du traitement sous-traité
Dans le cadre des Services, COMBO est amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui, agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 des présentes Conditions Générales.
Ø Obligations de COMBO vis-à-vis du Client
- Traitement des données :
COMBO s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins des finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. COMBO s’engage à informer le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. En outre, si COMBO est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable aux Conditions Générales, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
- Sécurité et confidentialité des données :
COMBO s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. COMBO veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.
- Autres sous-traitants :
COMBO est autorisé à faire appel aux sous-traitants (le « Sous-traitant ultérieur ») listés en Annexe 1 des Conditions Générales pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, le ou les nouveaux Sous-traitants seront tenu de respecter les obligations des présentes Conditions Générales pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à COMBO de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable.
- Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne :
COMBO est autorisé à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes Conditions Générales vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du règlement précité.
- Assistance et Fourniture d’informations :
COMBO s’engage à assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une analyse d’impact ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client.
- Exercice des droits des personnes :
Dans la mesure du possible, COMBO s’engage à aider le Client à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD. Lorsque les demandes sont adressées directement à COMBO, ce dernier doit adresser ces demandes au Client dans les meilleurs délais par courrier électronique.
- Notification des violations de données à caractère personnel:
COMBO s’engage à notifier au Client, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation des données à caractère personnel portant sur les traitements faisant l’objet des présentes Conditions Générales et à lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.
- Sort des données :
COMBO s’engage à son choix, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration des Conditions Générales ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige.
- Audit :
Le Client a la possibilité de procéder à des audits une (1) fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de COMBO aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera COMBO de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de deux (2) semaines. COMBO se réserve le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de COMBO et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par COMBO, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de COMBO, et (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de COMBO. Dans la mesure du possible, les parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à COMBO afin de permettre à ce dernier de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.
- Réutilisation des données par le Sous-traitant :
Le Client autorise par les présentes COMBO à traiter les données personnelles collectées dans le cadre des services (notamment les données de connexion et d’identification) aux fins d’amélioration des services de COMBO, et notamment de réaliser des statistiques sur la façon dont la solution COMBO est utilisée par les utilisateurs. COMBO agit dans ce cadre en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable et s’engage à ce titre à respecter les dispositions légales sur la Protection des Données dans le cadre des traitements précités.
Ø Obligations du Client vis-à vis de COMBO :
Le Client s’engage à :
(a) fournir à COMBO les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
(b) collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à COMBO, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
(c) tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ;
(d) veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable.
19. Intuitu personae
Le présent contrat est réputé avoir été conclu en considération de la personne des Parties et de ce fait, celles-ci ne délégueront et ne céderont aucun des droits au titre du présent contrat, ni ne confieront à un tiers l’exécution de tout ou partie de leurs obligations, sans l’accord préalable et écrit de l’autre Partie.
20. Références commerciales
Le Client autorise expressément COMBO à faire usage de son nom, de sa marque de son logo et des références de son site internet, à titre de références commerciales, sur tout support et sous quelque forme que ce soit, pendant la durée du présent contrat et une période d’1 (un) ans aux termes de celui-ci.
21. Résolution pour manquement
En cas de manquement par le Client ou l’Utilisateur à l’une quelconque de ses obligations au titre du présent contrat, celui-ci sera résolu de plein droit 15 (quinze) jours après réception par la le Client d’une mise en demeure, restée sans effet, par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourront être réclamés au Client.
22. Force majeure
Aucune partie ne pourra voir sa responsabilité engagée pour un défaut d’exécution de ses obligations contractuelles si ce défaut est dû à un événement indépendant de la volonté des parties et constitutif de force majeure, telle que définie à l’article 1218 du Code civil.
Par force majeure, les parties conviennent notamment d’entendre la survenance d’un évènement présentant les caractéristiques d’imprévisibilité et d’irrésistibilité habituellement reconnues par la loi et les tribunaux français ainsi que les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions gouvernementales, épidémies, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de télécommunication.
La partie empêchée devra informer dans les meilleurs délais l’autre partie en indiquant la nature du cas de force majeure. Les parties se rapprocheront afin de déterminer ensemble les moyens les plus appropriés pour pallier, si possible, les conséquences du ou des évènement(s) constitutif(s) de la force majeure.
Si le cas de force majeure perdure plus d’1(un) mois, chaque partie pourra résilier le contrat, de plein droit, sans formalité judiciaire, sans préavis et sans droit à indemnités de quelque nature que ce soit, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception ayant effet immédiat.
Si, à la suite d’un cas de force majeure, la partie affectée est empêchée de remplir seulement une partie de ses obligations contractuelles, elle reste responsable de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par le cas de force majeure ainsi que de ses obligations de paiement.
Dès cessation du cas de force majeure, la partie empêchée doit informer immédiatement l’autre partie et reprendre l’exécution des obligations affectées dans un délai raisonnable.
23. Effets de la fin du contrat et réversibilité
A la fin du présent contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client devra cesser sans délai toute utilisation de la Solution et remettre à COMBO tous programmes et documents relatifs à celle-ci.
En cas de cessation du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, COMBO s’engage à restituer au Client l’ensemble des données que les Utilisateurs auront produites, saisies et échangées via la Solution, sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent.
Il est entendu de convention expresse entre les Parties que COMBO sera déchargé de son obligation de procéder aux prestations de réversibilités visées ci-dessus tant que le Client n’aura pas réglé l’intégralité des factures émises par COMBO au titre de l’exécution des présentes.
COMBO s’engage à répondre à toute demande d’assistance du Client ou du prestataire qu’il aura choisi dans les 6 mois suivant la fin du présent contrat.
COMBO s’engage également à procéder à la destruction desdites données et informations et à ne pas conserver de copie.
24. Modifications
COMBO se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes conditions générales.
Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen utile au moins 15 (quinze) jours avant leur entrée en vigueur
Les conditions générales modifiées s’appliqueront à compter du renouvellement de l‘Abonnement suivant leur entrée en vigueur.
S’il n’accepte pas les conditions générales modifiées, il doit dénoncer le contrat selon les modalités prévues à l’article « Durée ».
25. Langue
Dans l’hypothèse d’une traduction des présentes conditions générales dans une ou plusieurs langues, la langue d’interprétation sera la langue française en cas de contradiction ou de contestation sur la signification d’un terme ou d’une disposition.
26. Loi applicable et juridiction
Le contrat est soumis au droit français et sera régi et interprété selon ce droit.
Tout litige pouvant naître à l'occasion de sa validité, de son interprétation ou de son exécution sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France).
Annexe 1 – Données Personnelles
1. Description du traitement des données effectué par COMBO pour le compte du Client
2. Liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés
Annexe 2 - Mesures techniques et organisationnelles, y compris les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données
Description des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par le ou les importateurs de données (y compris toute certification pertinente) pour garantir un niveau de sécurité approprié, compte tenu de la nature, de la portée, du contexte et de la finalité du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques.
Combo est une solution SaaS (mutualisée), le multi tenant s’effectue avec une ségrégation logique des données des Client à travers une couche d'authentification et d’autorisation par login/mot de passe. La gestion des permissions s’effectue à l’aide d'un modèle de contrôle d’accès à base de rôles.
Les données accessibles dans les applications Combo sont chiffrées de bout en bout (au repos et en transit).
Notre infrastructure est basée sur une architecture haute-disponibilité et redondante avec basculement automatique en cas de panne assurant une grande résilience de nos systèmes.
La surveillance de nos systèmes s’effectue au travers de solutions de monitoring avec alerte automatique nous assurant une visibilité 24h/24h.
Tous les composants système constituant notre infrastructure font l’objet d’une journalisation des événements les concernant.
Par ailleurs, une journalisation est aussi réalisée au niveau applicatif historisant certaines actions utilisateur critiques
La sécurité des centres de données situés à Paris (France) est assurée par Google Cloud Platform incluant les systèmes et base de données stockant et manipulant des données personnelles.
Nos bases de données sont sauvegardées quotidiennement sur une durée glissante de 7 jours et stockées dans des zones géographiques distinctes (de celles en opération) assurant une résilience et une sécurité optimales de nos données.
L’accès, la demande de rectification, la portabilité des données et la demande d’effacement sont garanties et détaillées dans la section 18.
Dans le cadre du développement et de la maintenance de l’ensemble des applications Combo, différents environnements sont mis à disposition de l’équipe d’Ingénierie Informatique assurant un cloisonnement de ceux-ci garantissant une isolation des systèmes et des données.
L’équipe d'ingénierie Informatique de Combo est formée aux bonnes pratiques de développement logiciel notamment celles concernant la sécurité des données et des systèmes et suit les standards de l'industrie (OWASP).
L’automatisation de la configuration et du déploiement de nos systèmes à l’aide de solutions IaC (Infrastructure as Code) permet un rétablissement après sinistre rapide minimisant les arrêts de services.