Comment mettre en place la modulation du temps de travail ?

Vous êtes RH dans une entreprise qui alterne des périodes de haute et de basse activité ? Pensez à expérimenter la modulation du temps de travail pour vos salariés. Cette solution vous permet de limiter le recours aux heures supplémentaires et aux contrats à temps partiel. Et bonne nouvelle : ce système d’aménagement du temps de travail n’est pas trop compliqué à mettre en place. Il nécessite simplement un accord collectif ou une décision unilatérale qui légitime son déploiement à l’échelle de votre structure. Et bien sûr, une gestion des plannings aux petits oignons !

Combo, l’outil de planification simple et efficace dédié aux professionnels, vous explique ce qu’il faut savoir sur la modulation du temps de travail.

Définition de la modulation du temps de travail

Qu’est-ce que la modulation du temps de travail ?

Il s’agit d’une forme d’aménagement du temps de travail. La modulation du temps de travail est un dispositif créé afin d'adapter le rythme de travail des salariés aux pics d'activité de l'entreprise. Ce dispositif vise à éviter les licenciements ou le chômage partiel en cas de basse activité, ainsi qu'à éviter les heures supplémentaires lors des périodes de haute activité. Il permet également de garantir une rémunération fixe aux salariés. Avec ce système, vos salariés peuvent travailler plus ou moins de 35 heures, selon les besoins de votre entreprise.

Conséquence : il est tout à fait possible de répartir les heures de travail sur une durée hebdomadaire supérieure. La période de référence ne doit toutefois pas excéder 9 semaines si vous avez moins de 50 salariés. Si vos effectifs excèdent les 50 employés, la période maximale est de 4 semaines. Une durée supérieure reste envisageable, sous réserve de disposer des accords de modulation adéquats. 

Voici les principaux textes de loi de référence pour vous y retrouver.

• Article L.3121-27 du Code du travail
• Article L.3121-45 du Code du travail
• Loi Travail de 2016 (El Khomri)

Pourquoi adopter la modulation du temps de travail ?

La modulation du temps de travail permet d’adapter son organisation à son activité. Elle simplifie donc grandement la tâche des entreprises soumises à de fortes variations entre l’offre et la demande. Beaucoup instaurent l’annualisation du temps de travail, le type d’aménagement le plus courant, afin d’éviter des contraintes de recrutement et d’heures supplémentaires.

C’est notamment le cas de l’industrie du tourisme, des travaux agricoles et de tous les secteurs qui dépendent des vacances scolaires. Ils connaissent en effet des hausses et des baisses d’activité en fonction de la saisonnalité et des événements annuels.

En quelques mots, voici les grands intérêts de la modulation du temps de travail :

• Adopter une organisation flexible et réactive tout au long de l’année ;
• Adapter le travail aux besoins de l’entreprise ;
• Offrir un planning plus souple à ses salariés ;
• Éviter les périodes de chômage partiel ;
• Limiter le recours au recrutement et aux heures supplémentaires.

La modulation du temps de travail nécessite-t-elle l’accord du salarié ?

Non. Comme l’aménagement du temps de travail ne modifie pas le contrat de travail, alors le salarié à temps complet ne peut pas refuser ce changement. Il doit cependant être prévenu par l’employeur dans un délai raisonnable pour pouvoir s’organiser. Le Code du travail n’impose aucune durée à ce sujet, mais une convention collective ou un accord de branche le peut. Vérifiez bien les dispositions de vos textes collectifs !

Et qu’en est-il des salariés à temps partiel ? Si certains sont concernés par cette modification, alors l’accord de modulation doit prévoir la répartition de la durée et des horaires de travail.

Si leur contrat de travail n’a pas prévu de tels changements, alors il doit être modifié. Les salariés à temps partiel peuvent alors refuser la modulation. En revanche, si le contrat l’a prévu, alors ils doivent accepter sauf si le changement d’horaires n’est pas compatible avec :

• Des obligations familiales impérieuses ;
• Le suivi d’un enseignement scolaire ou supérieur ;
• Une période d’activité fixée chez un autre employeur ou avec une activité professionnelle non salariée.

Bon à savoir : aujourd’hui, selon la Cour de cassation, il n’est pas nécessaire qu’une clause du contrat de travail fixe expressément un horaire de travail quotidien. En effet, si les horaires sont établis d’un commun accord entre le salarié et l’employeur, ils présentent un caractère contractuel. Dans ce cas-là, il faut l’accord du salarié pour modifier les horaires de travail.

Qui est concerné par la modulation du temps de travail ?

Toutes les entreprises enregistrées en France ont le droit d’instaurer une modulation de leur temps de travail. Et ce indépendamment de leur forme juridique, de leurs effectifs ou de leur secteur d’activité. La seule condition est bien sûr de la mettre en place dans les règles de l’art.

Dans les faits, ce dispositif profite largement aux entreprises caractérisées par des activités fluctuantes ou saisonnières. Cela peut être le cas des restaurants de bord de plage. Cela concerne aussi les boulangeries et hôtels de zones très touristiques en été. Même son de cloche pour les parcs d’attractions ou de loisirs, dont la fréquentation est corrélée aux vacances scolaires. 

⚠️ Attention : les jeunes entre 16 et 18 ans en contrat de professionnalisation ne peuvent pas bénéficier de cet aménagement d’horaire modulable.

Comment mettre en place la modulation du temps de travail ? 

Pour la mise en place de la modulation du temps de travail, deux possibilités s’offrent à vous : l’application par négociation collective ou par décision unilatérale de l’employeur.

Application par négociation collective 

Le moyen de mise en œuvre le plus courant de l’aménagement du temps de travail est l’accord collectif. Il est d’ailleurs obligatoire si vous souhaitez instaurer des périodes d’une durée de travail comprise entre 9 semaines et 1 an.

Il peut s’agir de dispositions prévues par un accord d’entreprise, un accord d’établissement, un accord de branche ou encore par une convention collective.

Dans tous les cas, il est important de garder en tête que vous devrez rendre des comptes à l’inspection du travail. Pensez par exemple à tenir à disposition de l’inspecteur les documents attestant du nombre d’heures effectuées par chaque salarié. D’où l’intérêt d’avoir une pointeuse…

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Application par décision de l’employeur

Pas d’accord collectif à l’horizon ? Pas de panique, tout n’est pas perdu. Le droit français autorise l’employeur à imposer la modulation du temps de travail par décision unilatérale. La durée du travail sera alors répartie sur une période maximale de 4 à 9 semaines, en fonction des effectifs de l’entreprise.

Attention toutefois à ne pas prendre trop de libertés… Dans ce contexte, l’employeur a certaines obligations à l’encontre du comité d’entreprise ou des délégués du personnel.

• Il doit leur faire valider le programme de variation de la durée de travail avant son entrée en vigueur ;
• Il est tenu de leur soumettre chaque changement ou modification dudit programme ;
• Il est dans l’obligation de leur communiquer un bilan annuel de la mise en œuvre dudit programme.

Comment fonctionne la modulation du temps de travail ?

L’aménagement du temps de travail est bien pratique, mais il n’est pas sans limite. On fait le point sur les règles.

Le temps de travail : qu’a-t-on le droit de faire ?

Que vous choisissiez d’aménager ou non les horaires, vous devez respecter les règles du Code du travail ou bien de vos accords collectifs.

En France, la durée légale de travail est fixée à 35 heures par semaine pour toutes les entreprises, soit 151,67 heures par mois, ou 1607 heures par an (sauf en cas de forfait heure ou jour). Elle peut néanmoins évoluer selon les cas, mais ne peut pas dépasser 10 heures par jour et 48 heures par semaine, quel que soit le contrat professionnel signé. Sur 12 semaines, la moyenne du temps de travail ne doit pas excéder 44 heures.

La rémunération : comment ça marche ?

La rémunération peut être totalement indépendante du nombre d’heures travaillées par mois ou non, c’est au choix. Votre accord de modulation doit mentionner l’une des 2 options suivantes :

• Le salarié est rémunéré en fonction de la durée de travail réellement effectuée dans le mois ;
• La rémunération est lissée sur l’année de référence ; l’employé reçoit donc la même somme tous les mois.

‍Les heures supplémentaires

Dans le cadre d’une modulation sur l’année, les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée annuelle légale du travail soit au-delà de 1607 heures.

​Néanmoins, l’accord collectif mettant en place la modulation peut prévoir une limite inférieure à 1607 heures pour le décompte des heures supplémentaires.

Dans le cadre d’une modulation sur une période inférieure à l’année, les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée moyenne hebdomadaire de 35 heures calculée sur la période de référence.

De plus, les heures éventuellement travaillées chaque semaine au-delà de la limite haute fixée par l’accord sont des heures supplémentaires qui doivent être rémunérées avec la paye du mois où elles sont effectuées. Elles s’imputent sur le contingent des heures supplémentaires, sauf si leur paiement est remplacé par un repos compensateur. D’après le Code du travail, elles sont majorées de 25% au-delà de 1607 heures par an et 50% au-delà de 1972 heures par an pour un temps plein.

Quelles sont les règles pour les congés payés dans le cadre d'une modulation du temps de travail ?

Quelles absences sont prises en compte dans la modulation du temps de travail ? Sont-elles récupérées ? Quelles sont les règles dans la rémunération du salarié ?

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La modulation : gestion des absences

Les absences prises en compte dans la modulation

Ces absences s’ajoutent aux heures travaillées et aident le salarié à atteindre le total d’heures à réaliser. C'est parfois le cas des arrêts maladie, congés maternités...etc. Cela dépend de votre accord de modulation.

C’est l’accord de modulation du temps de travail qui détermine les modalités de gestion des absences et des congés payés. Il peut prévoir sa propre période de référence pour l’acquisition des congés et d’éventuels reports de jours de repos.

Les absences non prises en compte dans la modulation

Les absences non prises en compte dans la modulation se déduisent du total d’heures ( après le calcul du temps de travail) à réaliser sur la période afin que le salarié n’ait pas à récupérer ces heures qui auront déjà été déduites de sa paie en fin de mois.

Modulation du temps de travail : avantages et inconvénients 

Dans quel cas les entreprises aménagent-elles les horaires d’un salarié ? Voici les avantages et la limite de ce dispositif.

Les avantages de l’aménagement du temps de travail

#1 - Aménager le temps de travail de vos salariés, c’est optimiser la réactivité de toute votre entreprise. Ce dispositif vous laisse la chance de rebondir plus facilement sur les fluctuations de votre marché. Au bout du compte, c’est une occasion en or de gagner en productivité !

#2 - Vos salariés profitent de plannings plus souples. À côté des périodes de rush, ils pourront avoir des semaines moins chargées que la normale. Voilà un argument de taille s’ils ont des enfants ou s’ils souhaitent se consacrer à leurs loisirs pendant la semaine, par exemple. 

#3 - La modulation vous épargne des tâches qui, en plus d’être chronophages, envoient des signaux négatifs sur votre entreprise. C’est le cas du chômage partiel, voire du licenciement, en cas de baisse d’activité. Même chose pour les recrutements d’extras ou la mise en place d’heures supplémentaires, faute de bras pendant un coup de bourre.

Les inconvénients de l’aménagement du temps de travail 

#1 - La modulation du temps de travail reste tributaire de la limite légale. La durée de travail journalière d’un salarié ne peut pas excéder 10 heures. Quant à la durée de travail hebdomadaire, son maximum est de 48 heures.

#2 - Ces plafonds nécessitent de mettre en place des plannings de travail efficaces et millimétrés. La tâche peut vite tourner au casse-tête si vous avez de nombreuses équipes à gérer. Certains logiciels RH vous permettent de suivre le temps de travail effectif de chaque salarié sans vous perdre dans des calculs bac + 15. C’est le cas de Combo ! 

#3 -  La modulation ne fait pas toujours l’unanimité auprès des équipes. Le maintien d’une bonne atmosphère de travail passe d’abord par la transparence. Le mieux est donc de communiquer les informations aux salariés le plus tôt possible. Bien entendu, cela nécessite une organisation du tonnerre et une équipe RH dédiée.

FAQ - Les réponses aux questions RH sur la modulation du temps de travail 

Toutes les réponses aux questions RH pour aménager les horaires de vos salariés en respectant le Code du travail !

Les salariés peuvent-ils refuser un changement de planning ? 

En principe, non. En effet, l’aménagement du temps de travail établi par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat de travail d’un salarié à temps plein. 

Modulation et heures supplémentaires : comment ça marche ? 

Les heures supplémentaires sont celles qui dépassent la durée moyenne hebdomadaire de 35 heures appliquée sur la période de référence fixée. En cas d’annualisation du temps de travail, les heures supplémentaires sont toutes celles au-delà de 1607 heures sur l’année (pour un temps plein).

Peut-on concilier modulation du temps de travail et temps partiel ?

Oui, une répartition des horaires sur l’année est tout à fait possible pour vos employés à temps partiel. Attention toutefois : cet aménagement, avec un horaire modulable, implique de modifier leur contrat de travail.

Quelle est la différence entre annualisation et modulation du temps de travail ? 

Il n’y a pas de différence à proprement parler entre ces deux termes. L’annualisation du temps de travail est tout simplement une modulation sur une période globale de 12 mois (soit une année civile). 

Quelles informations l’accord de modulation doit-il contenir ? 

L’accord doit notamment préciser : l’amplitude horaire maximale et minimale, les modalités de prise en compte des salariés absents, le délai de prévenance imposé à l’employeur en cas de modification.

Comment adapter la rémunération des salariés ?

En cas de modulation du temps de travail, deux possibilités s’offrent à vous dans la gestion du salaire :

• #1 - Vous rémunérez vos salariés sur la base du décompte des heures de travail réellement effectuées au cours du mois ;
• #2 - Vous lissez la rémunération pour offrir une fiche de paie stable à vos collaborateurs. 

Attention : Si le compteur de modulation est négatif à la fin de la période d’aménagement, ces heures ne seront pas déduites du salaire de l’employé.

Que faire en cas d’absence pour arrêt maladie ? 

C’est l’accord de modulation de votre entreprise qui détermine les modalités de gestion des absences. Les règles sont donc variables d’une structure à une autre.

Modulation du temps de travail et congés payés : comment ça marche ? 

Les modalités d’acquisition des droits aux congés payés sont fixées par l’accord de modulation du temps de travail. Des reports des jours de repos peuvent également être prévus.

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Une solution pour bien gérer les plannings de ses salariés ? 

Oui ! Combo est un logiciel pensé pour les RH et les employeurs qui veulent suivre leurs activités sans y consacrer leur journée. Notre outil vous propose plusieurs fonctionnalités pour améliorer la visibilité sur votre entreprise et gagner du temps sur vos tâches administratives. En quelques clics, vous pouvez par exemple exporter tous les éléments de paie à votre comptable et mettre à jour vos dossiers du personnel. Et si vous optez pour la modulation du temps de travail, notre planning vous aidera à garder un œil sur le cadre légal et les horaires de chacun. Vous n’avez plus qu’à profiter de ce joli gain de temps pour vous concentrer sur votre productivité !

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