Embauche : quels sont les documents à remettre au salarié ? Quels documents lui demander ?

L’embauche d’un salarié en CDD ou CDI passe par la réalisation de différentes procédures obligatoires. Parmi ces formalités, on retrouve la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), et l’inscription du salarié au registre du personnel. Mais ce n’est pas tout : en tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous allez également devoir remettre à votre nouveau collaborateur des documents au moment de l’embauche. Et il sera aussi nécessaire de demander au salarié plusieurs documents afin de finaliser le recrutement dans les règles. 

Quels sont les documents à remettre à votre employé ? Quels documents lui réclamer à l’embauche ? Retrouvez ici toutes les réponses à vos questions et optimisez la gestion de vos documents RH avec le logiciel Combo !

Les documents à fournir au salarié lors de l’embauche

Plusieurs documents doivent être remis à votre nouvel employé au moment de son embauche. 

• Un exemplaire signé et daté du contrat de travail

Pour rappel, tous les contrats de travail (CDD, temps partiel, extra) à l’exception du CDI doivent faire l’objet de la délivrance d’un document écrit (au format papier ou électronique). Il est donc possible de formaliser un contrat à durée indéterminée à temps plein de manière orale ; toutefois, si vous avez privilégié un tel contrat, il est tout de même recommandé de fournir au salarié un document écrit qu’il pourra signer et conserver. Retrouvez ici tous nos conseils pour rédiger un contrat de travail dans les règles de l’art.

• Une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), ou une copie de l’accusé de réception. Attention : la remise de ce document n’est pas obligatoire si le salarié possède un contrat de travail écrit qui mentionne l’organisme destinataire de la déclaration et prenez garde à respecter les délais de déclaration pour ne pas réaliser une DPAE tardive qui peut entraîner des sanctions pour l’employeur et entraîner des problèmes de versement de l’allocation chômage indue au salarié, alors que celui-ci est en poste.
• Un livret d’épargne salariale présentant les dispositifs d’intéressement ou de participation (uniquement quand ces dispositifs existent au sein de l’entreprise).
• Une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance mutuelle est instauré dans l’entreprise. 

✏️ À noter : pensez à consulter la convention collective dont vous dépendez avant le jour de la signature du contrat de travail ; la convention peut en effet prévoir la remise de documents supplémentaires.

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Quels documents remettre lors de la première semaine de travail ?

Depuis le 1^er août 2022, l’employeur doit obligatoirement informer le salarié sur les points suivants: 

• Durée et conditions de la période d’essai 
• Statut collectif en vigueur dans l’entreprise
• Détails de la rémunération 
• Rythme de travail

Ces informations doivent être transmises au salarié lors de la première semaine de travail, mais rien ne vous empêche de le lui communiquer au moment de la signature du contrat du travail. Par ailleurs, pour transmettre ces informations au salarié, vous pouvez lui remettre un ou plusieurs documents (la remise de documents relatifs à ces informations est toutefois facultative). 

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Quels sont les documents à remettre à l’administration ? 

Lorsque vous embauchez un salarié, plusieurs documents doivent être transmis à l’administration. 

• La déclaration préalable à l’embauche doit être remise à l’URSSAF (ou à la MSA si vous travaillez dans le secteur agricole) au plus tôt 8 jours avant l’embauche. Un envoi sous forme dématérialisée est obligatoire pour les entreprises ayant procédé à plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile. 
• Une déclaration préalable des personnes recrutées doit être envoyée à l’inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception, si votre entreprise se trouve dans l’un des cas suivants : 

• Vous avez cessé d’embaucher des salariés pendant 6 mois et procédez à une nouvelle embauche ;
• Votre entreprise a fait une demande de modification (transfert géographique, changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce…) 

Les documents à fournir à l’employeur lors d’une embauche

Votre nouveau collaborateur doit également vous remettre plusieurs documents lors de son embauche. La nature de ces documents va dépendre de l’emploi exercé au sein de l’entreprise, mais aussi de votre volonté d’obtenir des preuves relatives aux compétences ou qualifications du salarié. Attention toutefois : vous n’êtes pas en droit de demander des pièces justificatives qui ne sont pas liées au poste que l’employé occupera dans l’entreprise, ou qui seront en mesure de porter atteinte à sa privée. 

Dans le cadre d’un recrutement, le salarié remet généralement à l’employeur les documents suivants : 

• Copie de carte d’identité, ou copie de carte de séjour et autorisation de travail pour embaucher un salarié de nationalité étrangère
• Copie des diplômes obtenus
• RIB
• Copie de la carte vitale, ou attestation d’affiliation à la sécurité sociale

✏️ À noter : les pièces mentionnées ci-dessus correspondent généralement aux documents à fournir pour une promesse d’embauche. 

Selon le poste occupé, il peut également être requis de demander un extrait de casier judiciaire vierge, ainsi qu’une photocopie du permis de conduire et une attestation d’assurance automobile.

✏️ À noter : les documents remis à l’embauche par le salarié doivent être annexés au contrat de travail. 

Les documents à remettre en cours de contrat de travail et lors du départ du salarié

N’oubliez pas non plus que vous avez l’obligation de remettre certains documents à votre salarié tout au long de sa présence dans l’entreprise et lors de son départ : 

• En cours de contrat : lettre de mise à pied, courrier validant un abandon de poste, 
• Dans le cas d’une fin de contrat, l’employeur doit remettre au salarié divers documents de fin de contrat comme l’attestation Unedic pour que le salarié puisse faire valoir ses droits à l’assurance chômage et percevoir le versements des allocations qui lui sont ouvertes.

Vous faites face au chômage partiel : répondez à la demande de vos salariés sur leurs droits aux congés payés et chômage partiel tel que le paiement des jours de CP, l’obtention de jours de congés durant la période de chômage partiel, etc.

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