DPAE tardive : délais, risques et sanctions

Le Code du travail est clair : toute entreprise doit déclarer ses nouveaux salariés à l’Urssaf en remplissant un formulaire de déclaration préalable à l’embauche, appelée DPAE. Elle la transmet par voie postale ou en ligne, selon son choix. Parmi les règles les plus importantes, il y a celle du délai : il faut réaliser cette formalité administrative dans les 8 jours précédant la date d’embauche.

Que se passe-t-il si ce délai est dépassé ? Quelles sanctions risque l’employeur ? Comment y remédier ? Y a-t-il des salariés qui ne sont pas concernés par cette DPAE en ligne ? Tout savoir sur la gestion administrative du personnel en entreprise. On fait le point sur la DPAE tardive.

Qu’est-ce que la DPAE en entreprise ?

La déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, énonce l’intention de recruter une personne dans son entreprise. Obligatoire pour tout employeur, cette procédure est strictement réglementée par les articles R1221-1 à D1221-19 du Code du travail. Elle permet de réaliser en une seule fois toutes les formalités administratives liées à l’embauche, comme :

• L’immatriculation de l’employeur à l'Urssaf au régime général lorsqu’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié ;
• L’immatriculation de votre salarié à la CPAM ;
• L’affiliation de l’employeur auprès du régime d’assurance chômage (France Travail ou anciennement Pôle Emploi) ;
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• La demande d’examen médical d’embauche.

Avec ce document à l’embauche, vous préparez ainsi l’arrivée du nouveau salarié en lui ouvrant l’ensemble des droits en matière de protection sociale (assurance maladie, chômage…) et en lui créant un matricule sur la fiche de paie. C’est aussi un moyen de limiter le travail dissimulé en France.

Bon à savoir : la DPAE n’a rien à voir avec l’attestation de travail employeur, qui n’est pas encadré juridiquement.

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Tous les salariés sont-ils concernés par la DPAE ?

Tout contrat de travail soumis au régime de la Sécurité sociale passe obligatoirement par la déclaration préalable à l’embauche DPAE. Cette procédure concerne autant les entreprises de droit privé que les associations et les entreprises de travail temporaire. Quel que soit le secteur d’activité de la société et le type de contrat de travail (CDI, CDD,  DPAE apprentissage, intérimaire, contrat saisonnier…), vous n’avez pas le choix.

Seuls les stagiaires, bénévoles et volontaires du programme de service civique ne sont pas concernés par cette déclaration.

Bon à savoir : vous devez effectuer une DPAE même si vous embauchez un salarié pour la deuxième fois.

Quel délai pour déclarer un salarié à l’Urssaf ?

D’après le Contrat de travail, la DPAE doit être envoyée à l’Urssaf ou à la MSA dans les 8 jours avant la date d’embauche du salarié, soit avant le début de la période d’essai. Après cette limite, on parle de DPAE tardive, ce qui peut engendrer de lourdes sanctions pour l’employeur.

Pour transmettre la déclaration, vous pouvez passer par la voie postale, via un formulaire papier cerfa, ou bien par la voie électronique, directement sur le site web de l’Urssaf ou de la Mutualité Sociale Agricole (MSA).

Découvrez aussi les documents à transmettre en fin de contrat de travail, comme l’attestation Unédic, sur notre blog Combo.

Quelles sanctions pour l’employeur en cas de DPAE tardive ?

Vous comptez embaucher un salarié en restauration mais un accident du travail survient au même moment ? Ou une lettre de démission ? Ou encore un contrôle surprise de l’inspection du travail ? Nous le savons : les services RH croulent sous le travail. Entre toutes ces tâches prenantes et imprévues, il est possible qu’une DPAE passe à la trappe… et que le délai des 8 jours avant l’embauche soit dépassé.

Malheureusement, toute DPAE tardive a des conséquences pour l’entreprise. La loi prévoit plusieurs sanctions en fonction de votre statut et de la situation. 

Si vous êtes employeur :

• Vous risquez un redressement des cotisations de Sécurité sociales, avec majoration ;
• L’Urssaf peut vous soumettre à une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
• Vous pouvez subir une sanction pénale pour absence intentionnelle de DPAE, soit un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Dans ce cas, vous risquez 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique, ou 225 000 euros d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

DPAE tardive : comment réagir ?

Vous avez dépassé le délai des 8 jours pour la DPAE d’un salarié ? Ne perdez pas plus de temps : il faut régulariser la situation au plus vite ! Contactez l’Urssaf ou la MSA pour envoyer votre déclaration préalable à l’embauche dès que possible et justifier ce retard. Si vous agissez rapidement, vous pourrez peut-être éviter de fâcheuses sanctions à votre égard.

Sachez également qu’il est possible de consulter et de modifier les DPAE déjà transmises sur le site de l’Urssaf, notamment les données relatives au contrat de travail, dans les 2 jours suivant la réception de l’accusé de réception. Vous ne pouvez en revanche pas annuler une DPAE.

🤔 Et si le nouveau salarié ne se présente pas le premier jour de travail ? Il n’y a pas besoin d’annuler la DPAE puisqu’elle exprime seulement une intention d’embauche en entreprise. Dans ce cas, ce salarié n’est tout simplement pas inscrit dans votre déclaration sociale nominative (DSN). Vous n’avez donc aucune charge le concernant.

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Le logiciel Combo pour des DPAE simples et rapides

Vous l’avez compris : il est préférable de ne pas oublier de transmettre la DPAE à l’Urssaf… Mais entre les contrats de travail, les fiches de paie, les plannings et la gestion des congés, il est difficile de penser à tout ! Et si vous vous équipiez d’un logiciel de gestion RH pour vous faciliter la tâche au quotidien ? Découvrez la solution digitale Combo complète et simple d’utilisation ! Fini les retards et les erreurs de saisie. Réalisez vos DPAE en quelques clics et dans les temps. Automatisez l’envoi des déclarations de Combo vers l’Urssaf et recevez une confirmation immédiate. Tout est en ordre !

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