Registre du personnel : Définition et Code du travail

Le Registre Unique du Personnel (RUP) recense les salariés d’une entreprise et met à jour les informations les concernant. Au cours de son activité, votre établissement doit (ou peut) tenir plusieurs autres registres : certains registres évaluent les risques encourus par l’établissement, par exemple, d’autres consignent certains évènements spécifiques. Ainsi, les registres à tenir peuvent être nombreux pour une entreprise - le nombre et la fonction de ces supports dépendent généralement de votre secteur d’activité. 

Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur la bonne tenue de ces registres et utilisez le logiciel Combo pour optimiser la gestion de vos dossiers du personnel !

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

Souvent désigné par RUP, ce registre doit être tenu par tous les employeurs en France, à l’exception des particuliers employeurs, et des associations ayant recours au chèque associatif. La tenue d’un registre unique du personnel fait partie des obligations de l’employeur. Par ailleurs, ce support compte parmi les documents du dossier collaborateurs à tenir à jour dès l’embauche du premier salarié, après création de l’entreprise. 

Quelles données doit comporter le registre unique du personnel ?

Les articles D.1221 23 à D.122127 du Code du travail précisent les données que doit mentionner le registre unique du personnel. Si vous voulez mieux encadrer la gestion de votre personnel en restauration, pharmacie, retail, hôtellerie etc... commencez par là !

Le registre unique du personnel doit présenter certaines garanties et contenir des informations obligatoires sur vos salariés et stagiaires.

Vous retrouvez bien sûr toutes ces informations sur votre logiciel Combo :

• Informations personnelles : noms, prénoms, sexe, nationalité, date de naissance…
• Informations contractuelles : type de contrat, emploi, qualification, autorisation d’embauche…
• Évolutions contractuelles : date d’entrée et de sortie de l’établissement, évolutions de carrière, avenants…
  

Sur Combo, les données renseignées dans le profil et contrat de vos salariés sont automatiquement intégrées et centralisées dans le RUP. Gain de temps à la clé !

Quels employés doivent figurer dans le RUP ?

Le droit du travail impose de mentionner dans le registre unique du personnel tous les employés de l’entreprise, à savoir :

- Les salariés, qu’ils soient en CDI ou CDD, y compris de nationalité étrangère ;

- Les agents apprentis / jeunes travailleurs en contrat de professionnalisation ;

- Les personnes volontaires en service civique ;

- Les salariés en intérim ;

- Les travailleurs à domicile ;

- Les stagiaires, inscrits dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique du registre, avec mention de la date de début et de fin du stage (ou de la durée de la période de formation), du nom du tuteur, et du lieu de présence du stagiaire.

Attention : les prestataires de services externes à l’entreprise n’ont pas à figurer dans le registre unique du personnel.

Que doit mentionner le RUP ?

- L’identité du salarié : prénoms et nom ; sexe ; nationalité ; date de naissance.

- L’emploi occupé, avec sa qualification ;

- Les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise ;

- Si le salarié est en CDD, à temps partiel, apprenti, en contrat de professionnalisation, ou temporaire, il faut le mentionner ;

- Si le salarié est de nationalité étrangère, il faut mentionner le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail et annexer une copie du titre au RUP.

Bon à savoir : Contrairement à un bulletin de paie, le registre du personnel ne doit pas obligatoirement mentionner l’adresse et le numéro de sécurité sociale de chaque salarié ; cela ne fait pas partie des obligations d’un employeur.

Qui est en droit de consulter le RUP ?

Le support n’est pas à la disposition de tout le personnel de l’entreprise. Il ne fait par ailleurs pas partie des affichages obligatoires.

En revanche, les salariés sont en droit de consulter la page du registre qui les mentionne ; ils ne pourront toutefois avoir accès qu’aux informations les concernant.

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel, et des contrôleurs du service de l’inspection du travail et de la sécurité sociale (URSSAF).

Quelle est la durée de conservation des informations dans le registre du personnel ?

Les données mentionnées dans le RUP doivent être conservées pendant une durée de 5 ans au plus, à compter de la date à laquelle le salarié (ou le stagiaire) a quitté l’établissement.

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Quelles sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?

• Si la gestion administrative de votre personnel est erronée, ou que la tenue de votre registre est mal effectuée (registre incomplet, par exemple), vous vous exposez à une amende de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par les manquements.
• Si vous êtes dans l’incapacité de présenter le registre au service de l’inspection du travail en cas de contrôle, l’amende est de 450 € par salarié.

C'est donc une sanction qui peut vous coûter cher ! Alors ne jouez pas avec le feu et testez Combo, le logiciel de gestion RH tout-en-un qui vous permet de stocker tous vos documents RH facilement, sans limite.

Sous quel format tenir à jour votre Registre unique du personnel ?

Votre Registre Unique du Personnel peut être un document papier (de type carnet). Il peut également être présenté sous la forme d’un support numérique, à condition d’offrir des garanties de contrôle équivalentes au modèle papier. Il existe aujourd’hui plusieurs modèles de registres du personnel sur Internet. 

Si vous utilisez un logiciel de planning du personnel comme Combo, ou encore un logiciel de paie, la gestion de votre RUP pourra se faire très facilement en ligne.

Rappel : les données doivent être conservées durant une durée de 5 ans maximum à compter du départ du salarié de l’entreprise.

Quels sont les autres registres à tenir pour votre entreprise ?

Retrouvez ci-dessous les autres registres, obligatoires ou non, que votre entreprise doit/peut tenir au cours de son activité. Attention : notre article ne fait pas référence aux registres relatifs au suivi juridique (vous trouverez un modèle pour certains registres juridiques sur le lien).

​​Le registre des accidents bénins non déclarés

A quoi sert ce registre ?

A recenser les accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises disposant d'un CSE. Ce registre n’est pas un support obligatoire; toutefois, si vous décidez de le mettre en place, il doit être tenu à disposition des personnes et organismes cités ci-après.

Qui peut le consulter ?

La médecine du travail, le service de l’inspection du travail, les salariés représentant la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail), les membres du CSE.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, car ce registre n’est pas obligatoire pour les entreprises.

Le registre des contrôles de sécurité

A quoi sert-il ?

A attester des contrôles de sécurité effectués périodiquement (installations électriques notamment) et des consignes à respecter en cas d'incendie.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises.

Qui peut le consulter ?

Les membres du CSE, la médecine du travail, et, le cas échéant, les représentants des organismes d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune amende ou sanction n’est prévue en cas de contrôle, mais la tenue de ce registre reste tout de même obligatoire.

Quelles sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?

Si la gestion administrative de votre personnel et ainsi de votre registre est incomplet ou erroné, vous risquez une contravention de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Et si vous êtes dans l’incapacité de le présenter à l’inspection du travail, la contravention est de 450 € par salarié.

C'est une sanction qui peut vous coûter cher ! Alors testez Combo, le logiciel de gestion RH tout-en-un qui vous permet de stocker tous vos documents RH facilement, sans limite. 

Sous quel format tenir à jour votre Registre unique du personnel ?

Votre RUP peut être un document au format papier, ou un modèle au format numérique, à condition d’offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Il est facile de trouver un modèle sur Internet. 

Si vous utilisez un logiciel de planning du personnel comme Combo, ou encore un logiciel de paie, la gestion de votre RUP pourra se faire en ligne.

Rappel : les données doivent être conservées 5 ans à compter du départ d’un salarié de l’entreprise.

Les autres registres à tenir

Retrouvez ci-dessous les autres registres, obligatoires ou non, à tenir. Attention, on ne parle pas ici des registres concernant le suivi juridique (vous trouverez un modèle pour certains registres juridiques sur le lien).

​​Le registre des accidents bénins non déclarés

A quoi sert-il ?

A recenser les accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises disposant d'un CSE. Il n'est pas obligatoire mais s'il est mis en place, il doit être tenu à disposition des personnes et organismes cités ci-après.

Qui peut le consulter ?

La médecine du travail, l'inspection du travail, les salariés représentant la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail), les membres du CSE.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, il n'est pas obligatoire.

Le registre des contrôles de sécurité

A quoi sert-il ?

A attester des contrôles de sécurité effectués périodiquement (installations électriques notamment) et des consignes en cas d'incendie.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises.

Qui peut le consulter ?

Les membres du CSE, la médecine du travail, et, le cas échéant, les représentants des organismes d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, mais il est obligatoire.

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Le Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels (DUERP)

A quoi sert-il ?

A répertorier les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection menées au sein de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises. Par ailleurs, il fait partie des affichages obligatoires.

Qui peut le consulter ? 

La médecine du travail, l'inspection du travail, les membres du CSE, les salariés soumis à un risque pour leur santé / sécurité.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Contravention de 1500 € si absence ou non mise à jour de ce document unique d’évaluation, 450 € en cas de non présentation.

Le registre du CSE (Comité Social Economique)

A quoi sert-il ?

A consigner les questions/réponses échangées lors des réunions du CSE. 

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises comptant entre 11 et 50 salariés, où est mis en place un CSE.

Qui peut le consulter ?

Les salariés, les représentants du personnel au CSE, l'inspection du travail. 

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Amende de 7500 € en cas d'absence (délit d'entrave au fonctionnement du CSE), contravention de 450 € en cas de non présentation à l'inspection du travail.

Le registre des pourboires 

A quoi sert-il ?

A consigner les pourboires et éviter à l'employeur de payer de la TVA dessus.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises du secteur HCR.

Qui peut le consulter ?

Les services de l’administration fiscale. 

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, il n’est pas obligatoire.

Le registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement

A quoi sert-il ?

A consigner les alertes émises par le représentant du personnel au CSE et/ou les salariés concernant un risque grave pour la santé publique et l'environnement.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises.

Qui peut le consulter ?

Les représentants du personnel au CSE, les salariés de l'entreprise.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, mais il est obligatoire.

Ces registres peuvent être tenus en format papier, ou en format numérique, Si certains ne concernent pas toutes les structures, tous doivent faire l’objet d’une mise à jour soigneuse, pour la bonne tenue des activités de l’entreprise, pour évaluer les risques encourus par les salariés (articles R4121-1 à R4121-4 du Code du Travail) et pour être toujours en accord avec le droit du travail en France. Et surtout, un employeur doit penser à ce type de document dès l’embauche (c’est une obligation légale).

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