Registre du personnel : Définition et Code du travail

Le Registre unique du personnel (RUP) recense les salariés d’une entreprise et met à jour les informations les concernant, mais il en existe bien d’autres. 

Certains  évaluent les risques encourus ou encore consignent certains évènements au sein de l’entreprise. Ils sont nombreux et peuvent dépendre du secteur d’activités. C’est parti pour un tour d’horizon de la gestion des dossiers du personnel. 

Le Registre unique du personnel 

Souvent désigné par RUP, ce registre doit être tenu par tous les employeurs en France, à l’exception des particuliers employeurs, et des associations ayant recours au chèque associatif. Il fait partie des obligations d’un employeur, et compte parmi les documents du dossier collaborateurs à tenir à jour dès l’embauche d’un 1er salarié, après établissement d’une entreprise. Les articles D.1221 23 à D.122127 du Code du travail précisent ce qu’il doit mentionner. Si vous voulez mieux encadrer la gestion de votre personnel en restauration, pharmacie, retail, hôtellerie etc... commencez par là !

Ce registre doit présenter certaines garanties et contenir des informations obligatoires sur vos salariés et stagiaires.

Vous les retrouvez bien sur Combo :

• Informations personnelles : nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance…
• Informations contractuelles : type de contrat, emploi, qualification, autorisation d’embauche…
• Évolutions contractuelles : date d’entrée et de sortie de l’établissement, évolutions de carrière, avenants…

Sur Combo, les informations renseignées dans le profil et contrat de vos salariés sont automatiquement intégrées et centralisées dans le RUP. Gain de temps à la clé !

Quels employés doivent y figurer ?

Le droit du travail impose de mentionner tous les employés, à savoir :

- Les salariés, qu’ils soient en CDI ou CDD, y compris de nationalité étrangère ;

- Les apprentis / jeunes travailleurs en contrat de professionnalisation ;

- Les personnes volontaires en service civique ;

- Les salariés en intérim ;

- Les travailleurs à domicile ;

- Les stagiaires, inscrits dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique du registre, avec mention de la date de début et de fin du stage (ou de la période de formation), du nom du tuteur, et du lieu de présence du stagiaire.

Les prestataires de services n’ont pas à y figurer.

Que doit mentionner le RUP ?

- L’identité du salarié : prénom(s) et nom ; sexe ; nationalité ; date de naissance. 

- L’emploi occupé, avec sa qualification ;

- Les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise ;

- Si le salarié est en CDD, à temps partiel, apprenti, en contrat de professionnalisation, ou temporaire, il faut le mentionner ;

- Si le salarié est de nationalité étrangère, il faut mentionner le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail et annexer une copie du titre au RUP.

Bon à savoir : Contrairement à un bulletin de paie, mentionner l’adresse et le numéro de sécurité sociale sur la page dédiée à chaque salarié ne fait pas partie des obligations d’un employeur.

Qui peut consulter le RUP ?

Ce registre n’est pas à la disposition de tout le personnel. Il ne fait pas partie des affichages obligatoires.

Si l’un de vos salariés souhaite consulter sa page, il ne pourra avoir accès qu’aux informations le concernant.

Il doit cependant être tenu à la disposition des délégués du personnel, et des contrôleurs de l’inspection du travail et de la sécurité sociale (URSSAF). 

Pendant combien de temps faut-il conserver ces informations ?

Il faut les conserver 5 ans au plus, à compter de la date à laquelle le salarié (ou le stagiaire) a quitté l’établissement.

Quelles sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?

Si la gestion administrative de votre personnel et ainsi de votre registre est incomplet ou erroné, vous risquez une contravention de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Et si vous êtes dans l’incapacité de le présenter à l’inspection du travail, la contravention est de 450 € par salarié.

C'est une sanction qui peut vous coûter cher ! Alors testez Combo, le logiciel de gestion RH tout-en-un qui vous permet de stocker tous vos documents RH facilement, sans limite. 

Sous quel format tenir à jour votre Registre unique du personnel ?

Votre RUP peut être un document au format papier, ou un modèle au format numérique, à condition d’offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Il est facile de trouver un modèle sur Internet. 

Si vous utilisez un logiciel de planning du personnel comme Combo, ou encore un logiciel de paie, la gestion de votre RUP pourra se faire en ligne.

Rappel : les données doivent être conservées 5 ans à compter du départ d’un salarié de l’entreprise.

Les autres registres à tenir

Retrouvez ci-dessous les autres registres, obligatoires ou non, à tenir. Attention, on ne parle pas ici des registres concernant le suivi juridique (vous trouverez un modèle pour certains registres juridiques sur le lien).

​​Le registre des accidents bénins non déclarés

A quoi sert-il ?

A recenser les accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises disposant d'un CSE. Il n'est pas obligatoire mais s'il est mis en place, il doit être tenu à disposition des personnes et organismes cités ci-après.

Qui peut le consulter ?

La médecine du travail, l'inspection du travail, les salariés représentant la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail), les membres du CSE.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, il n'est pas obligatoire.

Le registre des contrôles de sécurité

A quoi sert-il ?

A attester des contrôles de sécurité effectués périodiquement (installations électriques notamment) et des consignes en cas d'incendie.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises.

Qui peut le consulter ?

Les membres du CSE, la médecine du travail, et, le cas échéant, les représentants des organismes d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, mais il est obligatoire.

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Le Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels (DUERP)

A quoi sert-il ?

A répertorier les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection menées au sein de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises. Par ailleurs, il fait partie des affichages obligatoires.

Qui peut le consulter ? 

La médecine du travail, l'inspection du travail, les membres du CSE, les salariés soumis à un risque pour leur santé / sécurité.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Contravention de 1500 € si absence ou non mise à jour de ce document unique d’évaluation, 450 € en cas de non présentation.

Le registre du CSE (Comité Social Economique)

A quoi sert-il ?

A consigner les questions/réponses échangées lors des réunions du CSE. 

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises comptant entre 11 et 50 salariés, où est mis en place un CSE.

Qui peut le consulter ?

Les salariés, les représentants du personnel au CSE, l'inspection du travail. 

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Amende de 7500 € en cas d'absence (délit d'entrave au fonctionnement du CSE), contravention de 450 € en cas de non présentation à l'inspection du travail.

Le registre des pourboires 

A quoi sert-il ?

A consigner les pourboires et éviter à l'employeur de payer de la TVA dessus.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises du secteur HCR.

Qui peut le consulter ?

Les services de l’administration fiscale. 

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, il n’est pas obligatoire.

Le registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement

A quoi sert-il ?

A consigner les alertes émises par le représentant du personnel au CSE et/ou les salariés concernant un risque grave pour la santé publique et l'environnement.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises.

Qui peut le consulter ?

Les représentants du personnel au CSE, les salariés de l'entreprise.

Quelle sanction en cas de non-présentation ?

Aucune, mais il est obligatoire.

Ces registres peuvent être tenus en format papier, ou en format numérique, Si certains ne concernent pas toutes les structures, tous doivent faire l’objet d’une mise à jour soigneuse, pour la bonne tenue des activités de l’entreprise, pour évaluer les risques encourus par les salariés (articles R4121-1 à R4121-4 du Code du Travail) et pour être toujours en accord avec le droit du travail en France. Et surtout, un employeur doit penser à ce type de document dès l’embauche (c’est une obligation légale).

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