Tout savoir sur la comptabilisation des aides à l’embauche

Afin de faciliter l’insertion professionnelle du plus grand nombre en France, l’État met en place l’aide à l’embauche. Les entreprises peuvent ainsi obtenir un soutien financier et alléger le coût de recrutement d’un salarié. Mais ces aides s’adressent à des catégories particulières d’employés, et chacune fait l’objet d’un traitement comptable différent. 

Quelles sont les différentes aides prévues et comment une entreprise peut-elle en bénéficier ? Régime, montant, comptes, catégories de salariés… Tout savoir sur la comptabilisation des aides à l’embauche avec Combo, votre solution de tableau de bord RH sur mesure !

Qu’est-ce que l’aide à l’embauche ?

L’embauche d’un salarié représente un coût financier important pour l’employeur. Afin de lutter contre le chômage et d’encourager les entreprises à recruter, le gouvernement et divers organismes sociaux attribuent des aides ponctuelles ou des abattements sur les charges liées aux salaires. Ce dispositif porte le nom d’aide à l’embauche. Il en existe un par catégorie de salariés, soit :

• Les apprentis ;
• Les seniors ;
• Les chômeurs ;
• Les travailleurs handicapés ;
• Les employés de TPE ;
• Les employés de PME.

Pour bénéficier de ce dispositif, l’employeur doit adresser une demande d’aide à Pôle Emploi. Il s’engage ainsi à former la nouvelle recrue afin de favoriser son insertion professionnelle, et reçoit en contrepartie un soutien financier pendant toute la durée du dispositif.

Qu’en est-il de la comptabilité de cette aide financière ? Dans quel cas prévoir des opérations comptables et comment procéder ? On fait le point sur la comptabilisation des aides à l’embauche, concernant les formes suivantes :

• Les exonérations et réduction de charges ;
• Les subventions ;
• Les remboursements forfaitaires ;
• Les crédits d'impôts.

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Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme d’exonérations et de réduction de charges

Les exonérations ou réductions de charges ne font l’objet d’aucun traitement comptable. Comme elles diminuent le montant des charges de personnel, aussi appelées charges sociales, de l’entreprise, ces aides sont déjà incluses dans les écritures de paie.

On pense ici à :

• La réduction Fillon, ou réduction générale des cotisations patronales, qui concerne les salaires inférieurs à 2 795,52 € bruts par mois ;
• Les exonérations de cotisations sociales dans certains territoires, comme les zones de revitalisation rurale (ZRR) ou les bassins d'emploi à redynamiser (BER).

Toutefois, si l’impact de ces aides a un impact significatif sur les comptes, l’entreprise peut les mentionner en annexe.

Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme de subventions

Vous recevez des aides et des primes pour le recrutement de vos employés ? Il s’agit d’une comptabilisation d’aide à l’embauche sous la forme de subventions d’exploitation. Ce dispositif prévoit un versement global, pour les cas suivants :

• L’emploi franc, avec un versement forfaitaire pour un recrutement en CDD ou CDI (voir notre article sur l’aide à l’embauche CDD) ;
• Le recrutement des seniors (voir notre article sur l’aide à l’embauche senior) ;
• L'aide à l'emploi des travailleurs handicapés (AETH), versée chaque trimestre ;
• Le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation
• L’aide à l’emploi des jeunes, comme celles versées dans le cadre d'un contrat initiative emploi jeune (voir notre article sur l’aide à l’embauche d’un contrat de professionnalisation) ;
• Les aides exceptionnelles versées dans le cadre de la crise sanitaire et liées à la baisse de chiffre d'affaires de l'entreprise.

On distingue différents traitements comptables en fonction de la nature de l’aide.

Premier cas : la subvention est accordée sans conditions à respecter.

• À la date d’octroi de la subvention : débit du compte 4417 « Subventions d’exploitation à recevoir » et crédit du compte 74 « Subventions d’exploitation » ;
• À la date d’encaissement des fonds : débit du compte 512 « Banque » et crédit du compte 4417 « Subventions d’exploitation à recevoir ».

💡 Bon à savoir : lorsque l’aide est versée sur plusieurs années sans conditions, une partie de la subvention doit être comptabilisée en produits constatés d’avance.

Deuxième cas : la subvention est conditionnée par le respect des conditions.

• À l’encaissement des subventions (les versements sont assimilés à des avances) : crédit du compte 4419 « État – avances sur subventions » et débit du compte 512 « Banque »;
• À la date à laquelle les conditions sont réunies (la subvention est acquise) : débit du compte  4419 « État – avances sur subventions » et crédit du compte 74 « Subventions d’exploitation ».

Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme de remboursements forfaitaires

Contrairement aux subventions d’exploitation, les remboursements forfaitaires de charges de personnel sont comptabilisés dans un compte de transfert de charges (79). C’est le cas des heures de formation prises financées par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) ou de la préparation opérationnelle à l’emploi (POE).

La comptabilisation de cette aide à l’embauche se fait comme suit :

• Lors de l’octroi : débit du compte 443 « Opérations particulières avec l’État » et crédit du compte 791 « Transfert de charges d’exploitation » ;
• Lors du paiement : débit du compte 512 « Banque » et crédit du compte 443 « Opérations particulières avec l’État ».

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Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme de crédits d'impôts

Dernier traitement comptable de l’aide à l’embauche : les crédits d'impôts accordés aux entreprises. Leur comptabilité dépend de votre régime fiscal.

Dans les structures soumises à l’impôt sur le revenu, les crédits d'impôts ne sont pas comptabilisés étant donné qu’ils sont directement appréhendés par le chef d’entreprise ou les associés en fonction de leur quote-part de participation aux bénéfices. En effet, les crédits d'impôt à titre personnel sont récupérés dans leur déclaration d'impôt sur le revenu.

Dans les structures soumises à l’impôt sur les sociétés, la comptabilité se fait comme suit :

• Lorsque le montant du crédit d’impôt est inférieur à l’impôt sur les sociétés dû : débit du compte 444 « État – impôts sur les bénéfices » et crédit du compte 695 « Impôts sur les bénéfices » ;
• Lorsqu’il est supérieur, l’excédent est comptabilisé de la façon suivante : début du sous-compte 444 « État – crédit d’impôt apprentissage » et crédit du sous-compte 699 « Crédit d’impôt apprentissage restituable ».

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FAQ sur la comptabilisation de l’aide à l’embauche

Qui est éligible à l'aide à l'embauche ?

Les contrats aidés s'adressent aux personnes sans emploi depuis plusieurs mois et à celles qui rencontrent des difficultés sociales et professionnelles. Toutes les catégories suivantes sont éligibles, à condition que l’employeur envoie une demande d’aide à l’embauche à France Travail (Pôle Emploi) :

• Les apprentis ;
• Les seniors ;
• Les chômeurs ;
• Les travailleurs handicapés ;
• Les employés de TPE ;
• Les employés de PME.

Quelles déclarations sont nécessaires pour l'aide à l'embauche ?

Toute embauche doit être déclarée à l’Urssaf ou à la MSA par l’employeur via la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). C’est une obligation légale, que vous demandiez ensuite l’aide à l’embauche ou non. L’employeur fait ensuite la demande à France Travail.

Est-il possible de cumuler plusieurs types d’aides à l’embauche ?

Oui, certaines aides peuvent être cumulées ou prolongées, comme dans le cas d’un contrat d’apprentissage où le salarié redoublerait son année. Vérifiez les conditions selon le type d’aide à l’embauche !