Responsabilités de l'employeur en fin de contrat : quels documents à remettre au salarié ? 

Le contrat de travail de votre salarié touche à sa fin ? Que ce soit suite à un licenciement, une démission, une rupture conventionnelle, ou toute autre cause, vous serez bientôt tenu de lui fournir un ensemble de documents RH.

Mais quels sont ces documents exactement ? Dans quel délai doivent-ils être remis au salarié ? De quelle manière ? Et surtout, quelles sont les conséquences pour l'employeur en cas de non-respect de ces obligations ? Combo vous dit tout dans cet article dédié : 

L’attestation Pôle emploi 

Également appelé attestation employeur, ce document doit être remis par l’employeur à Pôle emploi ainsi qu’à son salarié. Obligatoire, et ce quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD…) ou la raison de la fin du contrat, ce document permet au salarié de faire valoir ses droits à l’assurance chômage. 

L’attestation Pôle emploi contient notamment les mentions suivantes : 

• Le numéro URSSAF de l’employeur ; 
• L’identité du salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale…) ; 
• Informations liées à l'emploi occupé (durée du contrat, type de contrat…) ; 
• Motif de la rupture du contrat (rupture conventionnelle, licenciement, démission…) ;
• Le détail des salaires perçus au cours des 12 derniers mois (nombre d’heures travaillées, salaire brut et net…) ; 
• Les éventuelles primes et indemnités liées à la rupture du contrat de travail. 

Comment obtenir l’attestation Pôle emploi ? 

Le mode d'obtention de l'attestation varie en fonction du nombre de salariés dans l'entreprise :

• Jusqu'à 10 salariés : l'employeur peut obtenir l’attestation en se rendant directement à l'agence Pôle emploi ou en la téléchargeant en ligne.
• Plus de 10 salariés ? Alors, l'attestation Unedic doit être remplie en ligne sur l'espace employeur du site de Pôle emploi.

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Le reçu pour solde de tout compte

Le solde de tout compte est un document que l'employeur doit impérativement remettre au salarié à l'occasion de la rupture de son contrat de travail. Ce document récapitule toutes les indemnités de fin de contrat qui ont été versées au salarié.

Que ce soit pour un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, et quel que soit le motif de la rupture, le salarié est en droit de recevoir un solde de tout compte. Le document doit comporter plusieurs éléments, notamment : 

• Le total des sommes dues au salarié à la date de fin de contrat ; 
• La mention qui indique que le reçu pour solde de tout compte a été établi en double exemplaire, dont l'un est remis au salarié.

Bon à savoir : La signature du reçu pour solde de tout compte par le salarié a un impact sur la période pendant laquelle il peut contester les sommes mentionnées. Si le salarié appose sa signature et la date sur le document, il ne pourra contester les montants que pendant une période de 6 mois. En revanche, s'il refuse de signer, le délai de contestation s'étend jusqu'à 3 ans.

Le certificat de travail

Le certificat de travail est un document essentiel à remettre impérativement au salarié lors de la fin de son contrat de travail. Ce document atteste de l'activité professionnelle du salarié au sein de l'entreprise et constitue une preuve tangible de la relation de travail qui a existé entre l'employeur et le salarié.

Un certificat de travail doit obligatoirement mentionner : 

• Le nom, prénom et adresse de l’employé ; 
• Le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur ;
• La date du début des fonctions dans l’entreprise (période d’essai  et période de stage inclus) ;
• La date à laquelle le préavis prend fin, y compris en cas de dispense ;
• La nature de l’emploi ainsi que la période correspondante. L’employeur est tenu d’indiquer la qualification en se référant au contrat de travail ou au bulletin de salaire ;
• La mention du maintien de la couverture santé et de la prévoyance ;
• Le lieu et la date de délivrance ; 
• La signature de l’employeur.

Bon à savoir : Certaines informations ne sont pas autorisées à figurer sur le certificat de travail. Il s’agit notamment du type de rupture du contrat de travail (licenciement, démission…) ainsi que des remarques sur la qualité du travail du salarié.

Les documents supplémentaires à remettre au salarié sortant

L’état récapitulatif de l'épargne salariale 

L'état récapitulatif de l'épargne salariale est un document que l'employeur doit remettre au salarié à la fin de son contrat de travail, mais seulement si l'entreprise dispose d'un dispositif d'épargne salariale. Il permet de faire un état des sommes et des valeurs mobilières épargnées dans le cadre de l'épargne salariale. 

Bon à savoir : L'état récapitulatif de l'épargne salariale n'est pas uniquement réservé aux CDI, mais également aux CDD, ainsi qu'aux contrats d'apprentissage ou de professionnalisation. 

L’indemnité compensatrice de la clause de non-concurrence

Lorsqu'un contrat de travail prévoit une clause de non-concurrence, l'employeur est tenu de verser une indemnité au salarié en compensation de cette restriction d'activité. Cette indemnité peut être versée sous forme de paiements périodiques ou sous forme d'un paiement unique immédiat.

Bon à savoir : La clause de non-concurrence ne peut être valable que si elle est limitée dans le temps, géographiquement et quant à l'activité concernée. De plus, l'indemnité versée en compensation de cette clause ne peut pas être dérisoire et doit être proportionnelle au préjudice subi par le salarié en raison de la restriction de son activité professionnelle.

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Quand et comment doivent être remis les documents de fin de contrat ?

Quel délai pour transmettre les documents 

L'employeur a une obligation légale de remettre le certificat de travail et le reçu de fin de contrat à l'employé à la date effective de la fin de sa fonction, qui peut être la fin du préavis ou le dernier jour du contrat de travail.

Si l'employeur ne respecte pas l'obligation de remettre les documents de fin de contrat, ou si ces derniers présentent des erreurs, le salarié peut relancer l'employeur par lettre recommandée avec accusé de réception. En cas de non-réponse satisfaisante, le salarié peut saisir le Conseil de prud'hommes pour faire valoir ses droits. 

A noter : Le délai de prescription pour saisir le Conseil de prud'hommes est de 12 mois à compter de la fin du contrat de travail.

Quelles sont les sanctions en cas de non-remise ou de remise tardive ? 

Voici les sanctions en cas de non-remise ou de remise tardive des documents de fin de contrat : 

• Pour le certificat de travail : l’amende qu’encourt l’employeur s’élève à 750 € pour une personne physique ou à 3 750 € pour une personne morale ;
• Pour le solde de tout compte : l’employé peut réclamer des dommages-intérêts pour le préjudice subi en raison du retard ;
• L'attestation Pôle emploi : l’employeur peut se voir infliger une amende de 1 500 € (personne physique) ou de 7 500 € (personne morale). 

Comment les documents doivent-ils être remis ? 

Bien que l'envoi des documents par lettre recommandée avec accusé de réception soit courant, il n'est pas obligatoire. En réalité, l'employeur doit simplement établir les documents et les mettre à disposition du salarié, sans avoir à les envoyer physiquement. Il est donc possible de remettre les documents en main propre ou de les mettre à disposition du salarié dans les locaux de l'entreprise.

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