Embauche d’un salarié étranger : quelles procédures suivre ?

Vous faites vos DPAE en ligne et parmi vos nouvelles recrues figure une personne de nationalité étrangère. Que devez-vous savoir et quelles démarches devez-vous effectuer pour la faire travailler en toute légalité ? Tout dépend de son cas de figure. Suivez le guide ! 

Les différents cas de figure à l’embauche d’un salarié étranger

Selon que le candidat réside déjà en France, qu'il soit un citoyen européen ou qu'il ne réside pas en France, vous devrez probablement faire face à diverses situations. Chacun de ces cas de figure nécessite des procédures spécifiques.

Si le salarié étranger réside déjà sur le territoire français

Avant d'embaucher un salarié étranger résidant en France, plusieurs vérifications sont nécessaires. 

Comment faire ?

Déjà, il faut anticiper : demandez, au moins 2 jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche du salarié, à la préfecture dont vous dépendez d’authentifier le titre de séjour ou l’autorisation de travailler.

La procédure est assez simple : votre demande peut être faite par email, en joignant une copie du titre. Rassuré ?

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💡 Bon à savoir : Une demande d'authentification par mail avec une copie du titre de séjour peut être envoyée, et si la préfecture ne répond pas dans les 2 jours ouvrables, l'obligation de vérification est considérée comme remplie.

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Une fois cette étape accomplie, vous pouvez procéder à la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche). Vous êtes l’heureux propriétaire d’un hôtel ou d’un restaurant ? Découvrez toutes les spécificités et obligations de la DPAE en hôtellerie-restauration. 

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⚠️ Attention : lors de l'embauche d'un salarié étranger, certains titres de séjour incluent déjà une autorisation de travail, tels que :

• La carte de résident d'une durée de 10 ans ;
• La carte de séjour portant la mention "compétences et talents" ;
• La carte de séjour temporaire portant la mention "vie privée et familiale" ;
• La carte de résident de longue durée de l'Union européenne ;
• Le visa de longue durée, valant titre de séjour (avec les mentions : étudiants, chercheur, conjoint d'un ressortissant français, conjoint par regroupement familial) ;
• L'APS (autorisation provisoire de séjour) pour les étudiants ayant terminé leur cursus.

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Si le salarié étranger est un citoyen européen

La mise en place de la liberté de circulation des personnes par l'Union européenne a grandement simplifié le processus d'embauche d'un salarié étranger européen. 

Ainsi, si votre salarié est originaire d’un des états membres de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE), ou s’il est monégasque, andorran, de Saint-Marin, aucun nœud au cerveau à se faire : vous pouvez le faire travailler sans avoir de paperasserie supplémentaire à remplir. 

Comment procéder ? Il lui suffit de vous fournir une pièce d’identité en cours de validité et de prouver la nature de son travail pour être engagé au sein de votre entreprise.

💡 Bon à Savoir : Si le salarié européen réside de manière ininterrompue depuis plus de 5 ans, son travail n'a plus besoin d'être justifié.

Si le salarié étranger ne réside pas en France

Pour employer un salarié étranger non membre de l'Union européenne et ne résidant pas en France, vous devrez suivre une procédure spécifique appelée la "procédure d'introduction d'un salarié étranger".

Cette procédure implique de faire une demande d'autorisation de travail pour les salariés étrangers résidant en France. Vous devez déposer cette demande auprès de la DREETS et de l'OFII (Office Français de l'Immigration et de l'Intégration).

Comment s’y prendre ?  Dans un premier temps, il faut envoyer une demande d'introduction accompagnée d'une offre d'emploi à Pôle Emploi. Ce dernier transmettra alors le dossier à la DREETS du lieu de travail du salarié étranger.

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⚠️ Attention : afin de constituer un dossier complet pour la demande d'introduction, vous devrez fournir les éléments suivants :

• Une preuve de paiement de la taxe pour l'embauche d'un salarié étranger à l'OFII ; 
• Une copie du contrat de travail ; 
• Un document contenant les modalités de logement pour le salarié ; 

Une fois la demande examinée, la DREETS peut l'accepter ou la refuser. En cas d'acceptation, le dossier est transmis au consulat et à l'OFII. L'OFII se charge alors de : 

• Gérer l'arrivée du salarié étranger en France.
• Procéder à un contrôle médical, qui doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l'arrivée du travailleur sur le sol français ou dans les 3 mois après le début du contrat de travail. Le non-respect de ce délai peut entraîner le retrait de l'autorisation de travail.

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💡 Bon à savoir : Le contrôle médical peut éventuellement être réalisé dans le pays d'origine du salarié étranger si l'OFII dispose d'une représentation dans ce pays.

Quelles sont les formalités communes aux trois cas de figure ? 

Une fois les procédures spécifiques accomplies, l'embauche d'un salarié étranger implique de suivre les formalités d'embauche classiques, telles que :

• Rédiger un contrat de travail ; 
• Établir la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) ; 
• Affilier le salarié à une caisse de retraite ; 
• Organiser la visite médicale d'embauche, également connue sous le nom de visite d'information et de prévention.

Et un rappel, au cas où…

L'emploi irrégulier d'un étranger est un délit passible de sanctions pénales : peine d’emprisonnement de 5 ans et amende de 15 000 € (par étranger). Si l’infraction est commise en bande organisée, les peines sont portées à 10 ans d’emprisonnement et à 100 000 € d’amende.

Quid des contrats de travail spécifiques ?

Vous vous demandez si les démarches précédentes s’appliquent aussi pour des contrats un peu particuliers, par exemple pour des étudiants ou des apprentis ? 

Voici la réglementation à connaître pour les différents cas de figure (vous trouverez plus de détails sur les sites du Ministère du Travail et de l’Administration Française) : 

• Il est possible de signer un contrat étudiant avec une personne étrangère. S’il s’agit d’un étudiant européen, il n’est pas nécessaire de disposer d’un titre de séjour ou d’une autorisation de travail. Si le candidat est non-européen, il est indispensable qu’il dispose d’un visa long séjour ou d’une carte de séjour étudiant, mais l’employeur n’a pas besoin de demander une autorisation de travail.
  Dans les deux cas, le salarié peut travailler 964 heures maximum par an et il est rémunéré au minimum au SMIC.

• Vous aimeriez embaucher un apprenti en restauration pour lui apprendre un futur métier ? Cela est possible sous des conditions similaires à la validité d’un contrat étudiant, à la différence près que le candidat doit être en France depuis au moins un an s’il n’est pas originaire de l’Union européenne (sauf s’il est inscrit en Master ou pour un diplôme de niveau Grande École).
  La rémunération s’effectue en pourcentage du SMIC ou en pourcentage d’un salaire plus élevé déterminé par l’accord de branche.

• L’employeur peut aussi conclure un contrat de professionnalisation avec un candidat étranger. Il n’y a pas de formalité spécifique pour un ressortissant de l’UE, de l’Espace Économique Européen ou de Suisse. En revanche, si le candidat vient d’un pays hors Europe, il faut qu’il soit en France depuis plus d’un an, qu’il dispose d’un titre de séjour ou d’une carte de séjour étudiant. L’employeur doit demander une autorisation de travail si le contrat prévoit plus de 964 heures de travail par an.
  
  

Attention : les contrats conclus à partir du 30 avril 2024 ne permettront plus à l’employeur de bénéficier de l’aide à l’embauche pour un contrat de professionnalisation, qu’importe l’origine du candidat et le métier concerné.

🤝 Bon à savoir : des spécificités s’appliquent pour les étudiants de nationalité algérienne. Ils doivent notamment disposer d’un certificat de résidence étudiant, ils ne peuvent pas travailler plus de 50 % de la durée annuelle de travail appliquée (contrairement à une durée de 60 % pour les autres nationalités, européennes et non européennes) et l’employeur doit obtenir une autorisation de travail préalable.

FAQ concernant l’embauche d’un salarié étranger

Quelle forme peut avoir l’autorisation (ou le permis) de travailler ?

Il peut s’agir d’un visa, ou d’un titre de séjour : carte de séjour compétences et talent, carte de résident longue durée, carte de résident 10 ans, carte de séjour temporaire vie privée et familiale, visa de long séjour valant titre de séjour…

Il peut également s’agir d'un document distinct du document de séjour, comme le récépissé de première demande ou de demande de renouvellement d’une carte de séjour autorisant à travailler, ou une autorisation provisoire de travail (APT).

Pour en savoir plus, et découvrir les différentes catégories d’autorisation de travail, cliquez ici.

Que faire si l’autorisation de travail n’est pas valide ou inexistante ?

Vous pouvez faire une demande d’une autorisation de travail en vue de conclure un contrat de travail avec un salarié étranger non européen résidant en France, avec ce formulaire Cerfa.