L'embauche d'un salarié en hôtellerie-restauration : DPAE et autres obligations

La DPAE en ligne est une formalité qui permet d'effectuer en une seule fois l'essentiel des démarches obligatoires lors de l'embauche d'un salarié. Et ce, auprès d'un seul interlocuteur : l'Urssaf.

Quand faut-il établir la DPAE pour l'URSSAF?

Comme son nom l’indique, elle doit s’effectuer dans les huit jours qui précèdent l’embauche du salarié, et, au plus tard, un jour ouvrable avant.
Elle se fait directement et en 1-clic depuis Combo, sur le site l'Urssaf, ou sur celui de Net Entreprise. L'idée, c'est de lister des informations relatives à l'employeur, au salarié et au contrat.

En version formulaire Cerfa, juste pour vous donner une idée, elle ressemble à ça :

Qui doit s'en charger ? 

Vous-même, un manager de votre restaurant, votre responsable RH si vous avez plusieurs établissements, ou encore votre expert-comptable. En tout cas, de préférence toujours la même personne, pour éviter les malentendus et donc les oublis ! .

Avec Combo, vous avez les rappels pour faire la DPAE lors de l'embauche d'un salarié !  Conseil d'ami...

Et pourquoi, la déclaration à l'embauche est-elle si importante ?

Déjà, qui dit DPAE effectuée dans les règles de l'art, dit couverture en cas d'accident du travail. Imaginez que votre cuisinier se coupe un doigt lors de son 1er jour de boulot dans votre restaurant et que vous ayez zappé la DPAE ? Ou qu'il ait un accident de trajet en se rendant au travail ? Les indemnisations seraient pour votre pomme !

Si vous venez juste d’ouvrir votre restaurant, et qu’il s’agit de votre première embauche d'extra en restauration, CDI ou CDD, vous êtes automatiquement immatriculé en tant qu’employeur au régime général de la Sécurité Sociale, avec l’immense privilège de détenir désormais un compte employeur auprès de l’Urssaf !

Mais ce n’est pas tout :

• La DPAE déclenche l’immatriculation de votre salarié auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie). Aucune démarche supplémentaire à faire de votre côté.
• Elle lui permet d’être affilié automatiquement au régime d’assurance chômage.
• Et aussi de devenir adhérent à un service de santé du travail, en vue de la visite d'information et de prévention obligatoire.

La DPAE concerne-t-elle tous les salariés ?

Aucun salarié n'est dispensé de DPAE, mais peut-être vous demandez-vous si vous faites face à un cas particulier, notamment si, pour votre restaurant, vous recrutez un...

• Etudiant : admettons que vous embauchiez un étudiant trois jours par semaine, pendant deux mois, pour gérer un foodtruck pendant les vacances d’été (soit un CDD à temps partiel). Et bien, vous ne couperez pas à la DPAE.

• Intermédiaire : vous n’y échapperez pas non plus en cas d’embauche d’un intérimaire si, par exemple, une société privatise votre restaurant un soir où, normalement, il est fermé et qu’il vient vous donner un coup de main.

• Stagiaire : en revanche, l’arrivée de votre stagiaire commis de cuisine ne vous demande pas d’établir une DPAE lors de la signature de sa convention de stage, car il n’est pas titulaire d’un contrat de travail et n’a pas la qualité de salarié.

Et une fois la DPAE effectuée... 

Vous recevez illico un accusé de réception, dont il faudra remettre une copie au nouvel embauché. Ou, à défaut, une copie de la DPAE. Sauf s'il a signé un contrat de travail mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Mais ne pensez pas que vous allez vous en sortir aussi facilement... il reste d'autres démarches à accomplir, et cette fois, ce n'est pas l'Urssaf qui s'en charge ! Donc à vous d'organiser...
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- L'adhésion aux différentes caisses, à la mutuelle et à la médecine du travail

Alors passez un petit coup de fil à votre expert-comptable, qui se chargera de l'inscription de votre salarié à la caisse de retraite et de prévoyance (généralement, c'est la convention collective qui indique à quels organismes s'affilier).

Ensuite, il lui faudra remplir, pour le compte de votre salarié, une demande d'adhésion à la complémentaire santé (ou mutuelle) à laquelle votre établissement a souscrit.

Et enfin, il ne lui restera plus qu'à informer l'organisme de santé au travail interentreprises auquel vous avez adhéré de l'arrivée de votre nouveau salarié.
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- La bonne tenue de votre registre unique du personnel

Qui dit embauche dit aussi mise à jour du Registre unique du personnel, où vous devez faire figurer toutes les informations relatives au nouvel embauché.

Et on indique quoi, au juste ? Ses nom, prénom, date de naissance, nationalité, sexe, plus la date d'arrivée (et de sortie) dans l'entreprise, le type de contrat. Et s'il est étranger, le type et numéro d'ordre de son autorisation de travail.
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- La visite d'information et de prévention (ex-visite médicale d'embauche)

La visite d'information et de prévention, ou VIP (qui remplace la visite médicale d'embauche), doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de fonction dans votre restaurant, auprès de l'organisme de santé au travail interentreprises auquel vous avez adhéré.
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- L'établissement d'un contrat de travail

Sachez qu'un contrat écrit n'est pas obligatoire pour un CDI à temps plein. Mais pour prévenir tout conflit, la signature d'un contrat est toujours préférable.

Dans le cas d'un CDI à temps partiel, d'un CDD, d'un contrat de travail temporaire ou d'un contrat d'apprentissage, par exemple, l'absence d'un contrat écrit peut amener le tribunal des prud'hommes à acter, à la demande du salarié, la requalification d'un contrat en CDI à temps plein. Par ailleurs, l'employeur, lui, s'expose à une amende.

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FAQ sur l’embauche d’un salarié en HCR

Pris dans le tourbillon du boulot, vous avez zappé la DPAE... Concrètement qu’est-ce que vous risquez ?

Que l’Urssaf vous soupçonne de travail dissimulé, un délit encourant des sanctions pénales (peine pouvant aller jusqu'à 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement) ! Mais aussi des sanctions civiles (régularisation des cotisations éludées du fait de l'absence de cotisations) et administratives (pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 3,57 € en 2018, soit un total de 1071 €). Bref, c'est pas cool.

Bon à savoir : Même s’il a signé un contrat de travail et que vous êtes à jour dans ses cotisations sociales, un salarié qui n’a pas fait l’objet d’une DPAE peut, quand même, vous coûter cher en cas de contrôle Urssaf, du fait du délit de travail dissimulé.

Vous avez effectué une DPAE et l’embauche n’a finalement pas lieu ? 

Là, c’est simple. Si l’embauche n’a pas lieu, parce que le futur employé ne s’est pas présenté, par exemple, il est inutile d'annuler une déclaration dite "préalable" à l'embauche, même si celle ci est faite à tort. Pour une fois que l'administratif est simplifié, on ne va pas se plaindre !

Vous avez établi une DPAE, et vous êtes rendu compte d’une erreur ? 

Pas de panique, vous avez 2 jours ouvrables pour en informer l’Urssaf une fois l'accusé de réception de la DPAE entre vos mains.

Questions qui peuvent se poser au moment de l'établissement de la DPAE

‍Le futur salarié va occuper pour la première fois un emploi : ‍

Si c’est le premier emploi occupé par votre salarié, il doit faire des démarches auprès de la caisse d’assurance maladie de son lieu de résidence pour l'en informer et se faire immatriculer.

Le futur salarié est mineur (âgé entre 14 et 18 ans) : 

Pour faire plaisir à votre voisin, vous avez accepté d'embaucher son fils de 17 ans à la plonge de votre restaurant pendant les vacances scolaires. Bravo pour la B. A. ! Il vous faut, pour cela, une autorisation écrite de ses parents. Mais sachez qu'il ne pourra pas travailler plus de 8 heures par jour ou de 35 heures par semaine.

Et si vous voulez recruter sa petite soeur de 15 ans, c'est possible aussi, mais elle ne pourra pas travailler plus de 7 heures par jour.

Le futur salarié n'a pas la nationalité française : 

Si votre futur salarié est étranger, vous devez vérifier qu'il est titulaire d'un titre de séjour en cours de validité valant autorisation de travailler SAUF s'il est originaire d'un des états membres de l'Espace économique européen, ou suisse, monégasque, andorran ou de Saint-Marin.

Comment ça ?

En demandant, au moins 2 jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, à la préfecture dont vous dépendez, d'authentifier le titre de séjour ou l'autorisation de travailler. Vous pouvez faire ça par email, en joignant une copie du titre.

Pour info :

Cette autorisation (ou permis) de travail peut prendre la forme d'un visa, ou d'un titre de séjour : carte de séjour compétences et talent, carte de résident longue durée, carte de résident 10 ans, carte de séjour temporaire vie privée et familiale, visa de long séjour valant titre de séjour...

Que faire si votre futur salarié n'est pas titulaire d'une autorisation de travail ?

Et bien, il faut en faire la demande auprès de la Direccte.

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