Quels sont les documents à fournir lors d’une inspection du travail ?

Gérant d'hôtel, patron de supermarché ou chef d’usine, quand l’inspecteur du travail se présente à votre porte, vous devez vous tenir prêt. Qu’il vienne pour une simple visite de routine ou pour une enquête approfondie, de lui-même ou à la demande d’un salarié de l’entreprise, cet agent de contrôle aura accès à vos locaux et à vos documents.

Quel est le rôle du contrôleur et inspecteur du travail ? Comment se déroule un contrôle en entreprise ? Quels documents RH fournir à l’inspection du travail ? Préparez la visite comme il se doit avec Combo !

Quel est le rôle de l’inspection du travail ?

Au service de la santé et de la sécurité des salariés, l’inspection du travail existe depuis 1892. Cet organe de contrôle de la DREETS (service né de la fusion des DIRECCTE et des DRCS en 2021) veille à la bonne application du droit du travail dans les entreprises.

L’inspection du travail est responsable de l'application des dispositions légales et réglementaires relatives au régime du travail dans le domaine privé et public. Elle est concernée par toutes les problématiques juridiques et sociales liées à la vie des salariés dans l’entreprise (contrat de travail, temps de pause, hygiène et sécurité, formation professionnelle, horaires collectifs de travail…), quels que soient le secteur d’activité et la taille de la structure.

L’inspecteur du travail se base sur le Code du travail et les conventions collectives applicables. Il mène les missions suivantes :

• Contrôle de la bonne application du Code du travail et des accords collectifs éventuels en entreprise ;
• Vérifie de l’application des règles liées à la santé et à la sécurité des salariés, notamment en cas d’accident de travail ;
• Conseil aux salariés et aux employeurs sur leurs droits et devoirs (comme l’affichage obligatoire en entreprise et le respect de la convention collective, gestion des absences, heures de présence obligatoire,etc.), ainsi que sur l’organisation des rapports sociaux au travail ;
• Favorisation du dialogue lors de négociations d’une convention collective ou de litiges opposant l’ensemble des salariés à l’entreprise.

⚠️ Attention : cet agent dispose d’un très large champ d’action, mais il n’a pas un rôle d’arbitre ! Il ne peut pas régler un conflit entre un employeur et son salarié. Il ne peut ainsi intervenir en cas de non respect d’une convocation à un entretien préalable à sanction ou à l’entretien préalable au licenciement. Seul le Conseil de prud’Hommes peut s’en charger. 

Quels sont les droits absolus de l’inspection du travail ?

Si l’inspecteur du travail détient un rôle d’information et de conseil, il y a des droits que vous ne pouvez pas lui refuser. Ce sont les droits absolus ;

• le droit de visite : ce qui inclut des visites surprises à toute heure du jour et de la nuit ;
• le droit d'enquête : l’agent peut interroger les salariés et toute personne présente dans l’établissement lors de sa venue ;
• un accès aux documents : à présenter à l’inspecteur qui en fait la demande : dossiers du personnel, règlement intérieur, document unique, registre, certification, rapport de vérification… ;
• le droit de prélèvement : l’agent peut procéder à des prélèvements afin de mener à bien son enquête : produits utilisés ou fabriqués, repas servis, matériaux, déchets…

L’inspection du travail en hôtellerie restauration est donc amenée à vérifier l’état des cuisines et l’hygiène générale de l’établissement et à constater puis signifier une infraction à la règlementation envers l’employeur

Les observations peuvent être communiquées à l’URSSAF, au Procureur de la République, au Conseil de prud’hommes ou à la Médecine du Travail. L’agent de contrôle est également en droit de vous demander de réaliser certaines mesures auprès d’un organisme accrédité (ex : formation HACCP du personnel en restauration, vérification des installations électrique…).

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Comment préparer la visite de l’inspection du travail ?

Il y a deux types de visite de l’inspection du travail : la visite qui a été organisée et la visite surprise. Dans les deux cas, l’agent peut accéder à tous vos locaux (hormis les domiciles privés des salariés), interroger le personnel et contrôler tous vos documents. Qu’il ait été appelé par un salarié, l’employeur ou qu’il vienne de son propre gré, la raison reste souvent confidentielle. Il reste généralement moins de 3 heures dans l’entreprise.

L’inspecteur du travail peut venir surveiller les éléments suivants :

• le contrat de travail ;
• le planning de travail qui doit respecter le contrat de travail, mais également la réglementation et la convention collective ;
• le recrutement du personnel ;
• la durée du travail, le temps de pause et les jours de repos ;
• l’affichage obligatoire ;
• l’hygiène, la santé et la sécurité du personnel ;
• les obligations déclaratives de la société ;
• le travail illégal et dissimulé ;
• le droit à la formation professionnelle.
  

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Quels documents fournir à l’inspection du travail ?

Pendant son enquête, l’inspecteur du travail peut demander à consulter certains documents. Vous devez être en mesure de lui présenter immédiatement. Voici les principaux :

• déclaration d’activité de l’entreprise ;
• déclaration d’ouverture d’un chantier temporaire ;
• déclaration de dérogation à l'interdiction d'affecter des jeunes de moins de 18 ans à des travaux réglementés ;
• double des bulletins de salaire ;
• document unique sur l’évaluation des risques professionnels ;
• déclarations d’accidents ;
• registre du personnel ;
• bilan social ;
• règlement intérieur ;
• rapports de vérifications réglementaires (normes incendie, électriques…).

Il viendra également vérifier les affichages obligatoires, notamment le règlement intérieur, les horaires des effectifs, les numéros d’urgence, les interdictions de fumer…

► Si vous vous demandez combien de temps doit-on garder les bulletins de salaire, suivez ce lien. 

Sachez que l’inspection du travail est toujours très exigeante en termes de respect de la règlementation. Si le contrôle d’un litige ou d’une absence ne les concerne pas, les contrôleurs relèveront toujours certains manquements dans la bonne tenue des documents obligatoires. Plutôt que de subir un redressement, utilisez un logiciel intégré comme Combo qui prend en charge vos documents RH et n’hésitez pas à consulter votre comptable en cas de doute.

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Que se passe-t-il après une visite de l’inspection du travail ?

Après une intervention, l’agent peut établir un bilan, vous préconiser des axes d’amélioration et montrer des points de vigilance. Il envoie ensuite une lettre d’observation à l’entreprise. Ne voyez pas obligatoirement l’inspecteur du travail comme un gendarme, même s’il l’est un peu. Il est aussi là pour vous conseiller si vous êtes de bonne foi.

Si des infractions ont été constatées, il informe l'employeur du délai dont il dispose pour se remettre en conformité avant sanction. Les sanctions sont le plus souvent des amendes. Cela peut néanmoins aller plus loin :

• observation : infractions constatées sans risque de poursuite pénale, sauf si l’employeur n’y met pas un terme et cause un accident du travail ;
• mise en demeure : décision administrative obligeant l'entreprise à régulariser une situation dans les plus brefs délais ;
• procès-verbal : acte juridique dont les sanctions pénales relèvent des tribunaux de police et correctionnels ;
• arrêt des travaux : danger grave et imminent exigeant l'arrêt immédiat des travaux sur un chantier ou dans une usine ;
• saisine du juge des référés : en vue d’obtenir une ordonnance d’astreinte financière pour l’employeur afin de mettre un terme à une infraction constatée.

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