Calcul du temps de travail effectif : suivez le guide !

Le calcul des heures de travail de vos salariés repose sur le décompte des heures effectives de travail. De quoi s’agit-il ? Le code du travail définit le travail effectif comme “le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles”. Pour calculer le salaire d’un employé, c’est simple, il suffit d’additionner l’ensemble des heures de travail effectives ! Mais si le temps passé au bureau est clairement du travail effectif, d’autres situations sont également considérées comme telles. C’est le cas des formations effectuées sur le temps de travail, des congés payés, des astreintes ou encore des visites médicales à la médecine du travail.

A contrario, un arrêt maladie, un congé parental à temps plein ou encore une participation à une grève ne seront pas pris en compte dans le travail effectif. La pause n'est en principe pas non plus rémunérée, puisqu'elle n'est pas toujours assimilée à du temps de travail effectif.

Et avec Combo ? Pour faire le calcul des heures travaillées par vos salariés ou de la quotité de travail de chacun, vous pouvez utiliser la pointeuse Combo, incluse dans le logiciel ! Un outil simple à utiliser et très pratique au quotidien pour la gestion des paies des salariés de votre entreprise. 

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Comment calculer le temps de travail mensuel ?

La durée légale du temps de travail en France est de 35 heures par semaine, que l’on soit en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en contrat à durée déterminée (CDD). Là encore les conventions collectives peuvent abaisser ou allonger la durée du temps de travail. Dès lors qu’un collaborateur travaille moins que la durée légale du temps de travail, il est considéré comme étant à temps partiel. Les collaborateurs perçoivent une rémunération à hauteur du temps de travail effectué.

Calcul du temps de travail en Suisse

La loi prévoit une durée de travail maximale hebdomadaire pouvant varier de 45 à 50 heures selon les secteurs. De nombreuses conventions collectives ont toutefois fixé une durée de travail moyenne de 42 heures hebdomadaires. Par ailleurs, en Suisse, le SMIC équivaut à 4 400 euros bruts par mois. À titre de comparaison, le SMIC s’élève en France à 1747,20 euros bruts par mois depuis le 1^er mai 2023. 

Calcul du temps de travail au Canada

Au Canada, la durée normale du travail est de 8 heures par jour, soit 40 heures par semaine pour un contrat de travail standard. Ces conditions de travail sont généralement similaires dans la province de Québec. Toutes les heures travaillées au-delà de la période normale sont comptées comme des heures supplémentaires; ces heures supplémentaires doivent donner lieu à une rémunération d’au moins 1,5 fois le salaire normal, ou à un congé payé, à raison de 1,5 heure de congé par heure supplémentaire travaillée.

Comment calculer le temps de travail annuel ?

L’employeur peut tout à fait décider d’effectuer le calcul des heures travaillées sur une année. En se basant sur la durée légale du temps de travail de 35 heures par semaine, le salarié va travailler 1607 heures par an, en incluant les 7 heures de la journée de solidarité. Ces heures seront effectuées sur 227 jours après avoir retiré les week-ends, les congés payés et les jours fériés.

🤓 A noter : ce calcul vous permet également d’effectuer un suivi précis des congés de chacun, et donc de procéder à une acceptation ou à un refus de congés en tout état de cause.

Le calcul annualisé pour les cadres au forfait

Parlons un peu du calcul du temps de travail annualisé pour les cadres au forfait. Ce type de calcul est une manière flexible de gérer le temps de travail sur une année entière plutôt que de se limiter à une semaine ou un mois. Vous vous demandez peut-être pourquoi c'est intéressant ? Et bien, cela permet aux entreprises de s'adapter aux périodes de haute et basse activité plus facilement.

Les cadres au forfait, en particulier, ont souvent des horaires imprévisibles. Pour eux, il existe deux types de forfaits : le forfait jours et le forfait heures. Le forfait jours est le plus courant et fixe un nombre de jours de travail par an (environ 218 jours). Le forfait heures, lui, fixe un nombre annuel d'heures de travail. Dans un cas comme dans l’autre, le fonctionnement de ce régime spécifique est régi par une convention de forfait, faisant partie de la convention collective de l’entreprise.

Ce système est particulièrement pratique pour gérer les pics de travail sans avoir à compter les heures supplémentaires à chaque fois. Les cadres peuvent travailler plus quand c'est nécessaire et prendre du repos quand c'est plus calme. Mais attention, il faut bien suivre les jours travaillés et les jours de repos pour ne pas dépasser les limites fixées par la loi.

Les pièges à éviter pour le calcul du temps de travail

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors du calcul du temps de travail de vos équipes :

• Sous-estimer les heures travaillées : si on ne compte pas correctement les heures supplémentaires, cela peut poser problème. Les salariés risquent de se sentir lésés et l'entreprise peut avoir des ennuis.

• Oublier les temps de repos : la loi impose des temps de repos minimums entre deux journées de travail et des jours de repos hebdomadaires. Ne pas respecter ces règles peut vous coûter cher.

• Avoir des accords collectifs flous : les conventions collectives doivent être claires. Des formulations vagues peuvent entraîner des malentendus et des conflits.

• Ne pas former le personnel : les managers et les cadres doivent bien comprendre les règles de calcul du temps de travail et les outils disponibles. Sinon, gare aux erreurs !

Et le calcul des heures supplémentaires dans tout ça ?

Si les salariés travaillent au-delà de la durée légale du temps de travail, l’employeur doit les compter comme étant des heures supplémentaires afin de pouvoir appliquer la majoration adéquate. Cependant, afin de préserver la santé et la sécurité des salariés, les heures supplémentaires sont limitées :

• La durée maximale de travail pour une journée est de 10 heures, sauf dérogation ;
• La durée de travail hebdomadaire maximale est de 48 heures (60 heures en cas de circonstances exceptionnelles), ou 44 heures de moyenne sur 12 semaines consécutives ;
• Des accords de branche ou d’établissement ou les conventions collectives fixent peuvent fixer une limite d’heures supplémentaires. À défaut, la loi les fixe à 220 heures de travail effectif par an.

Vous êtes un peu perdu ? Découvrez avec Combo comment réussir à calculer les heures supplémentaires des salariés de votre entreprise, et notamment à bien appliquer les taux de majoration correspondant. 

Le travail de nuit : des particularités à prendre en compte

En France, selon le code du travail : la période de travail de nuit est d'une durée de 9 heures minimum. Dans certains secteurs (la presse par exemple), cette période est d'une durée de 7 heures.

La période de travail de nuit commence au plus tôt à 21 heures et s’achève au plus tard à 7 heures. Au-delà d'une certaine fréquence, le salarié est considéré comme travailleur de nuit et bénéficie de droits particuliers : limitation de la durée du travail, repos compensateur obligatoire, compensations, accès prioritaire au travail de jour, suivi médical adapté, prise en compte des obligations familiales.

Mais surtout les heures accomplies entre 22 heures et 5 heures bénéficient d’une majoration de 20% du salaire horaire de base. Toute heure, accomplie entre 21 heures et 22 heures, donne lieu à une majoration de 5% du salaire horaire de base. Veillez donc bien à prendre en compte l’ensemble de ces droits !

Calcul du temps de travail effectif : les spécificités des contrats de travail

Certains contrats de travail proposent des journées de travail spécifiques qu’il convient de prendre en compte au moment de faire les plannings et de fixer les horaires de travail de votre personnel.

Les contrats à temps partiel

En France, les personnes embauchées à temps partiel ne peuvent pas travailler plus de 35 heures par semaine. Par ailleurs, une durée minimale de 24 heures hebdomadaires doit être respectée, mais plusieurs dérogations sont possibles. De plus, la durée des heures supplémentaires ne peut pas être supérieure à 1/3 du nombre d’heures notées au contrat.

Les contrats d’extra

Les contrats d’extra doivent impérativement être des contrats à durée déterminée. Le travail de la personne embauchée en extra doit être temporaire et respecter la durée de travail fixée par la loi ou la convention collective. 

Quels outils utiliser pour calculer les heures travaillées de vos salariés ?

Exit les erreurs de calcul grâce à la digitalisation !

Il n’est pas toujours simple de calculer les heures de travail. En effet, il faut prendre en compte de nombreux paramètres : travail mensuel ou annuel, taux horaires qui peuvent varier, heures supplémentaires à calculer en fonction du temps de travail et du statut du salarié, règles spécifiques  des conventions collectives, cotisations sociales, contrats différents etc…Les erreurs de calcul sont donc potentiellement nombreuses !

Mais il existe aujourd’hui des outils performants pour vous aider à faire le calcul des heures travaillées ! La solution ? Utiliser un logiciel de gestion, à l’image de la solution Combo proposant un outil de planification du temps de travail très facile à prendre en main. Grâce aux fonctionnalités du logiciel, fini les erreurs sur les fiches de paie de vos salariés ; et profitez également de nombreux autres avantages, comme avoir la possibilité de créer des plannings et de centraliser toutes les données RH afin de pouvoir calculer le temps de travail effectif sans faire de fausses notes. 

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Les fonctionnalités du logiciel Combo pour la gestion RH :

• Vos plannings sont conformes à votre convention collective et aux contrats de vos salarié.e.s car les conventions collectives sont intégrées dans le logiciel
• Vous êtes immédiatement alerté en cas de non-conformité avec votre convention collective sur les temps de travail, les repos, la TVA à appliquer sur vos produits ainsi que les taux de majoration pour les heures supplémentaires etc…
• Les salarié.e.s peuvent bénéficier de la pointeuse Combo, une pointeuse digitale simple et intuitive. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel les arrivées et les départs, à la minute près. 
• Vous pouvez gérer plus facilement les absences (Repos hebdomadaires, repos compensateur de remplacement/d’habillement/de nuit, congés payés, etc) car tout est enregistré dans l’outil Combo. 
• Vous pouvez suivre en toute facilité les aménagements du temps de travail ;
• Les retards et les absences des salarié.e.s sont enregistrés en temps réel dans l’interface du logiciel.
• Les managers peuvent valider et verrouiller les heures de travail effectuées par chaque salarié.
• La solution intègre un logiciel de paie et recense toutes les heures travaillées, dont les heures supplémentaires majorées. Plus besoin de calculatrice : vous pouvez préparer la paie de vos salariés en quelques minutes et ne commettre aucune erreur quant à la rémunération de vos collaborateurs.

La digitalisation RH : réponse à un calcul du temps de travail sans fautes

La technologie est votre meilleure alliée quand il s'agit de simplifier des tâches complexes ou chronophages, et le calcul du temps de travail ne fait pas exception. Passer à la digitalisation RH, c'est dire adieu aux erreurs manuelles et bonjour à une gestion fluide et précise du temps de travail.

Les logiciels de gestion RH comme Combo sont conçus pour automatiser la saisie et le calcul des heures travaillées. Ils offrent une vue d'ensemble en temps réel des heures de travail, des heures supplémentaires et des périodes de repos; et prennent en compte tous les éléments variables de paie. C'est comme avoir un assistant personnel qui ne dort jamais et qui ne fait jamais d'erreur !

Pourquoi les feuilles de temps manuelles ne sont pas les meilleures solutions ?

Disons-le, les feuilles de temps manuelles, c'est un peu la préhistoire. Elles sont remplies d'erreurs potentielles : on peut oublier de noter des heures, mal les additionner, ou encore perdre des feuilles. Et puis, c'est long et fastidieux de tout compiler.

Les logiciels de gestion du temps de travail font tout ça automatiquement. Ils suivent les heures en temps réel, calculent les heures supplémentaires, et alertent en cas de dépassement des seuils légaux. C'est plus rapide, plus précis, et beaucoup moins stressant pour tout le monde.

De plus, ces outils permettent aux employés de voir en temps réel leurs heures travaillées. Ça favorise la transparence et limite les contestations, tout en vous permettant de trouver facilement les documents à fournir lors d’une inspection du travail. Bref, tout le monde y gagne !

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Questions-réponses sur le calcul du temps de travail

Comment le calcul du temps de travail annualisé impacte-t-il les congés payés ?

Les congés payés sont calculés indépendamment du temps de travail annualisé. Le salarié accumule des jours de congé en fonction des jours travaillés. Ces jours de congé doivent être pris en compte dans le calcul annuel pour éviter de dépasser le nombre total de jours de travail autorisés.

Est-il possible de revenir à un calcul mensuel après avoir opté pour le calcul annualisé ?

Oui, il est possible de revenir à un calcul mensuel, mais cela nécessite généralement une révision des accords collectifs ou des contrats de travail. Cette modification doit être réalisée en concertation avec les représentants du personnel et les salariés concernés.

Comment les outils numériques gèrent-ils les variations saisonnières du temps de travail ?

Les outils numériques de gestion du temps de travail peuvent être programmés pour tenir compte des variations saisonnières. Ils permettent d'ajuster automatiquement les horaires et de planifier les périodes de forte activité, tout en garantissant le respect des réglementations sur les temps de repos et les heures supplémentaires.

Que faire en cas de dépassement des heures de travail annuelles prévues par le forfait ?

En cas de dépassement des heures annuelles prévues, il est essentiel de régulariser rapidement la situation. Cela peut impliquer le paiement d'heures supplémentaires ou la révision des horaires de travail pour le reste de l'année. Il est également important de documenter ces ajustements pour rester en conformité avec la législation.

Les employés peuvent-ils accéder à leurs données de temps de travail en temps réel avec les outils digitaux ?

Oui, la plupart des outils numériques permettent aux employés de consulter leurs heures travaillées, leurs jours de congé et leurs heures supplémentaires en temps réel. Cette transparence aide à réduire les contestations et améliore la confiance entre employeurs et employés.

Avec Combo, vous pouvez aussi suivre les ratios de productivité et ainsi mieux optimiser le temps de travail hebdomadaire et/ou mensuel au sein de votre entreprise. Une solution idéale pour réussir à préparer vos plannings selon vos objectifs et vos résultats, mais aussi pour savoir quand il est nécessaire de créer de nouveaux emplois ou de procéder à un aménagement du temps de travail.

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