Tout savoir sur l’ATS et son rôle dans l'embauche du personnel

Le suivi des embauches des salariés peut passer par un système de suivi et de gestion portant le nom d'ATS pour Applicant Tracking System qui administre l’ensemble du processus des campagnes depuis l'annonce de création du poste jusqu’à l’onboarding du salarié. Complémentaire à la gestion des dossiers du personnel en ligne, l’ATS s’applique aussi bien au recrutement interne qu’aux engagements externes et répond à la totalité des étapes de l’embauche d’un futur collaborateur. 

Tout savoir sur l’ATS, le système de suivi des recrutements

La définition de l’ATS

Peu connu des entreprises non habituées aux recrutements réguliers, l'ATS est aujourd'hui un moyen très efficace de piloter l’ensemble du processus de l'embauche par la simplification de la gestion des candidatures et par la réduction de nombreuses tâches intermédiaires demandant un investissement en temps et en personnel dédié. 

Que vous passiez par un recrutement en interne ou fassiez appel à un cabinet de recruteurs externe ou bien encore à l’intérim, votre entreprise a tout intérêt à choisir l’automatisation pour la gestion des candidatures. Pour définir ce qu’est l’ATS pour Applicant Tracking System, il s’agit d’un logiciel intégré ou non au CRM ou à la solution SIRH comme Combo et qui possède différents modules adaptés aux embauches. Il est doté d’une base de données permettant de gérer à la fois :

• l’espace employeur avec les annonces et les candidatures ;
• l’espace candidat avec l’intégration de leurs CV et lettres de motivation et le poste pour lequel il a postulé.

👍 Bon à savoir : 46 % des services RH utilisent maintenant un ATS et 18 % envisagent de l’intégrer dans leurs processus de recrutement.

L’historique de l’ATS et ses fonctionnalités dans le recrutement

L’ATS était à l'origine une solution numérique née avec l’informatique et qui permettait de suivre les candidatures et les embauches au sein de l’entreprise. Le développement de solutions tout-en-un a révolutionné le monde du recrutement par l’arrivée de la forme actuelle de l’ATS qui gère de A à Z les processus de recrutement.

Le logiciel ATS possède une base de données qui regroupe à la fois les informations sur les emplois disponibles ou à venir et celles relatives aux candidats et candidatures reçues. Ainsi, il peut rédiger les annonces de recrutement, les descriptions de postes et l’intégration de la marque employeur au sein des propositions qui enrichit l’offre d’emploi du recruteur et permet d’attirer davantage de postulants. Mais ce n’est pas tout ! L’ATS peut aussi passer en revue les candidatures déjà présentes dans la base de données. De plus, il assure le lancement des propositions d’emploi sur les sites classiques de carrières professionnelles (jobboaards) et ceux spécialisés dans les offres d’emploi. 

Il intervient également en cours de recrutement où il possède un planificateur d’entretiens avec possibilité d’entrer les comptes-rendus et les feedbacks avant l’émission d’une offre d'embauche avec signature électronique en ligne. Ce véritable couteau suisse du engagement améliore ainsi tant l’expérience du recruteur que celle du candidat qui reçoit de cette façon les documents afférents à sa future embauche. 

► Vous vous posez des questions sur le recrutement de vos futurs salariés ? Découvrez notre glossaire RH !

Rencontre avec Julie P., directrice RH dans l’industrie : “nous avons choisi d’installer un ATS en plus de notre logiciel Combo pour une gestion parfaite de nos recrutements. Toute l’implantation a pu se faire rapidement en ligne et nous gérons maintenant de façon beaucoup plus efficace nos campagnes d’embauches, notamment au niveau des postes de techniciens en chaudronnerie qui nécessitent des compétences très particulières. Notre logiciel ATS effectue un premier tri qui s’avère toujours pertinent et améliore notre taux de recrutement par rapport au nombre de postulants”.

La différence entre un CRM de recrutement et un ATS 

La différence entre un CRM pour Customer Relationship Management réside en ce que le CRM n’a pas le même objectif que l’ATS. Le premier s’intéresse à la relation avec les candidats par la création d’une base de données, de suivi et de communication avec les talents potentiels à recruter. Il est ainsi un parfait assistant stratégique sur une gestion sur le long terme.

L’ATS va plus en profondeur dans le processus d’engagement du personnel, puisqu’il ajoute des options, comme la création d’offres d’emploi et leur envoi sur les sites d’annonces ou la rédaction d’offres d’embauche (jobboards). Il permet également d’ouvrir aux autres membres de l’équipe RH l’accès aux candidatures et au suivi des recrutements en cours et est, donc, davantage axé sur le côté opérationnel du suivi des candidatures que ne l’est le CRM.

Que fait l’ATS pour assister l’entreprise dans ses recrutements ? 

Nous pouvons développer en 4 parties le rôle de l’A TS au sein de l’entreprise. Intervenant tout autant au niveau de l’employeur que du candidat, il améliore aussi bien le taux de conversion des offres en cours, évite la discrimination dans ces dernières et affine la procédure globale.

Gain de temps et amélioration du processus 

L’ATS est bien évidemment un assistant très efficace qui fait économiser du temps dans le processus interne de recrutement par l’automatisation de nombreuses tâches, telles que la gestion des rendez-vous et même les échanges entre le candidat et l’entreprise, sans oublier la diffusion multi-supports des annonces d’emploi. Il affine également les profils les plus en adéquation avec l’offre d’emploi pour limiter l’absence de réponses aux candidats non retenus. 

😲 À noter : savez-vous que 74 % des candidats n’obtiennent jamais de réponse à leur candidature ? (source APEC) 

Amélioration de l’accueil et de l’expérience du candidat 

En mettant en relation une offre avec des candidatures entrées dans la base de données, l’employeur peut facilement réaliser une sélection de candidats et les convoquer pour un entretien. Avec un matching plus précis entre l’offre et la demande, l’ATS valorise les expériences des candidats grâce au tri possible par mots-clés et mise en place de filtres. 

Possibilité d’analyse et de reporting des recrutements en cours 

Une campagne de recrutement passe toujours par un débriefing des candidatures, pourquoi certains candidats ont été refusés, pourquoi conserver les CV de certains, nombre de personnes reçues, etc. Contrairement aux anciennes analyses effectuées sur un tableur, comme on crée un tableau Excel de préparation de paie aujourd’hui dépassé, l’ATS vous remet des analyses fiables qui pourront être exploitées lors de futures embauches. 

Amélioration de la marque employeur

Si vous vous demandez comment améliorer votre marque employeur, Combo a la réponse : choisissez un ATS. Les futurs salariés d’une entreprise aiment connaître l’entreprise vers laquelle ils se dirigent et dans laquelle ils mettent leurs espoirs d’embauche. L’Applicant Tracking System permet de retrouver l’ensemble des informations relatives à l’entreprise dans les offres publiées. Ainsi, il est possible d’y mentionner l’éthique et les valeurs de l’employeur, les avantages sociaux possibles, comme le travail à distance ou le temps de travail flexible. Cela rend, dès lors, l’entreprise attractive et permet d’améliorer le taux de réponse aux offres publiées en ligne. 

Comment bien choisir son ATS ? 

Avant tout, il vous faut évaluer vos besoins qui varient selon : 

• la dimension de l’entreprise ; 
• le nombre de recrutements à l’année ; 
• la difficulté rencontrée généralement dans les recrutements ; 
• le gain de temps possible promis par l’ATS. 

À partir de ce constat, vous devrez choisir votre ATS pour : 

• la facilité de prise en main ; 
• la capacité à évoluer selon votre développement ; 
• la personnalisation possible ; 
• le ciblage des offres possible ; 
• le retour, l’analyse et le reporting possibles ; 
• l’expérience utilisateur ; 
• l’intégration avec votre logiciel de CRM ou de SIRH ; 
• le montant de l’abonnement et les services proposés.

Quelques exemples de logiciels ATS 

Il existe de nombreux logiciels ATS présents sur le marché français : 

• Cegid Talent Acquisition pour un service collaboratif et une application mobile complète ;
• Beetween pour une solution de recrutement complète avec multidiffusion sur plus de 150 jobboards ;
• Tool4staffing qui automatise l’ensemble du processus, dont la planification des candidatures ; 
• Beehire pour un recrutement tout-en-un avec gestion centralisée des candidatures et outils d’analyse.

Les questions fréquentes sur l’ATS 

L’ATS convient-il aux petites entreprises ?

Par l’amélioration et l’automatisation des workflows en relation avec les recrutements, l’ATS est un avantage certain pour trouver le talent le plus en phase avec l’offre d’emploi. L’ATS est souvent choisi par les grandes entreprises ayant un service RH dédié, mais également par les PME ayant un nombre d’employés conséquent. Il est aussi privilégié par les entreprises d’intérim qui voient les candidatures mises rapidement en phase avec les recherches en personnel intérimaire de leurs sociétés clientes. Il n’est donc pas adapté aux petites structures qui gèrent généralement de façon classique leurs recrutements et ne possèdent pas de service RH intégré. 

Les ATS sont-ils conformes avec la législation sur le RGPD ? 

C’est une des priorités des fournisseurs de logiciels ATS. Le RGPD est absolument respecté par l’ensemble des ATS par l’information au candidat que son CV peut être conservé par l’entreprise, mais également par le tri effectué dans la base de données qui se fait de façon automatisée et ne fait aucune sélection par genre, âge ou communication de données à des personnes extérieures. 

L’intégration d’un ATS dans un processus de recrutement est-elle facile ? 

Il est tout à fait possible d’intégrer l’outil ATS dans le processus de recrutement après l’avoir choisi. L’intégration des données se fait la plupart du temps depuis un tableur Excel ou Google Sheet au format .csv. Dans le cas d’une nouvelle base de données, le logiciel intègre les renseignements depuis les CV au format .pdf ou après une reconnaissance de texte par l’OCR. Les profils des candidats peuvent également être récupérés depuis les sites d’emploi les plus connus. Autre solution, faire remplir un formulaire en ligne au candidat pour une synchronisation. 

Peut-on intégrer un ATS dans un SIRH comme Combo ? 

Un ATS peut être connecté aux outils de gestion SIRH tels que Combo. En plus de la gestion classique de votre SIRH qui gère le pointage des heures de travail, les dossiers du personnel, etc., cette mise en relation va comprendre l’intégration des données des salariés actuellement en poste et ceux dont l’onboarding est en cours. 

Pour tout savoir sur la possibilité de connecter votre ATS à Combo, prenez simplement rendez-vous avec un de nos experts pour une démo gratuite qui vous expliquera l’ensemble du processus. Si vous désirez découvrir notre solution par vous-même, vous pouvez également créer un compte gratuit.

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