Refus de congés : quelles sont les règles ?

En France, tous les travailleurs ont droit à des congés payés. D’après le Code du travail, ils accumulent un total de 5 semaines par an, soit 2,5 jours par mois. En principe, vos salariés n’ont pas à justifier leur demande de congé, à condition de prendre leurs jours sur une période de référence. Mais l’employeur peut-il refuser une demande de congés ? Dans quels cas et dans quel délai ? Et comment organiser efficacement la gestion des congés dans l’équipe ? Tout savoir sur le refus de congés avec Combo !

Le droit aux congés payés en France

D’après les articles L3141-1 à L3141-33 du Code du travail, tous vos salariés accumulent de manière équitable des jours de vacances, dits congés payés, dans l’année, et ce quel que soit leur statut dans l’entreprise (CDI, CDD, intérimaire, à temps plein ou à temps partiel…). Ils bénéficient de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours par an. L’entreprise peut également fixer un mode calcul en jours ouvrés, du lundi au vendredi. Dans ce cas-là, le salarié cumule 2,08 jours de congés payés par mois, soit 25 jours par an. 

🤔 Le saviez-vous ? Depuis la loi Travail du 8 août 2016, le droit aux congés est ouvert dès l’embauche. Auparavant, il fallait justifier de 10 jours de travail consécutifs.

La période de référence des congés payés

Ces jours sont acquis tout au long de la période référence, soit du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Attention : les dates de congés de mai à mai peuvent être modifiées par l’entreprise si un accord de branche a été signé. Cela peut dépendre du secteur d’activité et de l’emplacement géographique de la société.

Si le salarié n’a pas pris tous ses congés payés pendant la période de référence, les jours sont a priori perdus, sauf cas exceptionnels (maladie, accident de travail, maternité, refus de congés abusif de l’employeur…) qui permettent de les reporter à l’année suivante. L’employeur peut également accepter les congés de fractionnement pour les vacances non prises.

Quelles sont les obligations de l’employeur dans la prise de congés ?

L’employeur est responsable de la gestion des congés. D’après la loi, il a l’obligation d’accorder un certain nombre de congés payés à ses collaborateurs. Quand un salarié demande à poser des jours, l’employeur doit accepter ou bien justifier son refus de congés. Il peut aussi fixer des périodes sur l’année, valables pour l’ensemble des salariés. La règle : en cas de congés payés imposés, il faut prévenir les employés au moins deux mois avant le départ en congé.

Selon le Code du travail, l’entreprise doit également décompter les jours d’absence de chaque salarié. En général, un compteur de congés payés figure sur la fiche de paie, même s’il n’est pas obligatoire. C’est un plus pour vos collaborateurs comme vos gestionnaires de paie. Le compteur sert en effet de récapitulatif mensuel, ce qui limite les erreurs et permet d’informer facilement vos employés sur le nombre de jours de congés payés non pris.

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L’employeur peut-il refuser des congés à son salarié ?

En tant qu’employeur ou service des ressources humaines, vous devez gérer tous les types d’absence. Chacune est soumise à ses propres règles et conditions d’approbation : contrat de travail, convention collective, ancienneté… Dans certains cas, le refus de congés est autorisé, dans d’autres non.

Les types de congés

Il existe une vaste diversité de congés pour les salariés :

• Congés payés ;
• Congés de fractionnement ;
• Congés sans solde ;
• Congés exceptionnels (congé sabbatique, congé parental, création d’entreprise…) ;
• Arrêts maladie ;
• Congés pour raison familiale (mariage, naissance, décès…) ;
• Congé d’ancienneté ;
• RTT (réduction du temps de travail).

Cas où le refus de congés est autorisé

L’employeur a le droit de refuser des congés à un salarié uniquement pour des raisons réelles et objectives, par exemple :

• Besoin d’assurer la continuité de service ;
• Augmentation de l’activité de l’entreprise (fêtes de Noël, vacances d’été…) ;
• Circonstances exceptionnelles (difficultés économiques, remplacement d’un collaborateur…) ;
• Congé sabbatique, qui n’est pas une obligation de l’employeur.

Pour des raisons d’organisation et de priorité, l’ordre des départs en congé peut également être fixé par une convention collective, un accord de branche ou l’employeur, après avis du CSE.

Cas où le refus de congés n’est pas autorisé

Il y a aussi des cas où le refus de congés est impossible. Les jours pour des événements familiaux (mariage, naissance, décès d’un proche…), prévus dans le Code du travail ou dans un accord d’entreprise, doivent obligatoirement être octroyés, en échange d’un justificatif d’absence. De plus, ce type de congé n’est pas décompté des congés payés.

L’entreprise ne peut pas non plus refuser un congé parental. Attention également aux jours de fractionnement, qui peuvent être rendus obligatoires dans la convention collective.

Sous quel délai l’employeur peut-il refuser des congés ?

L’employeur doit communiquer l’ordre des départs deux mois avant l’ouverture de la période de prise de congés, sur un panneau d’affichage accessible à tous les collaborateurs. Il ne peut pas modifier les dates moins d’un mois avant la date de départ prévue, à part si un accord d’entreprise a réduit ce délai.

En cas de refus de congé, aucun délai légal n’est fixé, mais l’employeur doit s’y prendre au plus tôt en informant individuellement chaque salarié. L’absence de réponse suite à une demande vaut acceptation, à partir du moment où l’employeur a connaissance des dates de congés du salarié.

En cas de refus tardif de la part de l’employeur, par exemple à la veille du départ, le salarié a le droit de partir comme prévu.

Un salarié peut-il refuser de prendre ses congés payés ?

Tout salarié doit normalement prendre ses jours de congés annuellement et ne peut recevoir une indemnité à la place. Cette dernière surviendra uniquement en cas de refus de congé abusif de la part de l’employeur ou bien de rupture du contrat de travail.

Si l’employé n’a pas pris ses vacances avant la fin de la période de référence, alors ses jours sont perdus. Ils seront exceptionnellement reportés si :

• Un accord entre lui et l’employeur autorise le report ;
• Une convention collective ou un accord d’entreprise prévoit cette disposition dans le cadre de l’aménagement du temps de travail.

Et si le salarié tombe malade avant de partir en vacances ? Alors il peut les reporter après la date de reprise du travail, même si la période de congés a pris fin.

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Refus de congés abusif : quelles sont les sanctions ?

La prise de congés payés est un droit français auquel l’employeur ne peut faire obstacle sans raison valable. S’il refuse la demande de congé sans justification, l’employé peut le mettre en demeure voire saisir le conseil des prud’hommes. S’il ne respecte pas les durées légales ou change les dates au dernier moment, il encourt des sanctions sous la forme de dommages et intérêts.

Dans le cas inverse, si c’est le salarié qui part alors que l’entreprise a légalement refusé sa demande, alors il peut être licencié pour abandon de poste.

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