Heures supplémentaires : calculs et fiscalité

Vous êtes employeur et vous avez besoin de simplifier le suivi des temps de travail, les plannings de vos salariés, et votre gestion paie ? Pour y parvenir, commencez par bien maîtriser le principe des heures supplémentaires et le calcul de leur rémunération. Voici un mémo des points essentiels à retenir pour devenir incollable sur la durée de travail de vos salariés et optimiser ainsi durablement votre masse salariale.

Qu’est-ce que les « heures supplémentaires » ?

Pour bien comprendre ce qui définit une heure supplémentaire, il faut d’abord s’intéresser à la durée légale du travail au niveau hebdomadaire. En France, elle est fixée à 35 heures par semaine. Une heure supplémentaire correspond à une heure de travail effectif qui dépasse cette durée légale.

En clair, toute heure effectuée au-delà de 35 heures par semaine devient de facto une « heure supplémentaire ».

🤔 À savoir : un contingent annuel de 220 heures supplémentaires par an et par salarié est fixé par la loi et doit être impérativement respecté (sauf dérogation via un accord collectif d’entreprise ou une convention particulière comme dans la restauration par exemple). 

Le respect de ce contingent ne s’applique pas pour les salariés au forfait, ni pour les cadres dirigeants.

Comment calculer les heures supplémentaires ?

L’article L3121-36 du Code du Travail fixe un régime identique à tous les salariés concernant le taux de majoration des heures supplémentaires effectuées (sauf convention ou accord collectif d’entreprise).

Comment sont calculés les taux de majoration lors d’un contrat de 35 heures ?

Les huit premières heures (de la 36ème à la 43ème) sont majorées de 25% du montant horaire brut. À partir de la 44ème heure, le taux de majoration passe à 50%.  

Vous pouvez aussi ne pas proposer de majoration mais des repos de remplacement (appelés repos compensateur) en contrepartie. C’est le principe des RTT (Réduction du Temps de Travail) dont le calcul est le suivant :

• Au lieu des 25% de majoration, vous accordez 1h15 de repos supplémentaire à votre salarié ;
• Au lieu des 50% de majoration, vous accordez 1h30 de repos supplémentaire à votre salarié.
• Certaines primes (danger, insalubrité, froid, travail le dimanche et jour férié, assiduité, détachement) sauf prime de vacances, d’ancienneté, de 13ème mois, d’intéressement, de participation, de mariage et les frais professionnels. 

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Comment sont calculés les taux de majoration lors d’un contrat de 39 heures ?

Pour les salariés en contrat de 39 heures hebdomadaires, le calcul pour l’employeur est le même. S’il accomplit des heures supplémentaires (à partir de la 36ème jusqu’à la 47ème), ces dernières seront majorées à 25% du montant horaire brut ou alors récupérées en jours de congés compensateurs supplémentaires (1h15 de repos par heure supplémentaire effectuée). Au-delà de 47 heures travaillées par semaine, les heures supplémentaires sont majorées à 50% ou récupérées en jours compensateurs (1h30 de repos par heure supplémentaire effectuée).

Sur quelle base de rémunération est calculée la majoration ?

La majoration de 25% (ou 50% à partir de la 44ème heure de travail hebdomadaire) est calculée sur la rémunération brute versée par l’employeur au salarié pour le travail effectué. Elle comprend :

• Son salaire ;
• Ses avantages en nature ;
• Ses primes (danger, insalubrité, froid, travail le dimanche et jour férié, assiduité, détachement) sauf prime de vacances, d’ancienneté, de 13ème mois, d’intéressement, de participation, de mariage et les frais professionnels.

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Le coût des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires effectuées la nuit, le week-end ou un jour férié ne donnent pas lieu aux mêmes taux de majoration. Pour éviter toute confusion lors de votre calcul, notez bien les jours et les horaires lorsque vos salariés effectuent ces heures supplémentaires.

Le calcul des heures supplémentaires effectuées la nuit

Entre 21h et 6h du matin, les heures effectuées sont soumises aux taux appliqués pour les heures supplémentaires de nuit (hormis certaines exceptions selon les professions) :

• 10% du revenu brut minimum entre 5h et 6h du matin ou entre 21h et 22h le soir ;
• 30% entre 22h le soir et 5h du matin ;
• 60% pour les heures imprévues.

La majoration des heures supplémentaires et celle liée au travail de nuit sont cumulatives.

Le calcul des heures supplémentaires effectuées le week-end

Les heures supplémentaires accomplies le dimanche sont doublées. Attention, le samedi n’est pas concerné (sauf si votre convention collective le prévoit). La majoration des heures supplémentaires est à cumuler avec celle liée au travail dominical.

Le calcul des heures supplémentaires effectuées un jour férié

Depuis l’arrêt de la Cour de Cassation du 2 avril 2012 (n°10-10701), les « jours fériés, en l’absence de dispositions légales ou conventionnelles, ne peuvent être assimilés à du temps de travail effectif ». Cela signifie que pour les entreprises françaises, les heures payées lors des jours fériés travaillés ne sont pas comptabilisées comme des heures supplémentaires:elles sont exonérées. Elles sont rémunérées à hauteur normale des autres jours et ne bénéficient pas de majoration.

Exemple de calcul des heures supplémentaires

Exemple 1

Marion est en contrat 39h, avec un taux horaire de 18 euros . Cette semaine, elle a effectué 43h, soit 5 heures supplémentaires structurelles + 3h supplémentaires suite à son dépassement d'horaires = 8h au total. Elle sera donc rémunérée : (5 x 18) + (3 x 18) x 25/100 = 180 €

Exemple 2

Julien est en contrat 35h, avec un taux horaire de 14 euros. Cette semaine, il a effectué 46h, soit 11h supplémentaires. Le paiement de ses heures se calcule donc ainsi :

• (8 x 14) + (8 x 14) x 25/100 = 140 € pour les 8 premières heures supplémentaires ;
• (3 x 12) + (3 x 12) x 50/100 =63 € pour les 3 prochaines heures supplémentaires ;

= soit un total de 203 €

Fiscalité : quid des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires travaillées et majorées peuvent être imposables, au même titre que le salaire de base. Mais le régime fiscal et social est plus souple : dans la limite de 5000 euros par an, les heures supplémentaires sont exonérées d’impôts sur le revenu. Elles sont aussi exonérées de cotisations sociales, dans la limite de 11,31% du salaire.

En tant que chef d'entreprise, vous vous questionnez sur le droit de vos salariés. Combo vous met à disposition divers articles afin de vous éviter les faux pas en ce qui concerne la gestion de votre personnel. Repos compensateur, heures réalisées, congés... on vous dit tout !

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Gestion des heures supplémentaires : nos conseils

La gestion des heures supplémentaires en entreprise est un aspect particulièrement important pour assurer le bien-être des employés et le bon fonctionnement de l'organisation. Voici donc quelques conseils pour mieux gérer ce volet des ressources humaines.

Connaître les réglementations en vigueur

Avant toute chose, il est essentiel de bien comprendre les réglementations en vigueur concernant les heures supplémentaires. En France, comme mentionné précédemment, la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine, au-delà de laquelle les heures sont considérées comme des heures supplémentaires. Il est important de se référer aux dispositions du Code du travail ou aux accords collectifs applicables dans votre entreprise pour déterminer les règles spécifiques.

Mettre en place des outils de suivi

Pour une gestion efficace des heures supplémentaires, il est recommandé de mettre en place des outils de suivi appropriés. Cela peut inclure l'utilisation de logiciels de gestion des horaires, des feuilles de présence électroniques ou même des applications mobiles dédiées. Ces outils permettent non seulement de suivre précisément les heures travaillées par les employés, mais aussi de calculer automatiquement les heures supplémentaires et de générer des rapports pour la paie, ou d’éviter le dépassement de la limite légale.

Suivre les heures supplémentaires grâce à une pointeuse digitale

La pointeuse digitale est un outil moderne et efficace pour suivre les heures de travail des employés de manière précise. Elle permet d'enregistrer automatiquement les entrées et sorties de chacun, facilitant ainsi le calcul des heures supplémentaires. C’est pourquoi nous avons fait le choix d’intégrer ce module à notre outil Combo.

Encourager un équilibre vie professionnelle-vie personnelle

Il est important de sensibiliser les employés à l'importance de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : encouragez-les à respecter leurs horaires de travail et à ne pas systématiquement recourir aux heures supplémentaires. Proposez des solutions flexibles telles que le télétravail ou les horaires flexibles pour leur permettre de concilier plus facilement leurs obligations professionnelles et personnelles, afin de fidéliser vos salariés, d’améliorer la productivité de l’entreprise et de réduire le turnover.

Offrir des contreparties appropriées

Lorsque des heures supplémentaires sont effectuées, il est essentiel de fournir une contrepartie appropriée aux employés. Cela peut se traduire par le paiement d'une indemnité, des jours de congé en compensation, ou une combinaison des deux. Assurez-vous que les modalités de compensation sont clairement définies et conformes à la réglementation en vigueur.

Vos questions

A partir de quand les salariés à temps partiels ont-ils droit à des heures supplémentaires ?  

Il n’y a pas d’heures supplémentaires à temps partiel. Si la durée de travail d’un salarié est inférieure à la durée légale fixée à 35 heures par semaine, toutes les heures effectuées réalisées jusqu’à la 35ème heure ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires, mais comme des heures « complémentaires ». Le calcul est différent des heures supplémentaires, mais les salariés ont droit à une majoration. Facilitez la gestion du temps de travail accompli par les salariés au sein de votre entreprise grâce à notre logiciel de gestion des ressources humaines. Avec Combo, la gestion administrative quotidienne devient rapide et facile. Heures réalisées, congés, paie, retrouvez nos conseils sur notre blog.

Les cadres peuvent-ils comptabiliser des heures supplémentaires dans leur temps de travail ?

Le forfait en heures d’un salarié cadre peut inclure un forfait d’heures supplémentaires qui sont régulièrement accomplies par le salarié. Elles n’entrent pas dans le contingent d’heures supplémentaires prévu par la loi (fixé pour rappel à 220 heures maximum par an et par salarié). Si les heures effectuées dépassent le forfait prévu, elles sont alors décomptées et rémunérées avec un taux majoré et doivent respecter le contingent légal d’heures supplémentaires.

Quelle période prendre en compte pour déterminer les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont comptabilisées sur la base d’une semaine civile, soit du lundi 0h00 au dimanche 24h00 d’après l’article L3121-35 du Code du travail.

Le 1er mai est-il un jour férié soumis à la même réglementation que les autres ?

Le 1er mai, vous avez l’obligation en tant qu’employeur de doubler la rémunération de vos salariés pour les heures travaillées effectives (à cumuler avec le repos compensateur éventuellement prévu par votre convention).

Quelle est la durée maximale de travail par jour ?

Au sein d'une entreprise française et selon la loi, un salarié peut effectuer quotidiennement jusqu’à 10 heures de travail (sauf dérogations contraires).

Quelle est la durée maximale de travail par semaine ?

En France, un employé d'entreprise a le droit à un certain nombre d'heures de travail et de repos. Le législateur impose de ne pas dépasser 48 heures de travail par semaine (60 heures dans certaines circonstances), ou 44 heures par semaine durant trois mois (sauf dérogation par accord ou convention collective).

Vous savez tout sur le calcul des heures supplémentaires accomplies au sein de vos entreprises et le droit de vos salariés n’a plus de secret pour vous. 

Retrouvez d’autres articles concernant la gestion de votre personnel et plus généralement de votre entreprise sur notre blog.

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