Tableau Excel de préparation de paie : comment ça fonctionne ?

En tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous avez l’obligation d’établir chaque mois une fiche de paie par salarié. Lors de cette opération, vous devez notamment prendre en compte les éléments variables de la paie, comme les cotisations sociales, les heures travaillées et les éléments de rémunération.

Pour cela, certains services des ressources humaines utilisent un logiciel de gestion de paie spécifique, tandis que d’autres emploient un tableau Excel de préparation de paie. Quelle différence entre ces deux méthodes ? Existe-t-il un modèle de bulletin de salaire ? Comment calculer et faire figurer les éléments variables de la paie ? Tout sur la préparation de vos fiches de paie avec Combo.

Quels sont les éléments à prendre en compte dans votre tableau Excel ?

L’employeur doit être capable, à tout moment en cas de contrôle URSSAF ou de l’inspection du travail, de fournir les documents justificatifs du nombre d’heures travaillées quotidiennement par les employés. Pour ce faire, il lui faut absolument recueillir tous les éléments fixes et variables de la paie et savoir précisément comment faire une fiche de paie.

Pour créer des fiches de paie sur un modèle de tableau Excel, vous devez commencer par insérer toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur ces documents. En France, c’est l’article R. 3243-1 du Code du travail qui définit les mentions obligatoires des fiches de paie. 

Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?

Voici les mentions obligatoires du bulletin de paie :

• Identité de l’entreprise (coordonnées, dénomination, numéro SIREN, code APE ou NAF, convention collective qui régit l’activité de l’entreprise)
• Identité du salarié (Nom/prénom, poste occupé, position hiérarchique, numéro de sécurité sociale, coefficient de salaire, salaire de base, taux horaire)
• Eléments de rémunération (base de calcul du salaire, période rémunérée, salaire brut, salaire net, montant prélevé par les cotisations sociales, heures supplémentaires avec taux appliqué, prime d’ancienneté, avantages en nature, indemnité de congé, date de paiement, cumul)
• Cotisations sociales (montant des cotisations, taux applicable, assiette). Les cotisations sociales doivent être divisées en trois parties distinctes : charges patronales, charges salariales, charges mixtes. 

Parmi ces données RH, certaines font partie de ce que l’on nomme couramment les « éléments variables de paie », soit les éléments susceptibles de fluctuer d’un mois à l’autre (et donc de modifier le montant de la rémunération et les cotisations du salarié).

{{excel-prepa-paie="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Comment traiter les éléments variables de paie avec Excel ?

Pour vous faciliter la tâche au moment de créer vos bulletins de salaire, il est recommandé d’intégrer les éléments variables dans un tableau Excel de préparation de paie. Grâce à cet outil, vous allez pouvoir recenser l’ensemble des éléments qui vont contribuer à modifier les montants des fiches de paie– et ainsi y voir plus clair au moment de créer les bulletins de salaire. 

Pour rappel, les éléments variables de paie peuvent être regroupés dans 4 principales catégories: 

• Les absences non rémunérées
• Les absences pour maladie
• Les heures supplémentaires
• Les primes

⚠️ Attention : certains de ces éléments sont exonérés de cotisations sociales ; il s’agit notamment des primes d’intéressement sur le résultat, de la participation aux résultats de l’entreprise, des indemnités de licenciement et des indemnités versées par la sécurité sociale. 

Comment obtenir les éléments variables de paie ?

Si plusieurs méthodes vous permettent de recueillir les éléments variables de paie, il est aujourd’hui fortement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion RH spécifique (à l’image du logiciel Combo): ce dernier va en effet recenser automatiquement chaque donnée variable et vous permettre de créer un modèle de bulletin de paie. Pour ce faire, le logiciel possède une fonctionnalité « pointeuse digitale », qui va récolter de manière automatique le temps de travail effectué par chaque salarié (et donc prendre aussi en compte les absences et les heures supplémentaires).

🔎 Pour en savoir plus sur les logiciels de pointage des heures de travail et simplifier le travail de vos services RH, découvrez nos conseils sur l’automatisation de la paie sur notre blog Combo.

Comment organiser votre tableau Excel de préparation de paie ? 

Rassurez-vous d’emblée : aucun formalisme spécifique encadre la création d’un tableau préparatoire de paie sur Excel. Libre à vous d’organiser votre document comme bon vous semble. Il n’est d’ailleurs pas obligatoire d’en créer un : aucune loi ou obligation comptable vous impose de réaliser cette opération. 

Exemple d’organisation d’un tableau de préparation de paie. 

• Intégrer dans le tableau une ligne pour chaque salarié
• Créer une ligne pour chaque élément variable de paie, et la diviser en deux pour pouvoir intégrer les éléments du mois précédent (si vous souhaitez établir des comparaisons)
• Insérer dans le tableau une ligne mentionnant les montants totaux des éléments variables perçus par les salariés

Mais plusieurs autres méthodes sont bien sûr possibles!

Quelle alternative au tableau Excel de préparation de paie ?

Comme nous l’avons mentionné précédemment, devoir intégrer chaque mois les éléments variables de paie est une opération particulièrement chronophage. De plus, cela peut aussi représenter une source importante d’erreurs dans le processus de paie. Pour vous simplifier la vie, il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de paie particulièrement performants.

Avec un logiciel de gestion RH complet, vous traitez les entrées et sorties des employés, calculez leur temps de présence et êtes alerté en cas d’absence, de retard ou de dépassement d’heures. Les éléments variables de la paie se calculent automatiquement et remplissent votre modèle de bulletin de salaire. S’il est associé à une pointeuse digitale et permet de générer un reporting RH actualisé, alors vous gagnez du temps et améliorez vos processus RH en continu !

 Ces outils de digitalisation RH présentent de nombreux avantages : 

• Automatisation de toutes les opérations liées à la récolte et au recensement des éléments devant figurer sur les bulletins de salaire, quel que soit le secteur d’activité: fiche de paie HCR, boulangerie, restauration rapide, secteur de la santé…
• Calcul automatique des montants et des charges sociales.
• Sécurisation des opérations
• Réduction des risques d’erreur (notamment des erreurs de saisie)

Au vu de ces avantages, il serait bien dommage de ne pas utiliser un logiciel de gestion de paie dans votre entreprise (plutôt qu’un tableau Excel de préparation de paie, lourd et chronophage) ! Découvrez également avec Combo comment procéder à la vérification des fiches de paie de vos salariés. Essayez notre plateforme RH Combo et simplifiez la gestion des ressources humaines, du planning au bulletin de salaire !

{{feature-paie="https://combohr.com/fr/style-guide"}}