Planning sur Excel : modèle gratuit à télécharger et alternatives

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Planning sur Excel : modèle gratuit à télécharger et alternatives
Emilie Geoffroy
Emilie Geoffroy
Posté le
16/1/2023
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Excel semble l’outil tout indiqué pour réaliser le planning de travail de vos salariés. Connu de tous et sans coût supplémentaire, il semble avoir tout pour séduire les entreprises de la start-up aux PME. Mais derrière son apparente facilité, Excel est-il un outil qui vous veut du bien ? En tant qu’expert en gestion planning, nous décortiquons pour vous la balance bénéfices / risques d’Excel et les alternatives.

Excel : des avantages indéniables

Excel comporte des avantages qui confortent les entreprises dans leur choix de l’utiliser pour créer leurs plannings de travail.

  • Un outil connu de tous. Excel est un outil disponible depuis de nombreuses années et très populaire. Tout le monde a déjà utilisé Excel au moins une fois dans sa vie !
  • Plutôt simple d’utilisation. Sa prise en main pour des tâches basiques est rapide pour l’ensemble des utilisateurs.
  • Sans coût supplémentaire. Il ne demande pas d’investissements supplémentaires car il est compris dans le pack office de votre PC ou disponible sur votre drive sous Google Sheet.
  • Des données accessibles en un clic. Toutes vos données sont réunies au sein des cellules de  votre page Excel. Vous n’avez pas besoin de les chercher partout.
  • Des fonctionnalités utiles à la création de planning. Excel permet de faire des calculs et de fusionner des données par exemple.

Les modèles de planning Excel à télécharger

Excel permet de créer plusieurs formats ainsi que des listes pour planifier l'organisation de votre personnel. Grâce à ces différentes formules de calculs et ses fonctionnalités, vous pouvez structurer la présence de vos salariés en fonction des périodes souhaitées : à la semaine, tout au long de l’année etc. Voici quelques exemples de modèles que vous pouvez utiliser facilement pour planifier la gestion de vos salariés.

Le planning de travail :

Comment utiliser ce modèle de planning de travail ? Suivez les 3 étapes !

  • Étape 1 : Commencez par lister dans les cellules de ce tableau vos employés : n’hésitez pas à utiliser les codes couleurs. Par exemple, remplissez les cases jaunes avec leur nom et le poste que chacun occupe. Nous vous recommandons d’affecter à chaque employé un nom court pour plus de clarté (non modifiable).
  • Étape 2 : Ensuite, dans l'onglet Planning de Travail, saisissez les initiales de vos employés dans les cellules ;
  • Étape 3 : Vous pourrez ensuite imprimer le tableau ou le transformer en pdf et le transmettre à vos employés afin qu’ils soient informés de leur temps de travail.

Astuce ! Pour plus de lisibilité, vous pouvez utiliser des règles de mise en forme pour mettre un code couleur différent par salarié. Vous pouvez également utiliser les boutons et les différentes formules de calcul pour avoir une vue d’ensemble de la présence de vos salariés. N’hésitez pas à adapter ce format en fonction de vos besoins !

Le tableau de suivi des absences et congés du personnel

Dans le deuxième onglet de ce tableau, nous vous proposons un modèle de tableau Excel pour le suivi et la centralisation des absences et congés de vos salariés. Cette version est structurée avec des tableaux de suivi mensuel. Vous pouvez lister dans les colonnes adéquates la période et les dates des absences. Pour plus de clarté, utilisez des codes couleurs en fonction des salariés et en ajoutant leurs initiales.

Utilisez également des codes couleurs en fonction du motif d’absence : congés, RTT, maladie, maternité, repos compensateur... Le calcul de la totalité des jours de congés ou d’absence en fonction des périodes ou du motif est possible grâce aux formules de calcul d’Excel. La planification des congés ou des absences de vos salariés en sera ainsi facilitée car toutes les informations sont regroupées dans ce document. Ce format peut être adapté en fonction de vos spécificités.

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Excel : des inconvénients qui peuvent mettre en danger votre business

Le manque de sécurité

La sécurité des données est au cœur des préoccupations des entreprises. Hélas, Excel n’est absolument pas sécurisé sur votre PC. Cela signifie que vous pouvez perdre l’ensemble de vos données et informations brutalement, sans espoir de les récupérer. Dans ce cas, vous devrez recréer votre planning salarié de A à Z. Cette situation  entraînerait une perte de temps considérable et aurait des répercussions non négligeables sur le fonctionnement de votre business.

Un outil qui n’est pas collaboratif

Désormais les entreprises ont besoin d’outils collaboratifs : données mises à jour en temps réel, diffusées à toute l’équipe voire sur plusieurs sites en un seul clic, interactions possibles entre les managers et les équipes etc… Là encore Excel n’est pas au rendez-vous. Avec Excel, une seule personne doit centraliser les données avant de les partager en imprimant la feuille pour l’afficher ou l’envoyer par mail. Les autres parties prenantes ne peuvent pas le modifier. Excel manque ainsi de transparence, d’efficacité et de fluidité. Il n’est tout simplement pas adapté au travail en équipe ! Enfin, vous ne pouvez pas relier vos tableaux Excel à vos autres outils de paie et de comptabilité. Encore une perte de temps pour vos équipes qui doivent entrer les heures de travail des équipes dans ces logiciels.

Des erreurs techniques fréquentes

L’utilisation d’une mauvaise touche ou d’une cellule peut entraîner des erreurs de calcul considérables sur Excel. Des documents entiers peuvent être modifiés sans que vous vous en aperceviez. Excel n’est donc pas un outil qui garantit la fiabilité de vos données avec des conséquences lourdes sur votre entreprise.  

Pas de connexion avec le légal

Cet aspect représente un gros hic ! Excel n’est relié en aucune façon aux conventions collectives et autres aspects légaux. Par conséquent, il n'est pas en mesure de vous alerter si vous vous retrouvez dans une situation illégale sans le savoir (changements de législation, dépassement d’horaires etc…). Il reviendra donc à vous ou à votre équipe RH d’être toujours au fait des dernières actualisations de la législation et d’avoir une vigilance accrue chaque jour ce qui n’est pas du tout évident pour des petites entreprises.

Des fichiers éparpillés

Sur Excel vos fichiers ne sont pas automatisés et encore moins liés entre eux. Absences, congés des équipes, les plannings bougent tout le temps et sont soumis à de nombreuses modifications. Si vous modifiez l’un d’entre eux, vous ne pourrez pas répercuter cette modification sur l’ensemble des plannings si besoin. Le changement et/ou le remplacement des équipes devient à chaque fois un véritable casse-tête. Enfin, si vous souhaitez dupliquer un planning, vous devrez faire un copié / collé des cellules visées. Vous devrez tout faire à la main, ce qui représente une grande perte de temps et une probabilité non-négligeable d’erreurs.

Le logiciel de gestion, la bonne alternative à Excel !

Vous avez pour projet de quitter Excel ? Ça tombe bien, grâce au numérique, les outils de planification de travail ont fait peau neuve. Désormais des comme celui de Combo (ex-Snapshift) offrent de très nombreux avantages pour les PME notamment dans les secteurs où les plannings sont soumis à de nombreux changements : retail, hôtellerie restauration, restauration rapide et les commerçants (boulangerie, pharmacies etc…)

Une solution sécurisée

Vos données sont sécurisées sur des logiciels comme Combo ! En cas de perte de votre portable ou de vol de vos PC, ou encore de problèmes techniques sur vos appareils informatiques, vos données restent à l'abri dans notre solution. Une simple connexion suffit pour retrouver l’ensemble de vos plannings et vos données si précieuses. Celles-ci sont entièrement réunies et stockées dans un seul et même espace.

Un gain de temps… énorme

Dirigeants, managers, équipes, vous pouvez gagner en temps et en efficacité grâce à ces logiciels. Fini le remplissage manuel des tâches des équipes et de tous leurs changements. Vous réalisez vos plannings en quelques clics. Les variables de paie sont automatiquement calculées et s’exportent vers votre logiciel de paie. Finie la chasse aux feuilles de présence, les tableaux Excel compliqués et la double-saisie.

Une communication fluide et transparente

Vos salariés sont prévenus en temps réel des modifications des plannings de travail. Ils peuvent également signaler leurs absences et faire une demande de congés directement via le logiciel ou via une application mobile dédiée ! Les managers peuvent directement échanger avec les membres des équipes grâce à notre messagerie disponible sur l’application. De plus, Combo propose une option de pointeuse connectée. Grâce à cette fonctionnalité, les managers sont immédiatement avertis en cas de retard ou absence. La communication entre les équipes et le management est fluide et transparente.

Des plannings 100% conformes

Vous pouvez configurer votre convention collective au sein de l’application RH Combo et créer ainsi des plannings totalement conformes à la loi. Les managers sont alertés en cas d’erreur dans le planning : non-respect de la convention, dépassement des horaires… Vous vous assurez ainsi de travailler dans le respect du cadre légal. Vous limitez les erreurs et les ennuis. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles.  

Vous n’êtes plus qu’à un clic d’être convaincu ? Demandez gratuitement une démo à notre équipe. Nous reviendrons vers vous avec un rendez-vous dans les plus brefs délais.

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