Planning sur Excel : modèle gratuit à télécharger et alternatives

Excel semble l’outil tout indiqué pour réaliser le planning de travail de vos salariés. Mais attention à son automatisation en matière de gestion de personnel. Connu de tous et sans coût supplémentaire, il semble avoir tout pour séduire les entreprises de la start-up aux PME. Mais derrière son apparente facilité, Excel est-il un outil qui vous veut du bien et comment faire un planning sur Excel ?

En tant qu’expert en gestion planning, nous décortiquons pour vous la balance bénéfices / risques d’un planning sur Excel et les alternatives. Découvrez notre modèle de planning Excel à télécharger gratuitement et essayez un logiciel de gestion tout-en-un qui vous changera la vie !

Les modèles de planning Excel à télécharger gratuitement

Ce logiciel permet de créer plusieurs formats comme un planning d’horaires de travail sur Excel ainsi que des listes pour planifier l'organisation de votre personnel. Grâce à ces différentes formules de calculs et ses fonctionnalités de calendrier, vous pouvez structurer la présence de vos salariés en fonction des périodes souhaitées : à la semaine, tout au long de l’année, etc. Voici des exemples de modèle gratuit de planning d’équipe que vous pouvez utiliser facilement pour planifier la gestion de vos salariés. En tant qu’employeur, vous profitez ainsi de modèles pour centraliser les informations sur l’organisation de vos salariés : absence, jours de congés, horaires de travail, etc. Cet outil de gestion de vos planning permet de simplifier votre organisation au quotidien en faisant appel à un logiciel facile d’accès.

Le planning de travail

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Télécharger gratuitement ce modèle de planning excel, et suivez les 3 étapes !

• Étape 1 : Commencez par lister dans les cellules de ce tableau vos employés : n’hésitez pas à utiliser les codes couleurs. Par exemple, remplissez les cases jaunes avec leur nom et le poste que chacun occupe. Nous vous recommandons d’affecter à chaque employé un nom court pour plus de clarté (non modifiable).
• Étape 2 : Ensuite, dans l'onglet Planning de Travail, saisissez les initiales de vos employés dans les cellules ;
• Étape 3 : Vous pourrez ensuite imprimer le tableau ou le transformer en pdf et le transmettre à vos employés afin qu’ils soient informés de leur temps de travail.

Astuce ! Pour plus de lisibilité, vous pouvez utiliser des règles de mise en forme pour mettre un code couleur différent par salarié. Vous pouvez également utiliser les boutons et les différentes formules de calcul pour avoir une vue d’ensemble de la présence de vos salariés. N’hésitez pas à adapter ce format en fonction de vos besoins ! Téléchargez dès maintenant notre modèle de feuille de présence Excel et exportez le tableau en PDF.

Le tableau de suivi des absences et congés du personnel

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Dans le deuxième onglet de ce tableau, nous vous proposons un modèle de tableau Excel pour le suivi et la centralisation des absences et congés de vos salariés. Cette version est structurée avec des tableaux de suivi mensuel. Vous pouvez lister dans les colonnes adéquates la période et les dates des absences. Pour plus de clarté, utilisez des codes couleurs en fonction des salariés et en ajoutant leurs initiales.

Utilisez également des codes couleurs en fonction du motif d’absence : congés, RTT, maladie, maternité, repos compensateur... Le calcul de la totalité des jours de congés ou d’absence en fonction des périodes ou du motif est possible grâce aux formules de calcul d’Excel. La planification des congés ou des absences de vos salariés en sera ainsi facilitée car toutes les informations sont regroupées dans ce document. Ce format peut être adapté en fonction de vos spécificités.

Planning excel : des avantages indéniables

Excel comporte des avantages qui confortent les entreprises dans leur choix de l’utiliser pour créer leurs modèles de plannings de travail.

• Un outil connu de tous. Excel est un outil disponible depuis de nombreuses années et très populaire. Tout le monde a déjà utilisé Excel au moins une fois dans sa vie !
• Plutôt simple d’utilisation. Sa prise en main pour des tâches basiques est rapide pour l’ensemble des utilisateurs.
• Sans coût supplémentaire. Il ne demande pas d’investissements supplémentaires car il est compris dans le pack office de votre PC ou disponible sur votre drive sous Google Sheet.
• Des données accessibles en un clic. Toutes vos données sont réunies au sein des cellules de  votre page Excel. Vous n’avez pas besoin de les chercher partout.
• Des fonctionnalités utiles à la création de planning. Excel permet de faire des calculs et de fusionner des données par exemple.

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Planning excel : des inconvénients qui peuvent mettre en danger votre business

Gratuit et complet, le calendrier Excel fait encore l’unanimité dans de nombreuses entreprises. Fait-il pour autant des heureux ? Pas sûr… Vos ressources humaines vous diront qu’il est un outil chronophage, une source d’erreurs évidente et un logiciel bien peu collaboratif.

Alors un bon modèle de planning Excel vous rendra plus efficace, mais il ne vous évitera pas les inconvénients suivants (que seul un logiciel de gestion d’équipe comme Combo peut contrer !).

Le manque de sécurité

Sans logiciel de gestion de centre de loisirs, par exemple, la sécurité des données de votre personnel saisonnier peut être remise en question. Et pourtant, elle est au cœur des préoccupations des entreprises. Hélas, Excel n’est absolument pas sécurisé sur votre PC. Cela signifie que vous pouvez perdre l’ensemble de vos données et informations brutalement, sans espoir de les récupérer. Dans ce cas, vous devrez recréer votre planning salarié de A à Z. Cette situation entraînerait une perte de temps considérable et aurait des répercussions non négligeables sur le fonctionnement de votre business, sans oublier que vos salariés devront peut-être recevoir un nouveau document d’affectation de leurs heures de travail si vous avez apporté des modification au planning de la semaine.

Un outil qui n’est pas collaboratif

Désormais les entreprises ont besoin d’outils collaboratifs : données mises à jour en temps réel, diffusées à toute l’équipe voire sur plusieurs sites en un seul clic, interactions possibles entre les managers et les équipes, gestion en commun des absences par un logiciel de congés, mise en place d’un planning de magasin,  etc… Là encore Excel n’est pas au rendez-vous. Avec Excel, une seule personne doit centraliser les données avant de les partager en imprimant la feuille pour l’afficher ou l’envoyer par mail. Les autres parties prenantes ne peuvent pas le modifier. Excel manque ainsi de transparence, d’efficacité et de fluidité. Il n’est tout simplement pas adapté au travail en équipe ! Enfin, vous ne pouvez pas relier vos tableaux Excel à vos autres outils de paie et de comptabilité. Encore une perte de temps pour vos équipes qui doivent entrer les heures de travail des équipes dans ces logiciels.

Des erreurs techniques fréquentes

L’utilisation d’une mauvaise touche ou d’une cellule peut entraîner des problèmes de calcul considérables sur Excel. Des documents entiers peuvent être modifiés, voire effacés sans que vous vous en aperceviez. Pour le pointage des heures de travail comme pour le suivi des congés, vous n’êtes jamais à l’abri, en tant qu’employeur, d’une erreur de saisie. Il vous faut donc revérifier, recompter… et perdre du temps. Excel n’est donc pas un outil qui garantit la fiabilité de vos plannings et autres  données avec des conséquences lourdes sur votre entreprise. Voilà pourquoi Combo vous conseille plutôt de choisir un logiciel de gestion plus adapté qu’Excel.

Pas de connexion avec le légal

Cet aspect représente un gros hic ! Excel n’est relié en aucune façon aux conventions collectives et autres aspects légaux. Par conséquent, il n'est pas en mesure de vous alerter si vous vous retrouvez dans une situation illégale sans le savoir (changements de législation, dépassement d’horaires etc…). Il reviendra donc à vous ou à votre équipe RH d’être toujours au fait des dernières actualisations de la législation et d’avoir une vigilance accrue chaque jour ce qui n’est pas du tout évident pour des petites entreprises.

Des fichiers éparpillés

Sur Excel vos fichiers ne sont pas automatisés et encore moins liés entre eux, sauf à intégrer des formules souvent compliquées et qui peuvent rendre le document impropre à sa consultation en cas d’erreur. Absences, congés des équipes, les plannings bougent tout le temps et sont soumis à de nombreuses modifications. Si vous modifiez l’un d’entre eux, vous ne pourrez pas répercuter cette modification sur l’ensemble des plannings si besoin. Le changement et/ou le remplacement des équipes devient à chaque fois un véritable casse-tête. Enfin, si vous souhaitez dupliquer un planning, vous devrez faire un copié / collé des cellules visées. Vous devrez tout faire à la main, ce qui représente une grande perte de temps et une probabilité non négligeable d’erreurs.

Le logiciel de planning, la bonne alternative à Excel !

Vous avez pour projet de quitter Excel ? Ça tombe bien, grâce au numérique, les outils de planification de travail ont fait peau neuve. Désormais des logiciels comme celui de Combo offrent de très nombreux avantages pour les PME notamment dans les secteurs où les plannings sont soumis à de nombreux changements : retail, hôtellerie restauration, restauration rapide et les commerçants (boulangerie, pharmacies etc…).

À la recherche d’un logiciel tout-en-un pour gérer votre personnel au quotidien ? Combo vous facilite le travail de la planification du travail à la gestion de la paie, en passant par la gestion du recrutement ATS. Découvrez un outil fiable et performant pour vos équipes. Facilitez la tâche de vos ressources humaines !

Le plus ? Vous pouvez essayer gratuitement le logiciel juste ici !

Une solution sécurisée

Vos données sont sécurisées sur des logiciels comme Combo ! En cas de perte de votre portable ou de vol de vos PC, ou encore de problèmes techniques sur vos appareils informatiques, vos données restent à l'abri dans notre solution. Une simple connexion suffit pour retrouver l’ensemble de vos plannings et vos données si précieuses. Celles-ci sont entièrement réunies et stockées dans un seul et même espace.

Un gain de temps… énorme

Dirigeants, managers, équipes, vous pouvez gagner en temps et en efficacité grâce à ces logiciels. Fini le remplissage manuel des tâches des équipes et de tous leurs changements. Vous réalisez vos plannings en quelques clics. Les variables de paie sont automatiquement calculées et s’exportent vers votre logiciel de paie. Finie la chasse aux feuilles de présence, les tableaux Excel compliqués et la double-saisie.

Une communication fluide et transparente

Vos salariés sont prévenus en temps réel des modifications des plannings de travail. Ils peuvent également signaler leurs absences et faire une demande de congés directement via le logiciel ou via une application mobile dédiée ! Les managers peuvent directement échanger avec les membres des équipes grâce à notre messagerie disponible sur l’application. De plus, Combo propose une option de pointeuse connectée. Grâce à cette fonctionnalité, les managers sont immédiatement avertis en cas de retard ou absence. La communication entre les équipes et le management est fluide et transparente.

Des plannings 100% conformes

Vous pouvez configurer votre convention collective au sein de l’application RH Combo et créer ainsi des plannings totalement conformes à la loi. Les managers sont alertés en cas d’erreur dans le planning : non-respect de la convention, dépassement des horaires… Vous vous assurez ainsi de travailler dans le respect du cadre légal. Vous limitez les erreurs et les ennuis. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles.  

Vous n’êtes plus qu’à un clic d’être convaincu ? Demandez gratuitement une démo à notre équipe. Nous reviendrons vers vous avec un rendez-vous dans les plus brefs délais.

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À découvrir

Le blog Combo vous accompagne au quotidien ! Vous désirez améliorer vos sessions de recrutement par l’automatisation de certaines tâches en lien avec l’onboarding des salariés entrants et le suivi des entretiens ? Pensez à découvrir notre article sur l’ATS, le logiciel d’administration de vos campagnes de recrutement. Mais ce n’est pas tout ! Nous vous remettons des informations professionnelles indispensables pour améliorer votre gestion d’entreprise !