Prime annuelle : comment la calculer ? Quel salarié peut y prétendre ?

En France, une prime annuelle est prévue par plusieurs conventions collectives, ou peut être instaurée à l’initiative de l’employeur. Vous avez l’intention de verser cette prime à vos employés ? Vous souhaitez au contraire savoir si votre entreprise est dans l’obligation de verser la prime annuelle? 

On fait le point sur vos questions dans cet article. Pour aller plus loin, vous pouvez centraliser et simplifier la gestion de vos primes avec le logiciel de paie Combo.

Prime annuelle : de quoi s’agit-il ?

La prime annuelle fait partie des nombreuses primes et gratifications auxquelles un employé peut prétendre. Comme son nom l’indique, elle désigne une prime versée tous les ans aux salariés remplissant les critères d’attribution requis. Généralement, la prime annuelle est versée en une seule fois ; elle peut toutefois faire l’objet d’un versement mensualisé dans certains cas.  

Définition d’une prime

Pour rappel, une prime est une « somme versée à un salarié en plus de son salaire à titre de gratification », ou pour l’indemniser de certains frais. La prime est donc versée en complément du salaire. Par ailleurs, lorsqu’une prime est obligatoire (et seulement à cette condition), elle constitue un élément du salaire à part entière. 

►Attention, la rémunération d’un stagiaire en restauration ne s’appelle pas une prime, mais une gratification. Quant au chèque cadeau au salarié, la prime carburant payée par l’employeur, ce sont des avantages en nature, au même titre que l’avantage en nature d’un véhicule.

La prime annuelle est-elle obligatoire ?

Aucune prime n’est imposée aux entreprises par la loi. Toutefois, comme toutes les autres primes, la prime annuelle devient obligatoire si un des dispositifs ci-dessous prévoit son versement : 

La prime annuelle peut aussi être à tout moment mise en place de façon unilatérale par l’employeur. Elle peut s’appuyer ou non sur le nombre d’heures effectuées ou le temps de travail effectif. Du fait de son caractère non obligatoire, l’employeur peut seul fixer ses modalités d’attribution.

• contrat de travail ;
• accord d’entreprise/convention collective ;
• usage d’entreprise.

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Qui a le droit à la prime annuelle ?

L’attribution de la prime annuelle dépend du texte à l’origine de son instauration dans l’entreprise.

Prime annuelle fixée dans la convention collective

Lorsqu’il s’agit d’une prime annuelle conventionnelle, tous les salariés de l’entreprise peuvent en principe en bénéficier. Toutefois, dans la pratique, seuls les employés qui répondent aux conditions d’attribution définies par la convention peuvent obtenir la prime. Ces conditions varient selon les accords collectifs. 

La rémunération d’un stage n’entre pas dans ce cadre et en est exclus car seule une convention lie le stagiaire à l’entreprise et non un contrat de travail.

Quelles sont les conventions collectives qui prévoient une prime annuelle ?

Plusieurs conventions collectives rendent obligatoire le versement de la prime annuelle aux salariés. C’est notamment le cas des conventions suivantes : 

• Convention collective nationale de la restauration rapide. Retrouvez ici toutes les primes en vigueur dans la restauration rapide.
• Convention collective nationale du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire.
• Convention collective nationale des entreprises de propreté.
• Convention collective nationale des pharmacies d’officine.
• Convention collective nationale boulangerie patisserie.
• Etc…

Pensez donc bien à vérifier si la convention collective dont vous dépendez prévoit l’attribution d’une prime annuelle pour vos employés.

Prime annuelle déterminée dans le contrat de travail

Si les modalités d’attribution de la prime annuelle ne sont pas encadrées par la convention collective, seuls les salariés dont le contrat mentionne la prime annuelle (et qui respectent les conditions d’octroi mentionnées par le contrat) peuvent en bénéficier. Vous n’êtes donc pas tenu de verser la prime aux autres employés (stagiaires, alternants…). 

Quelles sont les conditions d’attribution de la prime annuelle ?

Les conditions d’attribution de la prime annuelle sont définies par le texte encadrant la mise en œuvre de la prime annuelle (convention collective, contrat de travail…). Elles peuvent donc fortement varier en fonction des dispositifs.

Dans plusieurs conventions, on peut toutefois retrouver des critères d’obtention communs, comme l’ancienneté dans l’entreprise (comme cela est le cas dans la convention collective de la restauration rapide, par exemple), ou le nombre de jours de présence effective effectué par le salarié.

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Quel est le montant de la prime annuelle ?

Tout comme les conditions d’attribution, le montant de la prime dépend du texte à l’origine de sa mise en œuvre. Il n'existe donc pas de montants fixes à respecter. 

Le texte peut par ailleurs prévoir que le montant soit réduit (ou que la prime soit supprimée) si certains critères ne sont plus respectés par le salarié. C’est notamment le cas lorsque la prime est attribuée selon des conditions de présence effective du salarié. 

Certaines conventions prévoient par exemple une réduction de la prime annuelle lorsqu’une absence de l’employé est causée par un arrêt maladie, ou par un accident de travail (mais ceci est néanmoins assez rare pour l’accident de travail ou de trajet du fait du lien existant entre l’accident et l’entreprise).  Pour le calcul de la prime annuelle, d’autres conventions font une distinction entre une absence due à une maladie (la prime n’est plus versée) et un arrêt pour cause d’accident de travail (la prime est alors versée dans son intégralité).  

Comment calculer la prime annuelle ?

Pour calculer le montant de la prime annuelle que vous devez verser à vos salariés, vous devez vous référer à votre convention ou au support mentionnant l’attribution de la prime annuelle. 

Grâce à un logiciel RH comme Combo, le calcul de vos éléments variables de paie est effectué de manière automatique et s’exporte directement vers votre logiciel de paie. Vous n’avez donc plus à vous casser la tête pour gérer les feuilles de présence des salariés si les primes annuelles sont soumises à des conditions de présence. Attention toutefois : l’attribution de la prime annuelle ne dépend pas toujours de conditions de présence. 

Par ailleurs, certaines conventions collectives (notamment la convention collective du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire) peuvent également prévoir une suppression de la prime annuelle lorsque d’autres primes ont été perçues par le salarié au cours de l’année et que la somme versée a été équivalente au montant prévu par la prime annuelle

C’est ainsi le cas pour : 

• les primes de fin d’année ;
• la prime d’assiduité, dont les modalités d’attribution et le versement sont souvent soumises à un accord collectif et peuvent être réduites en cas d’absence du salarié. 

► Il est à noter que ces primes font l’objet de cotisations sociales, payées à la fois par l’employeur et le salarié.

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Comment verser la prime annuelle à vos salariés ?

La prime annuelle fait généralement l’objet d’un versement unique à la fin de l’année civile. Aucune loi n’impose toutefois de date ni de modalité spécifique quant au versement. Il est donc possible de verser la prime lors de l’année en cours, ou de procéder à son versement en plusieurs fois.

La prime d’assiduité est généralement versée mensuellement. Non seulement cela en facilite son calcul, mais encourage le salarié à ne pas s’absenter s’il ne veut pas la voir diminuer.

Encore une fois, vous devez avant tout vous référer au texte définissant l’instauration et la mise en œuvre de la prime annuelle au sein de votre entreprise. 

🤔 Bon à savoir :  Pour le calcul des cotisations sociales, les sommes versées au salarié dans le cadre de la prime annuelle font partie de la rémunération.