Prime d’assiduité, une motivation pour vos salariés

Vous le savez probablement mieux que quiconque, vous qui êtes entrepreneur ou manager d’équipes : l’assiduité des employés est un des facteurs clés de la croissance et de la bonne dynamique d’une entreprise. Mais ce n’est sans doute pas non plus un mystère pour vous que, parfois, le présentéisme des salariés puisse poser problème. Vous êtes vous-même concerné par cette problématique ? Les experts Combo vous expliquent comment la prime d’assiduité peut constituer un facteur de motivation pour vos collaborateurs et contribuer ainsi à faciliter la gestion de votre magasin ou restaurant au quotidien.

La prime d’assiduité, qu’est-ce que c’est ?

Aucune surprise à avoir de ce côté-là : comme son nom l’indique clairement, la prime d’assiduité est une somme d’argent versée (à titre de gratification) aux salariés lorsqu’ils sont…assidus au travail ; ou, autrement dit, aux employés qui ne présentent aucune absence (excepté dans certains cas détaillés plus bas) sur leur planning – plannings que vous pouvez d’ailleurs désormais facilement mettre en place grâce l’outil RH Combo !

La prime d’assiduité est-elle obligatoire ?

La prime d’assiduité (aussi appelée prime de présence) n’est pas une mesure obligatoire pour l’employeur : ni le Code du travail ni aucun autre cadre légal ne l’obligent à verser cette prime à ses salariés. La prime de présence est avant tout considérée comme un bonus aux yeux de la loi, et n’a donc pas lieu d’être incluse automatiquement dans le salaire de l’employé.

Attention toutefois, la prime d’assiduité peut devenir obligatoire dans certaines situations : c’est le cas quand la prime est le résultat d’un usage au sein de l’entreprise, ou lorsqu’elle est imposée par un engagement unilatéral de l’employeur, le contrat de travail du salarié, la convention collective ou un accord collectif.

Qui peut bénéficier de la prime d’assiduité ?

Lorsque la prime d’assiduité est instaurée au sein de l’entreprise, tous les salariés assidus au travail sont en droit d’en bénéficier. En cas d’absences du salarié, y compris lorsque les absences sont liées à un arrêt maladie (excepté dans certains cas), la prime est réduite ou supprimée ; les modalités d’application, de réduction ou de suppression dépendent de la convention collective ou du texte encadrant le dispositif.

Quid des salariés à temps partiel et des apprentis ?

Vous pouvez décider de verser une prime identique aux employés qui travaillent à temps partiel et à ceux travaillant à temps complet, ou opter pour un calcul au prorata prenant en compte la durée de travail effectuée par le salarié. Il est aussi tout à fait possible d’attribuer une prime d’assiduité à vos apprentis, ce qui pourrait s’avérer particulièrement encourageant pour eux à ce stade de leur carrière.

Pourquoi instaurer une prime d’assiduité dans son entreprise ?

Comme plusieurs autres bonus incitatifs, la prime d’assiduité vise à inciter le salarié à être assidu. Il s’agit donc avant tout d’une mesure destinée à lutter contre l’absentéisme au travail. Récemment, une entreprise comme la RATP, par exemple, a décidé d’attribuer une prime d’assiduité à ses chauffeurs de bus suite à des absences répétées observées chez certains employés.

En récompensant l’assiduité, le dispositif va également agir indirectement sur la productivité des équipes, ainsi que sur la bonne dynamique du collectif – ce qui aura, à terme, un rôle indéniable sur la croissance de l’entreprise. La prime va par ailleurs constituer un facteur d’encouragement supplémentaire pour les employés évoluant dans des secteurs dont les conditions de travail sont parfois difficiles, ou motiver certains salariés détenant un poste à responsabilité.

Comment mettre en place une prime d’assiduité au sein de sa structure ?

La prime de présence peut être instaurée à l’initiative du chef d’entreprise. L’engagement de l’employeur est alors pris de manière unilatérale. Elle peut également être prévue par un accord collectif ou la convention du secteur (ce n’est toutefois pas le cas de la convention collective HCR), ou constituer une clause du contrat de travail de l’employé.

Lorsqu’aucun accord écrit ne définit ses conditions d’attribution, la prime d’assiduité peut par ailleurs être versée par usage – on considère comme usage une prime régulièrement attribuée calculée avec la même méthode de calcul.

Quelle que soit la situation, l’employeur est tenu d’informer au préalable les salariés et les représentants syndicaux de l’instauration de la prime d’assiduité. Aucun dispositif légal ne l’oblige cependant à formaliser par écrit les modalités d’application de la prime. Nous vous recommandons toutefois vivement de définir ces modalités à l’écrit afin d’éviter d’éventuels litiges pouvant survenir par la suite ; vous pouvez, par exemple, informer les principaux concernés (syndicats et salariés) par une note de service, ou présenter un accord signé entre la direction et les représentants du personnel.    

Quel est le montant de la prime d’assiduité à verser à vos employés ?

La loi ne définit pas de montant type à verser aux salariés. Le montant de la prime varie en fonction des entreprises, mais peut aussi changer d’un employé à un autre au sein de la même structure.

Quand la prime est-elle versée ?

La prime de présence est généralement versée tous les mois au salarié (ou tous les trimestres). Dans certaines entreprises, elle est parfois attribuée de manière annuelle, mais le caractère motivant de la prime peut alors perdre en pertinence.  

Comment calculer la prime d’assiduité ?

Il n’existe actuellement aucune disposition légale dans le Code du travail qui encadre le calcul de la prime d’assiduité. Toutefois, pour être en règle vis-à-vis de la loi, vous êtes tenu d’utiliser la méthode d’évaluation précisée dans le texte ou l’accord qui définit les conditions d’application de la prime.

Calcul de la prime d’assiduité, sur quel salaire se baser ?

Selon la situation, la prime de présence peut être calculée sur la base du salaire réel ou du salaire conventionnel de l’employé. Il est également possible de prendre comme base de calcul le salaire minimum de croissance (SMIC). Par ailleurs, la prime de présence est exclue de la base de calcul des heures supplémentaires pour les services administratifs.  

Quels sont les éléments à connaître pour calculer la prime ?

Le taux à appliquer lors du calcul

Le calcul de la prime d’assiduité est calculé en fonction d’un taux appliqué sur le salaire. Ce pourcentage peut être défini par votre convention collective : la convention collective ports et manutention prévoit par exemple un taux de 5 % à appliquer sur le salaire minimum garanti mensuel ; il peut aussi être défini librement par vous-même si la prime est instaurée à votre initiative.

Les absences du salarié

L’absentéisme est l’élément principal sur lequel se base le calcul de la prime d’assiduité. Deux méthodes de calcul peuvent être employées :

o Vous pouvez vous baser sur le temps de travail effectif fourni ; vous devez alors prendre en compte le salaire de l’employé et le temps passé à son poste de travail – dans ce cas de figure, l’estimation est effectuée au prorata du temps de présence et d’un pourcentage du salaire.

o Il est également possible d’effectuer le calcul en fonction du nombre de jours durant lequel l’employé n’était pas présent sur son lieu de travail.

Quelle que soit l’option choisie, vous devrez faire une distinction entre les absences assimilées au travail effectif, qui n’ont pas d’incidence sur l’attribution de la prime, et celles qui n’y sont pas assimilées – ces dernières pouvant donner lieu à une suppression ou une réduction de la prime.

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Quelles sont les absences pouvant impacter la prime d’assiduité (car non considérées comme du travail effectif) ?

- Absences pour cause de maladie (cependant, dans certains cas, la justice peut estimer que la suppression ou la diminution de la prime pour cause de maladie constitue une discrimination).

- Absences pour grève (l’absence impacte la prime à condition que toutes les absences non assimilées à du temps de travail effectif entraînent des conséquences sur l’attribution de la prime)

- Absences pour congés paternité et maternité (même condition que les absences pour grève)

- Absences suite à un accident

Quelles sont les absences ne pouvant pas impacter la prime d’assiduité ?

- Congés payés, jours fériés, congés exceptionnels pour événements familiaux, congés syndicaux, absences faisant suite à un accident de travail ou une maladie professionnelle.

Quel régime fiscal et social pour la prime d’assiduité ?

La prime de présence est soumise à cotisation et contribution sociales au titre d’élément accessoire au salaire. Elle est également soumise à l’impôt sur le revenu, ce qui la fait entrer dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source.

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