Prime d’assiduité, une motivation pour vos salariés

Vous le savez probablement mieux que quiconque, vous qui êtes entrepreneur ou manager d’équipes : l’assiduité des employés est un des facteurs clés de la croissance et de la bonne dynamique d’une entreprise. Mais ce n’est sans doute pas non plus un mystère pour vous que, parfois, l’absentéisme des salariés peut poser problème. Vous êtes vous-même concerné par cette problématique ? Les experts Combo vous expliquent comment la prime d’assiduité peut constituer un facteur de motivation pour vos collaborateurs et contribuer ainsi à faciliter la gestion de votre magasin ou restaurant au quotidien.

La prime d’assiduité, qu’est-ce que c’est ?

Aucune surprise à avoir de ce côté-là : comme son nom l’indique clairement, la prime d’assiduité est une somme d’argent versée (à titre de gratification) aux salariés lorsqu’ils sont…assidus au travail ; ou, autrement dit, aux employés qui ne présentent aucune absence (excepté dans certains cas détaillés plus bas) sur leur planning – plannings que vous pouvez d’ailleurs désormais facilement mettre en place grâce à l’outil RH Combo !

La prime d’assiduité est-elle obligatoire ?

La prime d’assiduité (aussi appelée prime de présence) n’est pas une mesure obligatoire pour l’employeur : ni le Code du travail ni aucun autre cadre légal ne l’obligent à verser cette prime à ses salariés. La prime de présence est avant tout considérée comme un bonus aux yeux de la loi, et n’a donc pas lieu d’être incluse automatiquement dans le salaire de l’employé.

Attention toutefois, la prime d’assiduité peut devenir obligatoire dans certaines situations : c’est le cas quand la prime est le résultat d’un usage au sein de l’entreprise, ou lorsqu’elle est imposée par un engagement unilatéral de l’employeur, le contrat de travail du salarié, la convention collective ou un accord collectif.

Qui peut bénéficier de la prime d’assiduité ?

Lorsque la prime d’assiduité est instaurée au sein de l’entreprise, tous les salariés assidus au travail sont en droit d’en bénéficier. En cas d’absences du salarié, y compris lorsque les absences sont liées à un arrêt maladie (excepté dans certains cas), la prime est réduite ou supprimée ; les modalités d’application, de réduction ou de suppression dépendent de la convention collective ou du texte encadrant le dispositif.

Une bonne idée : un stagiaire en restauration peut y être éligible, cela lui permet de toucher un peu plus que sa simple gratification de stage.

Quid des salariés à temps partiel et des apprentis ?

Vous pouvez décider de verser une prime identique aux employés qui travaillent à temps partiel et à ceux travaillant à temps complet, ou opter pour un calcul au prorata prenant en compte la durée de travail effectuée par le salarié. Il est aussi tout à fait possible d’attribuer une prime d’assiduité à vos apprentis, ce qui pourrait s’avérer particulièrement encourageant pour eux à ce stade de leur carrière.

Pourquoi instaurer une prime d’assiduité dans son entreprise ?

Comme plusieurs autres bonus incitatifs, la prime d’assiduité vise à inciter le salarié à être assidu. Il s’agit donc avant tout d’une mesure destinée à lutter contre l’absentéisme au travail. Récemment, une entreprise comme la RATP, par exemple, a décidé d’attribuer une prime d’assiduité à ses chauffeurs de bus suite à des absences répétées observées chez certains employés.

En récompensant l’assiduité, le dispositif va également agir indirectement sur la productivité des équipes, ainsi que sur la bonne dynamique du collectif – ce qui aura, à terme, un rôle indéniable sur la croissance de l’entreprise. La prime va par ailleurs constituer un facteur d’encouragement supplémentaire pour les employés évoluant dans des secteurs dont les conditions de travail sont parfois difficiles, ou motiver certains salariés détenant un poste à responsabilité.

Comment mettre en place une prime d’assiduité au sein de sa structure ?

La prime de présence, différente de la prime de rendement, peut être instaurée à l’initiative du chef d’entreprise. L’engagement de l’employeur est alors pris de manière unilatérale. Elle peut également être prévue par un accord collectif ou la convention du secteur (ce n’est toutefois pas le cas de la convention collective HCR), ou constituer une clause du contrat de travail de l’employé.

Lorsqu’aucun accord écrit ne définit ses conditions d’attribution, la prime d’assiduité peut par ailleurs être versée par usage – on considère comme usage une prime régulièrement attribuée calculée avec la même méthode de calcul.

Quelle que soit la situation, l’employeur est tenu d’informer au préalable les salariés et les représentants syndicaux de l’instauration de la prime d’assiduité. Aucun dispositif légal ne l’oblige cependant à formaliser par écrit les modalités d’application de la prime. Nous vous recommandons toutefois vivement de définir ces modalités à l’écrit afin d’éviter d’éventuels litiges pouvant survenir par la suite ; vous pouvez, par exemple, informer les principaux concernés (syndicats et salariés) par une note de service, ou présenter un accord signé entre la direction et les représentants du personnel.    

Quel est le montant de la prime d’assiduité à verser à vos employés ?

La loi ne définit pas de montant type à verser aux salariés. Le montant de la prime varie en fonction des entreprises, mais peut aussi changer d’un employé à un autre au sein de la même structure. Sujette à variation lors de l’absence d’un salarié, elle peut être définie sur un temps plein puis être ensuite proratisée selon le nombre d’heures travaillées

Quand la prime est-elle versée ?

La prime de présence est généralement versée tous les mois au salarié (ou tous les trimestres). Dans certaines entreprises, elle est parfois attribuée de manière annuelle, mais le caractère motivant de la prime peut alors perdre en pertinence. La plupart des entreprises l’intègrent à la fiche de paie du mois, comme c'est souvent le cas dans la mensualisation du salaire en restauration. Elle bénéficie d’une ligne permettant de l’identifier avec mention de base de la prime pour un temps plein et son éventuelle proratisation. Son versement mensuel permet de donner immédiatement du pouvoir d’achat au salarié.

Comment calculer la prime d’assiduité ?

Il n’existe actuellement aucune disposition légale dans le Code du travail qui encadre le calcul de la prime d’assiduité. Toutefois, pour être en règle vis-à-vis de la loi, vous êtes tenu d’utiliser la méthode d’évaluation précisée dans le texte ou l’accord qui définit les conditions d’application de la prime. Et que la perspective de toucher cette prime ne pousse pas vos salariés à travailler 12 heures d’affilée ! (parce que c’est interdit !)

Calcul de la prime d’assiduité, sur quel salaire se baser ?

Selon la situation, la prime de présence peut être calculée sur la base du salaire réel ou du salaire conventionnel de l’employé. Il est également possible de prendre comme base de calcul le salaire minimum de croissance (SMIC). Par ailleurs, la prime de présence est exclue de la base de calcul des heures supplémentaires pour les services administratifs.  

Quels sont les éléments à connaître pour calculer la prime ?

Le taux à appliquer lors du calcul

Le calcul de la prime d’assiduité est calculé en fonction d’un taux appliqué sur le salaire. Ce pourcentage peut être défini par votre convention collective : la convention collective ports et manutention prévoit par exemple un taux de 5 % à appliquer sur le salaire minimum garanti mensuel ; il peut aussi être défini librement par vous-même si la prime est instaurée à votre initiative.

Certaines entreprises choisissent un montant fixe de prime par service et par niveau de rémunération, ce qui crée ainsi une grille de prime d’assiduité applicable à tous. Cette grille remplace le taux applicable sur le salaire brut. 

La prime d’assiduité est considérée comme un accessoire de la rémunération, elle doit donc figurer en dessous de la ligne mentionnant le salaire brut. Elle est entièrement soumise à cotisations sociales au même titre que les autres primes (à l’exception de certaines

Les absences du salarié

L’absentéisme est l’élément principal sur lequel se base le calcul de la prime d’assiduité. Deux méthodes de calcul peuvent être employées :

o Vous pouvez vous baser sur le temps de travail effectif fourni ; vous devez alors prendre en compte le salaire de l’employé et le temps passé à son poste de travail – dans ce cas de figure, l’estimation est effectuée au prorata du temps de présence et d’un pourcentage du salaire.

o Il est également possible d’effectuer le calcul en fonction du nombre de jours durant lequel l’employé n’était pas présent sur son lieu de travail.

Quelle que soit l’option choisie, vous devrez faire une distinction entre les absences assimilées au travail effectif, qui n’ont pas d’incidence sur l’attribution de la prime, et celles qui n’y sont pas assimilées – ces dernières pouvant donner lieu à une suppression ou une réduction de la prime.

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Quelles sont les absences pouvant impacter la prime d’assiduité (car non considérées comme du travail effectif) ?

Les absences pour maladie

L’absence du salarié pour cause de maladie est toujours un cas assez particulier dans le calcul de la prime d’assiduité. L’employeur peut décider de la conserver sans minoration jusqu’à X jours d’absence dans le mois ou de la proratiser dès le 1er jour d’absence. Tout est possible si aucun accord de branche, collectif ou de convention collective ne vient s’imposer à l’entreprise.

Attention toutefois, cette diminution peut parfois être jugée comme discriminatoire à l’encontre du salarié par la justice.

Les absences pour cas de grève

La grève des salariés impacte directement le fonctionnement de l’entreprise et est donc une action volontaire de la part du salarié qui décide unilatéralement de ne pas se présenter à son poste et de se mettre en grève. Cette absence impacte la prime à condition que toutes les absences non assimilées à du temps de travail effectif entraînent des conséquences sur l’attribution de la prime.

Le congé maternité et paternité

La prime pour assiduité peut ne plus être versée durant le congé maternité ou paternité du fait de la non-participation et de l’absence du salarié aux efforts de l’entreprise. La Cour de cassation, dans un arrêt en date du 19 septembre 2018, n° 17-11618 a d’ailleurs précisé à ce propos que cette prime peut donc être supprimée le temps de l’absence du salarié. Ce cas de jurisprudence vient ainsi confirmer un autre jugement identique en date du 1er décembre 2016, N° 15-24.693.

Le temps partiel et la prime d’assiduité

Vous l’aurez sûrement deviné, la prime d’assiduité s’applique, là aussi, selon le nombre de jours travaillés et d’heures de présence dans l’entreprise. Un salarié travaillant à mi-temps pourra donc percevoir la moitié du montant versé à un salarié à temps plein.

Quelles sont les absences ne pouvant pas impacter la prime d’assiduité ?

L’absence suite à un accident de travail ou accident de trajet 

Bien que la législation s’appuie sur le lien existant entre la présence du salarié dans l’entreprise et le versement de la prime d’assiduité, celle-ci ne peut être supprimée ou proratisée selon le nombre de jours d’absence du salarié en cas d’accident de travail ou d’accident de trajet.

La prise de congés payés et exceptionnels

Les congés payés, jours fériés, congés exceptionnels pour événements familiaux et les congés syndicaux n’impactent pas la prime d’assiduité. Autrement dit, un salarié partant 3 semaines en vacances conservera le versement de sa prime d’assiduité.

Exemple de calcul de prime d’assiduité 

Prime d'un montant fixe calculé au prorata du temps de présence

Dans cet exemple, l’employeur a décidé de verser une prime fixe à ses salariés d’un montant de 300 euros brut. 

• Salarié n’ayant eu aucune absence dans le mois : il perçoit les 300 euros brut de prime d’assiduité.
• Salarié travaillant à mi-temps et n’ayant pas d’absence : il perçoit 150 euros brut correspondant à son temps partiel. 
• Salarié travaillant en ⅔ de temps : il touchera 300 euros x 2 / 3 soit 200 euros brut

Viennent ensuite s’appliquer les charges sociales correspondantes.

Prime calculée selon un pourcentage du salaire et au prorata du temps de présence

Un employeur peut décider d’appliquer un pourcentage du salaire pour calculer la prime d’assiduité. Ici, l’employeur a choisi d’appliquer le taux de 5 % sur le salaire brut. Un salarié gagnant 2500 euros brut mensuel percevra donc une prime d’assiduité de : 

• 2500 x 5 % soit 125 euros brut par mois. 

Un salarié travaillant à temps partiel conservera le même pourcentage sur son salaire. 

Prime calculée selon le nombre de jours d'absence

La prime d’assiduité peut être calculée selon le nombre de jours d’absence du salarié. Si l’employeur décide qu’une franchise de 5 jours s’applique en cas d’absence, un arrêt de travail de 4 jours n’impactera pas le montant de la prime. Par contre, un arrêt maladie de 10 jours impactera le montant versé après déduction de l’éventuelle franchise (si celle-ci s’applique. 

• Prime d’assiduité sans franchise de jour : la prime est impactée dès le 1er jour d’absence. some text
  • 22 jours travaillés à temps plein dans le mois - 5 jours d’absence, soit 17 jours travaillés
  • prime d’assiduité pour temps plein : 300 euros 
  • prime versée après les 5 jours d’absence : 300 / 22 x 17 soit une prime d’assiduité de 231 euros.

Quel régime fiscal et social pour la prime d’assiduité ?

La prime de présence est soumise à cotisation et contribution sociales au titre d’élément accessoire au salaire. Son montant toujours calculé en brut figure sur la fiche de paie et est ensuite payé en montant net après déduction des charges sociales payées par le salarié et par l’employeur. 

Elle figure dans le net imposable déclaré aux impôts via la DSN. De ce fait, elle est également soumise à l’impôt sur le revenu, ce qui la fait entrer dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source.

Les alternatives à la prime d’assiduité

La prime d’assiduité possède de nombreux atouts tels que donner un peu plus de pouvoir d’achat au salarié et participer à sa motivation au quotidien. Néanmoins, elle représente un coût pour : 

•  l’entreprise qui doit régler des charges sociales patronales ; 
• le salarié qui voit sa prime rabotée par les cotisations sociales applicables sur son montant.

Elle peut aussi paraître injuste pour certains salariés qui voient leur prime supprimée en cas de grossesse ou de maladie. Ainsi, une des alternatives est de proposer un treizième mois qui s’applique de façon équitable à l’ensemble des salariés et limite le fait de venir travailler uniquement pour toucher la prime. 

Pour conclure

Contrairement au calcul de la prime d’ancienneté, celui de la prime d’assiduité n’a généralement pas très bonne presse auprès des salariés qui ont l’impression de se voir reprocher une absence alors qu’ils n’y sont parfois pas pour quelque chose (voir cet excellent article sur le ramadan et le travail ). Ainsi une future maman en congé maternité ne touchera pas sa prime ou un salarié malade se la verra diminuée d’autant de jours d’absence. 

Cette notion de récompense des salariés les plus présents dans l’entreprise peut générer des conflits et impacter la qualité de la vie au travail, alors que tout est fait aujourd’hui pour la préserver au mieux. Ainsi, privilégiez plutôt le versement d’un treizième mois complet ou d’un demi-mois de salaire en plus qui sera soumis, de la même façon que la prime d’assiduité, au paiement de charges sociales, mais qui sera plus équitable. 

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