Modèle de feuille de présence salarié : outils, conseils

L’émargement d’une feuille de présence est une tâche chronophage, mais indispensable. Réunion de travail, assemblée générale, formation de salariés… Elle sert de registre officiel au quotidien comme lors d’un événement particulier.

Alors comment réussir à l’optimiser pour gagner du temps ? Avez-vous déjà pensé à digitaliser ce document pour votre entreprise ou votre association ? En utilisant un modèle de feuille de présence au format dématérialisé ou en ligne, vous facilitez le stockage centralisé, le partage et le traitement des données collectées. Simplifiez la comptabilisation des heures effectuées par vos salariés ou encore la gestion des absences et des retards en utilisant l’émargement digitalisé.

Qu’est-ce qu’une feuille de présence ? 

Aussi appelée feuille d’émargement, la feuille de présence vous permet de prendre acte des entrées et des sorties de vos salariés, de vos stagiaires ou de vos visiteurs. Elle est généralement tenue par les organisateurs d’évènements d’une entreprise ou d’une association (séminaire, réception, assemblée, formation, réunion de travail ou de syndic entre copropriétaires) pour que tous les membres présents puissent inscrire les informations principales les concernant pour pouvoir les identifier. Les organisateurs de la séance vérifient aussi grâce à ce document que sont présents uniquement les membres qui ont le droit de participer à cette réunion.

Pourquoi utiliser une feuille d’émargement ? 

Si ce document est à remplir par des salariés, il permet à l’entreprise ou à l’association de comptabiliser les heures de travail effectuées grâce aux heures d’arrivée et de départ inscrites par le personnel. La feuille de présence peut aussi servir à indemniser les salariés pour leur frais de repas ou de transport journaliers par exemple.

💡 Bon à savoir : S’il est utilisé lors d’un salon ou d’un congrès, l’émargement de la feuille de présence peut permettre de conserver une trace des visiteurs ou membres. Pratique pour les recontacter plus facilement ou bien, faire des statistiques - toujours en respectant la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles. 

Un modèle de feuille de présence salarié peut aussi être utile en cas de vote d’une décision ou encore d’un décret, pour comptabiliser les voix en connaissant le nombre total de membres présents dans l’assemblée ou la réunion de travail. Dans le cadre d’une formation, elle permet d’attester de la participation d’un salarié ou de la conduite de celle-ci si la feuille d’émargement s’adresse aux formateurs. 

Une attestation d’attendance peut ensuite être éditée officiellement, avec une valeur juridique à la clé lorsque la présence des membres est obligatoire. Les organismes financeurs de ces formations peuvent vous les réclamer pour déclencher vos droits et vous permettre de récupérer les financements demandés.

Il est aujourd’hui possible de créer sa feuille de présence via des outils tel qu’Excel. Nous vous avons facilité la tâche en vous proposant ce modèle de feuille de présence Excel, une solution pour enregistrer, organiser les données de présence de vos équipes ! 

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Comment remplir une feuille de présence salarié ? 

Les informations à renseigner dans une feuille de présence salarié doivent être très sommaires pour que cette procédure systématique soit la plus rapide possible. Dans le cas de salariés ou de visiteurs, si vous l’utilisez pour enregistrer les heures réellement travaillées ou les formations réalisées, assurez-vous que cette opération d’émargement de la feuille de présence ne dure que quelques secondes en ne complétant que les champs suivants :

• Nom
• Prénom
• Statut
• Date
• Heure
• Signature

Il n’existe bien sûr aucune obligation en la matière. Les modèles de feuille de présence seront adaptés au fonctionnement des différents organismes, et du type de réunion : séance sur le lieu de travail ou à distance. Ils seront élaborés sous format papier, tableau digitalisé ou en ligne. C’est à vous de décider des informations vraiment nécessaires que vous souhaitez récolter.

Pourquoi utiliser un outil digital pour signer une feuille de présence salarié ? 

Plus rapide que de remplir un formulaire en fournissant stylo et papier, l’intérêt principal d’utiliser une solution numérique est le gain de temps en traitement de données. 

Plus besoin de savoir déchiffrer les hiéroglyphes, la lecture de ces informations est fortement simplifiée grâce à l’utilisation d’une tablette ou d’un smartphone ! Vous pouvez aussi opter pour un modèle disponible sous format PDF, Word ou Excel à télécharger ou à créer soi-même, mais son traitement sera beaucoup moins facilité par la suite et d’autres actions, comme la signature électronique de la feuille de présence par exemple, ne seront pas forcément disponibles.

🤔 Le saviez-vous ? La signature électronique est davantage sécurisée et sa valeur d’authenticité plus forte que sur document papier, en cas de lancement de démarches juridiques et de preuves juridiques à apporter. En plus, vous pouvez utiliser une photo réalisée à partir de votre appareil pour obtenir plus d’authentification lors des enregistrements de signature en ligne par exemple.

Le risque de perdre ou de rendre illisibles des feuilles de présence involontairement pliées ou froissées par exemple n’est pas à négliger et le stockage de toutes ces liasses de papier est un encombrement inutile très facile à éviter en dématérialisant vos procédés d’émargement.

L’image de votre entreprise ou votre association ne pourra qu’en être valorisée : il est temps de dépoussiérer la traditionnelle feuille d’émargement en profitant de la modernité et la praticité des meilleures applications existantes sur le marché.

Vous pouvez générer des rapports en ligne très facilement et rapidement et les partager instantanément à vos coéquipiers, vos associés ou un président d’association ou d’une assemblée. Ils peuvent ensuite les exploiter très simplement en les exportant dans un autre fichier ou en imprimant les feuilles de présence.

En plus d’optimiser la gestion de votre temps et vous offrir plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, la dématérialisation des feuilles d’émargement, et donc de ce type d’informations, empêche aussi certains salariés, stagiaires ou autres membres de la réunion de chercher à frauder. 

Dans le cadre d'événements organisés à distance (formation en ligne ou webinaires par exemple), la feuille de présence numérique est le seul modèle valable pour enregistrer chaque vote et participant de manière efficace et sécurisée.

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