Modèle de feuille de présence salarié : outils, conseils

L’émargement d’une feuille de présence est une tâche chronophage, mais indispensable. Validation de la participation à une réunion de travail, à une assemblée générale ou à une formation de salariés… sont autant d’événements nécessitant la signature de chaque participant. Ainsi, la feuille de présence sert de registre officiel au quotidien comme lors d’un événement particulier.

Alors comment réussir à l’optimiser pour gagner du temps ? Avez-vous déjà pensé à digitaliser ce document pour votre entreprise ou votre association ? En utilisant un modèle de feuille de présence au format dématérialisé ou en ligne, vous facilitez le stockage centralisé, le partage et le traitement des données collectées et surtout, l’automatisation de l’émargement de la feuille de présence. Simplifiez la comptabilisation des heures effectuées par vos salariés ou encore la gestion des absences et des retards en utilisant l’émargement digitalisé.

Qu’est-ce qu’une feuille de présence ? 

Aussi appelée feuille d’émargement, la feuille de présence vous permet de prendre acte des entrées et des sorties de vos salariés, de vos stagiaires ou de vos visiteurs. Elle est généralement tenue par les organisateurs d’évènements d’une entreprise ou d’une association (séminaire, réception, assemblée, formation, réunion de travail ou de syndic entre copropriétaires) pour que tous les membres présents puissent inscrire les informations principales les concernant pour pouvoir les identifier. Les organisateurs de la séance vérifient aussi grâce à travers ce document que sont présents uniquement les membres qui ont le droit de participer à cette assemblée.

Pourquoi utiliser une feuille d’émargement ? 

Si ce document est à remplir par des salariés, il permet à l’entreprise ou à l’association de comptabiliser les heures de travail effectuées grâce aux heures d’arrivée et de départ inscrites par le personnel. Qui ne se rappelle pas d’avoir fait circuler une feuille entre les participants à une formation pour un émargement et une attestation de présence ?La feuille de présence peut aussi servir à indemniser les salariés pour leur frais de repas ou de transport journaliers par exemple. Vos RH et managers peuvent également l’utiliser pendant un entretien annuel ou lors d’un feedback 360, voire l’associer à la grille de salaire applicable dans l’entreprise.

🤔 Bon à savoir : s’il est utilisé lors d’un salon ou d’un congrès, l’émargement de la feuille de présence peut permettre de conserver une trace des visiteurs ou membres. Pratique pour les recontacter plus facilement ou bien, faire des statistiques - toujours en respectant la réglementation et la législation en vigueur sur la protection des données personnelles. 

Un modèle de feuille de présence du salarié peut aussi être utile en cas de vote d’une décision ou encore d’un décret, pour comptabiliser les voix en connaissant le nombre total de membres présents dans l’assemblée ou la réunion de travail. Dans le cadre d’une formation, elle permet d’attester de la participation d’un salarié ou de la conduite de celle-ci si la feuille d’émargement s’adresse aux formateurs. 

Une attestation d’attendance peut ensuite être éditée officiellement, avec une valeur juridique à la clé lorsque la présence des membres est obligatoire. Les organismes financeurs de ces formations peuvent vous les réclamer pour déclencher vos droits et vous permettre de récupérer les financements demandés.

Il est aujourd’hui possible de créer sa feuille de présence via des outils tels qu’Excel. Nous vous avons facilité la tâche en vous proposant ce modèle de feuille de présence Excel, une solution pour enregistrer, organiser les données de présence de vos équipes ! 

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Idéal pour des équipes de 5 à 6 personnes, notre modèle de feuille de présence Excel vous permet de suivre visuellement les heures de travail de vos salariés ! Copiez le fichier, listez les employés, inscrivez les heures et exportez le tableau en PDF. C’est simple et rapide !

Comment remplir une feuille de présence salarié ? 

Le processus et la gestion de la feuille de présence d’un salarié est simple. Les informations à renseigner dans une feuille de présence salarié doivent être très sommaires pour que cette procédure systématique soit la plus rapide possible. Dans le cas de salariés ou de visiteurs, si vous l’utilisez pour enregistrer les heures réellement travaillées ou les formations réalisées, assurez-vous que cette opération d’émargement de la feuille de présence ne dure que quelques secondes en ne complétant que les champs suivants :

• Nom
• Prénom
• Statut
• Date
• Heure
• Signature

Il n’existe bien sûr aucune obligation en la matière. Les modèles de feuille de présence seront adaptés au fonctionnement des différents organismes, et du type de l'assemblée : séance sur le lieu de travail ou à distance. Ils seront élaborés sous format papier, tableau digitalisé ou en ligne. C’est à vous de décider des informations vraiment nécessaires que vous souhaitez récolter.

Pourquoi utiliser un outil digital pour signer une feuille de présence salarié ? 

Pour gagner de temps dans la signature de la feuille de présence 

Plus rapide que de remplir un formulaire en fournissant stylo et papier, l’intérêt principal d’utiliser une solution numérique est le gain de temps en traitement de données. 

Plus besoin de savoir déchiffrer les hiéroglyphes, la lecture de ces informations est fortement simplifiée grâce à l’utilisation d’une tablette ou d’un smartphone ! Vous pouvez aussi opter pour un modèle disponible sous format PDF, Word ou Excel à télécharger ou à créer soi-même, mais son traitement sera beaucoup moins facilité par la suite et d’autres actions, comme la signature électronique de la feuille de présence par exemple, ne seront pas forcément disponibles.

🤔 Le saviez-vous ? La signature électronique pour l’émargement de la feuille de présence, par exemple, est davantage sécurisée et sa valeur d’authenticité plus forte que sur document papier, en cas de lancement de démarches juridiques et de preuves juridiques à apporter. En plus, vous pouvez utiliser une photo réalisée à partir de votre appareil pour obtenir plus d’authentification dans les logiciels de signature électronique lors des enregistrements de signature en ligne officiels ou ayant une forte valeur juridique.

Pour faciliter la gestion administrative de la feuille de présence 

Côté gestion administrative, le risque de perdre ou de rendre illisibles des feuilles de présence involontairement pliées ou froissées par exemple n’est pas à négliger et le stockage de toutes ces liasses de papier est un encombrement inutile très facile à éviter en dématérialisant vos procédés d’émargement.

Pour améliorer l’image de l’entreprise avec le processus de signature électronique de la feuille de présence

L’image de votre entreprise ou votre association ne pourra qu’en être valorisée : il est temps de dépoussiérer la traditionnelle feuille d’émargement en profitant de laL’image de votre entreprise ou votre association ne pourra qu’en être valorisée : il est temps de dépoussiérer la traditionnelle feuille d’émargement en la remplaçant par la signature électronique de la feuille de présence, en profitant de la modernité et de la praticité des meilleures applications existantes sur le marché.

Vous pouvez aussi générer des rapports en ligne très facilement et rapidement et les partager instantanément à vos coéquipiers, vos associés ou un président d’association ou d’une assemblée. Ils peuvent ensuite les exploiter très simplement en les exportant dans un autre fichier ou en imprimant les feuilles de présence.

Pour valider la présence des salariés

En plus d’optimiser la gestion de votre temps et vous offrir plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et améliorer, par le fait, la productivité, la dématérialisation des feuilles d’émargement, et donc de ce type d’informations, empêche aussi certains salariés, stagiaires ou autres membres de la réunion de chercher à frauder.

Dans le cadre d'événements organisés à distance (formation en ligne ou webinaires par exemple), la feuille de présence numérique est le seul modèle valable pour enregistrer chaque vote et participant de manière efficace et sécurisée. Elle permet de garder une trace fiable et de réclamer des droits de formation par la suite.

Notre TOP 3 des outils pour la gestion des feuilles de présences

À la recherche d’un émargement d’une feuille de présence au format Word, PDF ou Excel ? Ou mieux, de la meilleure solution de gestion de planning et de suivi des heures en entreprise à l’aide d’un logiciel dédié vous garantissant le respect des réglementations ? Voici quelques pépites pour gérer vos dossiers RH et votre registre du personnel :

Combo

Combo, c’est le logiciel de gestion du personnel tout-en-un, idéal pour créer vos feuilles de présence RH, gérer vos plannings, pointer les heures de travail, les jours d’absence, de congé et de RTT. Combo  rassemble vos dossiers du personnel, suit vos indicateurs RH et facilite la préparation de la paie.

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Edusign

Edusign, c’est la solution d’émargement simple et visuelle en ligne, servant de registre personnalisable pour comptabiliser tous les effectifs ou les membres d’une assemblée lors de chaque réunion, formation…

Docusign

Docusign est sûrement le plus connu des logiciels de gestion de l’émargement de la feuille de présence et de la signature en ligne. C'est le site pionnier de la signature électronique (feuille de présence, contrat de travail, acte notarié…). Il est certifié par la règlementation eIDAS 2014/910, et respecte toutes les normes de sécurité mondiale. Parfait pour apposer une date et un nom dans vos enregistrements et garantir une forte valeur juridique.

💡Besoin d’autres outils RH pour gérer votre personnel ? Découvrez nos articles sur la GEPP, sur le bilan social individuel et sur le livret d’accueil.

Vous êtes employeur ou responsable RH et cherchez un logiciel de gestion du personnel en entreprise ou dans une association ? Mieux qu’un modèle Excel, PDF ou Word à télécharger, la solution numérique Combo crée vos plannings et optimise le temps de travail de vos salariés.

Formation, réunion de travail, assemblée générale… Gagnez du temps en vous reposant sur un outil performant pour assurer la collecte et le traitement de toutes les données exportées depuis vos feuilles de présence en ligne. Comptez sur Combo pour vous simplifier vos tâches administratives et pour vous faire gagner toujours plus en fiabilité et en rapidité !