Feuille de présence : modèle, outils, conseils

L’émargement sur une feuille de présence est une tâche chronophage, mais indispensable. Alors comment réussir à l’optimiser pour gagner du temps ? Avez-vous déjà pensé à la digitaliser ? En utilisant un modèle de feuille de présence sous sa forme dématérialisée, vous facilitez le stockage centralisé, le partage et le traitement des données collectées. Simplifiez la comptabilisation des heures effectuées par vos salariés ou encore la gestion des absences et des retards en utilisant l’émargement digitalisé.

Qu’est-ce qu’une feuille de présence ?

Aussi appelée feuille d’émargement, la feuille de présence vous permet de prendre acte des entrées et des sorties de vos employés ou de vos visiteurs. Elle est généralement tenue par les organisateurs d’évènements (séminaires, réceptions, réunions de travail ou de syndic entre copropriétaires) pour que tous les membres présents puissent inscrire les informations principales les concernant pour pouvoir les identifier. Les organisateurs des séances vérifient aussi grâce à travers ce document que sont présentes uniquement les personnes qui ont le droit d’y participer à cette réunion.

Pourquoi utiliser une feuille d’émargement ?

Si ce document est à remplir par des salariés, il permet aux entreprises de comptabiliser les heures de travail effectuées grâce aux heures d’arrivée et de départ inscrites par les salariés. Elle peut aussi servir à indemniser les salariés pour leur frais de repas ou de transport journaliers par exemple.

S’il est utilisé lors d’un salon ou d’un congrès, il peut permettre de conserver une trace des visiteurs ou participants. Pratique pour les recontacter plus facilement ou bien, faire des statistiques - toujours en respectant la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles. 

Cette feuille de présence peut aussi être utile en cas de vote d’une décision ou encore d’un décret, pour comptabiliser les voix en connaissant le nombre total de membres votants. Dans le cadre d’une formation, elle permet d’attester de la participation d’un salarié ou de la conduite de celle-ci si la feuille de présence s’adresse aux formateurs. 

Une attestation d’attendance peut ensuite être éditée officiellement, avec une valeur juridique à la clé lorsque la présence des membres est obligatoire. Les organismes financeurs de ces formations peuvent vous les réclamer pour déclencher vos droits et vous permettre de récupérer les financements demandés.

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Quoi mettre sur une feuille de présence ?

Les informations à renseigner dans une feuille de présence doivent être très sommaires pour que cette procédure systématique soit la plus rapide possible. Dans le cas d’un salarié, si vous l’utilisez pour enregistrer les heures réellement travaillées, assurez-vous que cette opération d’émargement ne dure que quelques secondes en ne complétant que les champs suivants :

• Nom 
• Prénom 
• Statut 
• Date 
• Heure 
• Signature

Il n’existe bien sûr aucune obligation en la matière. Chaque feuille de présence peut être différente d’une entreprise à l’autre. C’est à vous de décider des données vraiment nécessaires que vous souhaitez récolter.

Pourquoi utiliser un outil digital pour signer une feuille d’émargement ?

Plus rapide que de remplir un formulaire en fournissant stylo et papier, l’intérêt principal d’utiliser une solution digitale est le gain de temps en traitement de données. 

Plus besoin de savoir déchiffrer les hiéroglyphes, la lecture de ces données est fortement simplifiée grâce à l’utilisation d’une tablette ou d’un smartphone ! Vous pouvez aussi opter pour un modèle disponible sur Word ou Excel, mais son traitement sera beaucoup moins facilité par la suite et d’autres actions, comme la signature électronique par exemple, ne seront pas forcément disponibles.

Le saviez-vous ? La signature électronique est davantage sécurisée et sa valeur d’authenticité plus forte que sur papier, en cas de lancement de démarches juridiques et de preuves juridiques à apporter. En plus, vous pouvez utiliser les photos réalisées à partir de votre appareil pour obtenir plus d’authentification lors des enregistrements de signature par exemple.

Le risque de perdre ou de rendre illisibles des formulaires involontairement pliés ou froissés par exemple n’est pas à négliger et le stockage de toutes ces liasses de papier est un encombrement inutile très facile à éviter en dématérialisant vos procédés d’émargement.

L’image de votre société ne pourra qu’en être valorisée : il est temps de dépoussiérer la traditionnelle feuille d’émargement en profitant de la modernité et la praticité des meilleures applications existantes sur le marché. 

Vous pouvez générer des rapports très facilement et rapidement et les partager instantanément à vos coéquipiers, vos associés ou les présidents d’associations ou d’une assemblée. Ils peuvent ensuite les exploiter très simplement en les exportant dans un autre fichier.

En plus d’optimiser la gestion de votre temps et vous offrir plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, la dématérialisation de ce type de données empêche aussi certains participants de chercher à frauder. 

Dans le cadre d'événements organisés à distance (formations en ligne ou webinaires par exemple), la feuille de présence numérique est le seul modèle valable pour enregistrer les participants de manière efficace et sécurisée.

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