Accueillir un stagiaire en entreprise : dossier spécial gratification

Si le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, l’entreprise l’acceptant doit néanmoins suivre certaines obligations. Elle doit, en effet, respecter de bonnes conditions de travail et d’accueil ainsi qu'une gratification imposée du stagiaire après un certain temps de présence dans l’entreprise. Voici notre dossier spécial sur la gratification en stage en 2024.

Comment définir le stage et le stagiaire en entreprise ? 

Un stagiaire est une personne en cours d’apprentissage ou en formation professionnelle présente de quelques jours à plusieurs mois en entreprise pour parfaire son métier, acquérir des compétences supplémentaires ou suivre simplement le fonctionnement d’une entreprise. Un stage peut être effectué depuis un établissement scolaire (comme le stage d’observation obligatoire de classe de 3e). Il peut également être proposé par un centre de formation demandant à ses élèves de passer plusieurs mois en entreprise puis de rédiger un rapport de fin de stage pour valider leur diplôme. 

Si votre entreprise désire intégrer un stagiaire dans ses locaux et que vous disposez d’un logiciel de gestion de paie en ligne, voici comment rémunérer l’étudiant ou l’élève présent dans votre établissement.

Bon à savoir : il est possible d’accueillir un stagiaire de nationalité étrangère sous réserve que celui-ci dispose de toutes les autorisations légales de séjour en France et être ainsi en situation régulière sur le territoire.

Les droits des stagiaires en entreprise 

Le stagiaire dispose de droits envers l’entreprise qui l’accueille bien qu’il ne soit pas considéré comme un salarié. Les droits des stagiaires en formation professionnelle s’adressent tant à l’égard de l’entreprise qu'à ceux du stagiaire. Chacun devant alors comprendre ce que l’un attend de l’autre. Ceci est ainsi validé par une convention de stage signée entre l’établissement d’accueil, le stagiaire et l’organisme de formation venant préciser l’ensemble des droits et devoirs de chacun.

Prenez le temps de comprendre la différence entre le stagiaire en contrat d’apprentissage et de professionnalisation si vous pensez intégrer un stagiaire sous ces deux statuts.

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Il existe différentes façons d’effectuer un stage. Selon sa durée, l'entreprise est soumise à certaines obligations en matière de gratification de ses stagiaires. Les stages en entreprise sont encadrés par la loi de 2015 définissant les conditions d’accueil et rémunérations.

À noter : les stages d’observation des mineurs de moins de 16 ans durant le cursus scolaire n’entrent pas dans la catégorie des stages soumis à rémunération.

Les conditions de l’accueil d’un stagiaire en entreprise

La loi précise que l’employeur ne peut recevoir un stagiaire en remplacement d’un salarié absent. Il lui est interdit de lui faire effectuer des tâches régulières correspondantes à celles d’un salarié à temps plein ou partiel et ne peut lui imposer une obligation de production. Il n’est également pas autorisé à occuper un emploi de saisonnier ou à faire face à une augmentation provisoire d’activité. 

Le stage a donc pour vocation à être une mise en situation dans le milieu professionnel. Il facilite l'acquisition de compétences qui seront transmises par l’entreprise, soit par la nomination d’un tuteur ou d’un responsable de stage. De plus, l’entreprise a pour obligation de respecter le projet pédagogique en relation avec la venue du stagiaire dans ses locaux. 

Exemple : un stagiaire en restauration doit effectuer son stage au sein de la cuisine ou de la salle du restaurant et en aucun cas dans un service comptable.

Nombre de stagiaires pouvant être accueillis  

L’employeur doit obligatoirement désigner un tuteur qui assure le relais entre l’organisme de formation et l’entreprise et se charge du respect pédagogique du stage. Il doit être à sa disposition pour répondre à ses demandes et se charger de la résolution de problèmes internes éventuels.

Des droits identiques à ceux des salariés 

Un stagiaire bénéficie des mêmes droits que les salariés à savoir une durée de travail quotidienne maximale, un temps de repos journalier, hebdomadaire et lors du travail de nuit. Il a également accès au restaurant de l’entreprise ou aux titres-restaurant et peut encore profiter des activités proposées par le comité social et économique (CSE).

Les obligations du stagiaire

Le stagiaire a pour obligation d’être présent dans l’entreprise selon les termes et conditions de la convention de stage. Il doit ainsi suivre les différentes étapes du stage et tout manquement peut être signalé par l’établissement à l’organisme de formation. Il doit se conformer au règlement intérieur notamment en matière d’hygiène et sécurité. Le non-respect peut engendrer son exclusion temporaire ou définitive de l’entreprise. 

La confidentialité et le droit de réserve doivent aussi être respectés. Il n’a pas la liberté de divulguer à l’extérieur des informations auxquelles il aurait eu accès durant sa présence dans l’entreprise. 

Bon à savoir : si vous recrutez un stagiaire devant rédiger un rapport de stage, vous avez accès aux éléments qu’il contient et avez le droit de vous opposer ou de restreindre sa publication. Le cas d’une création d’une œuvre est intégré dans le droit d’auteur et la propriété industrielle et doit faire l’objet d’un contrat entre l’entreprise d’accueil et le stagiaire.

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L’assurance et l’accueil d’un stagiaire

Le stagiaire est couvert par sa propre assurance responsabilité civile ou celle de l’organisme dont il dépend. Il doit remettre une attestation d’assurance à l’entreprise dès son entrée dans l’entreprise. Les conditions d’assurance sont aussi reprises dans la convention de stage. Cette assurance permet de couvrir le stagiaire en cas de dommage à un tiers ou au matériel de l’entreprise.

Le stagiaire conserve son assurance sécurité sociale durant la durée de sa présence dans l’entreprise et devra remettre une attestation avant le début de sa période de stage.

La gratification d’un stagiaire en 2024

On parle souvent de rémunération d’un stagiaire, mais le terme exact est une gratification puisque la rémunération est liée à un contrat de travail. Le stagiaire ne perçoit donc pas de salaire, rémunération, ni indemnité, mais bénéficie d’une gratification versée par l’établissement d’accueil. Néanmoins, sa gratification entre dans le cadre des charges de personnel de l’entreprise.

Montant minimal de la gratification en 2024

La gratification minimale est de 4,35 euros par heure de présence dans l’entreprise en 2024. Elle représente 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. 

Elle est versée si : 

• la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs représentant 44 jours de stages à raison de 7 heures par jour ; 
• le stage n’est pas réalisé de façon consécutive au cours de l’année scolaire ou universitaire, mais représente 2 mois au total.

Le décompte de la gratification se fait en nombre de jours de présence réels

Exemple de calcul : 

La convention collective du secteur peut prévoir une rémunération supérieure selon la branche d’activité. L’entreprise devra donc la respecter. Il est à noter qu’une gratification inférieure à 4.35 euros n’est pas soumise à cotisations sociales pour le stagiaire. 

Gratification et charges sociales 

Toute gratification inférieure ou égale au minimum légal de 4.35 euros n’est pas soumise au paiement de charges sociales. La fraction supérieure réglée au stagiaire est ensuite chargée en cotisations et contributions sociales.

Attention : un stage est limité à 6 mois !

Les absences et congés sur salarié et leur influence sur la gratification 

Une absence ou un jour de congé n’entre pas dans le calcul de la gratification. Seules les heures réelles de présence sont comptabilisées. Le stagiaire peut néanmoins bénéficier de jours de congés payés si l’entreprise désire lui en octroyer. Les heures d’absence peuvent être rattrapées ou offertes par l’entreprise, à son bon vouloir.

Gratification et bulletin de paie

Tout versement d’une gratification de stage oblige l’employeur à lui remettre mensuellement une fiche de paie. Celle-ci ne contient pas les mêmes éléments qu’un bulletin de paie classique puisque le stagiaire peut être exonéré à 100 % de certaines charges et cotisations si sa gratification ne dépasse pas le minimum légal.

La fiche de paie ne contient donc pas de cotisations à la retraite complémentaire, à l'assurance chômage, à la prévoyance et aux contributions aux organisations syndicales. Elle exclut aussi le taux réduit en assurance maladie et en allocations familiales. Elle doit, en revanche, mentionner le montant de la partie de la gratification de stage exonéré. Le montant versé est intégré à la masse salariale de l’entreprise en tant que gratification de stagiaires.