Tout savoir sur le remboursement des frais d’essence par l’employeur

Vos salariés utilisent leur véhicule personnel pour leur trajet domicile-lieu de travail, ainsi que pour leurs voyages d’affaires ? Dans quel cas le remboursement des frais d’essence par l’employeur est-il obligatoire ? Qu’est-ce que la prime carburant ? Comment la calculer ? Toutes les règles sur les frais de transport des salariés avec Combo, votre logiciel de gestion de paie en ligne.

Remboursement des frais d’essence par l’employeur : c’est obligatoire ?

Oui… ou non. Tout dépend du type de trajet réalisé par votre salarié.

Pour un déplacement professionnel, qui nécessite de quitter son lieu de travail habituel, voire de réserver une nuit d'hôtel loin de chez soi, alors oui, le remboursement des frais d’essence par l’employeur est obligatoire ! On compte alors dans le calcul tous les frais de transport, d’hébergement et de repas qui ont dû être engagés par le salarié pour le bien de la mission professionnelle.

Pour un trajet quotidien entre la résidence habituelle et le lieu de travail, c’est différent :

• Si le salarié utilise son véhicule personnel pour venir travailler (voiture, moto…), alors l’employeur n’est pas obligé de rembourser les frais d’essence ou de verser une prime carburant ;
• Si le salarié utilise les transports en commun (métro, bus…), alors l’employeur doit prendre en charge une partie du montant des titres de transport de type abonnement, comme le précise l’article L3261-2 du Code du travail.

Bien sur, l’employeur a tout a fait le droit de mettre en place le remboursement des frais d’essence ou le versement de la prime carburant s’il le souhaite :

• Par un accord collectif ;
• Par décision unilatérale de l’employeur après consultation du CSE.

🤔 Bon à savoir : Bien évidemment, si le salarié se déplace en voiture de fonction, il n’y a pas lieu de le rembourser. Il s’agit d’un avantage en nature véhicule. C’est déjà vous, l’employeur, qui supportez cette charge !

Remboursement des frais de transport par l’employeur : quelles modalités ?

Le remboursement concerne uniquement les abonnements souscrits par les salariés pour leur trajet entre domicile et lieu de travail. Les titres de transport achetés à l’unité ne comptent pas ! Voyons ensemble les modalités.

Quel moyen de transport doit faire l’objet d’un remboursement ? 

Le Code du travail est très clair. L’employeur doit verser le remboursement des frais de transport uniquement dans le cas :

• D’un carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public
• D’un abonnement à un service public de location de vélos.

Quel montant prendre en charge pour les transports en commun ?

Selon la loi, vous devez participer à la prise en charge de l’abonnement à hauteur de 50 %. Pour le calcul, vous vous basez sur un prix en seconde classe, pour le trajet le plus court entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié.

🤔 Bon à savoir : la prise en charge de 50 % des frais par l'employeur est exclue de l'assiette de calcul des charges sociales.

Découvrez également le remboursement du transport en HCR et l’avantage en nature logement dans notre blog Combo !

Comment rembourser les frais d’essence des salariés ?

S’il le souhaite, l’employeur peut payer une partie des frais d’essence de ses salariés dans leurs déplacements professionnels et quotidiens. Dans ce cas, l’avantage doit s’appliquer à l’ensemble du personnel, stagiaires compris.

La prise en charge facultative des frais d’essence et de transport peut prendre 3 formes : la prime carburant, les indemnités kilométriques et le forfait mobilités durables.

La prime carburant

La prime carburant, ou prime de transport, couvre une partie des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique.

Bonne nouvelle ! En 2024, cette prime salarié est exonérée des cotisations sociales dans la limite annuelle de : 

• 400 euros par salarié pour les frais d’essence ;
• 700 euros pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Les indemnités kilométriques

L’indemnité kilométrique est un dispositif consistant à rembourser les frais de transport engagés par un salarié, à la condition qu’il ait utilisé son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Le barème des frais kilométriques prend en compte le type de véhicule, sa puissance et la distance parcourue dans l’année.

Là aussi, l'indemnité kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par le barème de l’Urssaf (revu chaque année).

Le forfait mobilités durables

Depuis le 10 mai 2020, vous pouvez aussi instaurer le forfait mobilités durables (FMD) afin d’inciter vos collaborateurs à utiliser des moyens de transport plus propres : vélo, covoiturage, transports publics… Les salariés bénéficient alors d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 € par an et par salarié.

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