Que peut-on faire des congés payés non pris ?

Vos salariés n’ont pas tous soldé leurs congés payés avant le 31 mai, la fin de la période de référence ? Ont-ils le droit de demander un report ? L’employeur doit-il payer les jours restants ? Ou les congés payés non pris sont-ils perdus ? Et puis, que se passe-t-il en cas de rupture du contrat de travail ? Avec Combo, vous saurez tout sur le sujet des congés et des absences en entreprise.

Le principe des congés payés

CDI, CDD, intérimaire, à temps plein ou à temps partiel… Quel que soit leur statut, tous vos salariés accumulent de manière équitable des jours de vacances, dits congés payés, dans l’année. D’après les articles L3141-1 à L3141-33 du Code du travail, ils bénéficient de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours par an. L’entreprise peut également fixer un mode calcul en jours ouvrés, du lundi au vendredi. Dans ce cas-là, le salarié cumule 2,08 jours de congés payés par mois, soit 25 par an. 

🤔 Le saviez-vous ? Depuis la loi Travail du 8 août 2016, le droit aux congés et leur calcul est ouvert dès l’embauche. Auparavant, il fallait justifier de 10 jours de travail consécutifs.

Ces jours sont acquis tout au long de la période référence, soit du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Attention : les dates de congés de mai à mai peuvent être modifiées par l’entreprise, par exemple du 1er janvier au 31 décembre de l’année suivante, si un accord de branche ou une convention a été signé(e). Cela peut dépendre du secteur d’activité et de l’emplacement géographique de la société.

Exemple : un salarié a acquis 10 jours de congés payés au 31 mai 2023. Ils doivent être pris sur la période de référence de l'entreprise, s’étalant du 1er  juin 2023 au 31 mai 2024.

Quelles sont les obligations de l’employeur dans la prise de congés ?

L’employeur est responsable du calcul de la gestion des congés et des absences. D’après la loi, il a l’obligation d’accorder un certain nombre de jours de congés payés à ses collaborateurs et ne peut refuser une demande, sauf cas exceptionnel. Il peut néanmoins fixer des périodes sur l’année, valables pour l’ensemble des salariés : fermeture annuelle à Noël, vacances d’été… En effet, il est préférable de garder la main d'œuvre pendant une semaine de rush ! La seule règle : en cas de congés payés imposés, il faut prévenir les employés au moins deux mois avant le départ en congé.

Selon la loi, l’entreprise doit également décompter les jours d’absence de chaque salarié. Il n’est cependant pas soumis à faire figurer un compteur de congés payés sur le bulletin de salaire, mais c’est un plus pour vos collaborateurs comme pour vos gestionnaires de paie. Le compteur sert en effet de récapitulatif mensuel et précise le solde des congés pris et deux à prendre, ce qui limite les erreurs. De plus, ça permet à vos employés de mieux s’organiser et de prendre connaissance de leurs jours de congés payés non pris.

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Est-ce que les jours de congés payés non pris sont perdus ?

En principe, oui ! Les salariés de l’entreprise doivent prendre leurs vacances pendant la période de référence, sans quoi les jours de congés payés non pris sont perdus et ne sont pas éligibles au versement de leur indemnité. Mais il existe quelques exceptions à la règle…

En effet, vos salariés peuvent demander un report dans les cas suivants :

• L’employeur autorise le report exceptionnel des congés de son salarié ;
• Le salarié était en arrêt maladie ou a subi un accident du travail ;
• Le salarié était en en congé maternité ;
• La convention collective autorise le report dans le cas d’un temps de travail annualisé ;
• L’entreprise a mis en place un système de compte épargne-temps (CET) ; 
• Les congés payés ne sont pas pris à cause de l’employeur.

Report exceptionnel accordé par l’employeur

Le salarié peut demander à son employeur l'autorisation de reporter ses congés payés non pris. Attention : ce n’est pas un droit. Il est donc possible que l’employeur refuse, et ce sans justification.

• S’il accepte, le reliquat de jours de congés payés non pris sera reporté à la période de référence suivante ;
• S’il refuse, le salarié perd ses jours de congés payés.

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Report en cas d'arrêt maladie

Si votre salarié est malade pendant la période de prise de congés, logiquement, il n’a pas pu prendre ses vacances. La loi prévoit donc le report des ses congés payés en cas d'arrêt maladie, d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Le salarié peut poser ses jours après la reprise du travail, même si l’échéance a été dépassée.

💡 Bon à savoir : si le salarié tombe malade pendant sa période de congés, l’employeur doit reporter les jours uniquement si un accord a été signé. Si ce n’est pas le cas, la jurisprudence reste sur le principe du non report.

Report en cas de congé maternité

Pour les mêmes raisons que l'arrêt maladie, le congé maternité, le congé paternité ou l’adoption bénéficient d’un report des congés payés non pris.

Report en cas d’une annualisation du temps de travail

En présence d’un temps de travail annualisé, notamment avec le forfait jour ou le forfait heure, vous devez vous référer à votre convention collective ou à l’accord qui fixe les modalités.

Report avec un système de compte épargne-temps

Si un système de compte épargne-temps (CET) est mis en place suivant une convention collective ou un accord de branche, alors les salariés ont le droit de capitaliser des jours de congés payés au-delà de la date butoir du 31 mai. Ils peuvent alimenter leur compte en temps de travail, c’est-à-dire :

• La cinquième semaine de congés payés légale ;
• Les congés supplémentaires accordés par la convention collective ;
• Les jours de repos non pris (RTT, repos compensateur) ;
• Les rémunérations additionnelles (prime d’ancienneté, treizième mois…).

L’employeur doit-il indemniser les congés payés non pris ?

Dans le cas où le salarié ne peut pas reporter ses congés payés non pris, l’entreprise doit-elle l’indemniser ? En principe, ce n’est pas possible non plus, hormis dans deux cas.

Par la faute de l’employeur

D’après le Code du travail, on ne peut pas verser une indemnité pour remplacer la prise de congés, car ces jours sont une période de repos. Néanmoins, si le salarié n’a pas pu poser ses vacances à cause de l’employeur, alors il peut réclamer une indemnisation pour les jours non pris avant le 31 mai. Cela peut arriver si l’employeur refuse systématiquement la demande, s’il a mal organisé la gestion du personnel et soumet un collaborateur à une charge de travail excessive…

Lors d’une rupture du contrat de travail par l'employeur

Si le contrat de travail est rompu avant la prise de congés payés, alors l’entreprise doit obligatoirement indemniser pour l’ensemble des jours acquis non posés et et lui verser une indemnité compensatrice correspondant aux congés payés non pris.

Cette obligation lui incombe même si le salarié fait face à un licenciement pour faute simple, grave ou lourde. La notification du calcul de son solde de tout compte en relation avec son licenciement ne peut, en effet, faire l’objet du non-paiement des jours de congé restant à prendre.

Lors d’une rupture du contrat de travail suite à démission du salarié

Si le salarié est à l’origine de la rupture du contrat de travail, la démission n'affecte en aucun cas la période de congé validée jusqu’au jour de départ de l’entreprise et la méthode de calcul reste la même.

L’employeur a donc obligation d’inclure l’indemnité de congés payés à la rémunération de fin de contrat, ceci peu importe que le salarié soit en CDD ou CDI. La période de préavis continue d’alimenter le compteur des congés payés et l’indemnité sera versée le dernier jour de présence dans l’entreprise.

😁 À noter : Les RTT n’entrent pas dans le cadre des congés payés. Ils peuvent être versés par l’entreprise à condition que le salarié puisse prouver qu’il n’a pas pu prendre ses jours pour une raison dépendante de l’entreprise uniquement.

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