Comment fonctionnent les congés de mai à mai ?

Depuis 1936, tout salarié a droit à des jours de congés payés, peu importe le statut, le contrat ou l’ancienneté. La seule règle pour lui, c’est de les solder avant le 31 mai. Mais l’employeur peut-il reporter les congés non pris avant cette date charnière ? Doit-il les payer ? Ou ces jours de vacances sont-ils tout simplement perdus ? Tout savoir sur la gestion des absences et des congés de mai à mai en France.

Quelle est la période de référence pour prendre ses congés ?

En France, d’après les articles L3141-1 à L3141-33 du Code du travail, les congés payés sont accordés de manière égale à tout salarié en CDD, CDI, intérim, à temps plein ou à temps partiel d’une entreprise. Ils sont acquis tout au long de la période de référence, soit du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Ces dates de congés de mai à mai peuvent néanmoins être modifiées par l’entreprise, par exemple du 1er janvier au 31 décembre de l’année suivante, si un accord de branche ou une convention a été signé(e). Il existe également des professions qui fixent la période de référence du 1er avril au 31 mars, notamment dans le secteur du bâtiment et des travaux publics.

Ne confondez pas la période de référence avec la période prise de congés, correspondant à la durée pendant laquelle les congés sont posés, s’étendant généralement du 1er mai au 31 octobre. Après cette échéance, les congés payés non pris sont perdus, sauf dans les cas exceptionnels dont nous reparlons plus bas.

Depuis la loi Travail du 8 août 2016, le droit aux congés est ouvert dès l’entrée des employés dans l’entreprise (auparavant, il fallait justifier de 10 jours de travail consécutifs).

💡 Bon à savoir : le CSE doit être consulté sur la période de prise des congés payés et l'ordre des départs lorsqu'ils sont fixés par l'employeur.

Comment calculer les congés payés d’un salarié ?

En principe, l’employeur décompte les congés en jours ouvrables et non en jours calendaires, c’est-à-dire du lundi au samedi. Le salarié acquiert alors 2,5 jours de congés par mois travaillé, soit 30 jours par an.

L’entreprise peut également fixer un mode calcul en jours ouvrés, du lundi au vendredi. Dans ce cas-là, le salarié cumule 2,08 jours de congés payés par mois, soit 25 par an. Dans tous les cas, les jours décomptés correspondent à 5 semaines par an. 

Attention à prendre en compte les absences assimilées à du temps de travail effectif, comme le congé maternité ou paternité, l’adoption d’un enfant, les congés payés et jours fériés… En revanche, ne comptez pas le congé sabbatique, le congé parental, l’absence pour grève… 

Il existe aussi des cas particuliers. Par exemple, les salariés ayant des enfants à charge se voient accorder 2 jours de congés supplémentaires par enfant.

💡 Nouveau ! Attention, la cour de cassation fait aujourd’hui avancer les choses en matière de droit social et de congés payés. Les jours d’absence pour maladie ne pénalisent plus le salarié qui continue d’accumuler des droits à des jours de congés payés durant son absence. ‍

Texte officiel cours cass. pourvoi 22-17340 : Il résulte de la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne que la directive 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003 concernant certains aspects de l'aménagement du temps de travail, n'opère aucune distinction entre les travailleurs qui sont absents du travail en vertu d'un congé de maladie, pendant la période de référence, et ceux qui ont effectivement travaillé au cours de ladite période.

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Peut-on reporter des congés non pris au 31 mai ?

En principe, les congés non pris avant la date du 31 mai sont perdus et non rémunérés. Il revient à l’employeur et aux salariés de rester vigilants en matière de gestion des congés, ceci malgré des pics d'activité qui ne permettent pas, parfois,  de donner des départs en congé aux salariés avant la fin mai. Pour respecter les congés de mai à mai, il est possible, dans certains cas, de reporter ses vacances et de ne pas perdre ses jours de repos ! 

La plupart des entreprises indiquent le solde de congés de mai à mai restant à prendre à leurs salariés. Ceux-ci peuvent ainsi s’organiser selon leur situation personnelle. L’entreprise ne doit évidemment pas être pénalisée par ces départs en vacances tardifs du fait de la proximité du mois de mai mettant un terme à la période de congé de l’année. La prise de congé par fractionnement (par exemple la prise d’un lundi en congé payé) ou par ordre de priorité pour les salariés ayant un enfant à charge, est souvent ce qui est privilégié par l’entreprise. Ceci permet le maintien de son activité, ne fait pas perdre des jours de congés aux salariés et les aide à respecter les congés de mai à mai.

Voici les 4 grandes exceptions.

Report en cas d'arrêt maladie

Si votre salarié est malade pendant la période de prise de congés, logiquement, il n’a pas pu prendre ses vacances. La loi prévoit donc le report de ses congés payés en cas d'arrêt maladie, d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Le salarié peut poser ses jours après la reprise du travail, même si l’échéance a été dépassée.

🤔 Bon à savoir : si le salarié tombe malade pendant sa période de congés, l’employeur doit reporter les jours uniquement si un accord a été signé. Si ce n’est pas le cas, la jurisprudence reste sur le principe du non report.

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Report en cas de congé maternité

Pour les mêmes raisons que l'arrêt maladie, le congé maternité, le congé paternité ou l’adoption d’un enfant bénéficient d’un report des congés payés non pris, au-delà de la période de référence de congés de mai à mai.

Report en cas d’une annualisation du temps de travail

En présence d’un temps de travail annualisé, notamment avec le forfait jour ou le forfait heure, vous devez vous référer à votre convention collective ou à l’accord qui fixe les modalités.

Report avec un système de compte épargne-temps

L’entreprise a mis en place un système de compte épargne-temps (CET) suivant une convention collective ou un accord social de branche ? Alors les salariés ont le droit de capitaliser des jours de congés payés au-delà de la date butoir du 31 mai. Ils peuvent alimenter leur compte en temps de travail, c’est-à-dire :

• la cinquième semaine de congés payés légale ;
• les congés supplémentaires accordés par la convention collective ;
• les jours de repos non pris (RTT, repos compensateur) ;
• les rémunérations additionnelles (prime d’ancienneté, treizième mois…).

Le salarié peut retrouver ces éléments via le compteur de congés payés sur sa fiche de salaire.

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Les congés payés non pris au 31 mai sont-ils indemnisés ?

Nous avons vu que certains cas permettaient de reporter les congés payés, mais l’employeur peut-il les indemniser s’ils ne sont pas pris avant le 31 mai ? En théorie, non. Sauf pour (encore) quelques exceptions.

À cause de l’employeur

La loi indique que « le versement d’une indemnité ne peut suppléer la prise effective des congés ». Le congé constitue donc une période de repos qui fait partie du droit social applicable à toute entreprise, et ceci, peu importe l’activité ou la convention. Pourtant, l’employeur est obligé de verser une indemnité si les jours n’ont pu être posés par sa faute. En effet, l’employeur est responsable de la gestion du personnel : il doit donc permettre aux employés d’exercer le droit aux congés payés. S’il refuse systématiquement la prise de jours de congés ou s’il soumet un salarié à une charge de travail excessive, ce dernier est en droit de réclamer une indemnisation pour les jours non pris avant le 31 mai.

À cause d’une rupture du contrat de travail

Si le contrat de travail est rompu avant la prise de congés payés, alors l’entreprise doit obligatoirement indemniser pour l’ensemble des congés acquis non posés et et lui verser une indemnité compensatrice de congés payés correspondant aux congés non pris.

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Poser des congés sans solde, c'est possible ? 

Le législateur ne prévoit pas de poser des congés sans solde. Il est néanmoins possible de poser des jours de repos sans solde avec l’accord de l’employeur. À cet effet, nous vous conseillons de vérifier la convention collective du secteur ou de se renseigner auprès du service social de l’entreprise. 

Si les absences supplémentaires sans solde au cours de l’année sont acceptées par l’employeur, bien qu’il ait la possibilité de les refuser, la paie du salarié est suspendue le temps de l’absence. Il ne peut également prétendre à la création de jours de congés payés durant son congé sans solde.

Attention : la prise d’un jour sans solde sans autorisation de l’employeur est considérée comme une faute grave.

Différence entre congés payés et jours de RTT

Les jours de RTT ne sont en aucun cas des jours de congés payés. Ils n'alimentent pas le compteur de congés de mai à mai puisqu’ils correspondent à des jours de récupération sur le temps de travail pour les personnes travaillant plus de 35 h par semaine.

Généralement pris par fractionnement, les jours de RTT sont des jours de congés supplémentaires permettant de réduire le temps de travail. Les RTT, contrairement aux congés de mai à mai, sont à prendre sur l’année civile du 1er janvier au 31 décembre et ne peuvent faire l’objet d’un report sur l’année suivante.

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