L’essentiel à savoir sur le compteur de congés payés

Sans être légalement obligatoire, le compteur de congés payés fait partie des mentions essentielles d’une fiche de paie. Chez les RH, son suivi joue d’ailleurs un rôle de premier plan dans la gestion des absences et des congés des salariés en CDI, CDD ou temps partiel. Pourtant, même des professionnels du social peuvent s’emmêler les pinceaux avec les méthodes de calcul. Congés pris, congés en cours d’acquisition, congés acquis, période N-1 et N1, indemnité, convention et si l’on ajoute le congé maternité ou le congé exceptionnel, tout peut devenir rapidement compliqué… Comment être sûr(e) de sortir les bons chiffres lors de la clôture de période ? Voici les recommandations de Combo (ex-Snapshift) pour y voir plus clair. En bonus, découvrez une solution 100 % dématérialisée pour externaliser et (enfin !) simplifier la gestion administrative des congés de votre entreprise. 

La présence du compteur de congés payés sur le bulletin de paie est-elle obligatoire ?

Non ! Le droit français ne vous oblige pas à faire figurer le compteur de congés payés sur chaque fiche de salaire. Cela étant, la présence de cette ligne est un vrai plus : non seulement pour vos salariés, mais aussi pour vos gestionnaires de paie.

Pourquoi ? Parce qu’afficher un récapitulatif mensuel vous permet de suivre les congés avec plus de régularité et, ce faisant, de limiter les erreurs. Et qui dit moins d’erreurs du côté du social dit plus de motivation au travail pour vos équipes ! Alors, dites non aux litiges et oui au compteur de congés payés. 😉

Congés : petit mémo des mentions obligatoires sur une fiche de paie

• Les différentes dates de congés payés pris par votre salarié (début et fin).
• Le montant de l’indemnité correspondante (lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie traitée). 

Source : site officiel de l’administration française

Un petit tableau présent dans le bas de la fiche de paie reprend généralement le récapitulatif des jours de congés, y compris les éventuels jours de congés anticipés pris sur la période n+1.

Comment représenter le compteur des congés payés sur la fiche de salaire ?

Généralement, le compteur de congés payés donne trois types d’informations. Ces dernières sont indiquées pour la période N-1 (période de référence de l’année précédente) et la période N (période actuelle). Votre mission : mettre à jour le décompte tous les mois, soit à chaque nouveau bulletin de paie.

• Les congés pris, donc (cf. paragraphe précédent).
• ‍Les congés acquis. Il s’agit des congés N-1 ou CP N-1.
• Les congés en cours d’acquisition, abrégés « congés N » ou « CP N ».‍
• Le solde, à savoir la soustraction entre les congés acquis et les congés déjà pris.

⚖️ Petit rappel légal : selon la loi, l’acquisition de congés payés court du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. On dit alors que les congés vont de mai à mai. Attention, certaines conventions collectives ou un accord d’entreprise spécifique peuvent prévoir une période de référence différente. C’est cette dernière qui prime sur la fiche de paie.

Comment faire le calcul des congés acquis ?

Les congés acquis désignent les congés payés obtenus par le salarié au cours de la période de référence en cours. Le salarié concerné ne pourra les prendre que lors de la période de référence suivante, sauf dispositions contraires propres à votre entreprise.

Le droit commun prévoit 5 semaines de congés payés pour une année de travail intégrale. La quantité de congés mensuels acquis par le salarié présent dépend de la méthode de calcul que vous appliquez : la méthode des jours ouvrables ou la méthode des jours ouvrés. Démonstration pour votre compteur de congés payés. 

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Compteurs de congés : calcul par la méthode des jours ouvrables 

Repère : on compte 30 jours ouvrables de congés acquis par an. Les jours ouvrables correspondent aux différents jours de la semaine, hors jours de repos hebdomadaire et jours fériés. 

Dans ce cas, une semaine de travail complète correspond à 6 jours ouvrables.

• 6 jours x 5 semaines légales de congés payés = 30 jours ouvrables sur une année.
• 30 jours / 12 mois = acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois.

⚖️ Texte : Selon l’article L3141-3 du Code du travail, tout salarié (CDI, CDD, temps partiel, etc.), peu importe son ancienneté ou son poste, a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif. 

Compteurs de congés : calcul par la méthode des jours ouvrés

Repère : on compte 25 jours ouvrés de congés acquis par an. Les journées ouvrées correspondent aux jours de travail effectif aux horaires d’ouverture de l’entreprise.

Dans cette situation, une semaine de travail complète comprend 5 jours.

• 5 jours x 5 semaines légales de congés payés = 25 jours ouvrés sur une année.
• 25 jours / 12 mois = acquisition de 2,083 jours ouvrés par mois. 

Compteur de congés payés : l’arrondi est-il de mise lors du décompte ? 

Oui ! Peu importe que vous calculiez sur la base des jours ouvrés ou des jours ouvrables. Dans les deux cas, si le nombre de congés acquis n’est pas entier, vous avez l’obligation de l’arrondir au nombre supérieur sur le bulletin de paie. Il s’agit là d’une disposition d’ordre public. 

Exemple : si vous calculez un décompte de 27,8 jours de congés pour un employé référencé, vous devez indiquer 28 jours sur votre compteur de congés payés.

Est-il possible d’obtenir des jours de congés supplémentaires ? 

Oui, mais sous conditions. Ce sont les fameux « jours de fractionnement ». Ils correspondent à la prise d’une fraction du congé principal en dehors de la période de référence. Ces congés supplémentaires ne sont accordés qu’à des salariés qui répondent à certains critères (étudiants, salariés avec un enfant ou plusieurs enfants à charge, entre autres). Et bien sûr, dans l’hypothèse où ce droit n’aurait pas été radié par les dispositions d’un accord d’entreprise.

Comment adapter son compteur de congés payés ? Il faut généralement prévoir 1 à 2 jours de congés supplémentaires, selon le nombre de jours ouvrables pris par le salarié. 

⚠️ Attention : les dispositions liées au fractionnement s’appliquent sur les 4 semaines de congé principal (et non sur les 5 semaines prévues par la loi).

Qu’en est-il des jours de congés imposés ?

L’employeur peut décider de donner des jours de congés imposés à ses salariés. Il doit en informer ses salariés à l’avance, s’assurer des ordres de départ et donner obligatoirement 2 semaines de vacances par an. Il ne peut aussi imposer la prise de 5 semaines de CP en une seule fois, la loi prévoit un maximum de 24 jours consécutifs imposables (soit une 5e semaine libre). Ces congés imposés peuvent faire suite à une fermeture annuelle de l’établissement. L’entrepreneur doit néanmoins consulter les instances syndicales ou représentatives du personnel avant de les imposer.

Calcul des jours de CP et départ du salarié

En cas de départ du salarié, les jours de congés payés non soldés et indemnités compensatrices lui sont payés. Ils sont intégrés à la fiche de paie et le salarié reçoit, entre autres, un reçu pour solde de tout compte avant de quitter l’entreprise.

Est-ce que les congés non pris sont perdus ? 

Oui ! Tout congé non pris à la fin de la période de référence est soldé – c’est-à-dire que les droits sont perdus pour le salarié qui n’en a pas profité à temps ou qui n’a pas fait de report.

Bien sûr, cette règle est valable sous réserve que l’employeur ait respecté toutes les dispositions légales relatives aux congés payés. Par exemple, si le salarié a été dans l’impossibilité de prendre ses congés par la faute de son employeur, il est indispensable de prévoir une indemnité à hauteur du préjudice subi. Vous l’aurez compris : c’est le moment de sortir les calculettes et de jeter un œil au compteur…

Dans le cas d’une rupture de contrat, les congés non pris doivent bien entendus être payés. Cela fait partie des droits du salarié. 

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Le cas des reports de congés payés 

Alors oui, le compteur de congés payés acquis repasse à zéro si le salarié n’en profite pas lors de la période de référence concernée. Toutefois, il existe un certain nombre d’exceptions qui entraînent automatiquement le maintien desdits congés sur la période suivante.

• Existence d’une disposition conventionnelle ou d’un accord d’entreprise prévoyant le report des congés payés non pris. Il peut s’agir, par exemple, d’un compte épargne-temps (CET).
• Conclusion d’un accord de report entre l’employé et l’employeur. Attention, cette démarche ne peut en aucun cas être unilatérale.‍
• Retour d’absence de type congé maternité, congé maladie (même d’origine non professionnelle), congé d’adoption. Cela concerne aussi toute absence ou arrêt de travail consécutif à un accident du travail.‍
• Aménagement de la durée de travail sur l’année. Dans ce dernier cas, le report des congés pourra être effectué jusqu’au 31 décembre (article L3141-22 du Code du travail).

🤔 Bon à savoir : si le report est impossible, les congés sont perdus.

Paie externalisée = plus de sérénité (et d’efficacité !) 

En phase de clôture de période, les compteurs de congés payés soulèvent nombre de doutes. La moindre erreur peut se transformer en litige et compromettre le bon déroulement de l’activité de votre entreprise. 

Avec Combo, comptabilisez sans stress la moindre absence, le retard et les congés maladie ou maternité de vos équipes de travail. En quelques clics, toutes les informations s’intègrent à votre planning et à votre logiciel de paie. Vous gérez vos congés au jour le jour, en mode ouvré ou ouvrable, au choix. Même vos salariés peuvent faire leur demande de congés directement depuis leur espace collaborateur.

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