Optimiser la gestion des congés et des absences

Vous passez trop de temps dans les tâches administratives et pas assez avec vos salariés ? La gestion des congés et des absences vous donne du fil à retordre, et les erreurs de saisie créent des tensions parmi vos collaborateurs ou entre les managers et les équipes ?

Entre les retards, les vacances, les absences de dernière minute et les arrêts maladie, tout peut arriver ! Vos ressources humaines doivent pouvoir suivre les heures de travail, réajuster les plannings et préparer la paie sans s’arracher les cheveux. Pas de panique : il existe aujourd’hui des solutions pour vous faciliter la vie en entreprise. Améliorez vos processus RH avec un logiciel de gestion des congés et des absences (SIRH) comme Combo et gagnez un temps précieux.

Qu’est-ce que la gestion des congés et des absences ?

La gestion des congés et des absences consiste à traiter les demandes de congés du personnel, et à tenir un registre du nombre de jours pris et restants à chaque salarié selon le solde prévu par le Code du travail ou la convention collective. Ce processus RH majeur passe par trois étapes : la demande, l’évaluation et l’approbation (ou le refus). C’est généralement à la DRH (direction des ressources humaines), si ce n’est à l’employeur, que revient cette charge.

Une bonne gestion des congés et des absences doit permettre de bien répartir le travail en entreprise, afin de ne pas se retrouver avec des postes vacants ni de se laisser submerger par une forte hausse d’activité. On pense notamment à la saison estivale dans le secteur des HCR, où les congés payés en restauration font l’objet d’une réflexion minutieuse car les managers peuvent difficilement autoriser les salariés à partir en vacances durant la haute saison.

La gestion des congés et des absences a pour objectif de :

• Simplifier le processus de traitement des congés et de validation des absences ;
• Centraliser les informations RH du personnel ;
• Assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés en partageant un planning ;
• Offrir aux employés une visibilité sur leur solde de congés ;
• Éviter les erreurs de chevauchement et de calcul de solde.

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Quels sont les enjeux de la gestion des congés du personnel ?

La gestion des congés du personnel présente plusieurs enjeux particulièrement importants pour les entreprises : elle vise notamment à maintenir un équilibre sain entre les besoins opérationnels de l'entreprise et le droit des employés à prendre des congés. Cela implique une planification minutieuse des ressources humaines et un regard constant sur le calendrier afin de garantir que les périodes de congés n'entravent pas la continuité des activités. 

N’oublions pas également que la gestion des congés du personnel est essentielle pour garantir le respect des obligations légales en matière de congés payés : les entreprises se doivent de respecter le droit des salariés en termes de temps repos et de jours de congés.

Les différents types de congés

En tant qu’employeur ou service RH, vous devez gérer tous les types d’absence. Chacune est soumise à ses propres règles et conditions d’approbation : contrat de travail, convention collective, ancienneté, période de congé… 

Les principaux types de congés :

• Congés payés ;
• Congés de fractionnement ;
• Congés sans solde ;
• Congés exceptionnels (congé sabbatique, congé parental, création d’entreprise…) ;
• Arrêts maladie ;
• Congés pour raison familiale (mariage, naissance, décès…) ;
• Congé d’ancienneté ;
• RTT (réduction du temps de travail).

Les congés pendant les jours ouvrés/ouvrables

• Jours ouvrés : Lorsque le salarié prend une semaine de congés payés, on lui décompte 5 jours de congés payés. Il cumule chaque mois 2,08 jours de congés payés.
• Jours ouvrables : Lorsque le salarié prend une semaine de congés payés, on lui décompte 6 jours de congés payés. Le salarié cumule chaque mois 2,5 jours de congés payés.
• Sur 7 jours : spécifique à l'Espagne, mais des conventions collectives en France peuvent le prévoir. On décompte 7 jours de congés payés et le salarié cumule chaque mois 3 jours de congés payés.

Gestion des congés du personnel : les obligations légales

En France, la prise de congés payés est strictement réglementée par le Code du travail. Si la loi prévoit un droit à 5 semaines par an et par employé, ainsi qu’une période de référence, les règles peuvent changer d’une entreprise à une autre. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les obligations légales de l’employeur et du salarié.

Les obligations de l’employeur sur les congés payés

Quels que soient le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, l’employeur a l’obligation d’accorder un certain nombre de jours de congés payés à ses collaborateurs, sans leur demander de justification. La loi ne permet pas d'empêcher un salarié de poser ses jours durant une année entière. Et si vous avez absolument besoin de vos employés pendant une période de rush ? Dans certains cas, l’employeur peut refuser une demande, ou bien fixer des périodes de congés en fonction des besoins de l’entreprise (fermeture annuelle à Noël ou pendant les vacances d’été par exemple). En cas de congés payés imposés, il faut prévenir les collaborateurs au moins deux mois avant le départ en congé.

Le calcul est simple: chaque salarié accumule 2,5 jours par mois, ce qui conduit à 5 semaines de congés par an. La période de référence s’étend généralement du 1er mai au 31 octobre, mais une convention collective peut changer la donne.

L’entreprise doit évidemment respecter le décompte des jours d’absence et générer les bulletins de salaire en conséquence. Les jours restants sont indiqués sur la fiche de paie. Pour vous aider dans ce processus, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de congés, générant des calendriers de présence pour chaque salarié par exemple.

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Les obligations du salarié sur les congés payés

Du côté du salarié, il y aussi des règles. Pour poser un congé payé, il faut d’abord en faire la demande auprès de l’employeur. Il n’a pas à être justifié, contrairement à l’absence qui doit être motivée dans un délai légal de 48 heures.

Pendant sa période de congés, le salarié a droit à une compensation financière : l’indemnité de congés payés, calculée sur divers éléments de rémunération (base du salaire, majoration des heures supplémentaires, prime d’ancienneté…).

Et si le salarié ne prend pas ses jours de congés pendant la période de référence ? En théorie, ils sont perdus mais l’employeur peut décider de les reporter à l’année suivante dans des cas exceptionnels (maladie, accident de travail, maternité…).

L’indemnité de congés en fin de contrat de travail

Si le contrat de travail est rompu, qu’il soit CDI, CDD ou autre, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Pour le calcul de cette indemnité, il suffit de se référer au montant de la rémunération de la totalité des jours de congés payés acquis non pris jusqu'à la date de fin de contrat. Cette indemnité ne dépend pas du type de rupture. Démission, licenciement ou même fin de pério​de d’essai, l’ICCP est payée au moment du départ ou, au maximum, à la date habituelle du paiement du salarié.

Comment gérer les congés de ses salariés ?

La gestion des congés et des absences, c’est une histoire d’organisation. Mais qui « organisation » dit « méthode » et « outil » ! On vous donne quelques conseils et explications sur les logiciels SIRH pour vous faciliter le travail.

Gérer les congés avec Excel

Gérer les congés à l'aide d'Excel est une méthode souvent adoptée en raison de sa disponibilité et de sa familiarité pour de nombreux utilisateurs. Cependant, cette approche comporte des limites : elle est notamment assez fastidieuse et très chronophage, car la création et la mise à jour manuelles de feuilles de calcul pour suivre les demandes de congés peuvent rapidement devenir laborieuses, en particulier dans le cas d'équipes nombreuses. 

De plus, il existe un risque élevé d'erreurs humaines lors de la manipulation manuelle des données, ce qui peut entraîner des conflits et des problèmes de planification. A noter également qu’il est assez difficile de suivre l'état des demandes de congés et d'avoir une vue d'ensemble claire de la disponibilité des employés lorsque l’on utilise Excel pour la gestion des congés en entreprise, ce qui peut compliquer la gestion efficace du personnel et la planification des activités.

En résumé, bien qu'Excel puisse être une solution temporaire, elle n'est pas idéale pour une gestion optimale et sans erreur des congés du personnel.

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Les limites des outils gratuits et open source

Au-delà des logiciels tableurs comme Excel, il existe des outils gratuits et open source, notamment en ligne, qui peuvent sembler attrayants en termes de coût. Toutefois, à noter qu’ils présentent également des limites importantes pour la gestion des congés en entreprise :

• Fonctionnalités limitées : les logiciels gratuits ou open source peuvent manquer de fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion efficace des congés, telles que la gestion des plannings d'équipe, le suivi du calendrier des congés ou les notifications automatisées.

• Support technique limité : en général, le support technique pour les solutions gratuites ou open source est limité ou difficile à joindre dans le cas de logiciels étrangers, ce qui peut poser problème en cas de difficultés techniques.

• Sécurité des données : la sécurité des données peut être un sujet de préoccupation avec les solutions open source, car elles peuvent ne pas offrir le même niveau de protection que les solutions commerciales.

Là aussi, il s’agit donc de solutions temporaires ou de remplacement, et nous vous conseillons de plutôt vous tourner vers un logiciel SIRH complet et sécurisé.

Organiser les congés du personnel

Vous avez combiné les exigences de votre convention collective et du Code du travail ? Vous connaissez vos besoins en main d'œuvre sur l’année ? Fixez d’abord une période de référence adaptée à votre secteur d’activité. Laissez vos employés partir en vacances sur les mois les plus calmes pour les garder sur les périodes rush. Fixez votre période de référence et celle de prise des congés payés, puis informez le personnel.

Quand vos salariés formulent leurs demandes, c’est à vous de décider des dates, durées et de l’ordre des départs. La réglementation, le CSE et l’employeur peuvent prioriser selon des critères, mais souvent il faut prendre en compte la situation familiale, l’ancienneté du salarié et l’activité chez d’autres entreprises.

💡 Bon à savoir : les employés mariés ou liés par un PACS dans une même entreprise peuvent bénéficier d’un congé simultané.

L’employeur doit ensuite s’assurer que les congés ont bien été pris et tenir un registre à jour concernant les soldes. Les collaborateurs doivent rester informés des jours qu’il leur reste à prendre. Pour ce faire, l’entreprise peut utiliser n’importe quel outil de gestion et de communication RH, proposant idéalement un service de consultation en ligne pour davantage de visibilité.

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L'acquisition et la déduction des congés payés

L’acquisition des congés

Dans la nuit du dernier jour du mois au premier jour du mois suivant, votre salarié acquiert de nouveaux congés payés. L’acquisition de la période en cours évolue donc en fonction de l’acquisition mensuelle choisie dans la configuration des congés payés.

La déduction des congés

Lorsqu’un salarié prend un congé payé, alors le solde de ce dernier se déduit, en fonction du nombre de jours ouvrables posés. En priorité, c’est le solde de la colonne N-1 qui est déduit car il s’agit du reste des congés acquis sur la période d’avant.

Le solde de la colonne N se déduit à partir du moment où le solde N-1 est à 0 jours.

Utiliser un logiciel de gestion des congés

Vous l’avez compris, l’ensemble des congés et des absences doivent être consignés de manière précise et actualisée. Quand on sait qu’en plus des congés payés, de nombreux imprévus peuvent survenir à tout moment et bouleverser les plannings, on a tout intérêt à automatiser les processus RH.

Comment choisir son logiciel de gestion des congés ?

Pour choisir le bon logiciel de gestion des congés pour votre entreprise, voici quelques critères à prendre en compte :

• Facilité d'utilisation : assurez-vous que le logiciel est ergonomique et facile à utiliser pour les employés et les managers afin de faciliter l'adoption.

• Fonctionnalités : vérifiez que le logiciel propose toutes les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise, telles que la gestion des demandes de congés, le suivi des soldes de congés, et la génération de rapports.

• Intégrations : assurez-vous que le logiciel peut s'intégrer facilement avec d'autres outils utilisés par votre entreprise, comme les logiciels de comptabilité ou de paie.
• Sécurité : veillez à ce que le logiciel offre un niveau de sécurité élevé pour protéger les données relatives aux employés et à la gestion des RH.

• Support technique : assurez-vous que le fournisseur offre un bon support technique pour vous accompagner en cas de besoin.

Combo, le logiciel qui vous accompagne au quotidien

Avec un logiciel de gestion des congés, ou logiciel SIRH, vous facilitez toutes les tâches administratives de vos ressources humaines. Mieux qu’un long tableau Excel, le logiciel de gestion, visuel et simple d’utilisation, s’adapte à tout type d’entreprise et vous offre de nombreuses fonctionnalités. Planning, relevé d’heures, absences, paie… Vous centralisez toutes vos données et générez vos documents RH de manière automatisée. Les informations sont transférées d’un processus à l’autre, vous évitant alors de longs transferts par mail et des erreurs de saisie. Choisissez donc un logiciel de gestion selon les fonctionnalités qui vous intéressent.

Avec un logiciel de gestion des congés, ou logiciel SIRH, vous facilitez toutes les tâches administratives de vos ressources humaines. Mieux qu’un long tableau Excel, le logiciel de gestion, visuel et simple d’utilisation, s’adapte à tout type d’entreprise et vous offre de nombreuses fonctionnalités. Planning, relevé d’heures, absences, paie… Vous centralisez toutes vos données et générez vos documents RH de manière automatisée. Les informations sont transférées d’un processus à l’autre, vous évitant alors de longs transferts par mail et des erreurs de saisie. Choisissez donc un logiciel de gestion selon les fonctionnalités qui vous intéressent.

Les plages horaires se modifient en quelques clics en cas d’absence ou de retard. Les heures non travaillées se déduisent du salaire. Les salariés font leur demande sur l’application mobile. Le compteur de congés payés figure automatiquement sur la fiche de paie. Bref, tout est plus simple et plus rapide !

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Vous souhaitez améliorer votre gestion des congés payés et des absences en entreprise ? Essayez notre logiciel Combo dédié aux équipes terrain pour des plannings de congés efficaces !