Optimiser la gestion des congés et des absences

Vous passez trop de temps dans les tâches administratives et pas assez avec vos salariés ? La gestion des congés et des absences vous donne du fil à retordre, et les erreurs de saisie créent des tensions parmi vos collaborateurs ?

Entre les retards, les absences de dernière minute et les arrêts maladie, tout peut arriver ! Vos ressources humaines doivent pouvoir suivre les heures de travail, réajuster les plannings et préparer la paie sans s’arracher les cheveux. Pas de panique : il existe aujourd’hui des solutions pour vous faciliter la vie en entreprise. Améliorez vos processus RH avec un logiciel de gestion des congés et des absences comme Combo et gagnez un temps précieux.

Qu’est-ce que la gestion des congés et des absences ?

La gestion des congés et des absences consiste à traiter les demandes de congés du personnel, et à tenir un registre du nombre de jours pris et restants à chaque salarié selon le solde prévu par le Code du travail ou la convention collective. Ce processus RH majeur passe par trois étapes : la demande, l’évaluation et l’approbation (ou le refus). C’est généralement à la DRH (direction des ressources humaines), si ce n’est à l’employeur, que revient cette charge.

Une bonne gestion des congés et des absences doit permettre de bien répartir le travail en entreprise, afin de ne pas se retrouver avec des postes vacants ni de se laisser submerger par une forte hausse d’activité. On pense notamment à la saison estivale dans le secteur des HCR, où les congés payés en restauration font l’objet d’une réflexion minutieuse.

La gestion des congés et des absences a pour objectif de :

• Simplifier le processus de traitement des congés et de validation des absences ;
• Centraliser les informations RH du personnel ;
• Assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés en partageant un planning ;
• Offrir aux employés une visibilité sur leur solde de congés ;
• Éviter les erreurs de chevauchement et de calcul de solde.

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Les différents types de congés

En tant qu’employeur ou service RH, vous devez gérer tous les types d’absence. Chacune est soumise à ses propres règles et conditions d’approbation : contrat de travail, convention collective, ancienneté, période de congé… 

Voici les principaux types de congés :

• Congés payés ;
• Congés de fractionnement ;
• Congés sans solde ;
• Congés exceptionnels (congé sabbatique, congé parental, création d’entreprise…) ;
• Arrêts maladie ;
• Congés pour raison familiale (mariage, naissance, décès…) ;
• Congé d’ancienneté ;
• RTT (réduction du temps de travail).

Gestion des congés du personnel : les obligations légales

En France, la prise de congés payés est strictement réglementée par le Code du travail. Si la loi prévoit 5 semaines par an et par employé, ainsi qu’une période de référence, les règles peuvent changer d’une entreprise à une autre. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les obligations légales de l’employeur et du salarié.

Les obligations de l’employeur sur les congés payés

Quels que soient le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, l’employeur a l’obligation d’accorder un certain nombre de jours de congés payés à ses collaborateurs, sans leur demander de justification. La loi ne permet pas d'empêcher un salarié de poser ses jours durant une année entière. Et si vous avez absolument besoin de vos employés pendant une période de rush ? Dans certains cas, l’employeur peut refuser une demande, ou bien fixer des périodes de congés en fonction des besoins de l’entreprise (fermeture annuelle à Noël ou pendant les vacances d’été par exemple). En cas de congés payés imposés, il faut prévenir les collaborateurs au moins deux mois avant le départ en congé.

Chaque salarié accumule 2,5 jours par mois, ce qui conduit à 5 semaines de congés par an. La période de référence s’étend généralement du 1er mai au 31 octobre, mais une convention collective peut changer la donne.

L’entreprise doit évidemment respecter le décompte des jours d’absence et générer les bulletins de salaire en conséquence. Les jours restants sont indiqués sur la fiche de paie.

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Les obligations du salarié sur les congés payés

Du côté du salarié, il y aussi des règles. Pour poser un congé payé, il faut d’abord en faire la demande auprès de l’employeur. Il n’a pas à être justifié, contrairement à l’absence qui doit être motivée dans un délai légal de 48 heures.

Pendant sa période de congés, le salarié a droit à une compensation financière : l’indemnité de congés payés, calculée sur divers éléments de rémunération (base du salaire, majoration des heures supplémentaires, prime d’ancienneté…).

Et si le salarié ne prend pas ses jours de congés pendant la période de référence ? En théorie, ils sont perdus mais l’employeur peut décider de les reporter à l’année suivante dans des cas exceptionnels (maladie, accident de travail, maternité…).

L’indemnité de congés en fin de contrat de travail

Si le contrat de travail est rompu, qu’il soit CDI, CDD ou autre, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Le montant correspond à la rémunération de la totalité des jours de congés payés acquis non pris jusqu'à la date de fin de contrat. Cette indemnité ne dépend pas du type de rupture. Démission, licenciement ou même fin de pério​de d’essai, l’ICCP est payée au moment du départ ou, au maximum, à la date habituelle du paiement du salarié.

Comment gérer les congés de ses salariés ?

La gestion des congés et des absences, c’est une histoire d’organisation. Mais qui « organisation » dit « méthode » et « outil » ! On vous donne quelques conseils et logiciels pour vous faciliter le travail.

Organiser les congés du personnel

Vous avez combiné les exigences de votre convention collective et du Code du travail ? Vous connaissez vos besoins en main d'œuvre sur l’année ? Fixez d’abord une période de référence adaptée à votre secteur d’activité. Laissez vos employés partir en vacances sur les mois les plus calmes pour les garder sur les périodes rush. Fixez votre période de référence et celle de prise des congés payés, puis informez le personnel.

Quand vos salariés formulent leurs demandes, c’est à vous de décider des dates, durées et de l’ordre des départs. La réglementation, le CSE et l’employeur peuvent prioriser selon des critères, mais souvent il faut prendre en compte la situation familiale, l’ancienneté du salarié et l’activité chez d’autres entreprises.

💡 Bon à savoir : les employés mariés ou liés par un PACS dans une même entreprise peuvent bénéficier d’un congé simultané.

L’employeur doit ensuite s’assurer que les congés ont bien été pris et tenir un registre à jour concernant les soldes. Les collaborateurs doivent rester informés des jours qu’il leur reste à prendre. Pour ce faire, l’entreprise peut utiliser n’importe quel outil de gestion et de communication RH.

Utiliser un logiciel de gestion des congés

Vous l’avez compris, l’ensemble des congés et des absences doivent être consignés de manière précise et actualisée. Quand on sait qu’en plus des congés payés, de nombreux imprévus peuvent survenir à tout moment et bouleverser les plannings, on a tout intérêt à automatiser les processus RH.

Avec un logiciel de gestion des congés, ou logiciel SIRH, vous facilitez toutes les tâches administratives de vos ressources humaines. Mieux qu’un long tableau Excel, le logiciel de gestion, visuel et simple d’utilisation, s’adapte à tout type d’entreprise et vous offre de nombreuses fonctionnalités. Planning, relevé d’heures, absences, paie… Vous centralisez toutes vos données et générez vos documents RH de manière automatisée. Les informations sont transférées d’un processus à l’autre, vous évitant alors de longs transferts par mail et des erreurs de saisie. Choisissez donc un logiciel de gestion selon les fonctionnalités qui vous intéressent.

Les plages horaires se modifient en quelques clics en cas d’absence ou de retard. Les heures non travaillées se déduisent du salaire. Les salariés font leur demande sur l’application mobile. Le compteur de congés payés figure automatiquement sur la fiche de paie. Bref, tout est plus simple et plus rapide !

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Vous souhaitez améliorer votre gestion des congés payés et des absences en entreprise ? Essayez notre logiciel Combo dédié aux équipes terrain pour des plannings de congés efficaces !

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