L’essentiel sur l’annulation des congés par l’employeur : législation et application

Ce n’est certainement pas une bonne nouvelle, mais un employeur a tout à fait le droit d’annuler les congés payés d’un ou de plusieurs salariés. Faisons le point sur les règles et conditions en relation avec l’annulation de congés par l’employeur, quels sont les droits des salariés et comment gérer au mieux cette situation de manière professionnelle ?

Qu’est-ce que l’annulation de congés payés à l’initiative de l’employeur ? 

Votre entreprise a peut-être choisi ComboHR comme solution de gestion des absences et des congés. Si tel est le cas, il vous est facile de suivre les demandes de congés classiques ou de congés anticipés ainsi que les salariés absents ou en vacances. Néanmoins, il peut arriver qu’un l’employeur soit obligé d’annuler les congés payés d’un ou de plusieurs de ses salariés. S’il ne le fait généralement pas de gaieté de cœur, il doit cependant suivre la législation, l’accord d’entreprise ou la convention collective dont son entreprise dépend. 

L’annulation des congés payés signifie que l’employeur peut, sous certaines conditions, exiger de décaler le départ en vacances d’un salarié aux dates initialement prévues. Il peut ainsi lui demander de reporter ses congés à une période ultérieure, même si le responsable RH ou le chef de service avait auparavant donné son accord sur les dates posées.

👉 Attention ! Il ne faut pas confondre cette annulation avec le refus de la prise de congés payés. L’annulation concerne une période de vacances qui a déjà été posée au préalable par l’employé et qui a été acceptée par l’employeur en son temps. Celle-ci est donc prévue dans le planning des congés. Le refus de congés s’opère uniquement lorsque le salarié demande à prendre des jours de congés (qu’il s’agisse de CP classiques ou de congés sans solde) et qu’il reçoit un refus en retour. 

Quelles sont les conditions légales d’annulation de congés payés ? 

Les congés payés sont un droit non opposable au salarié. Autrement dit, tout salarié ayant travaillé sur une période donnée a le droit de prendre des jours de vacances ou de ses les faire payer en cas de solde avant son départ de l’entreprise. La législation précise d’ailleurs, à ce propos, par l’article 31 de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne que tout travailleur a droit à une durée légale du travail et à des périodes de repos journalier et hebdomadaire ainsi qu’à des jours de congés payés. On ne peut donc être plus clair. Chaque pays de l’UE a mis en place son propre système de gestion des congés, qui est, pour la France, de 2.5 jours par mois, soit 5 semaines de congés payés par an réparties entre le 1er juin et le 31 mai de chaque année. 

Ce que disent les textes (à bien y regarder, c’est vrai que c’est quand même très strict !) : 

• c’est l’employeur qui gère les départs en congés des salariés ; 
• il est en droit d’imposer des périodes de vacances à ses salariés, notamment si l’entreprise ferme quelques semaines en été ou lors d’une période creuse d’activité ; 
• l’employeur n’a pas à se justifier lors de l’annulation des congés payés ; 
• le salarié n’a pas d’autre choix que de se plier à cette annulation, tant que celle-ci est notifiée au moins 1 mois avant le départ prévu. 

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Ainsi, si un salarié a loué un logement saisonnier, pris des billets d’avion ou déposé un acompte sur un séjour, il ne pourra l'opposer à son employeur. Et c’est même pire, si le salarié part quand même en congé malgré son annulation, il risque sa place et peut être licencié pour motif disciplinaire. Bref, ça ne rigole pas ! 

🤓 Bon à savoir : la législation a récemment évolué en ce qui concerne un salarié en arrêt maladie ou en accident de travail. L’employeur doit alimenter le compteur de congés payés malgré son absence de l’entreprise.

Pour résumer les conditions légales

1. L’annulation des congés par l’employeur est possible un mois au moins avant le premier jour de congé.
2. L’employeur peut modifier la date des congés, mais ne peut en priver le salarié. 
3. Il doit accorder 12 jours au minimum de jours de congés consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre. 
4. Les congés annulés sont obligatoirement reportés avant le 31 octobre.
5. Des jours de congés payés imposés sont tout à fait légaux en cas de :
   1. fermeture de l’entreprise ;
   2. si plusieurs salariés désirent s’absenter en même temps ; 
   3. si l’activité de l’entreprise nécessite la présence de tous les salariés ; 
   4. en cas de circonstances exceptionnelles.

Annulation des congés et circonstances exceptionnelles 

Nous l’avons vu précédemment, l’employeur a le droit d’annuler les congés de ses salariés puisque, de toute façon, le travail durant ses congés payés est strictement interdit par le Code du travail. L’employeur doit respecter le délai de prévenance d’un mois pour annoncer à son salarié qu’il annule ses congés, mais celui-ci peut tout à fait vous demander de rester dans certaines circonstances exceptionnelles et s’affranchir du délai si et seulement si la présence du salarié est impérative suite à un incident imprévu : 

• remplacement après le décès d’un salarié ; 
• commande urgente ayant un fort impact sur la survie de l’entreprise ;
• incident représentant un enjeu vital pour la poursuite de l’activité ;
• mise en redressement judiciaire de l’entreprise.

👉 Bon à savoir : l’employeur ne peut annuler un type de congés bien particulier comme ceux pour événements familiaux tels que le congé pour mariage et toute absence légale autorisée d’une durée de 1 à 5 jours.

Le délai de prévenance et la notification au salarié 

Si le législateur impose 1 mois de délai avant l’annulation possible des congés, nous venons de voir que celui-ci peut être raccourci en cas d’urgence vitale. L’employeur doit prévenir dans les meilleurs délais son salarié qu’il ne lui sera pas possible de partir en vacances. 

Pour éviter tout litige, et dans le but de maintenir une bonne entente au sein de l’entreprise, nous vous recommandons de justifier sa présence obligatoire auprès du salarié concerné, même si vous n’êtes pas obligé de le faire ! Un salarié peut toujours s’adresser au Conseil de prud’hommes s’il estime que la raison de sa présence imposée n’est pas justifiée. Ce sera alors à son employeur d'apporter la preuve qu’il a bien respecté la loi et n’a pas fait usage d’un abus de droit.

Il est recommandé de notifier par l’écrit au salarié de l’annulation de ses congés afin de rester dans les prescriptions légales et de respecter les droits des travailleurs.

Les actions possibles en cas d’annulation non conforme

Un employeur peut se voir reprocher une annulation non fondée. Bien évidemment, le dialogue est toujours à privilégier avant de se retourner vers les autorités compétentes. Un salarié peut, en effet, profiter des recours juridiques suivants : 

• saisine de l’inspection du travail pour violation des règles en rapport avec les congés payés ; 
• procédure de référé devant le Conseil de prud’hommes qui est un recours urgent avec décision rapide ; 
• action au fond devant le Conseil de prud'hommes pour l’obtention de réparation de préjudices du fait de l’annulation non conforme des congés payés par l’employeur.

La consultation d’un représentant du personnel ou des membres du CSE (comité social et économique) est toujours possible pour une résolution initiale à l’amiable.

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Les contreparties en cas d’annulation de congés payés 

Bien que ce ne soit pas une obligation légale, l’employeur peut proposer une contrepartie à son salarié, surtout si ce dernier a engagé des frais pour ses vacances. Il peut ainsi le rembourser en tout ou partie ou proposer des jours de congés payés supplémentaires au titre d’une indemnisation amiable et pour le remercier de sa compréhension.

Les solutions ComboHR pour la gestion des congés

Outre les circonstances exceptionnelles ou les cas de force majeure qui sont totalement imprévisibles, il est facile de gérer les congés payés avec les solutions proposées par Combo RH.

Celles-ci vous permettent de : 

• planifier les congés payés ; 
• gérer les heures complémentaires par un logiciel de congés performant ;
• suivre les congés payés non pris ;
• profiter d'outils de gestion des ressources humaines de dernière génération ;
• gérer les situations d’urgence ; 
• recevoir un accompagnement et un support personnalisés.

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