Réaliser un planning de congés : modèle excel et conseils

Comment s’en sortir facilement lorsque vient le moment tant redouté de réaliser le planning des congés ? Pour éviter de se prendre les pieds dans le tapis, appuyez-vous sur un outil de gestion des congés performant et efficace et découvrez tous nos conseils pour partir en vacances - vous aussi - avec la « satisfaction du travail accompli » !

Qu’est-ce qu’un planning de congés ? 

Un planning de congés vous permet de compiler dans un document tous les congés de vos employés. Idéal pour avoir une vision globale de toutes les indisponibilités de votre personnel et vous assurez d’avoir un taux de présence suffisant pour maintenir votre niveau d’activité.

Il peut se matérialiser sous forme d’un tableur Excel. Mais soyez vigilant : son utilisation peut être vite source d’erreurs de saisie entre les différentes cellules à remplir ou créer des confusions d’une cellule ou d’un onglet à l’autre, ou bien encore en se trompant de colonne par inadvertance. Pourquoi ne pas choisir plutôt de vous reposer sur un outil RH capable de générer automatiquement un calendrier facile à lire, compilant toutes les demandes de congés de vos salariés ?

Si vous faites le choix d’accepter les congés sans les reporter dans un planning, vous vous exposez à plusieurs risques : d’abord, celui de multiplier les discussions ou les mails à ce sujet. Il sera alors très difficile de vous y retrouver sans calendrier dédié. Si vous êtes nombreux, vous n’aurez pas de tête la visibilité sur toutes les absences programmées de vos employés et vous risquez de ne pas bien les anticiper. 

👍 A retenir : Si vous commettez des erreurs de saisie sur le solde de congés restant de votre salarié. La corriger sur la fiche de paie sera plus difficile, si vous ne conservez pas une trace formelle de toutes les absences passées de vos employés. 

Plus important encore, si vous n’anticipez pas de manière globale les périodes de congés de vos salariés, vous risquez de subir des périodes en sous-effectif. Surchargés, la qualité de service de vos employés s’en trouvera forcément diminuée (et l’insatisfaction de vos clients deviendra très vite un autre problème à régler) !

Quels sont les objectifs d’un planning congés ? 

À l’aide de votre planning de congés, vous pouvez assurer un suivi de tous les congés pris par vos salariés et les diffuser pour que tous en soient bien informés. Connaître les périodes de congés prises par les uns et les autres est une information très utile à partager entre tous vos employés. Facilitez la diffusion de ces informations auprès de votre personnel en choisissant un outil RH à même de rendre ce planning accessible et facilement compréhensible pour tous. 

Saviez-vous qu’en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de respecter certains critères dans l’organisation des congés de vos salariés ?

Parmi eux : l’ancienneté du salarié, sa situation familiale, les autres entreprises pour lesquelles il travaille - s’il a plusieurs employeurs - doivent être pris en compte dans votre attribution. Cependant, accepter les demandes de congés de vos salariés ayant des enfants durant la période scolaire n’est pas une obligation à respecter. Nous vous conseillons néanmoins d’en faire une priorité : c’est une marque de bienveillance normale à l’égard de leurs contraintes familiales. 

🧐 À savoir : La loi interdit de modifier les dates de congés à moins de 30 jours du départ du salarié, sauf mesures exceptionnelles. Si des circonstances exceptionnelles vous autorisent toutefois à effectuer une modification tardive, elle ne vous donne en aucun cas le droit de suspendre ces congés, mais uniquement de les avancer ou bien les reporter.

Comment faire un planning de congé efficace ? 

Si vous comptez réaliser vos plannings de congé à partir d’un modèle  Excel, assurez-vous d’avoir sous vos yeux : 

1. La liste des noms de chaque employé et le nombre de jours de congés dont chacun dispose ;

2. Les ordres de priorités (si vous en avez) ou les règles que vous vous êtes fixées. Il peut s’agir par exemple du nombre de congés maximum pris en une fois ou bien encore les délais à respecter entre la date de demande de congé et le jour de congé concerné ;

3. Réalisez un tableau récapitulant la liste de vos employés, en précisant pour chacun d’entre eux les périodes demandées et leur solde restant de jours de congés (une fois ces dates acceptées).

4. Vous pouvez aussi ajouter des annotations pour spécifier la nature ou le type de congés et clarifier le contexte de certaines demandes afin de pouvoir les prioriser plus facilement sur d’autres. 

5. Autre possibilité si vous souhaitez encore mieux vous y retrouver : utiliser des codes couleurs pour distinguer les types de congés (congés maternité/paternité, sans solde, congé maladie, etc.). 

Ayez en tête que toutes ces données intégrées sous un format Excel peuvent vous demander beaucoup de temps de saisie et de traitement, sans y gagner en visibilité pour autant ! Il vaut mieux se tourner vers un outil RH dédiée à la gestion des congés, pour éviter de rendre cette tâche compliquée et trop chronophage.

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Comment gérer un planning de congé ? 

Le planning de congé est l’outil dédié des services de ressources humaines. Il est important de le confier à une personne capable de centraliser toutes les données dans un calendrier pour s’assurer de la bonne gestion de ce fichier. 

En cas de modification imposée : il est essentiel de bien mettre à jour ce document ou il perdra alors tout son intérêt ! Vous devez pouvoir vous appuyer sur votre planning de congés et la pertinence de ses données pour pouvoir décider d’accepter une période de congé et pouvoir ensuite mieux l’anticiper.

Pour améliorer la gestion de votre planning de congés, fixez-vous trois principes clés :

1. Adoptez des règles équitables entre tous, tout en tenant compte des spécificités de chaque salarié. En fonction des différentes situations personnelles et familiales, les contraintes peuvent être plus ou moins fortes d’un salarié à l’autre. Prenez le temps de faire le point avec eux en cours d’année pour bien comprendre leurs impératifs respectifs et ainsi mieux satisfaire leurs demandes en fonction des priorités établies avec eux. 

2. Rappelez à vos salariés leurs dates de congés en début d’année par exemple. C’est le meilleur moyen de vous assurer que tous connaissent leur solde de congés disponible et éviter ainsi les demandes tardives, dues à un manque de vigilance ou une incompréhension sur leur nombre de congés restant. 

3. Anticipez les absences de vos employés en adaptant l’intensité de votre activité. Évitez de demander aux autres salariés de compenser les absences programmées de leurs collègues. Délétère pour l’ambiance de travail de tout le monde, il n’y a rien de pire que de « payer » sa prise de congés à son retour, par des collègues contrariés par le sentiment d’en avoir subi les frais.

Pourquoi il faut utiliser un logiciel RH pour gérer votre planning de congé ? 

Avez-vous déjà entendu parler des fonctionnalités de Combo pour établir en quelques clics votre planning de congés ? Vous pouvez diviser par deux le temps passé à le réaliser, comparé à un planning exécuté sous Excel ! Très simple à utiliser, l’application s’appuie sur les demandes émises directement par vos employés. Vous n’avez plus besoin de perdre du temps à compiler toutes leurs demandes puisqu’elles sont déjà toutes affichées dans un tableau clair et concis?

L’avantage des logiciels RH est d’offrir à vos salariés la possibilité de réaliser leurs demandes de congés de manière autonome en les plaçant eux-mêmes dans le calendrier. Cette automatisation vous permet de gagner environ 30 % de temps que vous pouvez consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En plus, vous assurez une gestion plus fiable de vos demandes de congés : elles sont enregistrées et transmises instantanément via un ordinateur, une tablette ou un mobile. Vous pouvez même échanger avec vos salariés grâce à une interface de messagerie dédiée disponible avec Combo. Une fois les congés acceptés, ces données sont automatiquement répercutées sur la paie de vos employés. 

Comment diffuser son planning de congé ? 

Communiquez facilement le planning de congés à tous vos collaborateurs en leur envoyant tout simplement par mail ou en leur en donnant accès, via l’interface partagée de votre application Combo. C’est une fonctionnalité ultra-pratique que vous ne retrouverez pas sur Excel ! Si vous avez besoin d’une version papier, choisissez alors de l’afficher dans l’un de leurs espaces partagés pour le rendre accessible librement à tous vos salariés. Cette information est essentielle pour éviter tout retard ou absence injustifiée, qui résulterait d’un manque de communication (ou de compréhension) entre vous et vos employés. 

Bon à savoir : En 2023, vos collaborateurs risquent d’être nombreux à souhaiter poser deux jours de congés (19 mai et du 14 août 2023) pour bénéficier d’un week-end rallongé de quatre jours grâce aux jours fériés ! Priorisez bien les demandes que vous recevrez et surtout, anticipez ce pic d’absences pour assurer la bonne continuité de votre activité.

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Et pour les fêtes de fin d’années ? 

Si votre entreprise ferme ses portes durant les fêtes, vous avez le droit d’imposer à vos salariés de prendre des congés. Cependant, ceux qui n’ont pas assez de congés payés doivent alors prendre des congés par anticipation, sans que vous ne puissiez l’exiger. S’il refuse, ils ont l’obligation de prendre des congés sans solde. Dans ce cas, pensez à leur proposer de se tourner vers Pôle Emploi pour obtenir une aide financière qui lui sera versée sous certaines conditions (s’ils sont toujours inscrits dans les listes, sans toutefois être « demandeur d’emploi »). En cas de fermeture prolongée pour les fêtes dépassant le cadre légal, notez bien que vous devez alors verser à vos employés une indemnité journalière de congés pour les jours dépassant le seuil autorisé.