Quel est le meilleur logiciel de gestion de congés en 2024 ?

À la recherche d’un logiciel de gestion de congés pour simplifier vos processus RH ? Choisissez une solution dématérialisée pour gagner du temps au quotidien ! Fini les doubles saisies, les erreurs de planning et les malentendus entre collaborateurs. Offrez à vos managers un outil dédié à la gestion des congés et automatisez vos tâches de manière simple et intuitive.

Définition, fonctionnalités, avantages… Découvrez l'intérêt d’adopter un logiciel SIRH pour vos congés et faites votre choix avec notre top 9 !

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de congé ?

Ce n’est pas à vous qu’on va l’apprendre : aujourd’hui, les managers et les services des ressources humaines des entreprises ont mille choses à penser. Entre la réalisation du planning du personnel, le suivi des heures, les dossiers RH, la gestion des absences et la paie, vous n’avez pas de temps à perdre avec l’administratif. La solution ? Utiliser un logiciel de gestion de congé pour vous simplifier la vie, optimiser vos démarches et gagner du temps au quotidien !

Logiciel de gestion de congé : définition  

Un logiciel de congés est un outil informatique qui permet d’automatiser la gestion des congés et des absences des salariés d’une entreprise. Géré par les services RH de l’entreprise ou l’employeur, il permet à vos collaborateurs de soumettre des demandes de congés via une plateforme commune. 

Les managers, qui reçoivent une notification via l’interface, vont ensuite accepter ou refuser. Le planning des congés se met alors automatiquement à jour. Ainsi, les indicateurs RH sont suivis en temps réel, soit de manière fiable et précise. De plus, les nouvelles informations servent à la comptabilisation de la paie. Le logiciel de gestion de congé permet donc de centraliser des données, d’automatiser des tâches et d’uniformiser des processus RH.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés dans son entreprise ?

Parce que le processus des congés est directement lié à celui du planning du personnel et de la paie, vous avez tout intérêt à connecter ces trois éléments avec un outil de digitalisation. Vos managers ont en effet besoin d’outils performants et fiables afin de gagner du temps dans leur travail administratif et de pouvoir se recentrer sur leurs missions principales. Un logiciel de gestion RH vous offre donc plus d’efficacité, de tranquillité et de souplesse.

Aujourd’hui, utiliser un logiciel de gestion des congés et  absences dans son service RH présente de nombreux atouts :

• Une vision globale de votre activité : un logiciel SIRH centralise vos processus et données sur une seule et même interface, de quoi vous offrir une synthèse de vos activités en temps réel ;
• Des processus automatisés : du planning à la paie des employés, en passant par la gestion des demandes de vacances, vous laissez la technologie gérer vos tâches quotidiennes et évitez les erreurs de saisie ;
• Une communication fluide et transparente : vos collaborateurs ont accès à la même plateforme sur mobile ou PC, mise à jour pour tout le monde ;
• Une hausse du chiffre d’affaires : qui dit « gain de temps » dit « gain de productivité » ! Vos managers comme les collaborateurs de votre équipe sont plus efficaces ;
• Une meilleure qualité de vie au travail : vous déchargez vos employés des tâches répétitives pour leur permettre de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée. De quoi les motiver d’autant plus ! ;
• Une marque employeur attrayante et des nouveaux talents à votre porte, attirés par la digitalisation et les avis des employés qui se font connaître à l’extérieur ;
• Une réglementation respectée : certains logiciels se chargent de la veille réglementaire (Code du travail, convention collective du secteur d’activité, RGPD…). Ils vous alertent en cas de non-conformité, vous permettant de rester aux normes en toute facilité;
• Une analyse de votre activité : des tableaux de bord avec indicateurs RH se construisent automatiquement avec les données recueillies, le tout en temps réel. Vous observez vos points forts et vos points d’amélioration, tout en planifiant des actions opérationnelles.

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Quel logiciel de gestion de congé choisir ?

Comme vous le savez sans doute déjà, le marché propose aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion des congés pour les entreprises qui souhaitent automatiser leurs tâches administratives en lien avec les absences et la paie des salariés. Pour faire le bon choix, il est avant tout indispensable de trouver un logiciel adapté précisément au fonctionnement de son activité. Vous ne savez pas comment choisir le logiciel qui répondra au mieux aux besoins de votre manager ? Nos conseils vous permettront d’opter pour un outil qui correspondra parfaitement à vos exigences. 

Commencer par se poser les bonnes questions

Avant d’entrer dans le vif du sujet et de comparer les différents logiciels, vous devez tout d’abord dresser une liste des questions qui vous serviront à mieux définir vos besoins en la matière. 

• Nombre d’utilisateurs du logiciel au sein de l’entreprise

Un seul manager va utiliser au quotidien le logiciel de gestion des congés ? Plusieurs membres de l’équipe seront au contraire amenés à s’en servir ? Le nombre de salariés utilisant le logiciel et son interface va logiquement orienter votre choix (certains logiciels se prêtant plus que d’autres à une utilisation plurielle). 

• Taille de l’entreprise

TPE, PME, grande entreprise…La taille de votre structure (et donc le nombre de vos collaborateurs) doit forcément avoir un impact sur le choix de votre logiciel – certains outils sont particulièrement adaptés aux grandes entreprises, tandis que d’autres sont davantage destinés aux structures de petite taille – certains logiciels de gestion des congés possèdent également un fonctionnement capable de répondre à tous types d’entreprises. 

• Besoins de consulter les plannings du personnel en temps réel 

Pour certaines entreprises, il est indispensable de pouvoir accéder en temps réel aux plannings des congés et des absences des salariés ; pour d’autres, cela n’est pas une nécessité absolue. Dans tous les cas, ce questionnement doit être pris en compte au moment de faire votre choix, car si plusieurs logiciels proposent une interface pouvant être complétée et mise à jour instantanément, ce n’est pas le cas de toutes les solutions actuellement disponibles sur le marché. 

• Budget pour le logiciel 

Le budget dont vous disposez est bien sûr l’un des premiers critères à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel de gestion des congés.  Lors de cette étape, pensez également à vous renseigner sur les offres proposées avec l’outil : un logiciel comme Combo vous permet par exemple de bénéficier d’une version gratuite pendant les 7 premiers jours d’utilisation. Et veillez bien sûr aussi à comparer les différents prix des logiciels disponibles sur le marché ! 

• Facilité d’utilisation de l’interface et ergonomie 

Pour que votre logiciel soit bien utilisé par vos salariés, il est important qu’il propose un mode de fonctionnement agréable et relativement facile à prendre en main. Aujourd’hui, de nombreux outils de ce type offrent une expérience utilisateur simple et intuitive qui donnera envie à vos collaborateurs de s’en servir et optimisera la réalisation de leurs différentes opérations. 

• Les interconnexions proposées par le logiciel 

Qui dit gestion des congés et des absences dit aussi gestion de la paie et de la comptabilité ! Pour vous simplifier la vie et vous aider à améliorer la rentabilité de votre entreprise, de nombreux logiciels de gestion peuvent aujourd’hui intégrer les autres éléments liés aux tâches administratives (logiciel de paie, logiciel SIRH…). Vérifiez donc avant de choisir si le logiciel qui vous intéresse est en mesure de vous proposer une telle fonction. Plusieurs logiciels de gestion disponibles sur le marché sont d’ailleurs multifonction et vous permettent d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la gestion des ressources humaines. 

• Le support sur lequel le logiciel sera utilisé

Ordinateur, smartphone, tablette…Vous souhaitez pouvoir ouvrir votre logiciel sur un support spécifique, ou avez besoin au contraire d’obtenir une solution multicanale ? Sachez que de nombreux outils (à l’image de Combo, notamment) disponibles sur le marché sont responsives – soit compatibles avec n’importe quel support (PC, tablette Android ou Ipad, smartphone). Vous pouvez ainsi accéder au tableau de bord de votre logiciel où que vous soyez, et consulter le calendrier des vacances et absences des salariés à tout moment, 24h/24 et 7j/j. 

Quels éléments doit comporter un logiciel de gestion des congés ?

Quel que soit l’outil choisi pour gérer les congés et les absences des salariés, votre logiciel doit pouvoir être en mesure de créer et gérer les 4 principaux éléments détaillés plus bas. 

• Planning général des congés

Le logiciel de gestion doit proposer un planning général des congés des salariés de l’entreprise. Cette fonction est indispensable pour réussir à obtenir une vision d’ensemble sur une période donnée, et communiquer facilement les départs en vacances, les absences et les modifications du calendrier à l’ensemble du personnel. 

• Compteur des congés payés et des absences 

Votre logiciel de gestion doit aussi être en mesure de vous proposer un compteur des congés payés et des absences pour chaque salarié. Grâce à cette fonctionnalité, vous gagnez un temps précieux au moment de faire les plannings et de préparer la paie de chaque collaborateur. 

• Procédure de demande de congés

Tout bon logiciel de gestion des congés doit permettre à chaque salarié de pouvoir gérer lui-même depuis l’interface la procédure de demande de congés. Les collaborateurs peuvent ainsi être autonomes (ce qui fera en plus gagner du temps à l’entreprise) et, quant à vous, vous aurez l’opportunité de leur répondre rapidement depuis la plateforme – il ne vous restera plus qu’à donner votre validation ou votre refus.  

• Fiche navette, ou programme rassemblant les éléments variables de salaires

Il est aussi indispensable que votre logiciel vous permette d’établir facilement une fiche navette. Ce document, qui est destiné à noter l’ensemble des éléments variables des salaires (dont les congés et les absences, bien sûr), va vous faire gagner un temps considérable au moment de préparer la paie de vos salariés.  

En plus de ces 4 fonctions basiques mais indispensables, de nombreux logiciels RH intègrent des modules et des fonctionnalités complémentaires qui vous aideront au quotidien à améliorer la rentabilité de votre entreprise : gestion de la paie, centralisation de tous les dossiers RH, suivi des ratios, pointeuse digitale, calendrier du personnel…De quoi pouvoir obtenir une solution performante capable de répondre à tous les besoins de sa structure ! Avec le logiciel Combo, par exemple, PME ou grands groupes, secteur de la restauration ou du retail peuvent choisir un outil tout-en-un ou le créer selon leur convenance.

Résumé des points à prendre en compte 

Pour choisir un logiciel de gestion adapté à votre activité, n’oubliez pas de bien prendre en compte les critères suivants :

• Simplicité d’utilisation : interface visuelle et pratique, qui va à l’essentiel ;
• Solution multicanale : plateforme optimisée sur ordinateur, tablette et smartphone pour piloter et informer tous vos collaborateurs à tout moment ;
• Personnalisation du logiciel pour s’adapter à votre structure ;
• Intégration à vos outils déjà en place : gestion de planning des employés, de la paie, le suivi des ratios et de la masse salariale…
• Fonctionnalités précises ou globales.

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Les meilleurs logiciels de gestion des congés

Vous cherchez le meilleur logiciel pour gérer vos collaborateurs en entreprise ? Du planning d’équipe au bulletin de salaire, voici notre top 6 des meilleurs outils 100 % digitaux SIRH !

Combo, pour la gestion des équipes terrain

Application RH élue « best to use » par Capterra, Combo simplifie le quotidien de plus de 8000 commerçants issus de tous secteurs d’activité. Cette plateforme tout-en-un, simple et intuitive, ne s'arrêtera pas à la simple gestion des congés et des absences. C’est LA solution complète des équipes terrain. Vous organisez vos plannings, suivez les temps de présence avec la pointeuse digitale intelligente, analysez vos indicateurs RH (masse salariale, turnover…) puis gérez toutes vos fiches de paie de manière automatisée, sans erreur ni double saisie. Toutes vos données sont regroupées et accessibles simplement en se connectant à votre compte (disponible 24h/24 et 7j/j où que vous soyez, sur tous types de supports). De plus, la plateforme Combo est une solution multi-sites qui vous alerte en cas de non-conformité. Un outil incontournable pour vos ressources humaines et managers !

Excel, pour tout type de plannings

Votre planning de congés peut prendre tout type de forme : calendrier, agenda, tableau… Le format digital le plus connu reste sans doute le tableur Excel, aussi puissant que complexe. En effet, vous pouvez gérer vos documents avec ce produit Microsoft. Il peut vous permettre d’organiser les congés et les horaires des employés de manière visuelle, mais attention : il faudra l’actualiser vous-même à chaque nouvelle demande, acceptation, refus, modification… Bref, cet outil exige plus de temps et de manipulations qu’un logiciel SIRH comme Combo. De plus, il n’est pas impossible de faire une erreur. Si vous utilisez Excel, vous devez contrôler les accès des collaborateurs. Et les indicateurs RH doivent être construits par vos soins, il faut donc maîtriser le logiciel afin de l’utiliser efficacement.

Lucca, pour les équipes de bureau

Lucca est un logiciel SIRH pensé pour toutes les entreprises. Il s’intègre à votre système d’information (paiement, comptabilité, ERP traditionnel…) afin de vous proposer uniquement les modules RH qui vous intéressent. Vous pouvez donc vous munir d’un logiciel de congés. Simple et intuitif, cet outil est pensé pour faciliter la tâche aux utilisateurs et booster votre productivité.

Foederis, pour la gestion des talents

Si vous cherchez une solution RH en SaaS très complète, Foederis peut vous intéresser. Elle couvre toutes les fonctions RH d’une entreprise : recrutement, entretiens, GPEC, formation, gestion des carrières et des compétences, rémunération… Facilement personnalisable et ultra intuitif, ce logiciel orienté collaborateurs s’adapte à tous les secteurs d’activité et toutes les tailles d’entreprise.

Payfit, le logiciel de paie

Qui dit « gestion des congés » dit « gestion de la paie ». Comme l’un de va pas sans l’autre, nous vous présentons l’application Payfit. Elle vous promet une maîtrise parfaite de votre paie, rapide et sans erreur. Vous simplifiez vos processus de paie et de déclarations sociales. Vos bulletins de salaire sont automatisés et vos cotisations sociales sont calculées dans les règles de l’art.

En savoir plus sur Payfit

ManaTime, la solution RH complète

Simple et efficace, l’application ManaTime vous offre 5 outils indispensables pour gérer vos collaborateurs : congés et absences, notes de frais, suivi du temps de travail, paie dématérialisée et suivi du parcours professionnel dans l’entreprise. Vous pouvez tester ses fonctionnalités gratuitement !

Factorial, le logiciel de gestion tout-en-un

Le logiciel Factorial est une solution RH multifonction ; pour PME comme grande entreprise, cet outil vous propose un module de gestion des congés et des absences intuitif et performant, et met à votre disposition de nombreux autres services qui vont vous aider à prendre en charge l’ensemble des opérations liées à la gestion des ressources humaines. 

Les fonctionnalités disponibles avec Factorial pour la gestion des congés et des absences des salariés : possibilité de personnaliser les congés payés selon le statut de chaque collaborateur, chartes personnelles pour le nombre total de jours utilisés et disponibles, calendrier donnant une vision globale sur les absences/congés au sein de la structure, nombre de jours de congés que les employés peuvent reporter l’année suivante, personnalisation des paramètres selon chaque type d’absence, rapports des congés par équipe ou bureau… 

KiwiHR, le logiciel de gestion en mode SaaS

KiwiHR fait régulièrement partie des logiciels de gestion des congés les plus cités dans les avis des experts. Proposée en ligne en mode SaaS (application disponible sur un cloud, ce qui vous permet de ne pas avoir à télécharger ou installer le logiciel), cette solution de qualité vous fait gagner de l’espace sur vos supports informatiques et vous donne la possibilité de digitaliser tous vos processus RH au quotidien (y compris, donc, la gestion des congés et des absences de vos salariés).

Les fonctionnalités proposées par le logiciel : pouvoir prendre en charge tous types d’absences sur le planning (congés payés, congés sans solde, RTT), demandes de congé en ligne et validation en un clic, mise en place d’une stratégie de congés et jours fériés spécifique à l’entreprise, calcul automatique du solde, centralisation de toutes les informations RH sur l’interface, exportation du nombre de congés pris par les salariés, mise à jour du solde des congés en temps réel… KiwiHR est un outil de gestion principalement destiné aux PME, start-ups et associations. 

Keeple, un logiciel SIRH à la carte

Le dernier logiciel du classement est là encore une solution RH polyvalente. Comme tous les autres outils du top, Keeple a été conçu pour simplifier le quotidien des managers et du service des ressources humaines en permettant de digitaliser l’ensemble des procédures et démarches RH. Pour la gestion des congés de vos salariés, le logiciel possède un module dédié facile à utiliser et ergonomique : Keeple Logiciel Congés. Ses fonctionnalités avantageuses répondent aux exigences de tous types d’entreprises, et particulièrement des PME et EPI : demandes de vacances et gestion des absences en quelques clics depuis l’interface pour vos collaborateurs, accès au solde de congé en ligne, système de notifications adressées au manager, validation/refus émis directement sur la plateforme. 

Keeple se distingue également grâce à la possibilité d’intégrer au logiciel les conventions et politiques RH permettant notamment de calculer automatiquement ce qui sera nécessaire pour l’export vers la paie. Le logiciel Keeple propose par ailleurs plusieurs autres fonctionnalités de gestion RH. 

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