Retard de paiement de salaire : que dit la loi ?

Dans une entreprise, un retard de paiement de salaire peut entraîner de fâcheux problèmes : une trésorerie faussée, des salariés contrariés, des sanctions pénales et civiles… Bref, toute erreur dans la gestion de la paie peut vous coûter cher, ce pourquoi vous devez connaître les réglementations sur le droit du travail en détail (et vous munir des meilleurs outils RH).

Quelle est la date limite de paiement de salaire ? Peut-on décaler le versement ? L’employeur s’expose-t-il alors à des pénalités ? Que faire en cas de retard de paiement de salaire ? Tout savoir sur le versement du salaire avec Combo, votre logiciel de gestion de la paie en ligne.

Quand peut-on parler de retard de paiement de salaire ?

Tout travail mérite salaire. Que vous payiez vos employés par espèces, par chèque barré ou par virement bancaire, les articles L3241-1 à L3245-2 du Code du travail sont très clairs : « La rémunération des salariés est mensuelle et indépendante, pour un horaire de travail effectif déterminé, du nombre de jours travaillés dans le mois. ​​»

En entreprise privée, le paiement du salaire s’effectue donc une fois par mois. Parfois sur une quinzaine en cas d’acompte sur salaire, pour la moitié de la rémunération mensuelle (à ne pas confondre avec l’avance sur salaire, qui octroie le versement alors que le travail n’a pas encore été accompli par le salarié). Autre exception, le versement des commissions perçues par les représentants ou placiers de commerce (VRP) peut avoir lieu tous les 3 mois maximum.

🧐 Bon à savoir : les dispositions concernant la mensualisation du salaire ne s'appliquent pas aux salariés travaillant à domicile, aux salariés saisonniers, aux salariés intermittents et aux salariés temporaires.

Mais quand parle-t-on alors de retard de paiement de salaire ? Quel jour faut-il verser la somme prévue dans le contrat de travail et quand faut-il distribuer la fiche de paie associée ? Les règles sont-elles les mêmes pour tous les employés d’une même entreprise ? On vous explique tout.

Quelle est la date limite pour verser un salaire ?

Selon la définition légale, le retard de paiement de salaire se produit lorsque l’employeur n’a pas respecté le délai de versement convenu dans le contrat de travail, la convention collective applicable ou la législation en vigueur. Jusqu’ici, c’est logique. Mais à quelle date précise faut-il verser le salaire ? Eh bien, c’est à l’employeur de choisir (sauf si une convention collective l’impose). Il a donc la possibilité de payer ses employés en début ou fin de mois, quand il le souhaite.

La seule obligation de l’employeur, c’est de réaliser le paiement de salaire à la même date et de façon périodique. Il peut par exemple choisir le 25 de chaque mois, ou bien le dernier jour ouvrable, afin d’éviter les retards de paiement de salaire dus aux délais bancaires pendant les jours fériés.

On rappelle que cette rémunération mensuelle comprend :

• Le salaire de base : fixé par le contrat de travail, en fonction des heures travaillées dans le mois ;
• Le complément de salaire : heures supplémentaires, primes…

Quelle est la date limite pour recevoir la fiche de paie ?

En plus du versement du salaire, vous devez remettre une fiche de paie à chaque salarié. Cette remise doit être effectuée le jour du paiement de la rémunération, et ce quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, temps partiel…).Au choix, vous pouvez :

• Remettre le bulletin de salaire en main propre ;
• L’envoyer par courrier postal ;
• L’envoyer par courrier électronique.

🔎 Vous passez par la fiche de paie dématérialisée ? Attention aux règles RGPD concernant le bulletin de paie ! Découvrez nos articles de blog Combo pour en apprendre plus sur le sujet et rester conforme au droit du travail.

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Est-il possible de décaler le versement du salaire ?

S’il peut exister un degré de tolérance en cas de retard de paiement de salaire, d’un ou deux jours ouvrables, notamment en raison des jours fériés, l’employeur n’a pas le droit de décider unilatéralement de décaler la date de versement du salaire. Tout décalage est donc considéré comme un retard. Même s’il prévient ses salariés qu’ils seront payés plus tard que prévu, il va à l’encontre du Code du travail. Par ailleurs, vous n’avez pas le droit d’intégrer une  indiquant que le salarié donne son accord pour des retards de paiement de salaire possibles dans le contrat de travail. Cette  serait automatiquement nulle. C’est exactement la même règle en cas de baisse de salaire : l’employeur ne peut modifier le montant sans l’accord du salarié.

Dans la loi, il n’y a donc aucune justification acceptable pour un retard de versement du salaire, qui entraîne par conséquent la responsabilité de l’employeur !

Comment justifier un retard de paiement de salaire ?

Vous avez du retard dans le paiement du salaire ce mois-ci ? Même si les circonstances restent exceptionnelles, la loi ne tolère aucun manquement à cette obligation de délai.

Il est possible que cela soit arrivé pour les raisons suivantes :

• Erreur de gestion comptable, humaine ou technique dans le traitement de la paie ;
• Problème de virement bancaire, à cause d’un jour férié ou d’une défaillance d’un système bancaire ;
• Difficulté de trésorerie, à cause d’une période financière difficile et l’entreprise n’a pas les moyens d’honorer les paiements de ses employés.

Ces raisons sont peut-être compréhensibles d’un point de vue interne, mais vous ne pouvez les invoquer dans le cadre judiciaire. Le versement des salaires est une créance alimentaire prioritaire : il doit donc passer avant toutes les autres dépenses de l’entreprise.

🔎 Vous voulez en savoir plus sur les délais de remise des documents RH ? Découvrez notre article sur la remise tardive du solde de tout compte.

Quelles sanctions en cas de retard de paiement de salaire ?

Un salarié n’a pas reçu sa rémunération dans le délai d’un mois à compter de la date de versement du dernier salaire (pour un mensualisé) ? Il est considéré comme impayé et peut prendre des mesures à votre encontre. À savoir que le retard peut concerner tout ou partie du salaire prévu. 

Quels sont les recours du salarié en cas de retard de paiement de salaire ?

Afin d’obtenir son paiement contre son travail effectué, il peut d’abord mettre en demeure son employeur afin de procéder au versement de la somme prévue dans les plus brefs délais. Il envoie pour ce faire un courrier recommandé avec accusé de réception avant de lancer toute action judiciaire.

🤔 Et s’il y a une erreur sur la fiche de paie ? L’employeur doit alors procéder à la régularisation du bulletin de salaire le plus rapidement possible.

Si l’employé ne reçoit toujours pas sa rémunération, il peut saisir le Conseil de Prud’hommes (CPH) dans un délai de 3 ans. Il donne alors son identité et celle de son employeur, ainsi que l’objet de sa requête datée et signée. Une audience devrait alors être programmée, invitant les deux parties à présenter leurs preuves de paiement ou de non-paiement des salaires.

Il est bien sûr possible de s’en référer directement au CPH, sans passer par la lettre de mise en demeure. On rappelle qu'aucune raison légitime invoquée par l’employeur peut justifier le non-respect de l’obligation de la date limite de paiement des salaires.

Les sanctions pénales

Tout retard de paiement de salaire peut punir l’employeur d’une amende de 450 euros maximum (par salarié concerné). Ce montant est dû s’il s’agit du tout premier retard et même en cas de circonstance exceptionnelle.

Les sanctions civiles

Autre lourde conséquence possible : le Conseil de Prud’hommes peut condamner l’employeur à verser le salaire qui n’a pas encore été payé et intégrer des intérêts calculés en fonction du taux d’intérêt légal (entre 4 et 5 %), et ce sans délai.

Si l’entreprise n’a toujours pas payé dans les 2 mois suivant la notification de la décision de condamnation, le taux d’intérêt est majoré de 5 %. En cas de mauvaise foi de l’employeur, le salarié peut aller jusqu’à demander la réparation d’un préjudice supplémentaire (considéré comme distinct du retard de paiement de salaire).

La rupture du contrat de travail immédiate peut également survenir à l’initiative du salarié impayé. Dans ce cas, l’entreprise s’expose à des indemnités de licenciement pour absence de cause réelle et sérieuse.

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