Tout savoir sur l’avance sur salaire

En cas de difficultés financières, les salariés peuvent demander à leur employeur le versement anticipé d’une partie de leur rémunération mensuelle. C’est l’avance sur salaire.

Dans quelles conditions est-ce possible ? Pour quel montant maximum ? L’employeur peut-il refuser cette demande et comment est-il remboursé par la suite ? Voici notre article dédié à la gestion de la paie en entreprise.

Qu’est-ce qu’une avance sur salaire ?

L’article L3241-1 du Code du travail est clair : pour un régime de mensualisation de salaire, tout employé doit mensuellement recevoir une rémunération, pour un horaire de travail effectif déterminé, de façon forfaitaire et à date fixe. Néanmoins, dans des cas exceptionnels ou rendus possibles par des accords collectifs, il est possible d’obtenir son dû​ avant cette échéance…

Avance sur salaire : définition

L’avance est une somme, généralement forfaitaire, versée par l’employeur à un salarié pour un travail qu’il n’a pas encore accompli, soit avant la date habituelle de paiement mensuel. Elle constitue un prêt que l’employé devra ensuite rembourser, par le biais de mensualités retenues par exemple.

Elle permet à un salarié de pouvoir obtenir une disponibilité financière immédiate qui lui permet de financer un achat personnel ou tout autre besoin. Si l’avance sur salaire met en valeur la marque employeur en améliorant le rôle social de l’entreprise, elle peut aussi être sujette à des difficultés relationnelles en cas de difficultés de remboursement de la part du salarié.

En clair, s’il le désire, un employeur peut tout à fait financer un achat supérieur à un mois de salaire du salarié se faire rembourser sur plusieurs échéances par prélèvement sur le salaire de son employé sans que celui-ci n’ait à souscrire un prêt bancaire. 

Le Code du travail ne prévoit ainsi pas de plafond concernant le montant. Ce dernier est librement fixé par l’employeur et peut même dépasser la rémunération au mois. 

⚠️ Attention : un salarié ne peut désigner un tiers, comme sa femme, ses enfants ou même un ami ! pour recevoir à sa place son avance sur salaire. 

Qui peut bénéficier de l’avance sur salaire ?

Le Code du travail n’impose pas non plus de conditions particulières pour recevoir une avance sur salaire. Tous les salariés ont le droit d’initier la demande à leur entreprise, de préférence par écrit via une lettre ou un mail, afin de conserver une trace de l’échange. En cas d’accord, l’employeur fait signer une reconnaissance de dette afin de se prémunir de tout litige ultérieur. On appelle aussi ce document une « convention d’avance sur salaire ». Elle contient les informations suivantes :

• Le montant de l’avance ;
• La date de versement ;
• Le moyen de paiement (virement, chèque) ; 
• Les modalités de remboursement ; 
• Le montant de chaque échéance. 

Sachez néanmoins que, selon le droit du travail en France, il n’existe aucune formalité ni délai de réponse.

💡 Le conseil Combo : en cas de demande d’avance sur salaire, demandez systématiquement au salarié une demande écrite et signez toujours la convention d’avance sur salaire qui pourra éventuellement faire foi en cas de litige.

Comment payer l’avance sur salaire au salarié qui en fait la demande ? 

L’employeur peut payer l’avance sur salaire par virement bancaire sur le compte du salarié, par chèque ou en espèces si le montant ne dépasse pas 1500 euros.

Il est recommandé de faire signer un document validant le montant avancé au salarié qui est, en quelque sorte, une reconnaissance de dette.

Avance ou acompte sur salaire : quelle différence ?

On les confond souvent, pourtant il y a une différence de taille. L’avance sur salaire consiste à rémunérer un salarié par anticipation pour un travail non effectué. L’acompte sur salaire prévoit l’inverse ! En effet, il s’agit d’une aide financière versée par l’employeur pour un travail déjà réalisé. Cette dernière ne peut pas être refusée et représente généralement la moitié de la rémunération mensuelle (hormis en cas de dispositions contraires d’une convention collective ou d’un accord de branche). Avec l’avance, il n’y a pas de montant maximum et tous les salariés peuvent l’obtenir.

⚠️ Attention : ne confondez pas non plus ces dispositifs avec la subrogation de salaire, qui a lieu lorsqu’un employé est obligé de s’absenter pour des raisons de maladie, d’accident, de congé maternité…

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Comment faire figurer une avance sur salaire sur la fiche de paie ?

Il est à noter qu’il est interdit de remettre un bulletin de salaire par anticipation puisque les heures ne sont pas encore effectuées. Cette avance est donc notifiée sur le bulletin de salaire du mois en cours sous la forme d’une retenue sur salaire, tant que l’avance n’est pas entièrement compensée par des heures de travail. 

Elle est donc mentionnée en tant qu’avance sur salaire (et non pas acompte sur salaire !) et est déduite du montant du salaire net imposable.

L’employeur peut-il refuser une demande d’avance ?

Oui ! Contrairement au dispositif d’acompte, l’avance peut être refusée par l’employeur. En effet, elle peut représenter un risque de défaut de paiement pour l’entreprise, notamment si le salarié rompt son contrat sans avoir remboursé. Rappelons que l’avance concerne un travail qui n’a pas encore été réalisé !

Un employeur n’a pas à justifier un refus, tout comme le salarié n’a pas à motiver sa demande. 

⚠️ Attention : n’accordez une avance sur salaire qu’à un salarié régulier dans son travail et ayant suffisamment d’ancienneté dans l’entreprise. Vous ne pourriez pas récupérer cette somme sur les congés payés restant dus par exemple si vous deviez vous en séparer ou s’il démissionne.

Quelles sont les modalités de remboursement d’une avance sur salaire ?

L’employeur peut verser l’avance par chèque ou virement bancaire. Si le salarié dispose d’un salaire net mensuel inférieur ou égal à 1 500 €, l’avance pourra être versée en espèces.

Les modalités de remboursement sont encadrées par la loi française. L’intégralité de la somme ne pourra être récupérée qu’après un certain délai, qui se réduit ou s’allonge en fonction du montant. Dans tous les cas, les retenues sont déduites du salaire net. L'employeur n'a donc pas à retrancher de charges sociales sur le montant de l'avance. 

💡 Bon à savoir : Le versement d'un trop-perçu à un salarié est assimilable à une avance sur salaire (arrêt n° 10-16660 rendu par la Chambre sociale de la Cour de Cassation du 3 novembre 2011). Les conditions de remboursement ci-dessous sont donc également applicables en cas d'erreur liée à un salaire réglé en trop.

Retenues mensuelles sur salaire

Conformément à l'article L. 3251-3 du Code du travail, l'employeur a le droit de récupérer, à chaque paie, une partie de l’avance consentie. Elle est toutefois limitée à 10 % du salaire mensuel net, voire moins selon la négociation opérée entre les deux parties.

Exemple : un salarié reçoit 2 000 nets à la fin du mois. Pour des raisons personnelles, il demande une avance de 1 000 euros. L’employeur accepte et retient 10 % des 2 000 euros par mois, soit 200 euros, jusqu’à ce que la totalité de la somme soit remboursée. Il lui faudra attendre 5 mois pour récupérer cet argent.

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Dans tous les cas, même si le salarié reste redevable de tout ou partie de son avance sur salaire, l’employeur doit respecter la date limite de paiement de salaire et de remise de la fiche de paie où est mentionnée l’avance.

Retenues sur solde de tout compte

Un imprévu survient : le salarié quitte la société avant le remboursement total de la somme délivrée par anticipation. Dans ce cas-ci, l’entreprise a le droit de se rembourser sur le solde de tout compte de son employé.

Il peut prévoir des retenues sur les sommes non assimilées à du salaire, à savoir les indemnités de licenciement, de mise à la retraite… mais pas sur les sommes assimilées à du salaire, comme les indemnités de congés payés ou de préavis.

💡 Bon à savoir : même si le salarié fait l’objet d’une saisie sur rémunération, la retenue au titre de l’avance sur salaire est possible.

Et si, malgré cela, l’employeur ne parvenait pas à récupérer l’intégralité de l’avance ? Il aurait une dernière solution : saisir le conseil des prud’hommes ce qui peut prendre du temps, surtout si le salarié n’est pas solvable. Prudence donc !

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