Comment modifier une fiche de paie ?

Vous avez commis une erreur sur un bulletin de salaire ? Vous devez régler le problème au plus vite. Heureusement, il est possible de modifier une fiche de paie après la distribution, en suivant quelques règles précises.

Quelles sont les erreurs les plus courantes en entreprise ? Comment effectuer une régularisation d’un bulletin de paie en bonne et due forme ? Que dit le Code du travail ? Nos conseils sur la gestion de la paie !

Les erreurs de fiche de paie les plus courantes

L’erreur est humaine. En tant qu’employeur ou service RH, vous avez pu vous tromper quelques fois dans les chiffres et les calculs de rémunération du personnel (surtout si vous traitez toute votre paie à la main).

Voici les erreurs de fiche de paie les plus courantes en entreprise :

• Erreur sur le montant du salaire : en faveur ou en défaveur du salarié ;
• Erreur sur le nombre d’heures travaillées : paiement des heures supplémentaires, volume d’heures supplémentaires, gestion des congés et des absences… ;
• Erreur sur l’ancienneté du salarié ;
• Erreur sur le matricule ou liée à la distribution des fiches de paie : adresse de livraison, statut du salarié… ;
• Erreur sur le montant des cotisations sociales : nouveaux barèmes, confusion entre cotisations patronales et salariales… ;
• Erreur liée à la convention collective applicable au secteur d’activité, qui n’impose pas les mêmes règles que le Code du travail général.

Comment modifier le bulletin de paie en cas d’erreur ?

La vérification des fiches de paie est une tâche importante et délicate. Toute erreur, qu’elle soit constatée par un salarié ou par le gestionnaire de paie, doit être corrigée au plus vite par l’entreprise.

Une régularisation du bulletin de paie dépend d’abord de l’état du contrat de travail : en cours en terminé.

Si le contrat de travail est en cours d’exécution, selon la situation, vous pouvez soit demander sous conditions (10 % du salaire net maximum), soit procéder au paiement du salarié avec d’éventuels intérêts de retard. Attention : le régime applicable à la modification est celui de la date de votre modification, même si l’erreur est liée à une période de paie antérieure.

En cas de rupture de contrat de travail, il est préférable de régler le problème à l’amiable. Vous pouvez demander le remboursement du trop perçu au salarié et avoir recours à la justice en cas de refus de sa part. Dans ce cas, le régime applicable à la régularisation du bulletin de paie est celui de la dernière période de travail.

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Erreur en défaveur du salarié

Si vous avez commis une erreur en défaveur du salarié, vous pouvez proposer une régularisation de la situation sur les prochains bulletins de salaire, ou bien envoyer un bulletin de paie rectificatif.

Sachez que le salarié dispose d’un délai de 3 ans pour constater une erreur et demander de modifier la fiche de paie. Vous vous en doutez : refuser cette régularisation constitue une faute grave pour l’employeur. Votre salarié pourrait alors saisir le conseil de prud’hommes pour recevoir le paiement du salaire, ainsi que des intérêts de retard ou des dommages et intérêts. Cette faute pourrait également entraîner une rupture du contrat de travail avec licenciement sans cause réelle et sérieuse, avec les indemnités associées.

😋 Bon à savoir : il est conseillé de transmettre une attestation de l’employeur avec le bulletin de paie rectificatif (ou les prochains bulletins régularisés), afin de justifier le problème et de conserver une trace écrite en cas de litige éventuel.

Erreur en faveur du salarié

Si le salarié a reçu plus qu’il ne fallait, alors l’employeur dispose de 3 ans pour demander le remboursement du trop-perçu. Il peut opérer une retenue sur salaire ou une régularisation sur la prochaine fiche de paie.

😇 Bon à savoir : si le souci découle d’une erreur sur la convention collective, l’employeur n’a pas le droit d’exiger un remboursement du trop-perçu.

Un logiciel de gestion de la paie pour éviter les erreurs !

Les erreurs sur les bulletins de salaire peuvent avoir de sérieuses conséquences sur vos finances, votre organisation et la relation avec les salariés. Elles entraînent des sanctions, une comptabilité faussée, une perte de temps et de confiance… Bref, l’idéal serait tout simplement de les éviter. Et justement, aujourd’hui, il existe des logiciels de gestion de paie simples, précis et fiables, qui vous simplifient la tâche de A à Z !

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