L’automatisation de la paie : transformez la gestion administrative de vos bulletins de salaire

L’arrivée de la transformation numérique et de l’automatisation de certaines tâches touche directement le service des ressources humaines de l’entreprise. La création des bulletins de salaire est une part importante des heures passées par les collaborateurs. Entre l’intégration des heures travaillées, des absences, des congés spéciaux et des jours de RTT, il est souvent difficile d’assurer une gestion de la paie efficace afin de ne pas avoir d’erreur dans les montants versés en fin de mois. 

Pourquoi parler d’automatisation de la paie ?

Tout bulletin de paie doit répondre à la législation en cours ainsi qu’aux termes du contrat de travail signé entre l’entreprise et le salarié. La date de paiement du salaire doit être respectée et les montants indiqués doivent correspondre exactement aux éléments obligatoires de la fiche de paie dont, entre autres : 

• salaire brut ; 
• prime éventuelle, 
• charges patronales ; 
• charges salariales ; 
• heures supplémentaires ou complémentaires ; 
• échelon du salarié ; 
• convention collective ; 
• mutuelle d’entreprise ; 
• salaire net.

Que l’entreprise ait choisi un logiciel de paie gratuit ou une solution tout-en-un comme Combo pour préparer ses bulletins de salaire, la paie implique de gérer des centaines de données personnelles, des échéances à respecter, notamment en remise de bulletin de paie et le paiement en temps et en heure des charges sociales. La partie lois et conventions collectives doit être observée et, bien évidemment, l’utilisation de logiciels de paie suppose leur mise à jour régulière afin de suivre l’évolution des fiches de paie.

Voilà pourquoi il existe des solutions d’automatisation de la paie qui facilitent le traitement des salaires et une simplification des tâches et des systèmes informatiques. Ici, plus de calcul à effectuer, plus de mise à jour fastidieuse ni de déclarations comptables et fiscales chronophages, le logiciel d’automatisation de gestion de la paie prend tout en charge. Il suffit de lui remettre les ressources utiles ainsi que les variables mensuelles, puis il prépare la paie. Plutôt pratique !

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Automatisation de la paie : les avantages pour l’entreprise

Pour faire une fiche de paie, il est possible de tout automatiser ou presque avec un logiciel d’automatisation de la paie : 

• les congés payés ;
• les heures supplémentaires ou complémentaires ; 
• les données personnelles du salarié. 

Tout est calculé automatiquement après un paramétrage précis bien évidemment. Il en résulte un gain de temps important pour les salariés du service paie, sachant qu’il est courant de constater que ce dernier passe habituellement 75 % de son temps à collecter des informations avant de pouvoir lancer la création des fiches de paie. Avec l’automatisation, tout est transmis du SIRH au logiciel réalisant les paies, ce qui vient ainsi libérer du temps et fait surtout gagner l’entreprise en efficacité dans la gestion de son personnel.

Pour résumer les avantages de l’automatisation de la paie : 

• regroupement des données plus facile ; 
• pas de retard de paiement des salaires ; 
• possibilité de créer une fiche de paie dématérialisée ; 
• facilitation du travail des équipes RH et gain de temps ; 
• limitation des erreurs sur les fiches de paie par des alertes automatiques ; 
• entrée facile des éléments variables de paie ; 
• réduction des coûts liés au traitement de la paie des salariés de l’entreprise.

Avouez quand même que cela vaut la peine de s’y intéresser ! 

Réduction des erreurs avec l’automatisation de la paie

Il est toujours possible de commettre des erreurs dans la saisie du nombre d’heures travaillées, des jours d’absence dans le mois ou des heures supplémentaires effectuées, sans oublier que ces erreurs peuvent impliquer, outre le fait de refaire la fiche de paie, des soucis dans le virement mensuel fait au salarié. 

L’automatisation de la fiche de paie assure, en tâche de fond, une surveillance des éléments variables de la fiche de paie, pour limiter ainsi les erreurs et les désagréments qu’elles entraînent. 

Gain de temps et d’effort garantis 

En choisissant un logiciel de préparation de la paie, il existe une véritable relation entre le salarié et le responsable de la paie. Le premier, par l’existence d’une pointeuse digitale des heures de travail, entre ses temps de présence au fur et à mesure du mois. Ceux-ci sont ensuite recueillis et automatiquement intégrés dans la fiche de paie par le service des ressources humaines. C’est aussi simple que cela. Plus d’erreurs possibles et surtout, plus de temps perdu à collecter les informations auprès de chaque salarié. 

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Guide étape : comment implémenter l’automatisation de la paie ? 

Suivez le guide ! 

1. Vérifiez vos besoins en automatisation de la création des fiches de paie : nombre de bulletins notamment.
2. Choisissez votre logiciel de paie.
3. Pensez à faire un audit interne pour valider votre choix.
4. Après installation du logiciel, suivez une formation pour le paramétrage complet et son utilisation. 
5. Implémentez les données des salariés.
6. Contrôlez les éléments intégrés par le logiciel. 
7. Validez les éléments. 
8. Entrez les éléments variables de la paie mensuelle pour chaque salarié (avance sur salaire, heures travaillées…).
9. Établissez les bulletins de paie. 
10. Distribuez les fiches de paie. 
11. Lancez les virements
12. Calculez automatiquement les charges sociales. 
13. Effectuez les déclarations fiscales et sociales obligatoires. 

Choisir la bonne solution logicielle de paie

Choisissez un logiciel adapté à vos besoins. Si tous profitent des mêmes options de gestion des fiches de paie, puisque chaque bulletin de paie est encadré par la législation du Code du travail, certains vous font bénéficier d’avantages très pratiques qui vous feront gagner du temps, comme une pointeuse digitale ou le calcul automatique des heures supplémentaires. N’hésitez pas à demander à tester les différentes solutions.

👉 Chez Combo, nous sommes transparents ! Vous pouvez demander une démonstration personnalisée ou créer votre compte gratuit d’essai pour vous faire votre propre opinion !

Intégration avec d’autres systèmes 

Nous avons rencontré Isabelle P., chef d’entreprise d’une PME de 50 personnes : “en choisissant une solution d’automatisation de la paie (Combo pour ne pas le nommer), nous avons pu profiter d’une préparation complète de la rémunération en interne pour chaque salarié avant de l’envoyer en un clic vers notre prestataire doté d’un système d’émission des fiches de paie compatible. Gain de temps et d’argent assurés”. 

Défis et considérations

En choisissant d’automatiser les paies, l’entreprise relève différents défis : 

• respect de la réglementation RGPD ;
• sécurisation des données privées du personnel ; 
• respect de la législation ; 
• diminution remarquable des erreurs dans les fiches de paie.

Pour conclure : 

Toute entreprise dès l’emploi de plusieurs salariés a tout avantage à s’intéresser à un logiciel d’automatisation de la paie. C’est ainsi une garantie de respecter ses obligations, de gagner du temps dans la gestion des heures et de remettre des fiches de paie sans erreur aux salariés.