Remise tardive du solde de tout compte : quelles sont les conséquences ?

En tant qu’employeur, vous devez remettre à vos salariés en fin de contrat un reçu pour solde de tout compte. Il s’agit d’une formalité imposée par le Code du travail. Le non-respect de cette obligation légale vous expose donc à des sanctions. Mais ce n’est pas tout : la remise tardive du solde de tout compte peut également vous conduire à verser des dommages et intérêts à votre ancien collaborateur. Quel est le délai à respecter pour remettre le reçu du solde de tout compte ? Quelles sont les conséquences en cas de non-respect de vos obligations ? Le blog Combo répond à toutes vos questions ! Profitez également de notre solution de gestion des dossiers du personnel pour optimiser la prise en charge de vos documents RH. 

Remise du solde de tout compte : que dit la loi ?

Tout employeur a l’obligation de remettre à ses salariés des documents de fin de contrat lorsqu’ils quittent l’entreprise. Parmi ces documents, on retrouve l’Attestation France Travail, le certificat de travail de fin de contrat et le reçu pour solde de tout compte, qui va récapituler l’ensemble des indemnités versées au salarié lors de la rupture du contrat. La remise de ces documents est obligatoire, quelle que soit la nature du contrat qui liait le collaborateur à l’entreprise. 

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Que doit comporter l’attestation du solde de tout compte ?

Deux mentions doivent impérativement figurer sur le reçu du solde de tout compte : 

• Le total des sommes dues au salarié à la fin du contrat
• Une mention indiquant que le reçu a été établi en deux exemplaires, dont l’un a été remis au salarié

Quel délai pour remettre le solde de tout compte ?

La remise du solde de tout compte est encadrée par l’article L1234-20 du Code du travail. La loi fait de cette démarche une obligation pour les employeurs, mais ne précise pas quel délai doit être respecté pour remettre le document au salarié. Seule la jurisprudence évoque « un délai raisonnable ». Généralement, on considère que le délai raisonnable pour transmettre le solde de tout compte est de 8 à 15 jours, selon la taille de l’entreprise et le nombre des effectifs. Au-delà de cette période, le salarié est en droit de réclamer des dommages et intérêts devant le Conseil de prud’hommes. 

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Quand faut-il remettre le reçu pour solde de tout compte ?   

La date à laquelle vous devez remettre l’attestation du solde de tout compte va dépendre de la rupture du contrat de travail : 

• Lorsque le salarié doit effectuer une période de préavis avant son départ de l’entreprise (dans le cas d’un licenciement, par exemple), le document doit être remis par l’employeur à la fin du préavis (dans un délai dit raisonnable).
• Si le salarié n’effectue pas de préavis, le reçu pour solde de tout compte doit en principe être transmis le jour du départ effectif de l’entreprise (un délai raisonnable est toutefois toléré).  

Comment remettre le reçu pour solde de tout compte ?

Établie en deux exemplaires (un pour l’employeur, un pour le salarié), l’attestation de solde de tout compte peut être remise au collaborateur en main propre contre décharge, ou par lettre recommandée avec accusé de réception. 

😇 Bon à savoir : à compter de la date de remise du document, le salarié dispose d’un délai de 6 mois pour contester les sommes du solde de tout compte lorsqu’il a accepté de signer le document. S’il n’a pas signé le reçu, le délai est de 1 an pour contester la rupture du contrat, de 2 ans dans le cas d’un litige intervenu pendant l’exécution du contrat de travail, et de 3 ans pour contester les sommes perçues avec le solde.  

Remise tardive du solde de tout compte : quelles sont les sanctions ?

Un salarié qui estime que vous n’avez pas respecté un délai raisonnable pour lui remettre le document et les sommes dues est en droit de saisir le Conseil de prud’hommes. En cas de remise tardive du solde de compte reconnue par les juges, vous pouvez être condamné à verser au salarié des dommages et intérêts pour réparer le préjudice occasionné. 

🥸 Bon à savoir : l’absence de remise du contrat de travail (ou de l’attestation France Travail) en fin de contrat peut vous valoir de payer une contravention de 4^ème classe, soit 750 euros pour une personne physique, et 3750 euros pour une personne morale.

Quelle procédure avant les sanctions éventuelles ?

Dans un premier temps, le salarié va saisir le Conseil de prud’hommes pour tenter une conciliation à l’amiable. Le Bureau de Conciliation et d’Orientation convoque alors les deux parties à une audience de conciliation. Il vous sera alors demandé de remettre le document et le solde de tout compte. Si vous refusez cette requête, vous serez convoqué au jugement du Conseil de prud’hommes. Ce dernier peut alors vous contraindre à exécuter votre obligation.  

Comment éviter la remise tardive du solde de tout compte ?

En tant qu’employeur, il est dans votre intérêt de respecter vos obligations, que ce soit pour éviter de verser des dommages et intérêts, ou pour ne pas dévaloriser votre marque employeur. Pour vous prémunir contre la remise tardive du solde de tout compte, plusieurs solutions peuvent être facilement mises en place dans votre entreprise : 

• Développer une procédure interne dédiée à la gestion des soldes de tout compte et des documents de fin de contrat
• Former ses équipes RH afin qu’elles soient parfaitement opérationnelles pour prendre en charge la problématique 
• Informer ses salariés quant aux délais de remise des documents de fin de contrat en cas de départ de l’entreprise
• Utiliser le logiciel Combo pour simplifier et automatiser la gestion des documents RH
• Suivre quotidiennement les départs de l’entreprise, et instaurer un calendrier en programmant des rappels automatiques. 

Grâce à ces différentes opérations, vous pourrez respecter vos obligations légales, et éviterez ainsi de vous exposer à d’éventuelles sanctions. 

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Le blog Combo vous aide au quotidien à optimiser votre stratégie RH !  

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