Fiches de paie dématérialisées : pourquoi et comment sauter le pas ?

Rapidité d’exécution, modernité du format, sécurisation des données… Il existe une multitude de raisons pour passer au bulletin de paie dématérialisé. Néanmoins, sa mise en place requiert de la préparation et une bonne communication. Voici un guide des éléments à connaître avant de vous lancer dans ce changement au sein de votre gestion de paie.                                              

Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?

La fiche de paie dématérialisée ou bulletin de paie électronique est la forme numérique du bulletin de paie traditionnel : détenteur d’une valeur légale, il doit être transmis chaque mois ou parfois, selon une autre périodicité convenue dans le contrat de travail.

Fiche de paie papier, fiche de paie dématérialisée, que dit la loi ?

Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail donne la même valeur juridique au bulletin de paie papier et dématérialisé : depuis cette date, les entreprises ont commencé à remettre les fiches de paie dématérialisées, sans demander l’accord préalable des salariés.

En janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Aujourd’hui, un salarié qui préfère recevoir son bulletin papier doit désormais en faire la demande à son employeur.

La disponibilité des données

La loi impose à l’employeur de conserver les bulletins de paie dématérialisés durant au minimum 5 ans. Au-delà, les documents n’ont pas forcément à être accessibles directement mais doivent néanmoins être conservés. En effet, les salariés peuvent à tout moment demander de récupérer l’intégralité de leurs fiches de paie électroniques et ce, dans un format électronique classique type PDF et pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 76 ans du salarié.

L’intégrité des données

Lors de la mise en place de la paie, l’entreprise est amenée à récolter et utiliser de nombreuses données (coordonnées bancaires, adresse, montant du salaire…), à la fois sur les logiciels type Excel mais aussi sur les logiciels de paie.

La loi définit leur intégrité comme « la confirmation que les données qui ont été envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n’ont pas été modifiées ». En tant qu’employeur, vous devez également vous assurer que les informations transmises dans le bulletin sont exactes et qu’il n’est pas possible de les modifier sauf suite à une demande réglementaire.

La confidentialité des données

Ces informations privées doivent impérativement le rester. L’entreprise a donc pour mission de veiller à ce qu’elles restent confidentielles et à les sécuriser contre un risque de vol, d’altération ou de cyberattaque.

 La numérisation des documents de paie doit être faite dans le respect total de la sécurité des données. Lors de l’édition des bulletins de paie, il est indispensable à chaque entreprise d’appliquer le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) . De nombreux logiciels offrent aujourd’hui la possibilité de garantir la sécurité des informations contenues dans ces documents personnels.

De plus, ils doivent être hébergés dans un espace numérique sécurisé associé au compte CPA des employés et seulement accessible par le salarié.

Si l’une de ces conditions venait à ne pas être respectée, l’entreprise risque la même amende que dans le cas de la non remise de bulletin de paie, soit 450 € par document.

Les avantages des fiches de paie dématérialisées

Petit tour d’horizon des intérêts de l’entreprise et du salarié à préférer le format numérique.

Pour les entreprises

• Un gain économique : les bulletins de paie dématérialisés permettent d’économiser pour un seul document, une feuille de papier, de l’encre, une enveloppe et un timbre et l’usage de l’imprimante. On évalue cette économie à 32 centimes environ
• Un gain de temps : l’édition et la distribution des fiches de paie est un travail qui demande plusieurs heures par mois. En clair,  grâce à la dématérialisation, votre équipe RH va gagner un temps précieux pour ses autres missions.
• Un gain de place : la conservation informatique des bulletins permet de gagner beaucoup de place dans les archives de l’entreprise.
• Une réduction de l’empreinte écologique.
• Une valeur légale fiable : la remise de bulletins est horodatée et peut servir de preuve en cas de litige.

{{feature-paie="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Pour les salariés

• Un risque de perte quasi nul : une fois classé informatiquement, peu de chance d’égarer un document de paie.
• Une consultation libre : les employés peuvent accéder et à tout moment à ces documents. Ils peuvent également être téléchargés et imprimés facilement depuis un espace personnalisé.
• Une simplification des démarches administratives : en cas d’urgence plus besoin pour le salarié de contacter la hiérarchie ou d’aller fouiller dans des dossiers d’archives, tous les documents sont récupérables depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion internet.

Anticipez le passage à la fiche de paie dématérialisée dans votre entreprise

Pour vous assurer que la mise en place du bulletin de paie électronique se déroule sans accrocs, n’hésitez pas à inclure cette transition en amont dans votre projet d’entreprise.

Pour convaincre vos employés les plus frileux, mettez en avant tous les avantages auxquels ils auront droit, comme par exemple l’accès à un coffre-fort électronique dans lequel ils pourront stocker d’autres documents, comme des factures ou des contrats. Du côté RH, vous pourrez  y placer de la documentation concernant la mutuelle, les consignes de sécurité de l’entreprise ou le règlement intérieur.

Comment produire une fiche de paie dématérialisée conforme

Bien que les fiches de paie électroniques soient désormais monnaie courante, il existe toute une série de conditions à respecter pour dématérialiser ces documents.

Comment changer le format des fiches de paie ?

Voici les deux conditions préalables pour passer au format numérique : 

• L’employeur doit informer le salarié au minimum 1 mois avant le premier envoi que son bulletin sera envoyé électroniquement. Celui-ci doit être prévenu de son droit de s’y opposer. 

• Le salarié peut demander à recevoir ses bulletins à nouveau en format papier. L’entreprise dispose alors d’un délai de 3 mois pour accéder à sa requête.

Les informations essentielles à mentionner sur ce document

 Une fiche de paie dématérialisée doit comporter exactement les mêmes informations que les fiches papier, soit :

• L’identité de l’employeur et du salarié (nom, adresse, Siret…)
• Le nombre d’heures de travail effectuées.
• Les éventuelles heures supplémentaires.
• La rémunération brute, le montant net à payer et le net imposable.
• La date de paiement du salaire,
• Le montant des cotisations et contributions sociales,
• La note spécifiant au salarié qu’il est conseillé de garder son bulletin de paie sans limitation de durée.

{{combo-free-trial="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Quelques conseils pour bien réussir sa fiche de paie dématérialisée

Pour éditer des bulletins conformes, attention au choix de votre logiciel de paie. Celui-ci doit être de préférence un support reconnu et fiable. Évitez particulièrement les sites qui éditent des fiches de paie gratuitement en ligne et vérifiez toujours que le logiciel propose un accompagnement dans son utilisation.

Si l’ensemble de ces conditions sont respectées, votre document numérique aura exactement la même valeur qu’un bulletin papier

Valorisez votre entreprise et soignez votre image de marque grâce à la dématérialisation du bulletin de paie. Peu importe votre secteur d’activité, fiche de paie hcr, fiche de paie pharmacie ou boulangerie, l’utilisation d’un outil RH vous facilitera la vie en entreprise. Pour vous aider dans vos démarches, Combo propose un outil RH tout-en-un idéal pour les besoins des équipes de terrain. Demandez une démo sans plus attendre.