Envoi des bulletins de paie par mail : que dit le RGPD ?

En France, la gestion de la paie est strictement réglementée. Entre le Code du travail, la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et le règlement général sur la protection des données (RGPD), il y a bien des exigences à connaître et à respecter ! 

Alors une entreprise a-t-elle le droit d’envoyer des bulletins de paie par mail ? Est-ce en conformité avec le RGPD ? Comment un logiciel de gestion de la paie peut-il vous aider ? On vous explique tout.

Le RGPD, qu’est-ce que c’est ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un texte de loi européen qui encadre le traitement des données personnelles dans une structure. Entré en application le 25 mai 2018, il concerne toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Il permet de renforcer les droits des salariés tout en responsabilisant l’employeur et les ressources humaines.

En effet, les entreprises manipulent des informations particulièrement sensibles. Selon la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), ces données à caractère personnel se rapportent à l’identité d’un salarié. On parle d’identification directe (nom, adresse…) et indirecte (identifiant, matricule RH sur fiche de paie…). 

🤓 Bon à savoir : afin d’aider toute entreprise à adopter les bonnes pratiques en matière de protection des données, la CNIL met à disposition un atelier RGPD (MOOC), une formation en ligne, à suivre gratuitement et à son rythme !

Dématérialisation des bulletins de paie : les règles

Pour des questions de praticité, la plupart des entreprises envoient désormais des bulletins de salaire au format électronique. En janvier 2017, c’est même devenu la norme. 

La distribution de la fiche de paie dématérialisée

Il est beaucoup plus simple et rapide de distribuer des fiches de paie dématérialisées que de les envoyer en version papier par courrier postal. Ce procédé fait gagner du temps à vos services RH et à vos salariés. Mais que dit la loi sur la dématérialisation des bulletins de paie ? D’après le Code du travail, vous avez trois obligations :

• La disponibilité des données : conservation par l’employeur des fiches de paie dématérialisées au moins 5 ans, et disponibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans des salariés ; pour connaître en détail combien de temps doit-on garder les bulletins de salaire, c’est ici. 
• L’intégrité des données : conservation de la version originale du bulletin ;
• La confidentialité des données : sécuriser les informations contre le vol, la modification ou les cyberattaques en appliquant le RGPD.

Combo vous facilite la vie avec la fonctionnalité de distribution des bulletins de paie ! Essayez Combo gratuitement juste ici ou demandez une démo !

Les sanctions en cas de non-respect du RGPD par l’employeur

Un employeur qui ne respecterait pas le règlement général sur la protection des données pourrait avoir affaire à la CNIL. En termes de sanctions, il peut recevoir : 

• Un rappel à l’ordre par avertissement, une mise en demeure ou une demande de rectification via des mesures correctrices ;
• Une sanction administrative avec des amendes ;
• Une sanction pénale, avec une amende et une peine de 5 ans de prison.

😇 Bon à savoir : vous êtes autorisé à stocker des données personnelles uniquement lorsque le contrat de travail du salarié est signé.

RGPD : quelles sont les données concernées dans le bulletin de paie ?

La fiche de salaire contient beaucoup de données sensibles, ce pourquoi le RGPD intervient. L’employeur doit protéger toutes les informations qui permettent d’identifier le salarié, soit :

• Le nom et le prénom ;
• La date de naissance ;
• Le numéro de sécurité sociale ;
• L’adresse du domicile.

Mais ce n’est pas tout ! Les informations relatives à la rémunération du salarié sont aussi très sensibles :

• L’intitulé du poste de travail ;
• Le statut de l’employé ;
• Les primes ;
• Le nombre de congés payés ;
• Le taux d’imposition depuis le prélèvement à la source ;
• Les arrêts de travail ; 
• Les avantages en nature.

Le RGPD autorise-t-il l’envoi des bulletins de paie par mail ? 

Mauvaise nouvelle : le RGPD n’autorise pas l’envoi des bulletins de paie par mail. Si ce procédé a l’air pratique et fiable, la CNIL ne le voit pas de la même façon. Voici leur avis sur l’envoi de ces informations sensibles par mail :

« La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu ». 

En effet, il suffit qu’une autre personne dispose du mot de passe de la boîte mail, ou que la messagerie soit restée ouverte sur un pc pendant l’absence du salarié concerné… et les informations peuvent fuiter.

Alors comment transmettre des fiches de paie dématérialisées à son personnel, tout en restant conforme au RGPD ? Quel que soit le type d’envoi choisi, il faut pouvoir respecter ces conditions :

• Informer le salarié sur la durée de conservation, le processus de traitement et sur les personnes habilitées à consulter les données personnelles du bulletin de paie ;
• Créer un accès sécurisé afin que seuls les personnes habilitées et le salarié en question puissent consulter le document.

😉 Bon à savoir : quelle est la date limite pour recevoir son salaire ? Le Code du travail n’impose aucune date limite précise pour le versement du salaire. Il doit néanmoins intervenir au moins une fois par mois, toujours à la même date.

Envoi des bulletins de paie : les solutions digitales simples et sécurisées

Pour la distribution des fiches de paie en bonne et due forme, oubliez le mail et le tableau Excel. Ne rassemblez pas les informations des salariés dans un seul et même document, et ne les faites pas circuler par mail non sécurisé. Créez des dossiers RH individuels auxquels seuls vos RH ont accès. C’est ensuite ces mêmes RH qui vont reporter les informations dans le bulletin de paie et le transmettre à chaque salarié de manière sécurisée. Comment procéder ? Quelles solutions digitales existent ? Voici les deux outils de gestion les plus fiables et pratiques du marché !

Le logiciel de gestion de paie

Vous cherchez une solution numérique pour la distribution des bulletins de paie ? Utilisez un logiciel de gestion de la paie pour préparer, conserver et transmettre les documents en quelques clics !

Avec Combo, vous recueillez les éléments variables de la paie déjà calculés par notre outil (plannings, heures de travail, absences et congés…) et les importez facilement dans un module de gestion de paie. Vos modèles de bulletins de salaire sont remplis automatiquement puis envoyés à la bonne personne, qui les reçoit sur son compte sécurisé.

Le processus est simple et rapide : vos RH centralisent tous les dossiers sur une seule et même plateforme, et vos salariés ont accès à leurs documents sur leur propre compte, depuis n’importe quel ordinateur ou tablette. Avec Combo, vous êtes certain de rester en conformité avec le RGPD !

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Les avantages des logiciels de paie

Les logiciels de gestion de paie comme Combo vous aident à créer des bulletins de paie dématérialisés conformes à la législation et présentent de nombreux autres atouts pour la gestion de la comptabilité et des ressources humaines de votre entreprise.  

• Réduction des erreurs de conformité avec le cadre légal

Automatisé, le logiciel peut être paramétré sur la base des fondements du droit du travail et des spécificités des contrats des salariés. Une fonctionnalité précieuse pour éviter les erreurs humaines et proposer des documents RH conformes à la législation. 

• Gain de temps au quotidien pour la gestion du temps de travail

Pointage, saisie des horaires, enregistrement du temps de travail, planning des employés, transfert au service paie, demande de pièces, gestion des congés…En temps normal, ces tâches sont effectuées manuellement par les managers et le service RH au prix de nombreuses heures de travail. Le logiciel, qui centralise toutes les données RH, se charge lui-même de réaliser ces différentes opérations. 

•  Optimisation du pilotage de l’entreprise

Avec un logiciel de gestion, vos managers peuvent identifier en quelques minutes les disponibilités de chaque salarié sur le planning du personnel et accéder aux documents RH.. Les  fonctions d’export et de reporting sont aussi une aide précieuse pour établir des tableaux de bord ou prendre certaines décisions managériales. 

Faciliter le suivi analytique de l’activité

Saviez-vous que les solutions de logiciels GTA (Gestion des Temps et Activités) pouvaient aussi devenir de véritables leviers stratégiques ? En effet, ils vous offrent la possibilité de qualifier vos périodes de travail selon le projet, le client, son personnel, le type d’activité, etc. Cela peut, entre autres, vous aider à contrôler la pertinence d’une méthodologie.

Mais ce n’est pas tout ! Le suivi de ces variables vous permet également de mener à bien des études internes sur votre activité. Quel est le niveau d’absentéisme sur le projet Tartiflette ? Quel est le total d’heures supplémentaires décomptées sur le client Dupont ? Tous les éléments nécessaires sont là.

Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique (CFN), aussi appelé e-coffre-fort, ou coffre est un espace de stockage en ligne qui permet d’archiver les données à caractère sensible et confidentiel d’une entreprise – et notamment les données RH. Il facilite la consultation, l’archivage, la traçabilité et la distribution de documents au format électronique tout en préservant leur intégrité, quelle que soit la nature du document : attestation de travail, fiche de paie, attestation de présence, contrat…C’est donc un excellent moyen de conserver et de transmettre des bulletins de paie en respectant le RGPD.

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