Comment définir et optimiser vos processus RH ?

En tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous n’êtes pas sans savoir que les ressources humaines jouent un rôle décisif sur les performances et le bon fonctionnement d’une entreprise. Le capital humain, en effet, est aujourd’hui considéré comme un élément clé du développement entrepreneurial. En conséquence, les responsables RH doivent placer l’expérience employé au cœur de leur stratégie. Pour cela, il est indispensable de définir des processus RH pertinents, capables à la fois de répondre aux besoins de vos collaborateurs et de correspondre à la vision de votre entreprise. 

Vous souhaitez être aidé dans cette démarche ? Parvenez à optimiser vos processus RH grâce à nos conseils d’experts ; et simplifiez votre suivi administratif et vos démarches RH avec le logiciel COMBO qui vous permet notamment d’automatiser toutes les tâches liées à la gestion des dossiers du personnel. 

Qu’est-ce qu’un processus RH ?

Le processus RH désigne simplement l’ensemble des actions et des stratégies mises en place par les équipes des ressources humaines pour répondre aux objectifs de développement de l’entreprise.

Ils permettent d'accroître la compétitivité et la performance globale d’une organisation.

Cette démarche structurée opère de manière transversale, englobant les différents métiers et services de l’entreprise, les acteurs externes et les moyens techniques. L’élaboration d’un processus offre l’opportunité de revoir et d’ajuster les méthodes de travail au sein de l’entreprise, susceptibles d’évoluer au fil des restructurations, de l’adoption de nouveaux outils…

L’objectif des processus RH est de rationaliser les opérations de gestion des ressources humaines, en automatisant les tâches répétitives, en améliorant la communication entre les employés et en garantissant la conformité avec la réglementation en vigueur.

Pourquoi les processus RH ont une importance clé ? 

Les processus RH sont essentiels à la stratégie globale de l’entreprise car ce sont eux qui vont vous permettre d’atteindre vos objectifs, à savoir : 

• Développer et optimiser le fonctionnement de l’entreprise ;
• Améliorer la satisfaction, l’épanouissement et le bien-être des salariés ;
• Renforcer la marque employeur et l’attractivité de la structure afin d’attirer les meilleurs talents ;
• Adapter la stratégie de l’entreprise en fonction de ses véritables besoins ;
• Créer une véritable culture d’entreprise et améliorer le climat social pour fidéliser ses employés et faciliter le recrutement ;
• Assurer un meilleur suivi administratif ;
• Optimiser la gestion des démarches RH : calcul du turnover, création des plannings, gestion de l’absentéisme au travail… 

Les processus RH doivent être représentatifs de la culture de l’entreprise, de ses valeurs et bien évidemment de la politique RH. Ils vont se calquer sur les objectifs fixés par la direction.

Les objectifs obtenus grâce à des processus RH adaptés ont pour finalité d’améliorer la compétitivité et les performances globales de la structure. Ces actions et stratégies jouent donc un rôle déterminant pour le développement et la réussite de votre entreprise.  

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Quels sont les différents processus RH ?

Il existe un grand nombre de processus RH. Certains sont incontournables pour la plupart des entreprises : il s’agit notamment des actions et opérations liées au parcours classique d’un collaborateur comme le recrutement ou l’onboarding (phase d’intégration du salarié) ; d’autres processus seront quant à eux plus adaptés à certaines catégories de sociétés. 

Les 4 grandes étapes de la planification RH

Avant d’énumérer tous les processus et de présenter les avantages de leur automatisation, parlons du processus principal des ressources humaines.

La plus grande mission du service RH est de déterminer le personnel nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise et aux demandes des clients. Cette gestion stratégique des ressources humaines permet d’associer des collaborateurs et des compétences à des postes au moment opportun. Pour se montrer efficace, cette planification doit rester flexible et s’adapter à la trajectoire de l'entreprise, soit à ses objectifs et aux évolutions du marché. Elle se positionne dans le présent et dans le futur.

Ce grand processus RH de planification chapeaute tous les autres, et il peut se découper en 4 grandes étapes :

• Évaluer la capacité actuelle de ses ressources humaines : quels sont vos effectifs aujourd’hui ? Dressez un inventaire des talents et des compétences ;
• Prévoir ses besoins en ressources humaines : aurez-vous besoin de plus ou de moins d’employés à l’avenir ? Devez-vous développer de nouvelles compétences et prévoir des formations ?
• Développer des stratégies de gestion des talents : via le recrutement de nouveaux collaborateurs ou la formation des employés ;
• Analyser ses résultats : tout processus se doit d'être réévalué régulièrement afin d'être modifié au besoin. Examinez vos indicateurs de performance (masse salariale, fidélisation des employés, productivité…).

Les principaux processus RH développés par les entreprises

Les processus RH formalisent la façon de fonctionner du service des ressources humaines. Comme nous l’avons évoqué précédemment, la plupart des grandes thématiques retracent le parcours des employés, de son recrutement à son départ, en passant par son évolution dans l’entreprise.

Voici les processus RH les plus répandus en entreprise :

• Recrutement : rédaction d’offres d’emploi, diffusion des annonces, traitement des candidatures, entretien…
• Onboarding (intégration) : journée d’intégration, présentation de l’entreprise, kit de bienvenu, système de parrainage 
• Formation : identification des besoins, validation par les managers, choix des organismes et programmes, financement…
• Gestion et développement des compétences des salariés  
• Gestion des plannings : création des plannings, gestion du télétravail, déplacement professionnel…
• Gestion du temps de travail : calcul du temps de travail effectif, heures supplémentaires, gestion des congés et des absences, contrôle du temps de travail effectué
• Gestion de la paie : calcul des salaires, création des fiches de paie,  conformité légale, sécurisation des données…
• Offboarding

✏️ À noter : chaque entreprise doit définir les processus RH les plus à même de correspondre à son fonctionnement et de répondre à ses objectifs.

Comment définir ses processus RH ? 

Pour que votre stratégie et vos actions RH soient efficaces, vous devez commencer par définir avec précision les processus que vous allez développer et optimiser avec vos équipes. Le plus judicieux est de procéder par étapes. 

Etape 1 : Lister toutes les activités RH et les regrouper par thématique

La première étape consiste à identifier toutes les activités RH dont vous avez besoin pour le développement de votre entreprise et à établir une liste exhaustive. Regroupez ensuite par grande thématique toutes les actions et les activités recensées précédemment. 

😇Exemple : créez une thématique Recrutement qui regroupe les activités telles que la rédaction d’offres d’emploi, la diffusion des annonces sur différents canaux de communication, le traitement des candidatures ou encore la prise en charge des entretiens. 

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Etape 2 : Créer de nouveaux processus RH en faisant participer vos collaborateurs

Pour réussir à définir une stratégie RH pertinente, il est indispensable de développer des processus capables de prendre précisément en compte les besoins de vos salariés. Après avoir identifié les activités RH déjà en cours dans l’entreprise, il convient désormais de créer d’autres processus en consultant directement vos salariés. Vous pourrez ainsi répondre précisément à leurs attentes.  

La prise en compte des besoins de vos collaborateurs peut prendre différentes formes : questionnaires à l’intention des salariés, groupes de réflexion, méthode du Design Thinking (technique consistant à identifier les besoins cognitifs, physiques et émotionnels du personnel, puis de les transformer en personas qui serviront de référence pour créer des processus RH précis et concrets).  

Etape 3 : Formaliser tous vos processus RH 

Vous pouvez désormais formaliser de manière claire et précise chaque processus RH précédemment identifiés. Lors de cette étape, il est indispensable de définir vos process en gardant en tête que ces derniers doivent répondre à la vision de l’entreprise (approche top-down) et prendre en compte les attentes formulées par les salariés (approche bottom-up). 

Par ailleurs, pour mieux formaliser les processus RH, certaines entreprises optent pour une méthode cartographique. Cartographier vos processus RH vous permet d’obtenir des schémas visuels qui vont vous aider à centraliser les données au sein d’un même document, et donc à interpréter plus facilement l’ensemble des informations. 

Etape 4 : Répartir les tâches et les responsabilités 

Vous devez à présent vous charger de répartir les tâches et les responsabilités au sein de l’entreprise. Autrement dit, il convient d’attribuer aux équipes RH, mais aussi aux collaborateurs, les différentes activités de chaque processus RH. Cette répartition doit bien sûr être effectuée en fonction du fonctionnement de l’entreprise, de sa culture d’entreprise et de la stratégie GRH privilégiée.  

Etape 5 : Utiliser un logiciel SIRH pour automatiser vos processus RH

Vous le savez sans doute mieux que quiconque : la gestion des processus RH est une activité particulièrement chronophage, et le suivi des démarches administratives peut rapidement s’avérer complexe, en raison notamment des nombreuses tâches à effectuer. Pour face à ces enjeux, il existe une solution qui facilite la vie de nombreux professionnels : les logiciels SIRH, à l’image de la solution RH Combo. 

Dédiés au stockage et au traitement des données des ressources humaines, ces logiciels disponibles en ligne vous permettent d’automatiser la plupart de vos tâches administratives et démarches RH; et proposent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser vos processus : préparation de la paie, création et gestion des plannings, calcul du temps de travail effectué par les salariés, centralisation des données du personnel, gestion des congés et des absences…

Grâce à son tableau de bord optimisé, Combo vous permet également de suivre en temps réel tous vos indicateurs RH, ainsi que vos ratios de productivité. Avec un logiciel de gestion RH adapté, vous gagnez donc un temps considérable au quotidien, ce qui vous permet de mieux vous concentrer sur l’accompagnement des salariés et le développement de processus RH de plus en plus précis !

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