Indicateurs RH : comment élaborer un tableau de bord personnalisé et efficace ?

Vous souhaitez créer un tableau de bord ou un baromètre RH pour avoir une vision plus claire de la gestion de votre masse salariale ? Vous avez l’intention d’élaborer une nouvelle stratégie en vous appuyant sur des arguments construits à partir de données mesurables ? Mais compiler vous-mêmes toutes les données réparties entre tous vos documents RH représenterait une perte de temps considérable. Nous avons mieux à vous proposer : appuyez-vous sur un logiciel RH capable de les extraire en quelques clics seulement et élaborez ensuite très facilement tous vos KPI RH. Créez ensuite des tableaux personnalisés en intégrant tous les indicateurs RH que vous jugerez les plus utiles – après avoir lu tous nos conseils - et pilotez votre stratégie RH d’une main de maître !

À quoi servent les KPI RH en entreprise ? 

Ce sont tous les principaux outils de mesure utilisés pour évaluer l’efficacité de la politique de ressources humaines d’une société. Grâce à ces KPI RH (Key Performance Indicators) ou indicateurs RH, vous êtes en mesure d’analyser la pertinence de vos décisions et l’intérêt de les poursuivre, les renforcer ou bien les modifier. Vous pouvez établir votre stratégie à venir en comparant vos résultats précédents.

La mise en place d’indicateurs RH vous permet aussi d’estimer précisément la valeur ajoutée de vos salariés et la rentabilité des investissements menés dans le domaine du recrutement, de la gestion des compétences ou encore de l’évolution interne de votre personnel par exemple.

Loin d’être une nouveauté, les indicateurs RH existent depuis plus de 50 ans ! Au départ peu nombreux à être utilisés par les DRH, leur utilité est désormais incontestée. D’une compilation de chiffres à visée purement administrative, les indicateurs RH sont désormais surveillés de près lors des comités de pilotage stratégiques.

Leur importance est d’ailleurs parfaitement représentative de l’évolution du rôle des Directions des Ressources Humaines qui ont vu leurs prérogatives s’étendre ces dernières années, jusqu’à devenir des fonctions hautement stratégiques. Conséquence directe ? Les DRH doivent établir une politique performante en se basant sur des calculs stratégiques de plus en plus rigoureux et des choix toujours rationnels.

Dans ce contexte, les KPI RH sont d’excellents supports de décisions. Les Comités de direction des entreprises s’appuient sur ces données pour établir la politique RH la plus à même d’atteindre leurs objectifs de croissance et de pérenniser leurs activités.

Quels sont les différents types de KPI RH ? 

Cinq grandes familles composent l’ensemble des KPI RH existants :

• Les indicateurs sociodémographiques (taux d’absentéisme, de turn-over, suivi des effectifs, répartition (parité, diversité), conflits déclarés, heures supplémentaires, etc.)
• Les indicateurs prévisionnels (pyramide des âges, mobilité interne, promotion interne, taux de satisfaction des employés)
• Les mesures de performance (évaluation de la masse salariale, taux de distribution de primes d’objectifs et montants, évolution des entretiens annuels)
• Les données liées au recrutement (Attractivité de la société, nombre de candidatures spontanées, délai d’attente entre le lancement d’un recrutement et la prise de poste, total de réussite des recrutements, coût des recrutements)
• Les données liées à la formation (taux d’employés formés, heures de formation dispensées par employé, taux de satisfaction et de réussite des formations, coût des formations).

Chacune de ces catégories d’indicateurs vous permet d’analyser la performance de votre entreprise sous différents prismes complémentaires pour avoir une vision plus globale. Aidez-vous d’un logiciel pour générer un tableau de bord clair et concis afin de présenter plus facilement les résultats à votre équipe dirigeante ou vos collaborateurs.

Ces chiffres doivent être généralement suivis d’explications pour être clarifiés et permettre d’engager le dialogue. Une communication mal maîtrisée peut en effet entraîner des problèmes d’interprétation et des incompréhensions. Restez toujours vigilant avec le traitement de ces données sensibles et soignez leur présentation, en particulier si vous souhaitez en communiquer une partie ou la totalité à l’ensemble de vos collaborateurs.

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Les principaux KPI RH en entreprise

Si de bons tableaux de bord s’adaptent à la stratégie de vos ressources humaines, certains indicateurs demeurent incontournables. Voici les principaux KPI RH à surveiller de près en entreprise !

Indicateur eNPS

L’Employee Net Promoter Score (NPS) permet d’évaluer la satisfaction des employés et mesurer leur niveau d’engagement. Cet indicateur se mesure en réalisant un questionnaire de qualité de vie au travail auprès de vos salariés de manière anonyme. Vous pouvez mettre à jour ce KPI RH en réalisant deux ou trois fois par an ce rapide questionnaire. En fonction des résultats obtenus, établissez trois profils de salariés (les promoteurs de votre société, les neutres, les détracteurs). L’eNPS correspond au taux de collaborateurs « promoteurs » après y avoir soustrait le taux de détracteurs.

Taux de turnover 

Cet indicateur RH correspond au taux de rotation de votre personnel ou plus exactement au nombre de collaborateurs ayant rejoint un autre établissement au cours d’une période définie. Le turnover doit être idéalement le plus bas possible. S’il est élevé, il est important que les dirigeants s’en saisissent pour en trouver les causes et rechercher des solutions. Un fort turnover pose des problèmes de recrutement récurrent et peut détériorer l’esprit d’équipe et le confort de travail des collaborateurs, sans compter le manque de rentabilité du temps investi à former un salarié qui devient démissionnaire. Un faible taux de turnover peut en revanche être une preuve de satisfaction des employés.

Turnover des nouveaux collaborateurs 

Cet indicateur RH se concentre sur la part de collaborateurs ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’entreprise. Il est encore plus révélateur d’éventuels dysfonctionnements dans le management ou le parcours d’intégration des nouveaux employés. Dans le sens contraire, un taux bas est une excellente manière de valider un parcours d’intégration, de formation et la qualité de l’encadrement managérial.

Temps d’embauche moyen

Cet indicateur vous permet d’estimer le nombre de jours en moyenne qui sépare l’émission d’une nouvelle offre d’emploi de son acceptation par un postulant. Le résultat obtenu vous permet de déterminer dans quelle mesure il est nécessaire de continuer à améliorer votre gestion du recrutement pour attirer toujours plus de talents au sein de votre entreprise.

Taux d’acceptation des offres

Ce pourcentage correspond au nombre de candidats qui acceptent les offres que vous leur proposez. Un chiffre faible doit être suivi d’une analyse pour en comprendre les causes. La rémunération proposée est-elle suffisante ? La présentation du poste est-elle assez attractive ? Votre société offre-t-elle assez d’avantages sociaux par rapport à ses concurrents ? Des mesures peuvent être prises pour améliorer l’attractivité de votre entreprise et sa compétitivité sur le marché d’acquisition des talents.

Taux d’absentéisme

L’analyse de ce KPI RH vous permet de mesurer la fréquence à laquelle vos employés ne se présentent pas au travail - en dehors des absences prévues - en raison d’une maladie déclarée ou de toute autre raison invoquée. Il peut être intéressant de le calculer par département ou par manager pour s’intéresser aux équipes où l’absentéisme est le plus (ou le moins) important. 

Un pourcentage d’absentéisme élevé est à prendre en considération pour en comprendre la cause. Il impacte forcément la performance de votre activité. La culture d’entreprise peut être à reconsidérer ou la motivation des salariés mérite peut-être d’être mieux sondée pour parvenir à détecter les points de mécontentements éventuels et y apporter des solutions.

Satisfaction des collaborateurs 

Le meilleur moyen d’améliorer la productivité d’un collaborateur est d’obtenir son plein engagement grâce à l’intérêt des missions qui lui sont confiées, afin d’atteindre le meilleur niveau d’engagement possible de sa part. Différents sondages peuvent vous permettre d’obtenir des indices sur l’épanouissement de vos collaborateurs au travail. Investir dans l’amélioration de leur bien-être vous permettra d’économiser en termes de recrutement grâce à un turn-over plus faible.

Coût de la formation par collaborateur 

En calculant les coûts de formation, vous pouvez valoriser concrètement l’investissement réalisé par votre société dans l’acquisition de nouvelles compétences de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi calculer le temps de formation par collaborateur en complément de ce KPI RH. C’est un indicateur important à communiquer auprès de vos futures recrues pour renforcer votre stratégie « marque employeur ».

Coût d’un recrutement

Le coût d’un recrutement est difficile à calculer avec précision, vous devez parvenir à évaluer le total des dépenses externes et internes consacrées à la gestion de vos recrutements. Ce chiffre clé est un bon KPI RH pour évaluer la rentabilité de votre stratégie d’acquisition de talents et de compétences.

Taux de promotion 

Faible ou élevé, cet indicateur RH vous permettra certainement de mieux comprendre les taux de turnover ou de satisfaction de vos employés les plus anciens. Si ce taux est particulièrement élevé, faites-en la promotion lors de vos processus de recrutement, c’est un excellent atout à mettre en avant pour attirer davantage de candidats.

Calcul et évolution de la masse salariale

Ces indicateurs RH sont essentiels à intégrer dans votre tableau de bord si vous souhaitez déterminer la rentabilité de votre gestion d’entreprise en évaluant l’impact financier de vos collaborateurs sur votre compte de résultat. En croisant ces indicateurs avec les objectifs de croissance que vous vous êtes fixés, déterminez la meilleure politique de recrutement (nombre de postes, montant des salaires et des primes, nature des contrats). Pour calculer automatiquement le ratio de votre masse salariale, l’idéal est d’avoir un logiciel RH tout-en-un qui puisse lier vos ratios à vos plannings ou à votre logiciel de caisse. Combo vous aide à optimiser vos ratios en temps réel et piloter au plus près les seuls coûts que vous maîtrisez vraiment. 

Pourquoi mettre en place des indicateurs RH ?

Si les tableaux de bord évaluent la performance de vos ressources humaines, ces outils répondent à votre stratégie d’entreprise et à vos obligations légales.

Les indicateurs RH : une obligation légale

Si votre entreprise comprend moins de 300 salariés, vous avez l’obligation de présenter un Bilan social compilant toutes les données sociales de votre société sur une période s’étalant sur les trois dernières années. Ces indicateurs RH ont un rôle essentiel à jouer dans l’élaboration de ce document obligatoire, instauré par la loi 77-769 du 12 juillet 1977. Les responsables des ressources humaines ont ainsi toutes les informations utiles pour se créer un baromètre RH très intéressant pour faire comprendre l’intérêt de la politique RH qu’ils ont choisi de mener.

Une aide à la prise de décision

L’autre intérêt principal des KPI RH est en effet de faciliter votre prise de décision et d’avoir une vision précise et rationnelle de l’efficacité de chacune de vos décisions stratégiques. Grâce à l’analyse des résultats de vos KPI RH, vous pouvez confirmer vos pressentiments en fournissant des informations objectives pour soutenir votre volonté d’instaurer par exemple des changements dans votre organisation. Ces indicateurs sont aussi très utiles pour planifier au bon moment les décisions les plus judicieuses à prendre et lancer les bonnes actions. Vous pouvez aussi évaluer avec davantage de précision la rentabilité de votre stratégie RH et convaincre vos actionnaires et collaborateurs.

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Comment choisir les KPI RH à suivre pour votre entreprise ?

Sélectionnez librement les indicateurs RH qui vous semblent les plus intéressants en fonction des enjeux de votre entreprise et vos objectifs. Comme vous le constaterez très vite, il existe une multitude de KPI possibles. Pour éviter de se surcharger d’indicateurs à l’utilité variable, mieux vaut se concentrer sur un certain nombre d’entre eux seulement et en écarter d’autres. Cette étape est indispensable pour choisir uniquement ceux qui comportent un réel intérêt pour vous.

Pour le savoir, tout dépend de la taille de votre entreprise, de l’environnement dans lequel vous évoluez, de vos enjeux actuels et à venir et des risques auxquels vous êtes le plus exposés. Inutile donc de copier les tableaux de bord de « ses petits camarades » gérants/RH ou d’opter pour des modèles-types. Prenez le temps de vous poser les bonnes questions et de créer un tableau de bord qui ne ressemblera à aucun autre. Surtout, limitez-vous au strict nécessaire pour ne retenir que les KPI essentiels à vos yeux et faire de votre tableau de bord un outil clair et facile à utiliser, au service de la performance de votre société.

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