Offboarding : définition, enjeux et processus à suivre 

Le départ d’un collaborateur ne s’improvise pas, il fait partie de la vie d’une entreprise et peut même avoir un impact direct sur sa productivité. Travailler en amont une stratégie d’offboarding permet donc de maintenir une bonne gestion des dossiers du personnel et une image positive de la marque employeur. 

Découvrez tous nos conseils pour mettre en place une méthode d’offboarding bienveillante et efficace au sein de votre équipe : 

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Le parcours d’un employé au sein d’une entreprise est marqué par 3 grandes étapes :       

• l’onboarding, qui correspond à l’arrivée du salarié à son poste ; 
• l’évolution en interne ;
• l’offboarding, qui correspond au départ du collaborateur. 

Définition de l’off boarding 

Le terme offboarding vient du langage de management américain et se traduit littéralement par « débarquement ». Il renvoie plus précisément à la gestion par l’entreprise des différents départs des employés.

Pourquoi mettre en place une stratégie d’offboarding ?

L'offboarding RH est de plus en plus plébiscité par les entreprises. Zoom sur les nombreux avantages qu'offre cette pratique, tant pour les entreprises que pour les salariés : 

Amélioration de la marque employeur

Le premier avantage de l'offboarding est l'amélioration de la marque employeur. En effet, la sortie d'un salarié trouve écho dans de nombreuses sphères professionnelles et privées. Avoir un processus d'offboarding efficace laissera à votre collaborateur une excellente impression de son expérience au sein de l'entreprise, même s'il la quitte. Il n'hésitera pas à parler positivement de l'entreprise, incitant alors de nouveaux talents à y postuler.

Amélioration du recrutement boomerang

L’offboarding a également l'avantage d'améliorer le "recrutement boomerang", qui consiste à réembaucher un salarié ayant déjà été employé par l'entreprise. Grâce à une bonne stratégie d’offboarding, l’ancien salarié conservera une excellente image de l'entreprise, ce qui le rendra plus enclin à y retourner dans le futur. 

👍 Le petit plus ? Ce type de recrutement est moins coûteux en temps, en formation et en intégration ! 

Amélioration de la motivation au travail des autres salariés

Un offboarding réussi peut avoir un impact positif sur les salariés restants de l'entreprise. La considération accordée au salarié sur le départ prouve aux autres collaborateurs l'importance que l'entreprise accorde à ceux qui travaillent pour elle. Cette démarche contribue à mobiliser et à motiver l'ensemble des employés, et améliore leur bien-être et leur qualité de vie au travail.

Transmission de connaissance

Enfin, un avantage non des moindres est la transmission des compétences et des savoir-faire internes à l'entreprise. Une procédure d'offboarding complète permettra à l'employeur de s'assurer que le salarié partant aura le temps et les moyens de transmettre son expérience et ses savoir-faire pour éviter une perte de compétence et de productivité au sein du service et de l'entreprise même.

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Quelles sont les limites de l’offboarding ?

Très peu d'entreprises françaises pratiquent aujourd’hui l'offboarding RH. Comment l’expliquer ? 

1. Sentiment de trahison

Le départ d'un salarié est souvent perçu comme une trahison envers son employeur, cristallisant ainsi un regain de tensions. 

2. L’offboarding : une perte de temps et d’argent ?

Le second frein est que les dirigeants ont tendance à percevoir l'offboarding comme une perte de temps et d'argent. Pourtant, prendre le temps d'accompagner les salariés dans leur démarche peut améliorer la marque employeur et la motivation des salariés restants, ce qui peut avoir un impact positif sur l'entreprise à long terme.

Comment organiser le départ de vos collaborateurs ? 

Les procédures administratives ne doivent pas être négligées lors du départ de vos collaborateurs ! Comme pour l'onboarding, l'offboarding nécessite une préparation minutieuse. C'est pourquoi vous devrez mettre en place un processus dynamique et efficace qui permettra une gestion fluide des départs de votre équipe. Zoom sur les étapes à suivre : 

1. Faire le point avec votre collaborateur 

Prendre le temps de discuter avec chaque collaborateur de sa performance et de ses compétences est essentiel pour favoriser un environnement de travail sain et productif. En reconnaissant leurs accomplissements et en leur donnant un retour constructif, vous pouvez avoir un impact considérable sur leur motivation et leur engagement envers l'entreprise. Mais cette discussion est également une opportunité pour vous de découvrir leur expérience de travail et de recevoir des commentaires précieux qui vous aideront à identifier des domaines à améliorer.

En intégrant ces conseils dans votre stratégie de gestion des ressources humaines, vous pouvez non seulement renforcer votre entreprise, mais aussi votre culture d'entreprise, en créant un lieu de travail où les collaborateurs se sentent écoutés, valorisés et encouragés à se développer professionnellement.

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2. Mettre en place une transition progressive

Vous avez réussi à embaucher le remplaçant avant le départ de votre collaborateur actuel ?  C’est une bonne nouvelle ! Le salarié partant pourra ainsi dispenser une formation complète sur ses tâches et partager ses conseils. 

Si l'embauche du nouveau salarié n'a pas été possible avant le départ de l'actuel collaborateur, demandez-lui de préparer un guide pour faciliter l'intégration. Ce manuel devrait contenir les meilleures pratiques pour le poste ainsi que les pratiques internes de l'entreprise. 

3. Organiser un pot de départ 

Une communication transparente entre les équipes est cruciale. Il est préférable que le départ d'un collaborateur soit annoncé officiellement à l'ensemble des salariés au même moment. Pour marquer l'événement et remercier votre employé pour sa collaboration, vous pouvez également organiser un goûter, un petit-déjeuner ou un afterwork. Prendre soin de vos salariés, même lorsqu'ils partent, envoie un message positif à l'ensemble de vos équipes. Cela ne peut que les motiver et augmenter leur performance ! 

4. Gérer l’administratif 

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, il est important de lui remettre certains documents administratifs tels que le solde de tout compte, le remboursement des notes de frais et le certificat de travail. 

🤔 Bon à savoir : pour garantir la sécurité des données confidentielles de l'entreprise, il est recommandé de clôturer tous les accès physiques et informatiques du collaborateur sortant en changeant les mots de passe et en désactivant son badge, par exemple.

Envie d’aller plus loin ? N’hésitez pas à lui rédiger une lettre de recommandation ou lui fournir des références sur LinkedIn si vous avez été satisfait de ses compétences. 

Faut-il prévoir un offboarding pour les intérimaires ? 

Le processus d'offboarding est d'autant plus crucial pour les travailleurs intérimaires. Si vous recourez régulièrement à des travailleurs temporaires, il est essentiel de leur offrir une expérience positive afin qu'ils transmettent une image favorable de votre entreprise auprès des autres intérimaires et des agences de travail temporaire.

Il est également important de bien gérer leur offboarding car vous pourriez avoir besoin de faire appel à eux de nouveau à l'avenir, surtout si les compétences requises sont rares et que leur profil est difficile à trouver.

Tout comme l'onboarding, l'offboarding est une phase de transition essentielle. Il permet non seulement de faciliter la sortie des collaborateurs lors d’une rupture de contrat mais aussi l'intégration du ou des futurs candidats. Une véritable stratégie doit donc être pensée et des procédures administratives et professionnelles doivent être effectuées : retour d'expérience, transparence de l'information, pot de départ ou encore remise de documents et de matériel. L'objectif final : faire rayonner votre marque employeur.

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