Offboarding : définition, enjeux et processus à suivre 

Le départ d’un collaborateur ne s’improvise pas, il fait partie de la vie d’une entreprise et peut même avoir un impact direct sur sa productivité. Travailler en amont une stratégie d’offboarding permet donc de maintenir une bonne gestion des dossiers du personnel et une image positive de la marque employeur. 

Découvrez tous nos conseils pour mettre en place une méthode d’offboarding bienveillante et efficace au sein de votre équipe : 

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Le parcours d’un employé au sein d’une entreprise est marqué par 3 grandes étapes :       

• l’onboarding, qui correspond à l’arrivée du salarié à son poste ; 
• l’évolution en interne ;
• l’offboarding, qui correspond au départ du collaborateur. 

Définition de l’off boarding 

Le terme offboarding vient du langage de management américain et se traduit littéralement par « débarquement ». Il renvoie plus précisément à la gestion par l’entreprise des différents départs des employés.

Pourquoi mettre en place une stratégie d’offboarding ?

L'offboarding RH est de plus en plus plébiscité par les entreprises. Zoom sur les nombreux avantages qu'offre cette pratique, tant pour les entreprises que pour les salariés : 

Amélioration de la marque employeur

Le premier avantage de l'offboarding est l'amélioration de la marque employeur. En effet, la sortie d'un salarié trouve écho dans de nombreuses sphères professionnelles et privées. Avoir un processus d'offboarding efficace laissera à votre collaborateur une excellente impression de son expérience au sein de l'entreprise, même s'il la quitte. Il n'hésitera pas à parler positivement de l'entreprise, incitant alors de nouveaux talents à y postuler.

Amélioration du recrutement boomerang

L’offboarding a également l'avantage d'améliorer le "recrutement boomerang", qui consiste à réembaucher un salarié ayant déjà été employé par l'entreprise. Grâce à une bonne stratégie d’offboarding, l’ancien salarié conservera une excellente image de l'entreprise, ce qui le rendra plus enclin à y retourner dans le futur. 

👍 Le petit plus ? Ce type de recrutement est moins coûteux en temps, en formation et en intégration ! 

Amélioration de la motivation au travail des autres salariés

Un offboarding réussi peut avoir un impact positif sur les salariés restants de l'entreprise. La considération accordée au salarié sur le départ prouve aux autres collaborateurs l'importance que l'entreprise accorde à ceux qui travaillent pour elle. Cette démarche contribue à mobiliser et à motiver l'ensemble des employés, et améliore leur bien-être et leur qualité de vie au travail.

Transmission de connaissance

Enfin, un avantage non des moindres est la transmission des compétences et des savoir-faire internes à l'entreprise. Une procédure d'offboarding complète permettra à l'employeur de s'assurer que le salarié partant aura le temps et les moyens de transmettre son expérience et ses savoir-faire pour éviter une perte de compétence et de productivité au sein du service et de l'entreprise même.

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Quelles sont les limites de l’offboarding ?

Très peu d'entreprises françaises pratiquent aujourd’hui l'offboarding RH. Comment l’expliquer ? 

1. Sentiment de trahison

Le départ d'un salarié est souvent perçu comme une trahison envers son employeur, cristallisant ainsi un regain de tensions. 

2. L’offboarding : une perte de temps et d’argent ?

Le second frein est que les dirigeants ont tendance à percevoir l'offboarding comme une perte de temps et d'argent. Pourtant, prendre le temps d'accompagner les salariés dans leur démarche peut améliorer la marque employeur et la motivation des salariés restants, ce qui peut avoir un impact positif sur l'entreprise à long terme.

Comment organiser le départ de vos collaborateurs ? 

Les procédures administratives ne doivent pas être négligées lors du départ de vos collaborateurs ! Comme pour l'onboarding, l'offboarding nécessite une préparation minutieuse. C'est pourquoi vous devrez mettre en place un processus dynamique et efficace qui permettra une gestion fluide des départs de votre équipe. Zoom sur les étapes à suivre : 

1. Faire le point avec votre collaborateur 

Prendre le temps de discuter avec chaque collaborateur de sa performance et de ses compétences est essentiel pour favoriser un environnement de travail sain et productif. En reconnaissant leurs accomplissements et en leur donnant un retour constructif, vous pouvez avoir un impact considérable sur leur motivation et leur engagement envers l'entreprise. Mais cette discussion est également une opportunité pour vous de découvrir leur expérience de travail et de recevoir des commentaires précieux qui vous aideront à identifier des domaines à améliorer.

En intégrant ces conseils dans votre stratégie de gestion des ressources humaines, vous pouvez non seulement renforcer votre entreprise, mais aussi votre culture d'entreprise, en créant un lieu de travail où les collaborateurs se sentent écoutés, valorisés et encouragés à se développer professionnellement.

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2. Mettre en place une transition progressive

Vous avez réussi à embaucher le remplaçant avant le départ de votre collaborateur actuel ?  C’est une bonne nouvelle ! Le salarié partant pourra ainsi dispenser une formation complète sur ses tâches et partager ses conseils. 

Si l'embauche du nouveau salarié n'a pas été possible avant le départ de l'actuel collaborateur, demandez-lui de préparer un guide pour faciliter l'intégration. Ce manuel devrait contenir les meilleures pratiques pour le poste ainsi que les pratiques internes de l'entreprise. 

3. Organiser un pot de départ 

Une communication transparente entre les équipes est cruciale. Il est préférable que le départ d'un collaborateur soit annoncé officiellement à l'ensemble des salariés au même moment. Pour marquer l'événement et remercier votre employé pour sa collaboration, vous pouvez également organiser un goûter, un petit-déjeuner ou un afterwork. Prendre soin de vos salariés, même lorsqu'ils partent, envoie un message positif à l'ensemble de vos équipes. Cela ne peut que les motiver et augmenter leur performance ! 

4. Gérer l’administratif 

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, il est important de lui remettre certains documents administratifs tels que le solde de tout compte, le remboursement des notes de frais et le certificat de travail. 

🤔 Bon à savoir : pour garantir la sécurité des données confidentielles de l'entreprise, il est recommandé de clôturer tous les accès physiques et informatiques du collaborateur sortant en changeant les mots de passe et en désactivant son badge, par exemple.

Envie d’aller plus loin ? N’hésitez pas à lui rédiger une lettre de recommandation ou lui fournir des références sur LinkedIn si vous avez été satisfait de ses compétences. 

Vous êtes responsable RH ? Découvrez l’importance de la lettre de refus de candidature pour l’employeur !

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Offboarding & départs spécifiques : intérimaire, retraite, licenciement, démission…

Pour que l’offboarding soit bénéfique pour l’entreprise et pour le salarié, il est nécessaire que chaque départ soit organisé au préalable et personnalisé. Le salarié qui quitte la structure doit ressentir qu’il a compté pour l’entreprise, et qu’il a apporté sa pierre à l’édifice. C’est seulement de cette façon qu’il donnera une bonne image de l’établissement une fois parti, et qu’il pourra éventuellement la recommander autour de lui. Mais cela consiste aussi à adapter l’offboarding en fonction de la situation, et notamment à prendre en compte les départs spécifiques : départ à la retraite, employé intérimaire, démission, licenciement…

L’offboarding des travailleurs intérimaires 

Si votre entreprise fait régulièrement appel à des travailleurs temporaires, le processus d'offboarding peut s'avérer crucial pour votre entreprise, notamment pour pouvoir valoriser votre marque employeur et continuer de recruter du personnel compétent.  Avec un offboarding bien pensé et adapté, vous allez pouvoir offrir une expérience positive aux intérimaires afin qu'ils transmettent une image favorable de votre structure, que ce soit auprès des autres intérimaires, d’une part, et des agences spécialisées dans le travail temporaire d’autre part. Par ailleurs, il est également important de bien gérer leur offboarding car vous pourriez avoir besoin de leurs services à l'avenir, surtout si les compétences requises sont rares et que leur profil est difficile à trouver. 

Pour soigner le départ d’un travailleur intérimaire, plusieurs pistes peuvent être envisagées : 

• Prévoir un temps d’échange personnalisé (pris en charge par le responsable RH ou le manager, selon la structure) pour dire au travailleur intérimaire que vous avez apprécié ses qualités, son engagement et son travail, mais aussi lui ouvrir un espace d’expression
• Organiser un pot de départ pour tous les travailleurs intérimaires dont vous avez reconnu l’implication et les compétences
• Donnez un coup de pouce à l’intérimaire. Cela peut se traduire par la rédaction d’une lettre de recommandation sur LinkedIn (ou auprès de l’agence d’intérim), ou directement auprès d’un autre professionnel. 

L’offboarding des salariés qui partent à la retraite 

Si vous souhaitez développer une stratégie d’offboarding dans votre entreprise, il va également être indispensable d’organiser avec soin le départ de vos salariés qui partent à la retraite. Accompagner ces collaborateurs en fin de carrière est primordial pour contribuer à leur bien-être lors de cette étape cruciale de leur vie, mais aussi pour la bonne dynamique de votre activité. 

Les pistes qui peuvent être envisagées pour l’offboarding des salariés qui partent à la retraite

• Rendez-vous réguliers pour expliquer au collaborateur la procédure à suivre avant le départ à la retraite
• Accompagner le salarié dans ses différentes démarches administratives 
• Proposer des formations dédiées aux séniors pour les aider à mieux appréhender la fin de la « vie active »
• Organiser un pot de départ pour célébrer le moment   

L’offboarding des salariés licenciés

En cas de licenciement, on peut légitimement se demander si l’offboarding est nécessaire. Tout va bien sûr dépendre de la situation et du motif pour lequel le salarié s’est fait licencier, notamment en ce qui concerne le pot de départ. En revanche, vous avez l’obligation de réaliser un entretien préalable avec le salarié (en présence d’un témoin) pour expliciter vos motivations et les conditions relatives à la rupture du contrat. Dans certains cas, il est également recommandé de faire preuve d’empathie, et de présenter au salarié les recours qui sont à sa disposition. 

L’offboarding en cas de démission 

L’offboarding est aussi une démarche importante à réaliser en cas de démission. Lors de ce moment délicat, l’opération va vous permettre de mettre fin au contratde manière sereine, sans qu’une des parties ne parte fâchée. Après avoir planifié l’entretien de départ, rien ne vous empêche d’organiser un pot d’adieu, ou de proposer au collaborateur une rencontre plus informelle pour discuter de la suite le concernant. Retrouvez à cette occasion tout ce qu’il faut savoir sur le modèle de convocation à un entretien professionnel devant être établi par le responsable des ressources humaines. 

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Pour résumer : 

Tout comme l'onboarding, l'offboarding est une phase de transition essentielle. Il permet non seulement de faciliter la sortie des collaborateurs lors d’une rupture de contrat mais aussi l'intégration du ou des futurs candidats. Une véritable stratégie doit donc être pensée et des procédures administratives et professionnelles doivent être effectuées : retour d'expérience, transparence de l'information, pot de départ ou encore remise de documents et de matériel. L'objectif final : faire rayonner votre marque employeur.

Vous souhaitez faciliter la gestion RH de votre entreprise lors des départs de vos collaborateurs ? Demandez une démo à notre équipe pour en savoir plus !