Calculer et analyser sa masse salariale : le guide

Vous voulez savoir si votre entreprise respire la santé ? La masse salariale fait partie des indicateurs RH incontournables. C’est l’un des postes de dépenses les plus élevés. C’est donc un budget à bien piloter via votre gestion de paie. Oui mais comment ? On vous dit tout.

Qu’est-ce que la masse salariale ?

Selon la définition de l’INSEE, la masse salariale est la somme des rémunérations brutes versées par une entreprise à ses salariés (hors stagiaires, intérimaires, alternants, extras et apprentis), sur une année. Cela inclut les salaires, les primes et les cotisations salariales.

Au cas où vous vous posiez la question… Les cotisations patronales et les avantages en nature (comme un logement ou une voiture de fonction, par exemple) ne sont donc pas prises en compte dans le calcul basique de la masse salariale.

Cet indicateur social est suivi par les ressources humaines et les employeurs de tout type d’entreprise, quelles que soient leur activité et leur taille. Il est issu des éléments des salaires réglés aux salariés dont la source provient du logiciel de gestion de paie.

En effet, le montant total conditionne un certain nombre d’éléments comptables :

• La subvention au comité d’entreprise, au minimum 0,2 % de la masse salariale ;
• La taxe d’apprentissage, calculée sur un pourcentage de l’année précédente ;
• Le CICE, Crédit d’Impôt Collectivité Emploi, qui est calculé sur le même modèle que la taxe d’apprentissage, mais pour la part des rémunérations inférieures à 2,5 fois le SMIC.

La différence entre masse salariale et effectif de l’entreprise

L'entreprise doit faire la différence entre la masse salariale et l’effectif.

• l’effectif de l' entreprise renvoie au nombre total de salariés actuellement en poste ou ayant été employés durant une période donnée si l’on s’intéresse à l’effectif annuel moyen par exemple.
• la masse salariale de l’entreprise se concentre sur les éléments financiers des salaires, avantages, charges sociales… enfin tout ce qui concerne les frais en relation avec les employés de l’entreprise.

Pour faire simple, l’un répertorie le nombre de salariés alors que le second s’occupe de la partie purement financière. Il est toutefois bon de noter qu’une augmentation des effectifs n'implique pas automatiquement une hausse proportionnelle des salaires puisque les nouveaux arrivants peuvent être à temps partiel ou en CDD. Aussi, le départ de certains salariés ne fait pas non plus chuter de façon proportionnelle la masse salariale puisque tout dépend des rémunérations supprimées.

Il est donc important de gérer de façon conjointe à la fois l’évolution de la masse salariale, mais également celle de l’effectif afin d’affiner l’impact qu’à l’un sur le second.

Gérer les rémunérations selon la masse salariale 

La bonne gestion de la masse salariale est un enjeu important au sein de l’entreprise. Son calcul (mis en parallèle avec l’effectif) est un diagnostic fin permettant de fixer des objectifs et même de définir une nouvelle politique salariale au sein des ressources humaines. 

La masse salariale permet de travailler sur : 

• l’équilibre financier de l’entreprise par la part importante qu’elle représente dans son implication financière, entre développement de sa croissance et maintient des coûts salariaux ;
• les performances économiques de la structure par l’analyse de la croissance et de la rentabilité mise en relation avec la masse salariale et la compétitivité de l’entreprise ; 
• les éléments sociaux par une meilleure gestion du capital humain, des évolutions de carrière, du climat social, de la motivation interne des équipes, des augmentations de salaire et des primes à venir au service de la performance globale de l’entreprise. 

Comment calculer la masse salariale en 4 points ?

Le montant de la masse salariale, selon le glossaire RH, dépend du nombre d’employés et de la grille de salaire. Pour le calcul, l’employeur (ou les RH) collectent les données annuelles suivantes : rémunérations brutes, primes, cotisations sociales et patronales et chiffre d’affaires. Il existe ensuite plusieurs méthodes de calcul, chacune vous offrant des avantages différents.

Le calcul de la masse salariale le plus simple consiste à ajouter :

•  les salaires bruts 
• les primes 
• les heures supplémentaires cotisations salariales comprises.

Un exemple : Une entreprise paie 150 000 euros de salaires bruts par an auxquels elle ajoute 35 000 euros de prime sur résultats ainsi que 15 000 euros d’heures supplémentaires chargées, ce qui donne une masse salariale de 200 000 euros. Facile non ?

Mais la masse salariale peut également être définie selon d’autres modes de calcul. 

Calcul 1 : masse salariale brute

La masse salariale brute est égale à la rémunération brute de chaque salarié, de la cotisation sociale et des primes éventuelles. Il vous suffit d’additionner tous ces éléments. Elle correspond au calcul précédent.

À quoi sert-elle ? Pour votre entreprise, à déterminer vos objectifs en termes de ressources humaines et à fixer le montant de vos éléments comptables (taxe d’apprentissage, subvention CE…). Pour l’URSSAF, de renseigner vos données dans la DSN afin de calculer les cotisations sociales.

Calcul 2 : taux de masse salariale

Il s’agit du poids de la masse salariale sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.

🧐 Voici la formule : (masse salariale de l'exercice / chiffre d'affaires hors taxe de l'exercice) x 100.

‍À quoi sert-elle ? En connaissance de ce ratio, vous comparez votre résultat au secteur d’activités. On estime, en moyenne, qu’il doit être compris entre 20% et 40 %. Mais certains domaines demandent plus de main-d'œuvre.

Vous saurez ainsi s’il y a trop de personnes dans votre effectif, si elles sont trop payées, s’il y a trop d'employés qui travaillent en même temps… Vous résoudrez aussi vos problèmes de gestion de planning !

Pour être plus précis, calculer le taux de masse salariale permet de : 

• définir une stratégie de rémunération (budget prévisionnel) afin de mettre en place une politique de salaires attractive ;
• définir une stratégie de recrutement, notamment en veillant à avoir suffisamment de personnel pour une charge de travail normale ;
• avoir une vision globale de son modèle économique ;
• se comparer aux performances d’autres entreprises du même secteur d’activités.
• parler plan de carrière et évolution du personnel en poste.

L’idée étant de trouver un équilibre entre la politique des ressources humaines, les effectifs et une rémunération suffisante (qui plus est soit conforme à la grille salariale), tout en restant rentable. Bref, c’est un excellent outil de pilotage d’une entreprise !

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Calcul 3 : masse salariale comptable

Pour le calcul, on additionne les salaires bruts, les primes et heures supplémentaires éventuelles, les charges patronales et les provisions pour congés payés.

À quoi sert-elle ? Elle vous offre une vision à 180° de ce que vous coûte réellement l’ensemble de votre personnel. Très utile pour optimiser la paie, ce résultat comptable détermine aussi la rentabilité d’une société.

Calcul 4 : masse salariale budgétaire

La masse salariale budgétaire correspond à la masse salariale brute, à laquelle on ajoute les indemnités de licenciement.

À quoi sert-elle ? Comme son nom l’indique, c’est une donnée clé pour un employeur au moment de déterminer le budget de sa structure pour l’année à venir.

Dans le tableau d'analyse de Combo, votre masse salariale se calcule automatiquement.

Comment optimiser la masse salariale ?

En matière de GRH ou gestion de ressources humaines, on sait que la masse salariale peut représenter jusqu’à 80 % des dépenses d’une entreprise, on a tout intérêt à bien fixer les salaires… et à bien la piloter. Pour cela, un des ratios principaux de l’entreprise inclut la masse salariale qui est comparée à la valeur ajoutée. Voici comment optimiser la masse salariale

1. Piloter la masse salariale de son entreprise 

Le pilotage de la masse salariale s’appuie sur trois axes :

• La fixation d’une grille de salaire motivante pour les salariés ;
• La fixation d’une grille de salaire rentable pour l’entreprise ;
• L’embauche d’un nombre suffisant d’employés afin que leur charge de travail soit adaptée, et que le climat social soit serein.

😁 Une idée : savez-vous que la cooptation en entreprise est un moyen de trouver un personnel qualifié et souvent plus fidèle du fait de la recommandation d’une de ses relations professionnelles ?

Bien gérer la masse salariale, c’est anticiper les dépenses à venir, et prioriser les actions à mener pour une politique RH cohérente. Ce processus RH combine ainsi gestion financière et gestion des ressources humaines. 

La solution Combo vous aide à gérer votre activité au quotidien. Vous pouvez tout analyser facilement sur votre compte. Cerise sur le gâteau, vos ratios sont connectés à vos plannings et à vos éléments variables de paie pour ne plus faire d'erreur ! Essayez Combo et rejoignez nos 8 000 équipes clientes !

2. Fixer la rémunération des salariés

Il y a plusieurs critères à prendre en compte quand on détermine une rémunération :

Celle-ci peut/doit être :

• Égale aux salaires versés aux autres salariés, à poste, âge et ancienneté équivalents ;
• Attractive pour le salarié, en accord avec le chiffre d’affaires et s’aligner sur celles des éventuelles entreprises concurrentes ;
• Complétée par une prime d’intéressement, et évoluer de manière cohérente, afin de motiver les troupes !

La masse salariale est un levier indispensable pour les performances d’une entreprise, notamment en lui permettant de déterminer le poids de ses effectifs salariés sur son CA. L’idée étant d’élaborer un modèle économique, et d’ajuster si nécessaire les besoins en recrutement.

3. Mieux gérer les avantages en nature et éléments de rémunération différés

Chaque salarié peut être éligible à certains avantages en nature et, ce que l’on appelle, des éléments de rémunération différés. Il sont représentés par l'intéressement et l’épargne salariale ou, pour certains salariés dirigeants ou ayant de grandes responsabilités, la remise d’actions ou d’obligations de l’entreprise et/ou de stock options. 
Ces avantages rendent souvent difficile la projection de l’impact financier de la rémunération de ces salariés sur l’entreprise du fait de la variation possible de ces éléments d’une période sur une autre. La mise en place de tableaux de bord permet de suivre l’évolution tout en se référant à la masse salariale précédente qui représente une base fiable. Il est ainsi possible de vérifier, depuis la masse salariale de l’année n-1, les effets de ces rémunérations sur la masse salariale de l’année n, pouvant, à tout moment, obliger l’entreprise à revoir ses prévisions à la hausse.

4. Moduler le salaire et le temps de travail 

La modulation du salaire ou du temps de travail permet de pallier les situations d’urgence, la baisse saisonnière de l’activité ou, au contraire, son augmentation. Toujours soumis à un accord de branche ou à un accord d’entreprise, la modulation du temps de travail et du salaire est validée par les représentants du personnel et doit toujours prévoir un retour à des horaires et salaires normaux en cas d’amélioration de la croissance de l’entreprise.

Le suivi de la masse salariale avec Combo

Comment est calculée la masse salariale, à la semaine ? 

Pour les contrats hors forfait jour : On multiplie le temps de travail hebdomadaire par le taux horaire brut (avec charges patronales) ; puis on ajoute à ce résultat les heures majorées au-delà du temps de contrat hebdomadaire (multiplié par le taux horaire chargé).
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Par exemple : Colette travaille 37h à la semaine pour un temps de contrat hebdomadaire de 35h. Elle a un taux horaire brut de 13,51 €. Le taux horaire brut avec charges patronales est de 17,563 € (13,51*1,3). Elle a 2 heures supplémentaires, au-delà de son contrat, qui sont majorées à 10%, ce qui fait 2,2h. Sa masse salariale réelle à la semaine est de 653,3 €.

Pour les forfaits jours : On multiplie le temps de travail hebdomadaire contractuel par le taux horaire brut (avec charges patronales) de chaque salarié.

Par exemple : Jean a un contrat hebdomadaire de 35h pour un taux horaire de 19,78 €. Le taux horaire brut avec charges patronales est de 25,714 € (19,78*1,3). Sa masse salariale réelle à la semaine est de 900 €.

“On ne maîtrise pas le prix de l’électricité, des assurances… mais grâce à Combo on peut être acteurs au quotidien de notre ratio de masse salariale” Aubin Carisey, franchisé de deux restaurants Pitaya

Comment est calculée la masse salariale, à la journée ? 

Pour les contrats hors forfait jour : On multiplie le nombre d'heures travaillées à la journée de chaque salarié par leur taux horaire brut (avec charges patronales).

Pour les forfaits jours : On divise le salaire brut mensuel par le nombre de jours travaillés dans l'année.

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Avec Combo, vous pouvez suivre vos ratios où que vous soyez et quand vous le souhaitez. Vous avez besoin d'optimiser votre ratio de masse salariale ? Sachez qu'il est directement connecté à vos plannings, vous permettant de les ajuster. 

Comment vos plannings peuvent sauver votre masse salariale ? Grâce à votre tableau de bord qui vous permet de personnaliser des objectifs de productivité et ratios de masse salariale et les suivre à la journée ou à la semaine, sur un ou tous vos établissements. Comparez le prévisionnel et le réel et estimez en temps réel le coût des heures supplémentaires. 

À savoir : Un contrat en forfait jour ne peut pas avoir d'heure supplémentaire.

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Vous souhaitez améliorer votre gestion de votre comptabilité ? Plutôt que de passer par un expert comptable, essayez notre logiciel Combo et laissez vos RH optimiser vos processus sans prise de tête !

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