Comment créer un planning à la semaine ?

Le planning de la semaine, c’est le b.a.-ba pour gérer vos équipes. En boutique comme en restauration, cet outil de gestion des tâches permet d’organiser le travail tout en gagnant en visibilité. Il définit vos objectifs et vos priorités à venir dans les prochains jours.

Mais comment le construire de façon optimale ? Quelles tâches et informations doit-il inclure ? Comment ce calendrier hebdomadaire permet-il de gérer les urgences sans bouleverser toute votre organisation ? Voici les clés pour créer un planning semaine efficace et pertinent !

Qu’est-ce qu’un planning à la semaine ?

Le planning à la semaine est un outil de gestion qui permet de décomposer le travail en diverses tâches à accomplir sur une semaine. Il permet à un employeur ou à un manager de répartir les plages horaires entre les membres d’une équipe afin de répondre aux besoins d’une entreprise. En principe, ce calendrier suit la semaine civile, soit du lundi au dimanche.

Il ne faut pas le confondre avec le plan d’action, qui établit une stratégie étape par étape dans le cas d’un projet spécifique (ex : obtention d’une certification ISO, campagne marketing, lancement d’un nouveau produit…).

L’employeur a l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail, c’est-à-dire les horaires auxquels commence et finit la journée de travail, ainsi que les temps de pause. Cet horaire est fixé, soit par le Code du travail, soit par votre convention collective. La loi n’exige pas un format prédéfini pour cet affichage : il peut donc passer par un planning de travail, hebdomadaire ou mensuel.

Le planning semaine doit obligatoirement être :

• Daté et signé par l’employeur ou le manager à qui les pouvoirs ont été délégués ;
• Affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans tous les lieux de travail auxquels il s’applique (voire dans les établissements extérieurs si le salarié est affecté en dehors du lieu de travail habituel).

En cas de modification du planning de tâches, l’employeur est tenu d’afficher une rectification dans les conditions précitées.

🤔 Bon à savoir : Vous devez communiquer les horaires à vos salariés à l’avance ! Si votre convention collective n’impose pas de délai, il est recommandé d’informer l’ensemble du personnel 7 jours plus tôt.

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Pourquoi créer un planning semaine ?

Votre agenda mensuel n’est pas assez précis ? Vous avez la sensation que vos objectifs font du surplace ? Ou bien vous n’arrivez jamais à tenir les délais prévus dans votre calendrier ? Créer un planning semaine efficace n’a rien de sorcier : il suffit de suivre les bonnes méthodes et d’adopter les bons outils de gestion !

Mais avant de demander « comment », interrogeons-nous sur le « pourquoi ». Quel est l'intérêt de s’organiser à la semaine ? C’est simple ! Si le planning mensuel est une boussole, alors le planning hebdomadaire est une carte. C’est l’outil qui vous donne le plus de contrôle sur votre entreprise. Il montre une direction à suivre tout en permettant d’affronter les changements de dernière minute. Avec un semainier clair et optimisé, non seulement vous respectez vos obligations réglementaires, mais vous bénéficiez aussi de nombreux avantages :

• Une gestion du temps de travail fiable et flexible à la fois, vous permettant d’atteindre vos objectifs et d’anticiper les problèmes ;
• Une centralisation des informations dans un seul document : horaires de travail, pauses, congés, coût de main-d'œuvre, achalandage… ;
• Un meilleur suivi du temps de travail, en associant notamment cet agenda à une pointeuse en ligne ;
• Une communication claire et précise à l’ensemble du personnel, lui permettant de s’organiser, de limiter les conflits d’horaires et de vous prévenir des absences à l’avance ;
• Une réduction du coût de main-d’oeuvre en limitant l’absentéisme ;
• Une productivité améliorée, avec une satisfaction des employés à la hausse et une gestion du travail optimisée !

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Comment créer un planning semaine efficace ?

Sur papier, tableau blanc, Excel ou logiciel de gestion automatisé, la conception d’un semainier se conclut en trois grandes étapes.

1 - Déterminer les tâches

Le concept du planning salarié, c’est d’attribuer des tâches à des membres d’une équipe sur des plages horaires. La première étape consiste donc à lister vos tâches hebdomadaires (missions, objectifs, projets…). L’intitulé doit rester clair et synthétique. Calculez également la durée et l’effectif nécessaires pour la réalisation. Si votre outil de planification le permet, joignez des informations complémentaires sans encombrer votre liste de tâches (description détaillée étape par étape, photos, documents et références annexes…).

2 - Organiser les tâches selon les échéances et les priorités

Vous avez l’inventaire de vos tâches ? Il faut désormais les hiérarchiser en fonction de vos échéances, des besoins de l’entreprise et de votre main-d'œuvre. Pour faciliter la répartition des tâches, aidez-vous des fiches de poste et des matrices de polycompétences. Respectez les horaires de travail réglementaires, dont les pauses et jours de repos, et intégrez les informations relatives aux absences (date de congés, maladie longue durée…). Prenez également en compte les missions prioritaires. Pour faire face à tout imprévu, communiquez le planning semaine en avance, via vos médias habituels, et en l’affichant sur les lieux de travail concernés.

3 - Faire un bilan hebdomadaire

Une fois la semaine écoulée, faites le point. Avez-vous rempli tous vos objectifs ? Les délais ont-ils été respectés ? Y a-t-il des éléments imprévus, des bouleversements dans le planning semaine et, surtout, avez-vous pu y remédier ? N’hésitez pas à inclure vos équipes dans vos bilans hebdomadaires afin de recueillir leurs avis. Vous améliorerez d’autant plus votre processus de planification et motiverez les troupes.

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Nos conseils pour gérer le planning de la semaine 

Vous savez maintenant comment procéder pour planifier votre temps de travail et gérer vos équipes à la semaine. Voici quelques astuces complémentaires pour booster votre efficacité : 

Harmoniser les plannings

Le planning à la semaine est une formule qui a fait ses preuves dans tous les domaines : restaurant, hôtellerie, retail… C’est un moyen de construire rapidement un emploi du temps et de le suivre de manière relativement précise. Selon votre structure et vos projets, il peut néanmoins être intéressant de le compléter avec un planning journalier, à court terme, ou mensuel, à moyen terme. Dans le premier cas, vous créez des habitudes avec des étapes plus détaillées (par exemple : un planning de ménage). Dans le second, vous fixez des objectifs plus lointains et pouvez monter une stratégie plus globale. Cela permet de montrer une voie à suivre et de sortir la tête du guidon.

Tirer parti d’un logiciel de gestion automatisé

Vous dressez vos plannings sur de grands tableaux blancs ou vous dépatouillez avec un tableur Excel ? Un calendrier de planification peut se présenter sur de multiples supports, mais lequel choisir pour gérer vos équipes ?

Vous trouverez en effet une pléthore de modèles de planning hebdomadaire vierge à imprimer sur le web, au format Excel ou pdf. Malheureusement, ils risquent de rapidement montrer leurs limites. En effet, un modèle de calendrier vierge ne sera pas forcément adapté à votre organisation. De même, personnaliser votre propre semainier sur Excel se révèle souvent chronophage et casse-tête ! Vos managers ou RH y perdront du temps chaque semaine et risquent de cumuler des erreurs (double saisie, manque de visibilité, formules cassées, non-conformité légale…).

En vous munissant d’un planning automatisé et collaboratif, vous gagnerez vraiment en efficacité ! Intuitif, visuel et complet, il vous permet d’organiser votre temps de travail en quelques clics, tout en respectant le Code du travail et votre convention collective. Vous retrouvez vos tâches hiérarchisées, en couleurs selon vos souhaits de personnalisation (priorités, sites, équipes, types de tâches…). Le logiciel communique l’agenda à tous vos salariés, qui peuvent directement faire leur demande de congés et prévenir de leurs absences. Cet outil de gestion centralise toutes vos données et dresse automatiquement des tableaux de bord personnalisables. Il permet même de gérer plusieurs équipes et plannings à la fois, sur plusieurs sites. Il vous alerte également en cas de changement de réglementation afin de rester à jour. 

N’oubliez pas que le planning idéal est celui qui s’adapte à votre structure, à vos contraintes et à vos besoins. Choisir un logiciel planning conçu pour vous faciliter la vie, c’est gagner du temps et booster votre productivité, sans prise de tête ! Demandez votre démo pour découvrir un outil de planification complet et simple d’utilisation, incluant également la paie et la pointeuse en ligne !