Un dispositif de pointage en restauration... Et pourquoi pas !

Vous réfléchissez à améliorer la gestion de votre entreprise, restaurant ou de votre hôtel et n’êtes pas très branché nouvelles technologies et pointeuses digitales, mais êtes tout de même sensible à l’air du temps...

Du coup, vous vous demandez si vous devez installer une pointeuse horaire (ou émargeuse) pour le contrôle de vos salariés, et, si oui, quel système et quel équipement prévoir ? Quelles sont les éventuelles démarches à effectuer pour être en accord avec la réglementation et l’inspection du travail. Entre respect de la CNIL, logiciels à installer sur votre ordinateur, plannings RH et gestion des absences par l’employeur, on vous donne toutes les bonnes raisons de sauter le pas.

Que dit la réglementation sur l'utilisation du pointage en restauration ?

Tout d’abord, il n’existe pas de texte conventionnel ni de loi qui impose aux entreprises, y compris celles du secteur de la restauration, d'installer une pointeuse digitale et donc d’effectuer l’enregistrement du temps de travail depuis des logiciels. Elles ont seulement l’obligation de décompter le temps de travail et de tenir des relevés individuels d’horaires, que les salariés doivent signer toutes les semaines, et les annexer chaque mois au bulletin de salaire pour une parfaite information. 

Exit donc les logiciels de gestion de temps et des absences d’un hôtel et pointeuse digitale horaire pour l’employeur s’il ne désire pas le suivi de ses salariés depuis un ordinateur tout en étant en règle face à l’inspection du travail. Mais nous allons voir que choisir une feuille de pointage électronique présente de nombreux avantages tant pour les RH de l’entreprise qu’en matière de gestion de planning.

‍Lisez aussi notre guide sur les CCN restauration rapide ou CHR, et les différents codes APE en restauration.

Alors pourquoi sauter le pas ? Quels sont les avantages d’une pointeuse en HCR ?

Des pointeuses, il y en a de plusieurs types. Adaptées au planning en restauration, mais également à la gestion de la productivité et des absences, ce logiciel de gestion est aujourd’hui décliné en différentes solutions toutes en accord avec les exigences de l’inspection et le Code du travail.

1. La pointeuse mécanique, ou horodateur

C’est assez basique, comme système. Le salarié insère une fiche cartonnée qui enregistre les horaires d’arrivée et de départ.Bon, disons que si vous étiez en quête de nouveauté technologique, c’est raté : la première pointeuse de ce type date du XIXè… De plus, il faut gérer toutes les fiches horaires manuellement. Vous avez mieux à faire, non ? Sachant que, comme vous devez tenir un registre des heures travaillées à jour, vous allez devoir vous faire assister, dans votre calcul des heures de travail par Excel… Pas vraiment idéal pour l’employeur que vous êtes de devoir tout faire manuellement dans votre ordinateur, notamment assurer la gestion des absences et superviser les plannings… Vive le logiciel de gestion !

2. La pointeuse numérique

Avantage, les données de présence et de productivité sont enregistrées, et le traitement des données peut être plus complexe, car l’engin est relié à un logiciel de gestion du temps. Inconvénient, c’est pas très design, comme objet, et il faut l’acheter. Chez Côté Sushi, les équipes utilisent la pointeuse Combo au quotidien👇

3. La badgeuse

Pour faire simple, c’est une pointeuse numérique dont on aurait remplacé la carte de pointage par un badge, soit un support format porte-clés ou une carte en plastique rigide, que le salarié a toujours sur lui. Le traitement des données est donc automatisé, mais il est très facile de pointer à la place de quelqu’un d’autre, de perdre ou d’oublier son badge…

Donc le système est moyen-moyen pour ce qui est de la fraude et de la transmission des données. En plus, le personnel peut facilement égarer les badges. Certaines badgeuses proposent également un pointage avec code pin. Et là, idem, c’est la porte ouverte au système D....

N’importe qui peut entrer un code pin pour quelqu’un d’autre. Et aussi… il faut l’acheter.

4. La pointeuse par téléphone 

En appelant un serveur vocal. Le risque, c’est que le salarié passe le coup de fil depuis sa voiture, le métro… et non quand il est sur le point de franchir le seuil de chez vous.

Bon, vu comme ça, ces appareils ne sont pas vraiment la panacée.

Alors, quelle solution adopter quand on est technophile, mais pas trop ?

5. La pointeuse connectée sur tablette

La pointeuse connectée, avec signature numérique, et, pourquoi pas, prise de photo, est une bonne alternative. Attention, on ne vous parle pas de badgeuse ou de pointeuse biométrique, juste d’un cliché pour identifier la personne qui pointe.

Bref, quels sont les avantages de cette pointeuse sur tablette ?

• Grâce à la signature numérique, vous n’avez plus à courir après les feuilles de présence ! Ouf.
• L’identification par photo présente deux avantages :

→ Vous êtes certain de l’identité des personnes qui entrent dans votre restaurant / hôtel / café ;
→ Vous pouvez vérifier la tenue de vos collaborateurs, et dans le secteur HCR c'est important ! 

• C’est une pointeuse, quand même… Donc les horaires sont décomptés avec précision. On sait qui arrive et qui repart, et quand, à la minute près. De quoi mettre tout le monde d’accord, surtout pour le calcul des heures supplémentaires. Et calmer ceux qui arrivent toujours à la bourre : plus aucun retard ne vous échappera dans votre établissement.
• Les données relatives au temps de travail (temps de présence, absences, heures supp., congés, maladie….) sont exportables, ce qui facilite l'établissement des bulletins de paie. Vous gagnez du temps, votre comptable aussi.

✨ Savez-vous qu’une pointeuse sur tablette peut suivre votre plan de formation en vous indiquant les jours d’absence de vos salariés lorsqu’ils se forment ? Une simple consultation par vos services RH et vous savez tout sur l’organisation de votre productivité et de vos plannings lorsqu’une formation est en cours ! Pratique non ?

{{pointeuse="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Ça y est, vous voilà convaincu. Et maintenant ?

Commencez par vous procurer une tablette, évidemment. Et vous abonner aussi à un logiciel de planning restauration comme Combo, qui propose l’application Pointeuse Combo, sa pointeuse connectée ! Facile !

C’est tout ?

Non, mais vous y êtes presque. Vous devez, bien évidemment, informer vos salariés. Il n’est pas question d’obtenir leur consentement, juste de les tenir au courant de la nouvelle procédure, de sa date de mise en place et des raisons qui ont motivé votre décision.

N’attendez pas le dernier moment, prévenez-les une bonne dizaine de jours à l’avance. C’est un délai raisonnable pour mettre en place votre logiciel de GTA (gestion des temps et des activités) dans l’entreprise et présenter aux employés comment ils vont gérer leurs présences, leurs absences ainsi que leurs plannings. Gain de productivité dans votre gestion RH assuré !

"Au quotidien, la pointeuse me sert énormément. Je ne peux pas être tous les jours sur site donc grâce à Combo je peux voir, grâce à mon ordinateur, si la bonne personne a pointé, son heure d'arrivée, son heure de départ, et surtout si elle fait des heures supplémentaires pour avoir des fiches de paie correctes. La pointeuse est vraiment passée comme une lettre à la poste chez nous. Je l'ai montrée une fois, et après les employés ont pris le coup et ça marche très bien" Kévin, responsable de 3 restaurants Côté Sushi. 

Où allez-vous la mettre, cette pointeuse ?

C’est à vous de décider où l’installer, cela relève de vos attributions en tant que big boss.
Choisissez un emplacement pratique, l’idée étant de la rendre facilement accessible et qu’elle soit bien visible.

Et le règlement général de protection des données (RGPD) dans tout ça ?

En votre qualité de responsable du traitement, la CNIL demande de vous conformer aux règles fixées par le RGPD, parmi lesquelles figure le principe de proportionnalité et de minimisation des données collectées et traitées (article 5. 1. c du RGPD).

Traduction : seules les données nécessaires à un but précisément défini doivent être traitées, et les principaux intéressés doivent savoir quelles sont les informations collectées à leur sujet, à qui elles sont destinées, leur durée de conservation, et leurs droits sur ces données, notamment.

Bon à savoir : il est inutile de déclarer votre nouveau joujou à la CNIL, on lui a posé la question !

Et si on veut aller plus loin… Quid de la biométrie ?

Le sujet de la biométrie est plus épineux, du fait des risques liés au traitement de données permettant l’identification de chaque personne sur la base d’une réalité biologique qui lui est propre, et permanente, notamment via la reconnaissance faciale, digitale et vocale.

Pour cela, la CNIL a publié un règlement type sur la biométrie sur les lieux de travail. En d’autres termes, lisez-le pour connaître vos obligations d’employeur si vous optez pour un dispositif biométrique afin de contrôler les accès aux espaces, aux applications et aux outils de travail.